物业管理文档：日常管理-资料档案管理

物业管理档案管理

物业管理档案管理物业管理档案管理一、概述物业管理档案管理是指对物业管理工作中产生的各类档案进行有效管理、维护和利用的过程。

物业管理档案的管理对于提高物业管理工作的效率、规范物业管理行为具有重要意义。

本文将介绍物业管理档案的分类、管理流程及注意事项。

二、物业管理档案的分类物业管理档案主要可以分为以下几类：1. 业主档案业主档案是指物业管理工作中记录业主信息的档案。

包括业主的基本信息、、物业费缴纳记录等。

这些档案通常由物业管理公司负责管理，用于与业主进行日常联系和沟通。

2. 建筑档案建筑档案是指物业管理工作中记录建筑物信息的档案。

包括建筑物的设计图纸、施工合同、验收报告等。

这些档案可以提供给物业管理人员参考，用于维修和保养建筑物。

3. 合同档案合同档案是指物业管理工作中与业主、供应商等签订的各类合同文件。

包括租赁合同、物业服务合同、物资采购合同等。

这些档案可以作为物业管理工作的依据，用于解决合同纠纷和管理供应商关系。

4. 工单档案工单档案是指物业管理工作中记录处理问题和工作任务的档案。

包括报修工单、投诉工单、巡检记录等。

这些档案可以帮助物业管理人员追踪工作进展和解决问题，提高工作效率。

5. 档案归档管理档案归档是指将物业管理档案按照一定的分类和规则进行整理、归档和存储的过程。

通过合理的档案归档管理，可以提高档案的检索效率和保存安全性。

三、物业管理档案管理流程物业管理档案的管理流程主要包括档案的收集、整理、归档和利用等环节。

具体流程如下：1. 档案收集：物业管理人员负责收集各类物业管理档案，包括从相关部门或业主获取所需资料。

2. 档案整理：对收集来的档案进行整理、分类和编目工作。

将档案按照一定的规则进行整理，确保档案信息的准确性和完整性。

3. 档案归档：将整理好的档案进行归档处理，按照分类、时间等因素进行分类存储。

对于重要档案，可以采用专门的柜子或保险柜进行存储，确保档案的安全性。

4. 档案利用：物业管理人员在需要时可以利用档案进行查询、检索和使用。

日常档案管理制度(3篇)

日常档案管理制度（3篇）日常档案管理制度（精选3篇）日常档案管理制度篇1物业管理公司日常档案资料管理制度1、文档管理人员专职负责管理处所有文件（通知、命令、公函、总结报告、通报、会议纪要）及资料（技术图纸、说明书、手册、个人简历、员工档案市府法规、车辆档案、住户档案等）的存档、收集和保管。

2、任何人员借阅上述文件资料，须登记日期、用途、经手人及归还日期。

3、属秘密文件的要妥善保管，不准散播其内容，不准给未经领导批准的人员翻阅，不准复印，不准带离办公室。

4、职员、员工个人档案材料属秘密材料，他人无权翻阅，文档管理人员也不准将这些资料擅自给他人过目。

5、文件资料等要朝廷合归档，归档要注意整齐，归档前要先把资料分类，无论是按字母顺序还是内容、按时间等形式分类，其目的都是为了查找迅速方便，因此都必须在档案夹里清楚的标明。

6、要经常进行清理归档，以免资料堆积混乱，对过期的文件资料，要及时清理，无保存必要的材料，经领导批准可做销毁处理。

日常档案管理制度篇2一、对本单位各门类、载体档案均由本单位档案室集中保管，案卷质量必须符合规范要求，方予接收入室。

全部档案分别按不同门类、载体、保管期限排列、编号、固定位置。

二、库房管理应严格执行《档案库房技术管理暂行规定》做好防火、防高温、防盗、防尘、防潮、防有害生物、防蛀、防有害气体。

库房内严禁吸烟和使用明火，严禁存放易燃、易爆物品。

三、坚持定期或不定期检查、统计档案，如有破损、字迹褪变、霉变生虫等情况，应及时采取补救措施，确保档案的完整与安全。

四、经常保持库房、柜架整洁整齐，定期对库房内电器、线路、消防设施进行检查，发现问题及时解决，档案人员离开库房时，必须切断电源，管好门窗。

五、坚持温湿度侧记和调节，档案库房的温度应控制在14度至24度之间，相对湿度应控制在45%-60%之间。

六、档案库房由专人管理，非库房工作人员未经许可不得擅入，档案交接应严格履行手续。

日常档案管理制度篇3一、目的规范业主档案的保管与跟踪工作。

小区物业资料档案管理制度

第一章总则第一条为加强小区物业资料档案的管理，确保档案资料的安全、完整和有效利用，根据国家有关档案管理的法律法规，结合本小区实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本小区所有物业资料档案的管理工作。

第三条物业资料档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理，规范运作；（二）集中管理，分级负责；（三）安全保密，服务业主；（四）科学管理，持续改进。

第二章档案分类与内容第四条物业资料档案分为以下几类：1. 业主档案：包括业主基本信息、购房合同、租赁合同、装修申请等；2. 公共设施设备档案：包括各类设备安装、维修、更换记录，设施设备使用说明书等；3. 物业管理档案：包括物业管理规章制度、工作计划、会议记录、业主委员会会议记录等；4. 财务档案：包括物业费收缴、维修基金使用、公共收益分配等财务报表；5. 安全保卫档案：包括门禁系统使用记录、巡查记录、安全检查报告等；6. 绿化养护档案：包括绿化养护计划、实施记录、病虫害防治记录等；7. 其他档案：包括业主投诉、表扬、纠纷处理等。

