商务邮件礼仪PPT培训资料
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邮件门：女秘书单挑外企老板
下班锁门引起总裁不满：总裁写了一封措辞严厉 的“谴责信” 4月7日晚，EMC大中华区总裁陆纯初回办公室取 东西，到门口才发现自己没带钥匙。此时他的私 人秘书瑞贝卡已经下班。陆试图联系后者未果。 陆纯初难抑怒火，在凌晨1时13分通过内部电子 邮件系统给瑞贝卡发了一封措辞严厉且语气生硬 的“谴责信”。 陆纯初在这封用英文写就的邮件中说，“我曾告 诉过你，想东西、做事情不要想当然！……”陆在 发送这封邮件的时候，同时传给了公司几位高管。
邮件门：女秘书单挑外企老板
邮件被数千人转发：有人称“解气”“骂得好”
邮件被转发出EMC后不久，陆纯初就更换了秘书， 瑞贝卡也离开了公司。EMC内部对此噤若寒蝉，一 些参与转发邮件的员工挨个儿被人事部门找去谈话 尽管无论是邮件附加的个人点评还是BBS上的讨论， 力挺瑞贝卡的声音都超过了八成，但外企人力资源 部的管理层却并不买账。记者在电话中表明身份， 瑞贝卡就明白了，“这事儿闹得太厉害，我已经找 不到工作了”。她没有料到邮件会被转发出去，也 没有料到目前的局面
回复对方邮件时，可以根据回复内容需要 更改标题，不要RE、RE一大串。
关于称呼与问候
恰当地称呼收件者，拿捏尺度 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌， 也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的， 要求其给出必要的回应；在多个收件人的情 况下可以称呼大家、ALL.
如果对方有职务，应按职务尊称对方，如 “某经理”；如果不清楚职务，则应按通 常的“某先生”、“某小姐”称呼，但要 把性别先搞清楚 不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别 高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全 名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络
■ 两位当事人 陆纯初(Loke Soon Choo)，男，新加坡人。 EMC公司大中华区总裁，统管EMC在中国的 所有运营业务。据悉，陆拥有新加坡大学工商 管理学位，是名资深的IT专业人士，也曾出任 IBM、西门子等知名国际企业的高管。在赴 EMC履新之前，他曾担任甲骨文大中华区总裁。 瑞贝卡是他的高级秘书：曾经历过EMC大中国 区多任总裁，属于相当高级的“大秘”，在北 京已经可以列入高级白领阶层。
商务电子邮件撰写礼仪.ppt
有关主送、抄送机关的规范
（二）关于抄送
抄送人是指除主送人外需要执行或知晓内 容的其他人。抄送范围得当，有助于公文处理， 否则将贻误沟通或造成人力、物力的浪费。
有关主送、抄送机关的规范
1．应当抄送的情况 （1）除主送人外，需要执行或知晓公文的其他 人员，应列为抄送人； （2）向下级或者本系统的重要行文，应当同时 抄送直接上级部门； （3）上级部门向受双重领导的下级机关行文， 必要时应当抄送其另一个上级部门； （4）隔级沟通： 下级因特殊情况必须越级请示时，应抄送被越 过的上级；上级越级向下级行文时，可以抄送 受文人的直接上级。
邮件结构：
第一段与最后一段是重点
• 电子邮件的撰写，应该掌握由上而下的重点，也就是 说，重点在最前面的第一段 • 如果信件很长，最好在结尾的部分，再度强调第一段 的重点。
要求：
主动说出你期待对方做的事情
• 当你想要收件者采取行动时，如果电邮的内容 长，在信件的一开始，就说明你的要求 • 如果内容很短，不超过一个屏幕可以读完的范 围，就直接在信件内容的结尾提出要求即可。
格式上的要求：
（5）署名：写完信之后，在信的右下角 写上发信人的姓名叫做署名（如邮件已 设置自动签名，可省略） （6）日期 发信的日期可写在具名的后 边，也可以另起一行（因电子邮件的即 时性，可省略）
商务电子邮件的礼仪规范
一、电子邮件是一种商务文本，应当认真撰写：
1. 主题要明确 收件人见到它便对整个电子邮件一目了 然了 2. 语言要流畅 尽量别写生僻字、异体字。引用数据、 资料最好标明出处，以便核对 3.邮件的内容要简洁 内容应当简明扼要，愈短愈好
收件人、抄送人的区别：
在功能上无特别区别 在指向上有所区别：主要是为了区分收件人的 主次用。 收件人：指的是你邮件的主送人，可以是一个 或多个 抄送人：需要告知的人，比如其他相关人员、 跨级、领导
最新商务邮件礼仪PPT课件
主动控制邮件的来往
为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出 回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、 “仅供参考，无需回复”。
。
Best Service From US
关于邮件回复 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼
•如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流 不畅，说不清楚。此时应采用电话 沟通等其它方式进行交流后 再做判断。 •电子邮件有时并不是最好的交流方式。 对于较为复杂的问题， 多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致 邮件过于冗长笨拙而不可阅读。 •此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用 信息。
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职场电子邮件礼仪
一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚、说准确。不要 过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的 邮件，这会让人很反感。
尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Em ail，最好把拼写检查功能打开。
不要只用一个签名档 •对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进 行简化。过于正式的签名档会让对方显得疏远。你可以在OUTL OOK中设置多个签名档，灵活调用。 •签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免 出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。
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职场电子邮件礼仪
不要动不动使用¤之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显 得比较轻佻 Business Email 不是你的情书，所以¤之类的最好慎用。只用在 某些你确实需要强调出一定的轻 松气氛的场合。
为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出 回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、 “仅供参考，无需回复”。
。
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关于邮件回复 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼
•如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流 不畅，说不清楚。此时应采用电话 沟通等其它方式进行交流后 再做判断。 •电子邮件有时并不是最好的交流方式。 对于较为复杂的问题， 多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致 邮件过于冗长笨拙而不可阅读。 •此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用 信息。
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职场电子邮件礼仪
