物业公司管理制度汇编一档案管理制度

城开物业管理制度汇编一一档案管理制度

大同市城开物业有限责任公司

档案管理制度

为有效地利用和保护文档资料，加强文档管理工作，使文档管理工作规范化，特制定本规定：

第一条公司设立档案管理室，由人事行政部负责管理。并有专人管理档案。

第二条文档管理员

1．文档管理员须认真履行工作职责，忠于职守，不断提高管理水平，对归档的档案要认真整理，做到归档档案完整、系统、准确。 2．文档管理员要自觉遵守保密守则，未经领导批准，不得私自将公司文档借阅他人，不得擅自向外透露文档内容。

3．文档管理员不得将属于公司的文档资料据为己有，或拒绝归档。

4．文档管理员不得损毁、丢失应保存的文档资料。

5．文档管理员不得将公务活动中形成的应归档的文件资料据

为己有，拒绝转交。

6．文档管理员不得擅自提供、抄录、公布属于公司的文档以及应当保密的文档资料。

7．文档管理员不得涂改、伪造档案资料。

8．分类文件资料要进行合理的分类，无论是按照项目名称，还是内容，或者按照字母顺序，其目的都是为了查找迅速方便，因此都

须在档案盒内清楚的标注。

第五条归档范围

1．公司对外的往来文件、资料由办公室归档。

2．公司内各种规章制度、会议纪要，各部门的往来公文等公文资料，由人事行政部归档，各部门备存。

3．各种基建、施工、装修的洽商文件、图纸、预算等在工程结束后由工程部归档，相关部门备档。

4．与外界签定并有效的法律文本，如合同、协议、备忘录等文件由人事行政部归档，相关部门因需要可存复印件。

5．上级单位、各地方职能部门发给公司的文件、综合性的总结、工作计划由人事行政部归档，相关部门备存。

6．各部门的专题报告、集体和个人的调研资料、培训资料等亦须归档。

7．有关公司的重要的照片和底版、音像带、题词等须由办公室归。

8．关于原稿，如经几次修改，以领导审批签字稿归档。

第六条要求

1．归档的文件材料必须字迹清楚、工整，纸张要求为A4纸大小，文件格式需按照公司的标准文本。

2．归档的文件材料要完整、系统、准确。

3．归档的文件除特殊情况外，必须用原件。

4．归档的文件必须保持归档文件之间的历史联系。

第七条收集

1．对电子文档的收集工作。

2.将文件档案资料进行收集，并将其进行分类。

3．对于可进行输入电脑的资料及时输入电脑。各种文件资料收集、分类后，需在一个月内归档完毕。

第八条无归档价值的文件资料范围

1．拷备和无查考利用价值的事务性、临时性资料，包括宣传广告、消息等。

2．上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件。

3．未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效的文件、草稿、一般性文件的历次修改稿(重要法规性文件、定稿除外)、打印文件的各次校对稿(主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)。

4．从正式文件上摘录的供工作参阅的非正式材料。

5．下级单位送来参阅的简报、情况说明、不应抄报和不必备案的文件资料。

第九条使用、借阅

1．各部门因工作需要查阅有关文档资料时，经有关领导批准后，各部室应提供方便，并按《档案／图书／资料借阅单》办理借阅手续，阅后及时归还。

2．文件档案借出后，原则上需当日归还，不得过夜；如需长时借阅，需归还后办理续借手续。

3．对借出和归还的文件档案，应办理清点、签名登记手续，由

文档管理员和借阅者当面核对清楚。

4．所借文件档案不得随意折叠和拆散，严禁对文件档案更改、涂写，不得丢失和损坏。

5．服从文档管理员管理，在借阅范围内借阅。

6．文件档案如有丢失、损坏或机密材料泄密，须立即写出书面报告，按情节追究当事人的法律和行政责任。

7．调离本公司内的人员必须清理移交、归还借阅文件档案及该归档的资料，方可办理调离手续。

8．外单位人员查阅本公司文件档案须持单位介绍信和本人证件，经上级主管领导批准，办理有关查阅手续后，方可查阅。

第十条保存期限及销毁

1．文件档案的保存期限

(1) 以下文件档案保存期限为一年：

A．过期失效的各类公文和在工作中产生的质量记录和培训记录。

B．各类失效后的合同。

(2)以下文件档案保存期限为二年：

A．公司有关人事任免及重大决议和与质量有关的文件。

B．内、外审核及管理评审过程中产生的质量记录和文件。

(3)以下文件档案为永久性保存文件：

A．由发展商提供的物业建筑竣工图及设施资料。

B．机电设备的分供方评估资料。

C．房屋装修、维修及改造等记录。

D．设备大中修记录。

E．重大治安事件和质量事故。

F．重大客户投诉。

2．文件档案的销毁

(1)超过保存期限的质量记录，应在期满一个月后进行销毁。（2）超过保存期限的其它文件，在人事行政部主管签字同意后，分批次销毁。