电子邮件培训

正文
简明扼要，行文通顺
条理清析、段落分明
图表给合
正文要尽量在邮件写完， 包括表格或文档也要尽可 能放到正文中（哪怕是图 片也行），要避免对方打 开邮件后还要打开附件的 时间。
能够按1、2、3……列条 理说明的就不长篇大论。
正文要段落分明，不一篇 文章一段到底，让人看了 眼累。
对于很多带有技术介绍或 讨论性质的邮件，单纯以 文字形式很难描述清楚。 如果配合图表加以阐述， 会显得更加明白。
某公司邮件使用情况
职员每天收到 10~20 封邮件 部门负责人每天收到 约50封邮件 总经理一天收到 80~100 封邮件
所有人都很繁忙，如何写邮件？？？
二、电子邮件基本原则
便于阅读者理解 表达清楚，避免歧义
有歧义的邮件会造成别人误解，大大增加沟通成本，或造成结 果南辕北辙
言简意赅
特别是对那些我们不认识的人，这是他们判断我们的 唯一方法。
效率: 邮件组织得当、条理清晰，避免浪费他人时间。
严肃性： 商务电子邮件不同于私人邮件，它具备严肃性和商务 规范性。
注意事项
邮件中出现错别字会被认为是做事不认真，客户由此判断一个 团队做事不认真。因此，一个有错别字的邮件可能导致几百万 上千万订单的损失
Байду номын сангаас 签名、落款
顺颂筹祺
此致敬礼
身体健康
Best regards!
祝您顺利
祝您宏图大展
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个人落款
如果有签名就无须在正文中再落款签名。 如果没有签名要落款，只需在左顶格落款即可，而无需使用纸制文档的右 对齐落款（因为电脑宽屏显示，右齐会显得不协调）。
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四、邮件的回复
理想的回复时间是2小时内，一般不要超过24小时。 可设定自动回复功能。
来命名，应在正文罗列相应名称； • 附件数目不宜超过4个，数目较多分类压缩； • 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免
影响使用； • 如果附件不宜过大，过大应分割成几个小文件分别发送 。
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签名、落款
A
虽然你的朋友可能从发件人中认出你， 但不要为你的朋友设计这样的工作。
B 个人私人邮箱，签名可以随意， 姓名+电话即可。 C 企业邮箱，签名应该规范，而且 大部分公司有自己的标准模板。
▐ 作用2：记录过程
使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保 持跟进直至工作完成； 能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历 史档案的功能； 充当意见不和、起争端时的证明。电子邮件能帮人关注于事实而不是感受，或其他个 性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端。
提示和说明
▐ 沟通确认和反馈
对重要沟通事项，在发送邮件后最好电话提醒对方引起关注； 或请对方确认收到Email 如果重要邮件发出去后石沉大海，不一定是对方不重视， 尝试再次提醒。
▐ 转发敏感或者机密信息要小心谨慎
不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人
▐ 邮件长度
邮件的阅读时间不要超过10分钟
▐ “全部答复”可能产生一大堆不必要的邮件
如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时间出席会议 应该只有我收到12封回复，而不是大家收到12*12=144封！
主题
邮件的标题是邮件标记，能够第一时间告诉收件人邮件大致
1 内容、邮件的性质、邮件的重要性。所以标题不能空白。
标题要简明扼要，对外可以标记公司“张家港智电关
发送职业化的、高效的邮件
目录
Content
01 邮件的重要性和作用 02 邮件的基本原则 03 邮件的格式 04 邮件的回复及商务礼仪
一、电子邮件的重要性
电子邮件是一种最重要的职场沟通方式：
1、使用电子邮件的用途主要体现为日常工作交流、传递自身的某种理念和情感、获取 外界信息和展示职场形象等。
2、现代企业的工作强度加大，工作量加大，领导没有那么多时间面对面听取工作汇报 而且领导也更健忘，需要邮件提醒。据统计不少企业工作完全依赖电子邮件。
注意事项
正确的标点符号给人的感觉是“你很专业”。
总结
在企业，邮件是一种重要的工作沟通方式，遵守邮件沟通的 规范，可以大大提高您的工作效率与职业素养。 让邮件为你的工作带来价值，认真收邮件，用心发邮件！
让优秀成为您的职业习惯！
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直接审批人 活动成员
收件人（抄送）排列基本礼仪：
抄送
可以参加 需要参加但没有参加的人 相关领导 无 活动成员的领导
客户在前
优先
主次客先
部门次序
其他部门在前
职位高低
注意！
▐ 小心使用抄送（CC）/ 密送（BCC）功能