一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚、说准确。不要 过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的 邮件，这会让人很反感。
尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Em ail，最好把拼写检查功能打开。
不要只用一个签名档 •对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进 行简化。过于正式的签名档会让对方显得疏远。你可以在OUTL OOK中设置多个签名档，灵活调用。 •签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免 出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。
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职场电子邮件礼仪
不要动不动使用¤之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显 得比较轻佻 Business Email 不是你的情书，所以¤之类的最好慎用。只用在 某些你确实需要强调出一定的轻 松气氛的场合。
2024版商务礼仪培训(内容最完整)PPT课件
商务礼仪培训(内容最完 整)PPT课件
2024/1/28
1
contents
目录
2024/1/28
• 商务礼仪概述 • 形象礼仪 • 言谈举止礼仪 • 商务场合礼仪 • 餐饮礼仪 • 职场礼仪 • 国际商务礼仪
2
01
商务礼仪概述
2024/1/28
3
商务礼仪的定义与重要性
2024/1/28
定义
商务礼仪是指在商业活动中，为了 表示尊重、友善和合作而遵循的一 系列行为规范和准则。
18
05
餐饮礼仪
2024/1/28
19
中餐礼仪
餐桌座位次序
根据主客身份、年龄、性别等因素合 理安排座位。
用餐举止
保持优雅得体的用餐姿势，避免大声 喧哗和过度饮酒。
上菜顺序与菜肴搭配
遵循凉菜、热菜、主食、甜品的上菜 顺序，注意菜肴的口味与搭配。
2024/1/28
20
西餐礼仪
餐具使用
正确使用刀叉、餐巾等餐 具，遵循从外到内的使用 顺序。
鞋袜搭配
穿着干净、整洁的皮鞋，颜色以黑色或深棕 色为主，袜子颜色与西装裤相近。
9
饰品搭配
01
02
03
少量精致
选择少量精致的饰品，如 手表、皮带等，避免过多 或太花哨的饰品。
2024/1/28
品质优良
选择品质优良、简约大方 的饰品，彰显个人品味。
符合场合
根据场合选择适合的饰品， 如正式场合可选择简约的 手表和皮带，避免过多或 太花哨的饰品。
16
商务谈判礼仪
前期准备
谈判技巧
了解谈判对手的背景和需求，制定谈判策略 和方案。
运用有效的沟通技巧，如倾听、表达、反馈 等，促进谈判顺利进行。
2024/1/28
1
contents
目录
2024/1/28
• 商务礼仪概述 • 形象礼仪 • 言谈举止礼仪 • 商务场合礼仪 • 餐饮礼仪 • 职场礼仪 • 国际商务礼仪
2
01
商务礼仪概述
2024/1/28
3
商务礼仪的定义与重要性
2024/1/28
定义
商务礼仪是指在商业活动中，为了 表示尊重、友善和合作而遵循的一 系列行为规范和准则。
18
05
餐饮礼仪
2024/1/28
19
中餐礼仪
餐桌座位次序
根据主客身份、年龄、性别等因素合 理安排座位。
用餐举止
保持优雅得体的用餐姿势，避免大声 喧哗和过度饮酒。
上菜顺序与菜肴搭配
遵循凉菜、热菜、主食、甜品的上菜 顺序，注意菜肴的口味与搭配。
2024/1/28
20
西餐礼仪
餐具使用
正确使用刀叉、餐巾等餐 具，遵循从外到内的使用 顺序。
鞋袜搭配
穿着干净、整洁的皮鞋，颜色以黑色或深棕 色为主，袜子颜色与西装裤相近。
9
饰品搭配
01
02
03
少量精致
选择少量精致的饰品，如 手表、皮带等，避免过多 或太花哨的饰品。
2024/1/28
品质优良
选择品质优良、简约大方 的饰品，彰显个人品味。
符合场合
根据场合选择适合的饰品， 如正式场合可选择简约的 手表和皮带，避免过多或 太花哨的饰品。
16
商务谈判礼仪
前期准备
谈判技巧
了解谈判对手的背景和需求，制定谈判策略 和方案。
运用有效的沟通技巧，如倾听、表达、反馈 等，促进谈判顺利进行。
邮件礼仪.pptx
收件人为直接收件人，需由收件人进行答复或执行。 可抄送与此事件相关的人员，如需配合执行的、对邮件 内容进行学习以及其他需知晓的情况等。
2、除非得到上级同意，永远不要越级汇报。越级邮件需抄 送直接领导。
3、跨部门沟通 抄送对方领导的意义：寻求支持、感谢配合。 抄送自己领导的意义：协调支持、报告进度。 发邮件时： 向高于自己级别的人员—邮件需抄送自己的领导。 向同级别人员—重要邮件需抄送对方领导与自己的领导。 向低于自己级别人员—重要邮件需抄送对方领导。
客户端
@ 首次使用需设置，换 一台电脑使用需重新设置。
@ 无需处于联网状态 就能浏览旧有文件。
@功能较多。（日程管 理，和office的组件集合等）
主要的邮件客户端有: • Outlook • Foxmail
目录
➢电子礼仪的基本介绍 写电子邮件的礼仪
电子邮件的管理 案例分析
收件人与抄送
关于“收件人”与“抄送”：
@不要使用邮件讨论机密信息，转发时谨慎衡量内容可以
转发。
@重要邮件要及时拷贝保存，垃圾邮件要及时清除。有些 来历不明的邮件可能携带病毒，最好不要打开，应直接删 除。
邮件的管理
关于邮件的管理：
回邮件遵循2-24小时法则： 即重要邮件在2小时内回复，为节约时间，有效的进行时 间管理，一般邮件可集中处理，但也最好不要超过24小时。
否则会把对方搞糊涂。 @如“FYI”（For your information，仅供参考）
或“BTW”（By the way，顺便说说）。
2020/12/4
附件
关于附件：
@控制附件大小 @多个文件进行压缩，文件包发送 @避免发送嫌疑文件 @使用通用/标准/兼容格式 @使用有意义的文件名称 @正文提示
2、除非得到上级同意，永远不要越级汇报。越级邮件需抄 送直接领导。
3、跨部门沟通 抄送对方领导的意义：寻求支持、感谢配合。 抄送自己领导的意义：协调支持、报告进度。 发邮件时： 向高于自己级别的人员—邮件需抄送自己的领导。 向同级别人员—重要邮件需抄送对方领导与自己的领导。 向低于自己级别人员—重要邮件需抄送对方领导。
客户端
@ 首次使用需设置，换 一台电脑使用需重新设置。
@ 无需处于联网状态 就能浏览旧有文件。
@功能较多。（日程管 理，和office的组件集合等）
主要的邮件客户端有: • Outlook • Foxmail
目录
➢电子礼仪的基本介绍 写电子邮件的礼仪
电子邮件的管理 案例分析
收件人与抄送
关于“收件人”与“抄送”：
@不要使用邮件讨论机密信息，转发时谨慎衡量内容可以
转发。
@重要邮件要及时拷贝保存，垃圾邮件要及时清除。有些 来历不明的邮件可能携带病毒，最好不要打开，应直接删 除。
邮件的管理
关于邮件的管理：
回邮件遵循2-24小时法则： 即重要邮件在2小时内回复，为节约时间，有效的进行时 间管理，一般邮件可集中处理，但也最好不要超过24小时。
否则会把对方搞糊涂。 @如“FYI”（For your information，仅供参考）
或“BTW”（By the way，顺便说说）。
2020/12/4
附件
关于附件：
@控制附件大小 @多个文件进行压缩，文件包发送 @避免发送嫌疑文件 @使用通用/标准/兼容格式 @使用有意义的文件名称 @正文提示
《电子邮件礼仪》课件
《电子邮件礼仪》PPT课 件
本课程将介绍电子邮件礼仪的重要性和使用原则，帮助您在个人和职业场合 中更好地应对各种邮件情况。
什么是电子邮件礼仪
1 基本定义
电子邮件礼仪是指在发信和收信过程中，遵守一定的规范和准则，确保邮件沟通的高效 和专业。
2 重要性
电子邮件是现代职场中最常用的沟通工具之一，良好的电子邮件礼仪有助于建立良好的 个人和职业形象。
在邮件中始终保持真实、尊重他人、以礼 相待，并展现谦逊的态度。
选择恰当的措辞，避免使用冷嘲热讽或过 于直接的语言。
3 避免使用缩写和简化语言
4 注意邮件格式
尽量使用完整的句子和专业术语，避免造 成歧义或不清晰的表达。
遵循邮件格式规范，包括适当的称谓、签 名和邮件排版。
内容要点
1
如何使用抄送、密送功能
为什么需要电子邮件礼仪
效率提升
使用电子邮件礼仪可以减少沟通误会，提高邮件的及时性和效率。
建立专业形象
遵守电子邮件礼仪可以展现您的专业素养和对他人的尊重，为您赢得信任和好评。