第五条档案内容应包括以下方面：1. 文字材料：包括各类文件、通知、报告、记录等；2. 图像材料：包括照片、图纸、图表等；3. 音像材料：包括录音、录像等。

第三章档案收集与整理第六条档案收集应遵循以下要求：1. 及时收集，确保档案的完整性；2. 分类收集，按照档案类别进行归档；3. 严格审查，确保档案的真实性和准确性。

第七条档案整理应遵循以下要求：1. 按照档案类别、时间顺序进行排列；2. 对档案进行编号、分类、编目；3. 对破损、褪色的档案进行修复和保护。

第四章档案保管与利用第八条档案保管应遵循以下要求：1. 专人负责，确保档案的安全；2. 采取防潮、防霉、防火、防盗等措施；3. 定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理。

第九条档案利用应遵循以下要求：1. 严格审批，确保档案的保密性；2. 为业主提供档案查询、复制等服务；3. 不得擅自借阅、复制、外传档案。

物业管理服务档案管理方案

物业管理服务档案管理方案-CAL-FENGHAI.-(YICAI)-Company One1第部分物业管理服务档案管理方案第一节档案资料管理方案随着建筑设计高科技专业化的发展，信息成为管理资源中的重要因素，为此思兰雅苑物业管理的档案建立与管理，必须采用先进的管理技术，通过档案的集中化、有序化、信息化的科学程序，对物管区域内所有物业管理与服务项目，从主体到配套，从建筑到环境，从硬件到软件等，都建立相应的管理档案，并牢固树立档案管理财务观、资源观和服务观，使档案材料的管理真正为管理服务。

档案资料管理，设档案管理员一人，有一定档案资料管理经验，精通电脑操作，工作责任心强。

一、档案资料管理运作流程收集——整理——归档——利用1、档案资料的收集：（1）设立档案资料室，采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，由专职档案管理员，建立相应的管理制度，对所有的档案资料进行严格管理。

（2）资料的收集，坚持内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，以实际工作需要出发。

信息资料的来源渠道；规划设计到工程竣工验收的全部工程技术，维修资料；物业构成的方面，到房屋主体，公共设施，小到一树一木全有详细的资料。

2、资料的分类整理：收集的所有信息资料，统一由档案管理员集中整理、分类。

整理的重点是去伪存真，根据资料信息的来源，内容，表现形式的特点，做到条理清晰，分类合理。

二、档案资料的分类三、资料的归档管理（1）归档就是根据资料本身的内存规律、联系进行科学的分类与保存。

根据实际需要，思兰雅苑的资料归档由管理处保存，如：录像带、胶卷、照片、图景等档案按不同的业务性质编号，造册，编辑并分柜保存，运用计算机的先进管理手段，尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和调用。

（2）档案的出室、入室都有严格规定，出室必须具备资格的人员经登记后方可借出，入室时，须由专人检查，如有破损，立即修复，并视情追究有关人员的责任。

档案管理员需及时收回在外的文件资料，严防丢失。

物业工程资料档案管理制度

第一章总则第一条为规范物业工程资料档案的管理工作，确保工程资料档案的完整、准确、安全，提高物业工程管理水平，特制定本制度。

第二条本制度适用于本公司所有物业工程项目资料档案的管理。

第三条本制度遵循以下原则：1. 完整性原则：确保工程资料档案的完整性，防止遗失、损坏。

2. 准确性原则：保证工程资料档案内容的准确性，确保工程管理的科学性。

3. 安全性原则：加强工程资料档案的安全管理，防止资料泄露和非法使用。

4. 规范性原则：按照国家相关法律法规和行业标准，建立健全工程资料档案管理制度。

第二章职责分工第四条工程资料档案管理工作由工程部负责，具体职责如下：1. 制定、修订和完善工程资料档案管理制度；2. 指导、监督各部门执行工程资料档案管理制度；3. 负责工程资料档案的收集、整理、归档、保管和借阅工作；4. 定期对工程资料档案进行清理、分类、归档和更新；5. 配合有关部门对工程资料档案进行监督检查。

第五条各部门职责如下：1. 设计部门：负责工程图纸、设计变更等资料的编制、审核和提交；2. 施工部门：负责施工过程中产生的各类资料收集、整理和归档；3. 质量部门：负责工程质量检查、验收等资料的收集、整理和归档；4. 安全部门：负责工程安全检查、事故处理等资料的收集、整理和归档；5. 物业管理部门：负责工程竣工验收、移交等资料的收集、整理和归档。

第三章管理流程第六条工程资料档案的收集：1. 工程资料档案的收集应按照工程进度进行，确保资料档案的完整性和准确性；2. 各部门在工程实施过程中产生的资料应及时收集，并按类别、时间顺序整理归档。

