对提升办公室综合协调服务能力的几点思考综述

对提升办公室综合协调服务能力的几点思考

办公室处在沟通上下、联系各方的枢纽位置，肩负着保证机关正常运转、保持上下左右联系畅通的重任。因此，办公室一个很重要的职能就是综合协调服务。县委办公室综合协调服务涉及沟通联系上级部门和县级各部门、各乡镇，以及协调服务机关内部各室局股，对确保政令畅通，推动工作有序开展起着重要的作用。如何发挥好综合协调服务职能，为领导、基层、群众及办公室内部提供优质、高效的服务，结合工作实际，作出一些思考，以期对工作有所裨益。

当前存在的一些问题：一是文件传阅慢。一份文件由于常常需要多位领导、多个室局股阅知，往往就造成了文件传递时间长，文件传阅慢的问题。有时一份文件传阅结束时时间长达一个月，文件传阅效率严重低下；有时文件传到后面领导阅知时，事情都已经过去了，对工作的开展带来了不利影响。二是工作超前性不足。工作中存在主动思谋不多、主动了解情况不多，习惯于按部就班开展工作，有时就造成了为领导提供信息、提高服务方面存在滞后的一面。一些工作因为前瞻性不够，往往造成了被动、仓促应付的局面，没能够按要求和标准去完成，给工作打了折扣，影响了服务的质量和效率。三是服务协调不够有力。办公室很多工作都需要对内与对外的协调服务，工作中由于种种原因，造成了工作

协调服务不够有力的情况。有时是服务协调不到位，造成服务协调对象工作信息了解掌握不全面，造成了工作开展出现偏差；有时是协调力度不够，造成了一些工作的推诿扯皮，给工作的开展带来了不良影响。四是督办工作缺失。工作中对有领导批示需要办理的文件，往往只注重交办，交办责任部门或责任领导以后就没下文了。也不主动去了解这项工作到底干得怎么样，有没有干，有没有按领导的批示去完成。督办工作的缺失，造成了一些工作不能及时完成、甚至没有完成的情况存在。五是了解掌握工作不全面。工作中主动学习少，即使学习也是一知半解，对工作了解单一，没有全面了解掌握好全县的各项工作信息，造成了服务领导、服务基层、服务群众水平不高、能力不强。六是对外沟通协调艺术欠佳。有时因工作紧急，对各单位、各部门协调工作时带有命令和催促的的口气，给对方造成了不快；有时因沟通协调艺术欠佳，没有掌握好有礼、有节的标准，或造成了对方的不理解和误会，或让对方感觉到这件事做不做都无所谓，这些情况或多或少都会影响到工作的顺利开展。七是信访接待软弱无力。工作中信访接待存在怕和难的思想。怕来访群众缠访，一些群众反映的问题无政策、无法律依据，但其不断的缠访，甚至闹访，严重影响了正常的办公秩序，但工作中没有很好的处理好这些问题，没有采取有力措施维护好正常的上访秩序。接待来访群众还存在“难”的思想，群众来访

都要求解决问题，来访的问题一般都比较复杂，从心理上存在了“难”的阴影。

办公室综合协调服务是一项系统的工作，涉及到的事项多，内容复杂。针对当前存在的几个方面主要问题，我一对一作了一些思考，希望能解决部分问题，进一步提升办公室综合协调服务能力。

一、健全完善文件传阅运行机制，确保文件传阅效率

安全、高效、及时的做好文件传阅工作，需要健全完善文件传阅运行机制，让文件传阅工作遵循一些基本的原则。一是要遵循急件急办的原则。对于紧急文件，要第一时间送分管领导阅示，并按领导批示进行紧急处理，不得耽搁延误。对需要有关室局股办理的紧急文件，在呈送有关领导阅知的同时，也需复印有关部门阅知办理，提高文件处理效率。二是传阅文件要按紧急程度有序摆放。给领导送文件，不是简单的将文件摆放领导桌子上就完了，还要注意文件的摆放顺序，按重要、紧急程度摆放文件，对重要紧急的文件还需摆放到文件夹的上面，以便让领导一眼就能看到。三是文件传阅顺序要灵活掌握。如果遇某位领导外出，一时无法阅知文件时，要及时将文件取出送下一位领导阅，待领导回来时，再及时将文件呈送领导。四是时效性强的文件要注意多头分送。一些文件时效性很强，需要多位领导阅知，这就需要根据文件涉及到的领导进行多头分送。五是根据领导日程安排

呈送文件。有时领导需要临时外出，有时领导有紧急工作需要处理，这时就需要科学合理安排文件传阅，尽量减少传阅文件的闲置时间，进而提高文件传阅的效率。六是要勤分勤送文件。不同的文件需要不同的领导阅知，这时我们就要对文件进行快速分类处理，并在最短的时间内分送相关领导。

二、提前思谋了解各项工作情况，增强参谋服务水平

高标准、高质量做好参谋服务工作，需要增强工作的预见性，未雨绸缪，才能不慌不乱、有条不紊，切实提高参谋服务的水平。一是提前思谋近期各项重点工作。对近期各项要开展的重点工作进行事先理一理，看看那些工作需要事先准备，那些工作需要事先提醒领导，做到把准备工作做到前面。二是主动了解工作情况。对近期要开展的各项工作，要做到主动了解工作情况，加强与几大办和部门的对接联系，对工作开展的进度、情况、存在的问题等方面进行了解掌握，切实增强做好办公室参谋服务工作的主动性。三是加强工作计划统筹。明确工作的轻重缓急，对紧急程度不同的工作进行分类处理，同时做好工作的计划统筹安排，将要做的工作明确到天、计划到小时，做到忙而有序、忙而不乱，扎扎实实把各项工作做到位、做及时，为做好参谋服务工作打下坚实基础。

三、提升综合协调服务的执行力，促进工作有序开展

办公室一个很重要的职能就是沟通联系各级各部门，协

调办公室内部各室局股，确保政令统一，形成工作合力。发挥好综合协调职能的关键在于要有全局观念和执行意识，通过综合协调全面推进办公室的各项工作。一是协调要周密到位。工作中要把握好协调工作的原则性、系统性、艺术性，沟通各方面的信息，理顺各方面的关系，化解各方面的矛盾，处理好各方面的问题，力求做到上下左右都满意。在处理涉及多个方面和单位的工作时，要充分发挥办公室的牵头作用，调动机关内部各室局股和各级各部门的工作积极。同时要做到信息传递的及时、准确，让协调对象明确自己要做什么、该做什么。二是协调要有全局观念。协调工作中要注重把大家拧成一股绳，事往一处想，劲往一处使，努力形成“相互帮助、相互配合、精诚合作”的良好工作局面，避免一个办公室内各室局股工作“各吹各的号，各弹各的调”，形不成工作合力的现象。三是协调要有力。办公室总协调、总调度一定要有力，不但要协调好各项日常工作，对一些大事和难度较大的工作也要敢于协调、善于协调，当好总调度、总调节，做到不让领导布置的事情在这里拖延，不让安排布置的工作出现推诿扯皮，做到协调调度有力，保证领导安排布置各级各部门、办公室各室局股的各项工作按时按质开展。

四、树立交办工作跟踪督办意识，确保工作有效落实

为确保政令畅通以及各项工作的有效落实，在办公室工作中树立督办意识显得尤为重要，其是完善办公室工作秩序