避免不必要的争议
良好的电子邮件礼仪可以减少争吵和冲突，保持良好的工作关系。
基本原则
1 诚实、尊重、礼貌、谦虚
2 注意语气和表达
2
明确抄送和密送的目的，避免滥用，
并考虑隐私和保密的问题。
3
邮件中如何表达道歉和感谢
4
使用得体的措辞表达道歉和感谢之情， 展现您的诚意和尊重。
写邮件时应注意什么
注意邮件的主题和正文，确保清楚传 达信息，并附上必要的附件。
回复邮件的时机和方式
及时回复邮件，根据紧急程度和重要 性进行评估，并遵循礼貌回复的原则。
注意事项
本课程将介绍电子邮件礼仪的重要性和使用原则，帮助您在个人和职业场合 中更好地应对各种邮件情况。
什么是电子邮件礼仪
1 基本定义
电子邮件礼仪是指在发信和收信过程中，遵守一定的规范和准则，确保邮件沟通的高效 和专业。
2 重要性
电子邮件是现代职场中最常用的沟通工具之一，良好的电子邮件礼仪有助于建立良好的 个人和职业形象。
在邮件中始终保持真实、尊重他人、以礼 相待，并展现谦逊的态度。
选择恰当的措辞，避免使用冷嘲热讽或过 于直接的语言。
3 避免使用缩写和简化语言
4 注意邮件格式
尽量使用完整的句子和专业术语，避免造 成歧义或不清晰的表达。
遵循邮件格式规范，包括适当的称谓、签 名和邮件排版。
内容要点
1
如何使用抄送、密送功能
为什么需要电子邮件礼仪
效率提升
使用电子邮件礼仪可以减少沟通误会，提高邮件的及时性和效率。
建立专业形象
遵守电子邮件礼仪可以展现您的专业素养和对他人的尊重，为您赢得信任和好评。
避免不必要的争议
良好的电子邮件礼仪可以减少争吵和冲突，保持良好的工作关系。
基本原则
1 诚实、尊重、礼貌、谦虚
2 注意语气和表达
2
明确抄送和密送的目的，避免滥用，
并考虑隐私和保密的问题。
3
邮件中如何表达道歉和感谢
4
使用得体的措辞表达道歉和感谢之情， 展现您的诚意和尊重。
写邮件时应注意什么
注意邮件的主题和正文，确保清楚传 达信息，并附上必要的附件。
回复邮件的时机和方式
及时回复邮件，根据紧急程度和重要 性进行评估，并遵循礼貌回复的原则。
注意事项
电子邮件礼仪-职场邮件PPT培训课件
致谢信应简洁明了，避免冗长 的表述和过多的客套话。
具体内容
在致谢信中，要具体说明感谢 的原因和对方的帮助内容，使 对方感受到自己的真诚感激之
情。
THANKS
感谢观看
02
03
04
及时回复
在收到邀请后，应及时回复以 示尊重和礼貌。
肯定态度
在回复中明确表达接受或拒绝 的态度，避免含糊不清。
具体安排
如果接受邀请，应明确说明自 己的出席时间和活动安排，以
便组织者做出相应安排。
实例三：致谢信撰写
总结词
真诚、简洁、具体
真诚表达
在致谢信中，要真诚地表达对 开头：简明扼要地说明 写信的目的和背景，即需 要告知对方某个事项或信 息。
3. 结尾：如有必要，可告 知下一步行动计划或请求 对方回复确认收到通知。
2. 内容：详细介绍需要告 知的事项或信息，确保信 息完整且易于理解。
04
职场邮件中的常见问题及解决方案
如何处理邮件中的敏感话题
敏感话题
薪资、人事变动、投诉等。
1. 开头：简明扼要地说明写信的 目的，即邀请对方参加的活动或 会议。
2. 内容：详细介绍活动或会议的 时间、地点、主题和日程安排， 确保信息完整且易于理解。
3. 结尾：礼貌地请求对方接受邀 请，并告知下一步行动计划。
回复邀请
01
02
回复邀请是对收到的邀 • · 请函的回应，需要明确 表示是否接受邀请，并 说明原因。
电子邮件礼仪-职场邮件 ppt培训课件
• 电子邮件礼仪概述 • 撰写职场邮件的技巧 • 职场邮件的常见类型及其撰写要点 • 职场邮件中的常见问题及解决方案 • 职场邮件的实例分析
01
电子邮件礼仪概述
具体内容
在致谢信中，要具体说明感谢 的原因和对方的帮助内容，使 对方感受到自己的真诚感激之
情。
THANKS
感谢观看
02
03
04
及时回复
在收到邀请后，应及时回复以 示尊重和礼貌。
肯定态度
在回复中明确表达接受或拒绝 的态度，避免含糊不清。
具体安排
如果接受邀请，应明确说明自 己的出席时间和活动安排，以
便组织者做出相应安排。
实例三：致谢信撰写
总结词
真诚、简洁、具体
真诚表达
在致谢信中，要真诚地表达对 开头：简明扼要地说明 写信的目的和背景，即需 要告知对方某个事项或信 息。
3. 结尾：如有必要，可告 知下一步行动计划或请求 对方回复确认收到通知。
2. 内容：详细介绍需要告 知的事项或信息，确保信 息完整且易于理解。
04
职场邮件中的常见问题及解决方案
如何处理邮件中的敏感话题
敏感话题
薪资、人事变动、投诉等。
1. 开头：简明扼要地说明写信的 目的，即邀请对方参加的活动或 会议。
2. 内容：详细介绍活动或会议的 时间、地点、主题和日程安排， 确保信息完整且易于理解。
3. 结尾：礼貌地请求对方接受邀 请，并告知下一步行动计划。
回复邀请
01
02
回复邀请是对收到的邀 • · 请函的回应，需要明确 表示是否接受邀请，并 说明原因。
电子邮件礼仪-职场邮件 ppt培训课件
• 电子邮件礼仪概述 • 撰写职场邮件的技巧 • 职场邮件的常见类型及其撰写要点 • 职场邮件中的常见问题及解决方案 • 职场邮件的实例分析
01
电子邮件礼仪概述
商务礼仪之发邮件 ppt课件
PPT课件
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三、关于正文
6、合理提示重要信息 • 不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、
加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提 示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点， 影响阅度。
PPT课件
18
三、关于正文
7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 • 对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯
• 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开 方式，以免影响使用
• 如果附件过大，应分割成几个小文件分别发送，
PPT课件
23
语言的选择和 汉字编码
PPT课件
24
五、语言的选择和汉字编码
1、只在必要的时候才使用英文邮件 • 英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻
炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该 使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地 区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编 码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成 为乱码天书。
• 称呼是第一行顶格写
PPT课件
9
二、关于称呼与问候
2、Email开头结尾最好要有问候语
• 最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好” 或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。
• 结尾常写Best Regards，中文写“祝您顺利”之
类，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非
常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”
PPT课件
5
一、关于主题
• 最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不 通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检 查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之 又慎。
PPT课件
6
关于称呼与问候
《电子邮件礼仪》幻灯片
签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英 文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小 一些。
邮
改变从这里开始，魅力邮（油）然而生……