第七条工程资料档案的整理：1. 工程资料档案的整理应按照国家相关标准和行业规范进行；2. 档案资料应分类、编目、标注，便于查阅和管理。

第八条工程资料档案的归档：1. 工程资料档案归档前，应进行审核、整理和编号；2. 归档的工程资料档案应按照类别、时间顺序存放，并建立档案目录。

第九条工程资料档案的保管：1. 工程资料档案的保管应按照档案室的要求进行，确保档案安全；2. 工程资料档案的保管期限按照国家相关法律法规和行业标准执行。

物业档案资料管理

物业档案资料管理物业档案资料管理是指对物业管理过程中产生的各类档案资料进行规范化、系统化管理的工作。

通过合理的档案管理，可以提高物业管理的效率和质量，确保物业档案的安全性和可靠性，为物业管理工作提供有力的支持。

一、档案资料的分类与整理1. 根据物业管理的不同领域和内容，对档案资料进行分类，如合同档案、收费档案、维修档案、设备档案等，以便于后续的管理和查询。

2. 对每一个档案类别进行详细的整理，包括建立档案目录、编制档案编号、整理档案材料等工作，确保档案的完整性和一致性。

二、档案资料的存储与保管1. 设立专门的档案室或者档案柜，统一存放各类档案资料，并制定相应的存储规范，包括档案的摆放顺序、密封方式、防火防潮等措施，确保档案的安全性和可靠性。

2. 制定档案借阅和归还制度，对外部人员的档案借阅要求进行审批和记录，确保档案的保密性和完整性。

三、档案资料的检索与利用1. 建立档案检索系统，包括纸质档案的目录索引和电子档案的关键词检索等方式，方便快速地查询所需档案资料。

2. 制定档案利用规范，明确档案的使用范围和权限，并对档案的利用情况进行记录和统计，以便于对档案利用情况进行评估和改进。

四、档案资料的归档与销毁1. 对于已经完成的档案资料，根据规定的保管期限进行归档，确保档案的长期保存和利用。

2. 制定档案销毁的规范和程序，对于已经过期或者无法利用的档案资料，进行安全、环保的销毁处理，如纸张的密封销毁、电子档案的彻底删除等。

五、档案管理的监督与评估1. 建立档案管理的监督机制，包括定期对档案管理工作进行检查和评估，发现问题及时进行整改和改进。

2. 建立档案管理的绩效评估体系，对档案管理工作进行定量和定性的评估，以便于发现问题和提高管理水平。

六、档案管理的信息化建设1. 推动档案管理的信息化建设，建立档案管理系统，实现档案的电子化存储、检索和利用，提高档案管理的效率和便利性。

2. 培训档案管理人员的信息化技能，提升其对档案管理系统的操作和维护能力，确保信息化建设的顺利进行。

物业档案管理

物业档案管理物业档案管理是指对物业管理过程中产生的各类档案进行有效的管理和维护，以便于日常运营和管理工作的开展。

物业档案管理的目的是确保物业档案的完整性、准确性和可靠性，提高工作效率和管理水平。

一、档案分类与整理1. 将物业档案按照不同的类别进行分类，如合同档案、人事档案、财务档案等，便于后续的管理和检索。

2. 对每个类别的档案进行整理，按照时间顺序或者其他合理的方式进行排序，以便于快速查找和使用。

二、档案存储与保管1. 选择合适的存储介质，如纸质档案、电子档案或者混合存储，根据档案的重要性和保密性进行合理的选择。

2. 为每个档案建立相应的档案袋或盒，并标注清晰的档案名称、编号和存放位置，确保档案的易查找和存储安全。

3. 制定档案保管制度，明确档案的保管责任人和保管期限，并定期进行档案的检查和整理，确保档案的完整性和可用性。

三、档案检索与利用1. 建立档案索引系统，对每个档案进行索引，包括档案名称、编号、存放位置等信息，便于快速检索和利用。

2. 制定档案借阅制度，明确借阅的流程和要求，确保档案的安全性和及时性。

3. 提供便捷的档案查询和借阅服务，如建立档案查询系统或者设立档案查询窗口，方便相关人员进行查询和借阅。

四、档案保密与备份1. 对于涉及个人隐私或者商业机密的档案，要采取相应的保密措施，如限制查阅权限、加密存储等，确保档案的安全性和保密性。

2. 建立档案备份制度，定期对重要的档案进行备份，以防止档案的丢失或损坏。

五、档案销毁与归档1. 制定档案销毁制度，明确档案销毁的程序和要求，确保档案的合规销毁。

2. 对于不再需要保留的档案，按照规定的程序进行归档或销毁，确保档案管理的及时性和规范性。

六、档案管理系统建设1. 建立物业档案管理系统，实现对档案的电子化管理和查询，提高档案管理的效率和准确性。

2. 根据实际需求，选择合适的档案管理软件或系统，进行定制和配置，以满足物业档案管理的特定需求。

七、档案培训与监督1. 开展档案管理培训，培养物业管理人员对档案管理的重视和专业能力，提高档案管理的水平和质量。

物业管理档案的管理制度

物业管理档案的管理制度物业管理档案管理制度一、总则1. 为了规范物业管理档案的管理，确保档案的完整性、安全性和可追溯性，特制定本制度。

2. 本制度适用于所有物业管理公司的档案管理工作。

二、档案分类1. 物业管理档案分为以下几类：- 行政管理档案- 财务管理档案- 工程管理档案- 客户服务档案- 安全管理档案- 环境管理档案- 法律法规与合同档案三、档案管理职责1. 物业管理公司应设立专门的档案管理部门或指定专人负责档案管理工作。

