企业办公自动化实施方案

企业办公自动化实施方案网络运营中心2011/03/04

目录

一、关于办公自动化……………………………………………………………

二、实施OA系统必要性……………………………………………………

三、OA系统实施计划…………………………………………………………

四、总结…………………………………………………………………………

一、关于办公自动化

企业办公自动化也称为OA (Office Automation) ，是一门综合性科学技术。使用简单、投入相对较小，大多数企业往往选择从OA 系统着手实施企业信息化管理。

OA系统优点：

1.可以实现分布式协同办公。可以支持多分公司（工厂）、跨地

域办公模式和移动办公。企业员工在任何地方只需要用自己

帐号登录OA系统就可以查看和处理自己工作流程、邮件和

信息。

2.可以落实管理制度、工作流程自动化。工作流程是OA系统

核心思想，可实时监控、跟踪、解决多岗位、多部门、多分

公司之间协同工作问题，从而提高工作效率。各个企业都存

在着大量流程化工作，例如公文处理、收发文、各种审批、

请示、汇报等，都是一些流程化工作，通过实现工作流程自

动化，就可以规范各项工作，提高企业协同工作效率。

3.信息发布平台和内部通讯平台。如企业公告、新闻发布、电

子刊物等，使内部规章制度、新闻简报、技术交流、公告事

项等能够在企业内部员工之间得到广泛传播，使员工能够即

时了解企业内部发展动态。可以建立企业内部邮件系统，短

信系统，即时通讯系统等，使企业内部通讯和信息交流快捷

通畅。

4.文档自动化管理。各类文档（包括各种文件、知识、信息）

能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便快捷查找

手段。

OA系统局限性：

由于OA系统属于企业信息化管理基础应用系统，并不能实施企业产销存，财务统计等较为复杂信息化应用。

二、实施OA系统必要性

目前集团公司在长沙，湘潭，宁乡等地都设有分公司、工厂和办公地点，涉及不同行业和业务范围。随着集团规模扩展和员工增加，在集团内部规章制度管理、分公司与各部门之间协调沟通、财务申报与审核、人力资源管理等方面将会遇到越来越多问题，正如虞总所总结“人在路上跑，事情办不好，费用降不下，效率难提高”。

OA系统正好能解决异地办公，分布式管理所遇到问题，利用互联网快速便捷，能将工厂、分公司、各个部门和所有员工集中在一个平台进行管理和沟通，而且集团公司相对于其他企业优势在于新业务刚刚起步，不至于像老企业那样积重难返。

所以我认为集团目前实施OA系统是必要，即可以规范企业管理，提高工作效率，减少办公费用，也可以为将来实施更加复杂ERP、CRM等系统打下良好基础，实现集团现代化信息管理。

OA结构图

三、OA系统实施计划

系统实施需要做以下工作：

1、管理架构调研。因为OA系统以工作流程为核心，所以必

须明确集团总部、工厂、分公司、各部门管理关系。例如

某公司业务副总经理负责业务部门，总经理亲自管理行政

部与财务部，这样管理架构体现在OA系统里，行政部与

财务部工作流程无需通过业务副总经理审核就可提交总经

理，而业务部门工作流程则需副总经理审核通过后，才能

提交给总经理审核。如果管理关系不明确，OA系统基础

不稳，将不可能成功实施。

2、管理权限调研。各个岗位管理者、员工有什么样权限，权

限有多大必须要明确。例如某部门主管有1000元以下业务

招待费审核权，体现在OA系统里他部门员工发生了1000

元以下招待费时，则只需员工申请后，部门主管审核通过

后提交财务部审核，无需通过总经理审核。如果管理权限

不明确，会造成工作流程混乱和拖延，不能体现OA系统

优点。

3、岗位员工调研。需要纳入OA系统管理员工需要明确，在

OA系统里可允许一员工兼多岗位和多员工同岗位，但设

立了某个岗位却没对应员工话，则会造成工作流程中断。

4、提供商与选型。目前国内协同OA软件厂商近400家，相

对成熟稳定、有一定规模效应有点击、金和、用友、合强、协达、泛微、浪潮、思创、慧点、明基、通达等厂商，这

类厂商软件价格偏高，支持50-100用户企业版售价在3万

至5万元。免费期满后需交纳2000～4000/年服务费。二线

厂商如华天动力、思道、竞凡、极限等，售价在8千至2

万元，价格降低导致相关服务减少，系统安装，部署与维

护都需要公司专人负责。通过与厂商接触和节省开支考虑，我建议在华天动力，通达科技和极限三家厂商中选择，将

软件成本控制在3万元以内。

5、系统部署与试用。OA系统在全公司推广之前，需要在小

范围如分公司内试用，测试系统平台安全性和稳定性，同

时测试设置工作流程是否完善和通畅，并在此基础上进行

功能修改和调整。如果测试通过，则在集团内推行。

6、系统培训和维护。OA系统实施触及大家工作习惯，甚至

各个业务部门利益，在实施过程中，难免会遇到阻力，甚

至抵触情绪，所以在全面推行同时，需要对各个部门进行

培训，加强员工对系统认同感和习惯性。同时系统平台日

常维护也需要专人负责，保证系统运行稳定和安全。

系统实施时间安排：

1、前期调研工作。需要2周时间，更需要管理高层积极配合。

对集团公司架构规划和安排、人员管理和分配将是OA系

统实施基本条件。

2、提供商选择与产品选型。需要1周时间。需要对各个提供

商产品是否满足和适合我们要求进行评估。有必要可派人

实地考察提供商实力与服务。

3、系统部署与试用。需要4周时间，需要分公司配合系统测

试与调试，尽量将问题解决在试用阶段。

4、系统培训和维护。时间待定。需要组织分公司、工厂各个

部门进行现场培训，重要部门如财务部更需要单独培训。

系统维护则将持续进行

系统实施费用预算：

1、购买系统软件：30000元。（这笔费用可省）

2、厂商考察差旅：2000元。（1人3天北京出差）

3、系统平台搭建：0元。（与网站共用服务器）

4、培训差旅：2000元。（湘潭、宁乡两地出差）

5、系统维护：2000元/月。（招聘1人负责维护网站和OA平