Thank you ！
如果附件过大〔不宜超过2MB〕，应分割成几个小文 件在必要的时候才使用英文邮件。
➢ 英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英 文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文 邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也 应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，中文邮 件在其他地区可能显示成为乱码天书。
关于邮件正文
Email正文要简明扼要，行文通顺。
Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容 确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件 作为附件进展详细描述。
正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的 表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让收 件人拉滚动条才能看完邮件。
关于语言选择和汉字编码
选择便于阅度的字号和字体。
中文用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字 型，字号用五号或10号字即可。经研究证明这是最 适合在线阅度的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体 或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。
关于结尾签名
签名信息不宜过多。
电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包 括姓名、职务、公司、 、 、地址等信息，但信息 不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要 信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会 与你联系。
如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理〞 ；如果不清楚职务，那么应按通常的“x先生〞、 “x小姐〞称呼，但要把性别先搞清楚。
关于称呼与问候
Email开头结尾最好要有问候语。
邮
改变从这里开始，魅力邮（油）然而生……
Thank you ！
如果附件过大〔不宜超过2MB〕，应分割成几个小文 件在必要的时候才使用英文邮件。
➢ 英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英 文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文 邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也 应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，中文邮 件在其他地区可能显示成为乱码天书。
关于邮件正文
Email正文要简明扼要，行文通顺。
Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容 确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件 作为附件进展详细描述。
正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的 表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让收 件人拉滚动条才能看完邮件。
关于语言选择和汉字编码
选择便于阅度的字号和字体。
中文用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字 型，字号用五号或10号字即可。经研究证明这是最 适合在线阅度的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体 或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。
关于结尾签名
签名信息不宜过多。
电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包 括姓名、职务、公司、 、 、地址等信息，但信息 不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要 信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会 与你联系。
如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理〞 ；如果不清楚职务，那么应按通常的“x先生〞、 “x小姐〞称呼，但要把性别先搞清楚。
关于称呼与问候
Email开头结尾最好要有问候语。
商务邮件礼仪ppt课件
3
1、关于主题-电子邮件的灵魂所在
主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整 个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。
1.
一定不要出现空白标题，这是最失礼的。
2.
标题要简短，不宜冗长，不要只有打开浏览页面时，才能显示完你的标题。
最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动
7
合理利用图片，表格等形式来辅助阐述
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。
不要随意使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻
8
Business Email （商务邮件）不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合， 比如现在－:) 。
6
3、正文-关乎成败的主干部分
1
Email正文要简明扼要，行文通顺
若对方不认识你，首先应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名，以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最 好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，得拉到最后看才知道你是 谁。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。
Email开头结尾最好要有问候语
2.1最简单的开头是写一个“HI”，中文可写“你好” 或者“您好”，开头问候语是在称呼换行空两格写。 2.2结尾常见的写个Best Regards，中文可写“祝您顺 利” ，若对方是尊长应使用“此致敬礼”。注意， 在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝” 和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格， 而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。 2.3俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是 好的，这样即便邮件内容中有些地方不妥，对方也 能平静的看待 。
1、关于主题-电子邮件的灵魂所在
主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整 个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。
1.
一定不要出现空白标题，这是最失礼的。
2.
标题要简短，不宜冗长，不要只有打开浏览页面时，才能显示完你的标题。
最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动
7
合理利用图片，表格等形式来辅助阐述