CC是指发送给收件人的同时，也让其他一或多人收到该邮件，并且也 让收件人知道这种情况 BCC与CC的区别是收件人并不知道你把该邮件发送给了其他人，建议 只BCC给自己，作为邮件发送成功的检验。 将CC人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，以免造成不 必要的困扰和「垃圾」
对于要需要加强的内容， 可以使用彩色加粗字体或 下画线字，但不宜使用红 色字体（红色字是不礼貌， 而且书信中有绝交之意）
在一些误乐性的邮件中使 用表情（ ）或网络用 语（确认啊，亲），出一 定的轻松气氛，但在商务 信函里面最好要慎用，这 样会显得比较随意、轻浮、 不严谨，会让客户感觉不 安。
多检查
03 06
签名、落款
收件人
收件人（To）:
• 直接收信人, • 要求收信人回复确认、归档保存或有直接关系、直接负责的人。
抄送（Cc）：
• 间接收信人， • 供参考、了解即可、可提意见或间接关系、间接责任的人。
收件人
收件人选事例：
邮件主题
会议通知 会议记录
收件人
必需参加人 已经参加人
申请 活动通知
冗长、表达混乱的邮件，会令人难以理解，并且心存反感，不 利于沟通，甚至使情况恶化
有明确的时间要求
无明确的时间要求，会给人造成不重要的印象，因此优先级靠 后，同时也不能人为夸大重要性，否则为以后工作造成隐患
三、邮件的格式
收件人
主题
01
02
04
05
正文内容
附件
03 – 06 为邮件主体
称呼、问候语
如果使用outlook等写英文邮件，则每次使用“拼写检查”。 如果写中文邮件，则自己要会检查。或者贴到word中进行中 文语法检查
特别注意不要把人名写错。写错人名给人的感觉是极不尊重对 方。(自己的名字按身份证上写) 常见写错的名字有：丽莉利，平苹萍，洪红宏，华桦，清青 菁，林淋琳，玲铃，民明名，生升，娇姣，英瑛
正文
态度委婉，语气和协
合适字体字号、 着重提示重要信息
不使用怪异符号
根据自己与收件人的关系 程度、业务层级，选择恰 当的口吻语气。
端正态度、尊重对方，对 事不对人，不进行人身攻 击，因为发邮件时根本不 知道对方的表现，邮件一 出无法收回。
多使用“请”、“谢谢” 之类的敬词。
中文用宋体或新宋体，英 文就用Verdana 或 Arial 字型；字号用五号或10号 字即可。
▐ 回信时注意保持线索 想回复对方的回复，就不要创建一封新邮件。因为它打断了原始邮件和回复邮件之间的关联 （“线索”） 一旦失去关联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经过多次收发的邮件
四、邮件商务礼仪注意事项
电子邮件实施礼仪规则重要性的原因有如下3个： 专业特性：
通过使用合适的邮件语言，你可以传达出一个专业的 形象，“我很专业！”
当邮件回复问题的时候，最好把相关的问题 抄到回件中，然后逐个附上答案。
及时性
针对性
为避免无谓的回复，可 在文中指定收件人给出 回复，或提示：“全部 完毕”、“事项终结”、 “以上请知悉，无需回 复”等。
主动性
限制性
区别性
邮件来往超3次，解决不了 问题，使用电话等即时沟通 工具。 不出现太多的RE。
区别Reply和Reply All 问题讨论单一讨论，有结论再告之所有人。 不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。
3、80%的外企职场人每天上班要做的第一件事，就是打开电子邮箱收发邮件； 70%的职场人，下班前的最后一件事是查看邮箱，确认没有尚未处理的紧急邮件； 30%的职场人，即使下班或周末在家休息，也要强迫症式地登录公司邮箱，查有没有漏 掉紧要的任务。
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一、电子邮件沟通的作用
▐ 作用1：明晰责任
如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就忘了，许多事情从此“死无对 证”。而电邮存在服务器上，白纸黑字，谁也赖不掉。
发送前多检查，一次成功
发送前多检查，邮件是否把相关信息全部说清楚，说准确；行文是否通顺， 拼写是否有错误。 不要过两分钟之后再发一封“补充”、“请以此为准”、“更正”之类的邮 件，这会让人很反感。
附件
• 邮件带有附件，应在正文里面提示查看附件； • 附件文件应按相关包括的内容来命名；如果用附件1、2、3
2 于……”，但不宜太长。
标题要尽量可以反映邮件内容、邮件的目的。一封只能有一
3 个主题。
要适当用使用相关符号（如“* ！”等）来突出标题，引起
4 收件人注意，不要随便使用“紧急”之类。
主体
邮件格式，基本上与书信格式相似。只是因为电子邮件的软件在设置上因 有所不同。
称呼 问侯语
祝颂语
正文
署名（日期）/签名
称呼、问候语
无论发给谁如要有称呼
无论你与收件人的关系如何，邮件的开头要称呼收件人，这既显得礼貌，也明确提 醒某收件人，此邮件是面向他的。
使用适当的称谓
多人收件使用统称，如：各位、各部门、hi all（一般企业内部、不是十分正式情 况可以使用）； 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“XX经理”；如果不清楚职务，则应按通 常的“XX先生”、“XX小姐”称呼（可别搞错性别）。