2. 档案管理人员应具备相应的专业知识和技能，负责档案的收集、整理、保管和更新。

四、档案收集1. 档案管理人员应及时收集各类文件、资料、记录等，确保档案的完整性。

2. 收集的档案材料应真实、准确、完整。

五、档案整理1. 档案应按照类别和时间顺序进行系统整理。

2. 每个档案都应有明确的编号和索引，便于检索。

六、档案保管1. 档案应存放在干燥、通风、防火、防潮、防虫的环境中。

2. 档案室应限制非授权人员进入，确保档案安全。

七、档案保密1. 档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。

2. 对于涉及业主隐私的档案，应特别注意保密。

八、档案利用1. 档案的查阅应有相应的审批流程，未经批准不得随意查阅。

2. 查阅档案的人员应对档案内容保密，并保证档案的完好无损。

九、档案更新1. 档案管理人员应定期对档案进行审核和更新，确保信息的时效性。

2. 任何过时或失效的档案应及时进行标识和处理。

十、档案销毁1. 对于需要销毁的档案，应按照相关法律法规和公司规定进行。

2. 销毁档案应有详细的记录，并经过相关负责人批准。

十一、监督与检查1. 物业管理公司应定期对档案管理工作进行监督检查。

2. 对于违反档案管理制度的行为，应及时纠正并采取相应的预防措施。

十二、附则1. 本制度自发布之日起实施，由物业管理公司负责解释。

2. 对本制度的修改和补充，应经过物业管理公司的批准。

物业管理的日常管理工作

物业管理的日常管理工作标题：物业管理的日常管理工作引言概述：物业管理是指对房地产项目进行维护、保养、管理和运营的一系列工作。

日常管理工作是物业管理中最基础也是最重要的部分，它涵盖了许多方面，包括维护保养、安全管理、服务管理、财务管理等。

本文将详细介绍物业管理的日常管理工作内容。

一、维护保养1.1 定期检查设施设备：物业管理人员需要定期检查建筑物、设施设备的运行情况，及时发现并解决问题，确保设施设备的正常运行。

1.2 维修维护工作：物业管理人员需要组织维修维护工作，包括维修电梯、水电设备、空调等设施，确保设施设备的正常使用。

1.3 绿化养护工作：物业管理人员需要对小区内的绿化进行养护管理，包括修剪树木、修整花草、清理垃圾等，保持小区环境整洁。

二、安全管理2.1 安全巡查：物业管理人员需要定期进行安全巡查，检查小区内的安全隐患，及时采取措施进行处理，确保小区居民的生命财产安全。

2.2 应急预案：物业管理人员需要制定应急预案，包括火灾、水灾、地震等突发事件的处理方案，确保在发生突发事件时能够迅速有效地应对。

2.3 安全教育：物业管理人员需要定期组织安全教育活动，提高居民的安全意识，教育他们如何正确应对各种安全问题。

三、服务管理3.1 业主服务：物业管理人员需要提供优质的业主服务，包括处理业主的投诉、建议、需求等，确保业主的权益得到保障。

3.2 社区活动：物业管理人员需要组织各种社区活动，增进居民之间的交流，营造和谐的社区氛围。

3.3 客户满意度调查：物业管理人员需要定期进行客户满意度调查，了解业主对物业管理工作的评价和意见，及时改进服务质量。

四、财务管理4.1 费用管理：物业管理人员需要对小区的费用进行管理，包括收取物业管理费、水电费等，确保费用的合理使用。

4.2 财务报表：物业管理人员需要编制财务报表，包括收支情况、资产负债表等，及时向业主公示小区的财务状况。

4.3 财务审计：物业管理人员需要定期进行财务审计，确保小区的财务活动合法合规。

物业档案资料管理

物业档案资料管理一、引言物业档案资料管理是指对物业管理过程中产生的各类档案、资料进行规范、系统、全面的管理工作。

良好的物业档案资料管理可以提高物业管理效率，保障物业管理工作的顺利进行，为物业管理决策提供可靠的依据。

二、档案资料分类与归档1. 分类根据物业管理工作的特点和需求，将档案资料分为以下几类：- 合同档案：包括物业租赁合同、服务合同等；- 业主档案：包括业主信息、业主投诉记录等；- 设备档案：包括物业设备信息、维修记录等；- 财务档案：包括物业收支记录、发票等；- 人事档案：包括员工信息、考勤记录等。

2. 归档根据档案资料的类别，采取合适的归档方式：- 合同档案：按合同编号或租赁单元归档；- 业主档案：按业主姓名或住房单元归档；- 设备档案：按设备编号或设备类型归档；- 财务档案：按时间顺序归档；- 人事档案：按员工编号或部门归档。