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。
不要随意使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻
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Business Email （商务邮件）不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合， 比如现在－:) 。
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3、正文-关乎成败的主干部分
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Email正文要简明扼要，行文通顺
若对方不认识你，首先应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名，以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最 好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，得拉到最后看才知道你是 谁。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。
Email开头结尾最好要有问候语
2.1最简单的开头是写一个“HI”，中文可写“你好” 或者“您好”，开头问候语是在称呼换行空两格写。 2.2结尾常见的写个Best Regards，中文可写“祝您顺 利” ，若对方是尊长应使用“此致敬礼”。注意， 在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝” 和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格， 而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。 2.3俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是 好的，这样即便邮件内容中有些地方不妥，对方也 能平静的看待 。
邮件礼仪ppt课件
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附件
1.附件应合理命名，不可用看不懂的文件名； 2.在正文中提示收件方查看附件； 3.宜在正文中对附件内容做简要说明，特别是附件数量较多时； 4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包成一个压缩包； 5.如附件是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式； 6.如附件过大，应分割成小文件分别发送，以免影响接收；
为避免无谓的回复，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末写明：“全部办 妥”、“仅供参考，无需回复”等；
8
发送/抄送/密送/转发
1.To的是要受理这封邮件的对象，理应对邮件予以响应； 的人只需要知道此事，没有义务对邮件予以响应，有建议情况除外； 3.BCC是秘送，其他收信人不知道被BCC的人，可能用在非常规场合； 4.TO、CC中各收件人的排列应遵循一定的规则，如按部门、职级排列； 5.FW敏感机密信息要小心，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的人员； 6.适当对转发邮件进行修改和整理，突出主要信息，不要将RE或FW了几十层的邮件发给 他人；
6
回复
一、及时
1.理想的回复时间是2小时内，优先级低的邮件可集中处理，但一般不宜超过24小时；
2.如无法及时确切回复，应先回复如”收到，我们正在处理，一旦有结果就会及时回 复…” ；
3.如正在出差或休假，应设定自动回复功能；
二、 明确
回件答复问题的时候，最好把相关问题抄到回件中，然后附上答案，让对方一次性理 解；
长不便阅读。此时应及时对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息； 六、区分Reply和Reply All 1.只需一个人知道的事，单独回复即可，不宜群体回复； 2.如需其他人响应结论，则应该reply all，不要再让对方转发； 3.如对邮件内容不清楚，或持不同意见，应与发件人单独沟通，不要当着所有人的面不停 的RE来RE去，待讨论好了再告诉大家； 4.不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件； 七、 主动控制邮件来往
附件
1.附件应合理命名，不可用看不懂的文件名； 2.在正文中提示收件方查看附件； 3.宜在正文中对附件内容做简要说明，特别是附件数量较多时； 4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包成一个压缩包； 5.如附件是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式； 6.如附件过大，应分割成小文件分别发送，以免影响接收；
为避免无谓的回复，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末写明：“全部办 妥”、“仅供参考，无需回复”等；
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发送/抄送/密送/转发
1.To的是要受理这封邮件的对象，理应对邮件予以响应； 的人只需要知道此事，没有义务对邮件予以响应，有建议情况除外； 3.BCC是秘送，其他收信人不知道被BCC的人，可能用在非常规场合； 4.TO、CC中各收件人的排列应遵循一定的规则，如按部门、职级排列； 5.FW敏感机密信息要小心，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的人员； 6.适当对转发邮件进行修改和整理，突出主要信息，不要将RE或FW了几十层的邮件发给 他人；
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回复
一、及时
1.理想的回复时间是2小时内，优先级低的邮件可集中处理，但一般不宜超过24小时；
2.如无法及时确切回复，应先回复如”收到，我们正在处理，一旦有结果就会及时回 复…” ；
3.如正在出差或休假，应设定自动回复功能；
二、 明确
回件答复问题的时候，最好把相关问题抄到回件中，然后附上答案，让对方一次性理 解；
长不便阅读。此时应及时对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息； 六、区分Reply和Reply All 1.只需一个人知道的事，单独回复即可，不宜群体回复； 2.如需其他人响应结论，则应该reply all，不要再让对方转发； 3.如对邮件内容不清楚，或持不同意见，应与发件人单独沟通，不要当着所有人的面不停 的RE来RE去，待讨论好了再告诉大家； 4.不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件； 七、 主动控制邮件来往
商务信函礼仪课件.pptx
第五章 商务信函礼仪
2020/12/2
0
第一节 商务信函
一、商务信函的作用 影响对公司的评价，展示己方实力 一目了然 书面跟进 充当意见不和，起争端时的证明
2020/12/2
1
二、商务信函的内容
一封信写得是否完整， 建议用五个“Ｗ”来检验：
“Who，What，Where， When 及Why(包括How)”
随着中国加入世界贸易组织，特别是在中共十六大提出的全面建设小康社会、完善社 会经济改革的方针指引下，此次论坛的召开将为促进跨国公司和中国公益事业的合作发 展提供新的契机。我深信，此次论坛将为您提供一次良好的机会来进一步了解中国公益 事业的现状、机遇及其面临的挑战；并通过各方的广泛接触和交流，促进双方伙伴关系 及合作机制的建立。
为方便会务安排，请您百忙之中，于3月25日前填好回执， 传真至：0755-83629785，或电话联系0755-83632248，联系人：李小姐，谢谢。 会议内容如下： 1、富士最新接触器、热继电器介绍 2、富士高性能断路器介绍 3、富士新型马达保护断路器介绍 4、富士G11S/P11S及超小型MINI变频器介绍 5、现场技术交流 主办：富士电机（上海）有限公司 协会：深圳市自动化学会 支持媒体：《变频器世界》杂志社 2004年3月12日
2020/12/2
7
五、商务信函的写作特点 最好打印 语言：口语化，朴实 礼貌：语气 内容：目的性强，直接，精确 长度：简洁 校对成信 回复迅速
2020/12/2
8
你知道书信的折叠礼仪吗？
2020/12/2
9
第二节 商务信函分类
一、分类 1. 与销售相关的信函 介绍公司及产品 解释信 询问信
2. 客户信函 邀请函 致谢函 回复投诉信 致歉信
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第一节 商务信函
一、商务信函的作用 影响对公司的评价，展示己方实力 一目了然 书面跟进 充当意见不和，起争端时的证明
2020/12/2
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二、商务信函的内容
一封信写得是否完整， 建议用五个“Ｗ”来检验：
“Who，What，Where， When 及Why(包括How)”
随着中国加入世界贸易组织，特别是在中共十六大提出的全面建设小康社会、完善社 会经济改革的方针指引下，此次论坛的召开将为促进跨国公司和中国公益事业的合作发 展提供新的契机。我深信，此次论坛将为您提供一次良好的机会来进一步了解中国公益 事业的现状、机遇及其面临的挑战；并通过各方的广泛接触和交流，促进双方伙伴关系 及合作机制的建立。
为方便会务安排，请您百忙之中，于3月25日前填好回执， 传真至：0755-83629785，或电话联系0755-83632248，联系人：李小姐，谢谢。 会议内容如下： 1、富士最新接触器、热继电器介绍 2、富士高性能断路器介绍 3、富士新型马达保护断路器介绍 4、富士G11S/P11S及超小型MINI变频器介绍 5、现场技术交流 主办：富士电机（上海）有限公司 协会：深圳市自动化学会 支持媒体：《变频器世界》杂志社 2004年3月12日
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五、商务信函的写作特点 最好打印 语言：口语化，朴实 礼貌：语气 内容：目的性强，直接，精确 长度：简洁 校对成信 回复迅速
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你知道书信的折叠礼仪吗？
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第二节 商务信函分类
一、分类 1. 与销售相关的信函 介绍公司及产品 解释信 询问信
2. 客户信函 邀请函 致谢函 回复投诉信 致歉信
信函礼仪(课堂PPT)
❖ 三、是封文称呼。封文上的称呼是供邮递员或捎信人对收信者称呼之用，因此必 须采用邮递员或捎信人所能接受的称呼。“先生”、“同志”或其他以职衔所作 的称呼是普遍适用的，但切勿采用表示亲友、辈分关系的称呼，如“姥爷”、 “四叔”等。
❖
四、是邮编邮票。为便于邮局作业，寄信人务必要使用带有邮政编码的标准信封。 书写要清晰工整，一字一格。
函里使用提称语，关键是要到位。在一般情 况下，公务信函里最标准的提称语是 尊敬的 。 平常的公务信函，不使用提称语亦可。在社 交场合所使用的 尊鉴 、 台鉴 、 钧鉴 等古典 式提称语以及在涉外场合所使用的 亲爱的 、 我的 等西洋式提称语，在普通的公务信函中 一般均不宜使用。
5
3. 写作信函
❖ 2．正文 ❖ 公务信函里，正文是核心内容。写作正文时，一定要注意主题明确，合
❖ 3．结尾 ❖ 在公务信函里，作为最后一部分的结尾，写作上的
基本要求是全面而具体。大体上说，公务信函的结 尾又由下述六个具体部分所构成： ❖ 一是祝颂语。 ❖ 二是附问语。 ❖ 三是补述语。 ❖ 四是署名。 ❖ 五是日期。 ❖ 六是附件。
7
3. 写作信函
❖ 4．封文 ❖ 交封邮寄、快递的公务信函均应书写封文。在写作
可酌情分段，每段句首空两格，转行后顶格书写。
❖
4.祝词。祝词即写信者在笺文结尾向收信者所表达的祝愿、钦敬、勉慰之语。
❖
5.落款。落款包括署名和日期两部分。 ❖ 6.附言。附言是写信者对正文的补充。附言往往以“又”、“另”一类词引出，
或不写引出词，而以“又及”、“再及”一类词结束。
11
7．工具
❖ 一是信笺。信笺又叫信纸。 ❖ 二是信封。 ❖ 三是笔具。 ❖ 四是墨水。
❖
❖
四、是邮编邮票。为便于邮局作业，寄信人务必要使用带有邮政编码的标准信封。 书写要清晰工整，一字一格。
函里使用提称语，关键是要到位。在一般情 况下，公务信函里最标准的提称语是 尊敬的 。 平常的公务信函，不使用提称语亦可。在社 交场合所使用的 尊鉴 、 台鉴 、 钧鉴 等古典 式提称语以及在涉外场合所使用的 亲爱的 、 我的 等西洋式提称语，在普通的公务信函中 一般均不宜使用。
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3. 写作信函
❖ 2．正文 ❖ 公务信函里，正文是核心内容。写作正文时，一定要注意主题明确，合
❖ 3．结尾 ❖ 在公务信函里，作为最后一部分的结尾，写作上的
基本要求是全面而具体。大体上说，公务信函的结 尾又由下述六个具体部分所构成： ❖ 一是祝颂语。 ❖ 二是附问语。 ❖ 三是补述语。 ❖ 四是署名。 ❖ 五是日期。 ❖ 六是附件。
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3. 写作信函
❖ 4．封文 ❖ 交封邮寄、快递的公务信函均应书写封文。在写作
可酌情分段，每段句首空两格，转行后顶格书写。
❖
4.祝词。祝词即写信者在笺文结尾向收信者所表达的祝愿、钦敬、勉慰之语。
❖
5.落款。落款包括署名和日期两部分。 ❖ 6.附言。附言是写信者对正文的补充。附言往往以“又”、“另”一类词引出，
或不写引出词，而以“又及”、“再及”一类词结束。
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7．工具
❖ 一是信笺。信笺又叫信纸。 ❖ 二是信封。 ❖ 三是笔具。 ❖ 四是墨水。
❖
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合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很 难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的 体贴。
职场电子邮件礼仪
不要动不动使用¤之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显 得比较轻佻
Business Email 不是你的情书，所以¤之类的最好慎用。只用在 某些你确实需要强调出一定的轻 松气氛的场合。
关于结尾签名
每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以 清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可 能从发件人中认出你，但不要为你的朋友 设计。
关于结尾签名
签名信息不宜过多 •电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、 职务、公司、电话、传真、地址等信 息，但信息不宜行数过多， 一般不超过4行。 • 你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息， 自然会与你联系。 •引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右 铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记 一定要得体。
职场电子邮件礼仪
Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确
•如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行 清晰明确的说明。 •保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细 看你没分段的长篇大论。
职场电子邮件礼仪
一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚、说准确。不要 过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的 邮件，这会让人很反感。