三、档案资料管理流程1. 档案收集物业管理部门负责收集、整理和归档各类档案资料。

收集档案资料时，应及时向相关部门或人员索取必要的文件，并确保文件的完整性和准确性。

2. 档案登记对每份档案资料进行登记，包括档案名称、编号、归档位置、责任人等信息。

建立档案登记表格或使用电子档案管理系统进行登记，以便于后续查找和管理。

3. 档案存储将档案资料存放在专门的档案室或柜子中，确保档案的安全性和完整性。

对于重要的档案资料，可以采取备份或复制的方式进行存储，以防止丢失或损坏。

4. 档案检索建立档案索引系统，方便快速检索需要的档案资料。

索引系统可以按照档案名称、编号、归档时间等进行分类，提供便捷的检索方式，节省时间和精力。

5. 档案保管定期对档案资料进行保管和整理，确保档案的完整性和可读性。

对于过期或无效的档案资料，可以进行清理和销毁，以节约存储空间和资源。

四、档案资料管理的重要性1. 便于查找和利用良好的档案资料管理可以提高档案的可查找性和利用率，减少查找时间和成本，提高工作效率。

物业管理日常运营的档案

物业管理日常运营的档案一、引言物业管理是指对房地产项目进行全面管理和维护的一项工作。

在物业管理的日常运营中，档案的管理起着重要的作用。

物业管理的档案包括各类合同、项目规划、资料文档等，这些档案的完善和管理能够有效提高物业管理的效率和质量。

本文将介绍物业管理日常运营的档案管理要点和管理流程。

二、档案管理要点2.1 档案分类物业管理的档案可以按照不同的分类方式进行整理。

常见的分类方式包括按照时间、按照部门、按照项目等。

根据具体的管理需求，选择合适的分类方式，有利于档案的查找和整理。

2.2 档案整理档案整理是物业管理中的重要环节。

在整理档案时，应根据分类方式将档案进行归档，并标注清晰的档案名称和编号。

另外，还可以使用标签或文件夹等辅助工具进行管理，以便更好地保持档案的完整性和可查找性。

2.3 档案存储为了保证档案的安全和长期保存，物业管理需要合理选择档案存储方式。

一般而言，选择干燥、通风、温度适宜的环境存放档案，同时还可以考虑使用密封的文件柜或文件盒进行存储，以避免档案受潮或受损。

2.4 档案备份档案备份是物业管理中不可忽视的环节。

定期将档案进行备份，可以防止因意外或错误导致档案丢失的情况发生。

备份可以选择使用外部存储设备或云端存储服务，保证档案的安全性和可恢复性。

三、档案管理流程3.1 档案申请在物业管理中，各类档案的申请非常常见。

例如，项目规划文件、资料文档等需要定期或不定期地进行申请。

档案申请流程通常包括填写申请表、提交申请并附上相关材料、审批等环节。

申请人应按照规定的流程和要求完成各个环节，并确保申请材料的完整性和准确性。

3.2 档案审批档案申请提交后，需要经过相应的审批程序。

审批环节通常由物业管理中的相关部门或负责人进行，审批的标准一般包括档案的合法性、完整性和准确性等。

审批通过后，申请人可以继续后续的操作。

3.3 档案借阅物业管理中的档案借阅是指在一定期限内将档案提供给借阅人使用。

借阅人需要提出书面申请，经过相应的审批后才能借阅档案。

物业档案管理制度15篇

物业档案管理制度15篇物业档案管理制度1依据《中华人民共和国国档案法》，结合企业实际情况，确保档案的完整和安全，特制定本制度。

一、档案工作的基本原则档案实行集中管理与分散管理相结合，即分别为公司、部门管理，专人负责档案管理工作。

公司各部门在各项活动中所形成的具有参考价值的文件、材料，由承办单位、经办人负责将办完的文件、资料及时归档。

二、文件资料点收、整理和归档1、文件结案移送归档时，检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。

2、文件如经过抽查，应有部门主管领导的.签认。

3、文件的处理手续必须完善，如有遗漏，应立即退回承办人。

4、做好收件登记、编号、运转、催办工作，按规定程序符合立卷标准要求，及时分类、立卷、归档。

三、档卷管理1、每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。

2、做好相关的防范措施，注意保密工作。

3、保持档案室清洁，随时擦拭档案橱、架，并采取防虫蛀腐朽工作。

4、每年按规定清理一次，已到保管期限，确定销毁的档案材料必须列册登记，经领导审批后作销毁处理。

四、档案调、借阅1、严格履行调、借阅登记、审批手续，一般仅限在档案室查阅。

确因工作需要带出复印或摘抄文件，须经领导批准。

2、借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案。

3、档案归还，经档案管理人员检查无误后，立即归入档卷。

物业档案管理制度2为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

一、档案管理机构及其职责1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合办公室的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

2、综合办公室档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各科室负责人负责本部门档案资料的使用管理。