关于夹带附件
•如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件； •附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名； •带有多个附件时，正文中应对附件内容做简要说明 •附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件； •如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响 使用； •如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发 送； •尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件； 如果对方与你的邮件往 来是采用中文，请不要发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给 你，也不要老土的用中文回复。 •选择便于阅读的字号和字体。 中文老实点用宋体或新宋体，英文 就用Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究 证明最适合在线阅读的字号和字体。 •不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务 邮件。
关于邮件主题
主题是接收者了解邮件的第一信息，是一封邮件的中心思 想，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。 一定不要空白标题，这是最失礼的。 标题要简短，不宜冗长，一行就能显示完你的标题。 标题要能反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的 标题，如“王先生收”。 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事 情，以便于日后整理。 可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出 标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用 “紧急”之类的字眼； 回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要R E、RE一大串。
关于称呼和问候
Email开头结尾最好要有问候语
•最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你 好”；结尾常见的写个Best Regards，
中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。 •俗话说Байду номын сангаас好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是 好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的 看待。
职场电子邮件礼仪
Email正文要简明扼要，行文通顺
•Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内 容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个 文件作为附件进行详细描述。 •正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清 晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。
职场电子邮件礼仪
注意Email的论述语气
•根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件 是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行 论述，以免引起对方不适。 •尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。 •电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的 评论必须谨慎而客观。 •“邮件门”就是深刻的教训！
关于称呼和问候 恰当地称呼收件者，拿捏尺度
•邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提 醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的 回应。 •在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 •如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”； 如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、 “x小姐” 称呼，但要把性别先搞清楚。 •不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的 人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要 逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。
不要只用一个签名档 •对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进 行简化。过于正式的签名档会让对方显得疏远。你可以在OUTL OOK中设置多个签名档，灵活调用。 •签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免 出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。
商务电子邮件礼仪 -2010、3
Corporate Overview 201001
商务电子邮件礼仪
“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时 间”，电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只 把有价值的信息提供给需要的人。 写Email就能看出其人为人处世的态度。你作为发信人写每 封Email的时候，要想到收信人会怎样看这封Email，时刻站 在对方立场考虑，将心比心。 同时勿对别人之回答过度期望，当然更不应对别人之回答 不屑一顾。以下职业电子邮件中礼仪问题，希望能给您的工 作带来帮助！
尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Em ail，最好把拼写检查功能打开。
在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否 通顺，拼写是否有错误。
职场电子邮件礼仪
合理提示重要信息 不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等 手段对一些信息进行提示。合理的提 示是必要的，但过多的提 示则会让人抓不住重点，影响阅读。
职场电子邮件礼仪
不要动不动使用¤之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显 得比较轻佻
Business Email 不是你的情书，所以¤之类的最好慎用。只用在 某些你确实需要强调出一定的轻 松气氛的场合。
关于结尾签名
每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以 清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可 能从发件人中认出你，但不要为你的朋友 设计。
关于结尾签名
签名信息不宜过多 •电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、 职务、公司、电话、传真、地址等信 息，但信息不宜行数过多， 一般不超过4行。 • 你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息， 自然会与你联系。 •引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右 铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记 一定要得体。
职场电子邮件礼仪
Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确
•如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行 清晰明确的说明。 •保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细 看你没分段的长篇大论。
职场电子邮件礼仪
一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚、说准确。不要 过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的 邮件，这会让人很反感。
关于夹带附件
•如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件； •附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名； •带有多个附件时，正文中应对附件内容做简要说明 •附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件； •如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响 使用； •如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发 送； •尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件； 如果对方与你的邮件往 来是采用中文，请不要发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给 你，也不要老土的用中文回复。 •选择便于阅读的字号和字体。 中文老实点用宋体或新宋体，英文 就用Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究 证明最适合在线阅读的字号和字体。 •不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务 邮件。
关于邮件主题
主题是接收者了解邮件的第一信息，是一封邮件的中心思 想，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。 一定不要空白标题，这是最失礼的。 标题要简短，不宜冗长，一行就能显示完你的标题。 标题要能反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的 标题，如“王先生收”。 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事 情，以便于日后整理。 可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出 标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用 “紧急”之类的字眼； 回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要R E、RE一大串。
关于称呼和问候
Email开头结尾最好要有问候语
•最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你 好”；结尾常见的写个Best Regards，
中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。 •俗话说Байду номын сангаас好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是 好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的 看待。
职场电子邮件礼仪
Email正文要简明扼要，行文通顺
•Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内 容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个 文件作为附件进行详细描述。 •正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清 晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。
职场电子邮件礼仪
注意Email的论述语气
•根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件 是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行 论述，以免引起对方不适。 •尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。 •电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的 评论必须谨慎而客观。 •“邮件门”就是深刻的教训！
关于称呼和问候 恰当地称呼收件者，拿捏尺度
•邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提 醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的 回应。 •在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 •如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”； 如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、 “x小姐” 称呼，但要把性别先搞清楚。 •不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的 人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要 逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。
不要只用一个签名档 •对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进 行简化。过于正式的签名档会让对方显得疏远。你可以在OUTL OOK中设置多个签名档，灵活调用。 •签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免 出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。
商务电子邮件礼仪 -2010、3
Corporate Overview 201001
商务电子邮件礼仪
“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时 间”，电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只 把有价值的信息提供给需要的人。 写Email就能看出其人为人处世的态度。你作为发信人写每 封Email的时候，要想到收信人会怎样看这封Email，时刻站 在对方立场考虑，将心比心。 同时勿对别人之回答过度期望，当然更不应对别人之回答 不屑一顾。以下职业电子邮件中礼仪问题，希望能给您的工 作带来帮助！
尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Em ail，最好把拼写检查功能打开。
在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否 通顺，拼写是否有错误。
职场电子邮件礼仪
合理提示重要信息 不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等 手段对一些信息进行提示。合理的提 示是必要的，但过多的提 示则会让人抓不住重点，影响阅读。