3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

4、综合办公室档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。

物业档案资料管理【范本模板】

档案资料管理一、物业档案资料的含义物业档案资料指在物业的开发和管理活动中形成的作为原始记录保存起来以备查考的文字、图像、声音以及其他各种形式和载体的文件。

二、物业档案的建立物业档案资料的建立主要有收集、整理、归档和利用四个环节。

1．收集：是将分散在单位各内部工作机构的有保存价值的文件资料集中移交给单位档案室或负责管理档案的部门的工作。

物业资料来源按不同的标准有不同的分类。

(一)、物业资料来源按时间顺序分类:1、设计规划阶段信息(1）土地购买合同、土地使用证等权属证书（2)规划许可证、建筑许可证、预售许可证等各类项目批准证书(3)建筑图、施工图、施工组织设计等图纸文件2、竣工及验收阶段信息(1)竣工图（2)竣工工程项目一览表(3）设备技术清单(设备名称、规格、数量、场地、主要性能、单价、随机工具备件等）(4)设施技术手册、使用说明及质保证明（5）设备安装调试记录(各种设备系统的试压、试漏检查记录、暖气，卫生、空调、电讯、电气、通风、供水、供气、消烟灭火、防暴报警、电视监控等系统）(6）土建施工记录(地基处理记录、结构安装校正记录,预应力构件施工记录等)(7)建(构）筑物监测记录（建筑物的沉降、变形、防震，钢结构焊缝探伤检查记录)（8）隐蔽工程的验收记录(9)工伤事故发生及处理记录（10）图纸会审记录、设计变更通知和技术核定单(11)项目的重要技术决定和文件（12)验收计划和验收会议纪要验收记录(13）返修记录（14）验收总结报告3、委托管理阶段信息（1)委托管理招标文件（2）物业管理投标文件(物业管理单位的资质证明、管理计划和预算等) （3）物业委托管理合同(协议书）4、招商阶段信息（1）招标物业的平面图纸（2)招租许可证及委托书(3)租金及管理费测算（4)租赁合同（5）广告策划资料5、用户入户信息（1）用户入住通知书、入户须知(2）管理公约(公共契约)(3）用户资料（包括业主、租户)（4)业主委员会章程(5）用户手册(6)用户进户验收表(7）用户进户交费单6、日常管理信息（1)业主、租户变动和更换情况（2)各部门工作(操作)规范，管理制度（3)各部门工作记录（4)大、中、小修记录（5）维修承包合同和预决算（6）保安、清洁、绿化等项目的承包合同等（7)用户来往信件、投诉和处理资料（8)年度工作计划、总结、报告（9)人事档案（10)保险资料(11)法律法规和政府有关文件(12）财务报表、工资报表、管理表和租金收缴凭证等资料（二）、按物业管理参与者分为:1、(1）在物业接管移交时与开发商及设计单位、施工单位积极合作，力争全面、准确地收集到工程建设产权和工程技术资料等原始资料。

物业管理公司档案管理制度

物业管理公司档案管理制度标题：物业管理公司档案管理制度
引言概述：物业管理公司作为管理大型物业项目的专业机构，其档案管理制度的建立和实施对于保障公司运营效率、提升服务质量至关重要。

本文将从档案管理制度的建立、档案分类管理、档案存储和保护、档案检索和利用以及档案销毁五个方面进行详细介绍。

一、档案管理制度的建立
1.1 制定档案管理制度的必要性
1.2 确定档案管理责任部门和人员
1.3 设立档案管理流程和标准
二、档案分类管理
2.1 建立档案分类体系
2.2 区分不同保管期限的档案
2.3 制定档案分类管理规范
三、档案存储和保护
3.1 选择合适的档案存储设备和环境
3.2 制定档案保护措施和应急预案
3.3 定期进行档案存储环境检查和维护
四、档案检索和利用
4.1 建立档案检索系统
4.2 制定档案利用规定和权限控制
4.3 提供员工档案管理培训和技术支持
五、档案销毁
5.1 制定档案销毁标准和程序
5.2 确保合规性和安全性
5.3 审计档案销毁过程和记录
结论：物业管理公司档案管理制度的建立和实施是公司管理工作的重要组成部份，惟独建立科学规范的档案管理制度，才干有效提高公司的管理效率和服务水平，确保公司运营的顺利进行。

希翼本文的介绍能够为物业管理公司档案管理制度的建立和完善提供一定的参考和指导。

物业档案资料管理

物业档案资料管理
标题：物业档案资料管理
引言概述：
物业档案资料管理是物业管理工作中至关重要的一环，它涉及到物业管理的各个方面，包括建筑物管理、人员管理、财务管理等。

合理、规范的物业档案资料管理可以提高物业管理效率，保障物业管理工作的顺利进行。

一、建立完善的档案管理制度
1.1 制定档案管理规定和流程
1.2 确定档案管理责任人
1.3 建立档案管理档案分类体系
二、规范档案资料的收集和整理
2.1 确保档案资料的完整性和准确性
2.2 统一规范档案资料的命名和存储格式
2.3 定期对档案资料进行清理和整理
三、保障档案资料的安全性和保密性
3.1 设立档案管理权限和访问控制
3.2 建立档案资料备份和灾难恢复机制
3.3 加强档案资料的保密意识和培训
四、利用信息化技术提升档案管理效率
4.1 建立物业档案管理系统
4.2 实现档案资料的电子化管理
4.3 利用大数据技术分析档案资料，优化物业管理决策
五、加强档案管理的监督和评估
5.1 定期进行档案管理工作评估和检查
5.2 推行档案管理的内部审计和外部审查
5.3 不断完善档案管理制度，提高管理水平和效率
结语：
物业档案资料管理是物业管理工作中不可或缺的一部分，只有建立完善的档案管理制度，规范档案资料的收集和整理，保障档案资料的安全性和保密性，利用信息化技术提升管理效率，加强监督和评估，才能有效提高物业管理工作的质量和效率，为业主提供更优质的服务。

物业资料文件管理制度

物业资料文件管理制度第一章总则第一条为了规范和统一物业资料文件管理工作，提高资料文件的保存、利用效能，保证资料文件的完整性、安全性和保密性，制定本制度。

第二条本制度适用于物业公司及其所管理的物业管理区域内的全体物业管理人员和相关工作人员。

第三条物业资料文件是指物业公司及其所管理的物业管理区域内的有关业主、业户、建筑物等相关的各类资料文件。

第四条物业资料文件管理工作应当依法合规、科学规范，依据此制度规定，保证资料文件的安全、完整、整洁、规范保存。

第二章资料文件收集与整理第五条物业公司应当建立完整的资料文件收集与整理制度，明确资料文件的收集、整理、分类、归档等工作流程和标准。

第六条物业公司应当严格执行国家相关法律法规，严格按照业主、业户信息管理规定，依法合规地收集与整理相关资料文件。

第七条物业公司应当建立健全规范的文件分类系统，按照文件的性质、用途、重要性等因素，进行合理分类、标注、编码等工作。

第八条物业公司要求工作人员严格按照规定的文件整理标准和要求，对收集到的资料文件进行认真整理、排列和归档。

第九条物业公司应当制定、实施业主、业户个人信息条款及使用管理规范，并保证个人信息的安全性和完整性。

第十条物业公司应当建立健全电子文件管理制度，明确电子文件的归档、保管、审批等工作流程和标准。

第三章资料文件保存与保管第十一条物业公司应当明确资料文件的保存期限，依法将资料文件按时进行定期清点和整理工作。

第十二条物业公司应当建立健全安全保管资料文件的制度，确保资料文件不受损坏和丢失。

第十三条物业公司要求工作人员按照规定的保密要求和标准，对资料文件进行严格保密和保护。

第十四条物业公司应当建立健全资料文件借阅制度，依法合规地对外提供资料文件借阅服务。

第四章资料文件利用与处理第十五条物业公司应当建立健全资料文件利用的制度，明确资料文件的利用方式和范围。

第十六条物业公司要求工作人员按照规定的利用要求和标准，对资料文件进行谨慎利用和处理。

物业档案资料管理制度范本

一、总则为加强物业档案资料的管理，确保档案资料的安全、完整和有效利用，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业实际情况，特制定本制度。

二、管理范围本制度适用于本物业所有档案资料的管理，包括但不限于以下内容：1. 物业管理合同、协议、章程等法律文件；2. 物业业主大会、业主委员会会议记录；3. 物业管理服务收费标准、物业服务合同；4. 物业设施设备技术档案；5. 物业维修、保养记录；6. 物业安全管理档案；7. 物业财务档案；8. 物业人力资源管理档案；9. 物业绿化、环境卫生档案；10. 其他与物业管理相关的资料。

三、管理职责1. 物业管理公司应设立档案管理部门，负责物业档案资料的收集、整理、归档、保管和利用工作；2. 档案管理部门应配备专职或兼职档案管理人员，负责档案资料的日常管理工作；3. 各部门应积极配合档案管理部门，做好档案资料的收集、整理和归档工作。

四、档案资料管理要求1. 收集要求：各部门在形成档案资料时，应确保资料的真实性、完整性和准确性；2. 整理要求：档案资料应按照档案分类标准进行分类、编号、编目，确保档案资料的有序性；3. 归档要求：档案资料应在形成后及时归档，归档时应填写归档目录，归档材料应齐全、完整；4. 保管要求：档案资料应按照档案保管要求进行存放，确保档案资料的安全、完整；5. 利用要求：档案资料的利用应遵循保密原则，未经批准，不得擅自复制、泄露档案资料。

五、档案资料利用1. 档案资料的查阅、复制、借阅等，应按照档案利用规定办理；2. 档案资料的查阅、复制、借阅等，应填写相关申请表，经档案管理部门批准后方可进行；3. 档案资料的查阅、复制、借阅等，应在档案管理部门的监督下进行。

六、奖惩措施1. 对在档案资料管理工作中表现突出的单位和个人，给予表彰和奖励；2. 对违反档案资料管理规定的单位和个人，给予批评教育或纪律处分。

七、附则1. 本制度自发布之日起施行；2. 本制度由物业管理公司负责解释。

物业管理公司档案管理制度

物业管理公司档案管理制度物业管理公司档案管理制度「篇一」加强档案资料管理，有助于保存住宅小区(大厦)的历史资料，维护管理的连续性和规范化，便于房屋及设施设备的检查、维护、更新和与业主的沟通、联系。

(一)管理内容：1、工程档案：从接管开始的所有工程技术、维修、改造资料、各种竣工图及各类设施设备资料等；2、业主档案：所有业主购、租房合同(复印件)，业主基本情况登记表、装修申请表等；3、财务档案：逐年形成的财务收支报表、物业维修基金使用报表等；4、文件档案：有关物业管理法规政策、公司文件等；5、管理资料：绿化资料、日常巡查(清洁、维修、保安)记录、值班记录，车辆管理记录、监控记录、荣誉资料等。

(二)管理措施：1、制定档案制度，并严格执行；2、专人管理(由负责内勤的管理员担任)，专室专柜，编目造册，存放有序并且尊重业主隐私，保守秘密；3、科学管理，确保档案资料完整、齐全，确保档案完好率达100%；4、逐步实现智能化管理，计时可靠的掌握相关信息，提高管理水平。

物业管理公司档案管理制度「篇二」物业档案是随着物业管理行为的出现而产生的，尽管档案管理不是物业管理工作的主要环节，然而其重要地位却不容忽视。

物业管理工作正式开展后，几乎每一个环节都离不开档案，无论是维修、养护物业设施，还是了解业主及物业使用人情况，或是收取管理费用、开发经营活动等，都要用到物业档案。

随着现代科学技术的发展，无论是物业管理还是档案管理，都在向着现代化的管理目标迈进，物业档案的现代化管理也成为必然趋势。

物业档案是物业管理公司在从事物业管理活动时直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

随着物业管理的不断发展和完善，物业档案的种类也在不断增加。

一、档案管理运作环节1、设立档案室，采取系统化、科学化、现代化的先进手段，建立相应的规章制度，对所有档案资料进行严格管理。

2、资料的收集坚持内容真实的原则，根据实际资料和信息资料的内容，在实际工作中从需要出发，扩大资料的来源渠道。

物业档案资料管理

物业档案资料管理物业档案资料管理是指对物业管理公司的档案资料进行有效、规范、安全的管理和维护。

物业档案资料是物业管理公司日常工作中产生的各类文件、合同、报表、资料等，对于保证工作的顺利进行和信息的准确传递具有重要作用。

一、档案资料分类和整理1. 根据档案资料的性质和用途进行分类，如合同档案、财务档案、工程档案等。

2. 对每类档案资料进行编号和标识，确保档案资料的唯一性和易查性。

3. 制定档案整理规范，包括文件的摆放顺序、文件夹的标签规范等，确保档案的整齐有序。

二、档案资料存储和保管1. 设立专门的档案室或档案柜，确保档案资料的安全性和机密性。

2. 制定档案借阅制度，明确借阅流程和借阅权限，确保档案资料的合法使用。

3. 定期对档案资料进行巡检和清理，剔除过期无效的档案资料，保持档案的及时性和有效性。

三、档案资料的电子化管理1. 建立电子档案管理系统，将纸质档案资料进行数字化处理，提高档案的检索效率和利用价值。

2. 对电子档案进行备份和存储，确保档案资料的安全性和可靠性。

3. 制定电子档案管理规范，包括文件命名规则、文件夹分类规范等，确保电子档案的整理和管理。

四、档案资料的检索和利用1. 建立档案检索系统，包括索引、目录、关键词等，方便用户快速准确地检索所需档案资料。

2. 提供档案资料的复印、打印和传递服务，确保用户能够方便地利用档案资料。

3. 定期组织档案资料的培训和交流，提高用户对档案资料的认知和利用能力。

五、档案资料的销毁和归档1. 制定档案销毁规范，包括销毁程序、销毁时限等，确保档案资料的安全销毁。

2. 对于需要长期保留的档案资料，制定归档规范，包括归档位置、归档标识等，确保档案资料的长期保存和利用。

六、档案资料的安全管理1. 建立档案资料的权限管理制度，确保档案资料只能被授权人员访问和利用。

2. 加强档案资料的防火、防水、防盗等安全措施，确保档案资料的安全性和完整性。

3. 对于重要的档案资料，建立备份和灾备机制，确保档案资料的可恢复性和可持续性。

物业档案管理

物业档案管理物业档案管理是指对物业管理过程中产生的各类档案进行规范、有序地管理和维护，以确保物业信息的准确性、完整性和可靠性。

下面将详细介绍物业档案管理的标准格式和相关内容。

一、档案管理目的物业档案管理的目的是为了方便物业管理工作的开展，确保物业信息的安全、完整和可靠，提高工作效率和管理水平。

具体目标包括：1. 统一管理：建立统一的物业档案管理体系，确保档案的一致性和规范性。

2. 信息准确性：及时更新档案信息，确保信息的真实、准确和完整。

3. 安全保密：确保档案信息的安全性和保密性，防止信息泄露和丢失。

4. 便捷检索：建立档案检索系统，提供便捷的档案查询和检索服务。

二、档案管理内容物业档案管理的内容包括但不限于以下几个方面：1. 物业基本信息：包括物业名称、地址、建筑面积、使用性质、产权情况等基本信息。

2. 合同管理：对物业租赁合同、服务合同等进行管理，包括合同编号、签订日期、合同期限、租金、服务内容等。

3. 维修保养记录：记录物业设施的维修保养情况，包括设备名称、维修日期、维修内容、费用等。

4. 报修记录：记录业主或租户的报修情况，包括报修时间、报修内容、处理情况等。

5. 收费管理：记录物业费用的收费情况，包括费用名称、收费标准、收费周期、缴费日期等。

6. 安全管理：记录物业安全管理的情况，包括安全巡查记录、安全事故处理记录等。

7. 投诉处理：记录业主或租户的投诉情况，包括投诉时间、投诉内容、处理结果等。

8. 会议纪要：记录物业管理会议的召开情况和会议纪要，包括会议时间、参会人员、讨论内容、决议等。

9. 档案归档：对已完成的档案进行归档管理，包括档案编号、归档日期、归档位置等。

三、档案管理流程物业档案管理应遵循以下流程：1. 档案收集：及时收集物业管理过程中产生的各类档案，确保信息的完整性。

2. 档案整理：对收集到的档案进行分类、整理和归档，建立档案目录和编号体系。

3. 档案存储：建立档案存储区域，确保档案的安全性和可靠性，防止损坏和丢失。