考勤机管理系统说明书

考勤机管理系统说明书<一>系统简介<二>考勤机使用介绍<三>软件说明1、操作入门2、考勤机管理3、人事管理4、考勤设置5、考勤统计6、数据管理7、系统<一>系统简介本系统要紧由考勤终端与考勤软件两部分构成，考勤终端集成了发卡机、读写器与数据传输终端，能够脱离微机单独使用；其大容量、高可靠性的存储能力，足以应付人数众多的单位使用；高度集成、功能强大的考勤软件让原本枯燥、繁琐的考勤管理变得轻松、愉快。

1、YS—100APro考勤机要紧功能：(1) 使用射频卡作为考勤卡，先进可靠。

(2)可存储24,000条考勤记录及2，500个员工档案，记录自动刷新。

(3) 存满报警功能。

(4) 非法卡报警功能。

(5) 数据清除功能。

(6) 数据恢复功能。

(7) 机器号设置功能。

(8) 自动时钟、走时精确。

(9) 大屏幕液晶显示。

(10) RS-232/485接口。

(11) 实时考勤功能。

2、YS—200A考勤机要紧功能：（1）使用125KHZ感应卡作考勤卡,牢固耐用,读卡距离5-10cm。

（2）每次考勤只用0.6秒。

（3）存储50000条考勤记录。

（4）单机可同意5000名人员使用。

（5）实时考勤功能,考勤数据瞬间传至微机。

（6）FLASH—Memory存储器,数据无需电源保护,安全可靠。

（7）串口通讯,连接方便. 通讯使用MAX485与MAX232方式。

单机与多机联网可自行切换。

（8）自动时钟,走时精确，无需电源。

（9）段码式汉字大屏幕液晶显示,考勤时可显示迟到\早退\进\出等信息。

（10）多机联网方便大型企业使用,远传使用485通讯方式，距离可达1.2公里。

（11）闹铃输出,最多每天可设30次闹铃时间。

（12）机器号自行设置。

（13）语音提示功能：使用专用语音芯片，考勤时根据考勤班次提示:迟到\早退\考勤正常\ 非法卡\库满考勤无效等情况，发卡时提示发卡成功等信息。

（14）电源：系统使用220V交流电,停电可选用(+12V直流)外置式后备电源。

（15）能够设定重复刷卡时间间隔,重复刷卡视为一次。

（16）考勤数据清空、恢复功能。

（17）任意考勤记录查询功能。

（18）库满报警功能。

（19）实时显示考勤存储数据量。

（20）实时推断考勤特殊、正常情况。

（21）工号显示或者卡号显示。

（22）2、软件要紧功能：(1) 习惯任意上班方式，统计各类正常班、倒班工作时间与次数。

(2) 统计迟到、早退、缺勤、请假、进出等特殊情况时间与次数。

(3) 统计班前、班后、休息日、节假日各类加班。

(4) 多班统计方便准确。

系统环境: Win95/98/2000/XP/sever2000操作系统。

<返回目录><二>考勤机使用介绍1、技术指标:卡型：125KHZ射频卡卡阅读器：125KHZ RFID阅读器电源：220V,50HZ显示：YS—100APro12位段码式液晶屏。

YS—200A段码式汉字大屏幕液晶环境：温度 -20～45℃，相对湿度 45%～90%功耗：YS-100APro<3W YS—200A<6W2、操作说明：机器连接方式：首先将考勤机用数据线同计算机串行口连接好，插上电源并打开考勤机电源开关，硬件连接与通信设置即告完成。

单根数据线与联网数据线接线方式：（一） YS-100B型、YS-100A型、YS-100A+型、YS-100Apro型使用232通讯方式，数据线接线图：考勤机端口电脑端口4---------------23---------------31---------------5（二） YS-100A型、YS-100Apro型485通讯数据线接线图：考勤机端口 485转换器4--------------- (-)、 (+)通讯线3--------------- (+)、 (-)通讯线1--------------- 接地（三）YS—100A+ YS—100Apro+型485通讯数据线接线图：考勤机端口 485转换器1--------------- 接地2 与1连接8--------------- （+）、（-）通讯线9--------------- （-）、 (+) 通讯线射频卡读卡方法：将所注册射频卡靠近考勤机感应区10厘米以内，考勤机会马上读取卡上的号码并在液晶屏上即时显示出来，同时会发出提示音“嘀”或者“考勤正常”，读卡指示灯也亮起来,完成一次读卡操作。

考勤时,能够启动软件上的"实时考勤"功能,实时显示考勤情况。

3、功能说明(1)存满报警功能：当用户设定系统为存满报警状态时，考勤数据存满后，系统自动报警，液晶屏闪烁显示“FULL-Err”，伴随蜂鸣器间断鸣8声，提示考勤数据已存满。

如今应对终端机数据进行采集，数据采集后进行数据清除，系统退出报警状态，可进行打卡。

假如用户设定为存满不报警状态，当数据存满后，不进行报警，从最早的打卡数据开始进行覆盖式存储。

(2)数据清除功能：用户可随时对已有数据进行清除，数据清除时，液晶屏显示“CLEAR”，蜂鸣器响一声。

(3)数据恢复功能：用户可对已清除的数据进行恢复，数据恢复时，液晶屏显示“HUI-FU”，蜂鸣器响一声。

(4)非法卡报警功能：非本系统注册过的卡，刷卡时液晶屏显示“Err”，伴随蜂鸣器长鸣4秒。

上述四种功能由上微机软件对考勤终端进行设定。

4、考勤方法：考勤要在规定的时间范围内进行（时间范围在上微机软件中设定），超过设定范围将被视为“缺勤”。

但任意时间的刷卡记录均被存储在考勤机中，传输数据后能够通过软件全面查询。

<返回目录><三>软件说明1、系统内通用操作说明1、快捷键程序中的快捷键都是ALT+字母按键。

程序中用到的快捷键：添加ALT+A，添加一行新的记录删除ALT+D，删除当前记录储存ALT+S，储存新添加或者修改的记录查询ALT+F，根据条件查找适合的信息刷新ALT+R，检索所有的有关数据打印ALT+P，打印当前的数据内容第一条 ALT+1，光标移到数据行的第一条记录处后一条 ALT+2，光标移到当前数据行的下一条记录处前一条 ALT+3，光标移到当前数据行的前一条记录处末一条 ALT+4，光标移到数据行的最后一条记录处退出ALT+E，退出当前操作界面确定ALT+S取消ALT+C发卡ALT+S设置ALT+S2、查询系统中的大多数查询都是用统一的查询界面，如图所示:查询时，选择查询字段与操作符后输入查询值，就可进行查询，同时能够同时进行多字段查询。

比如：要在职员档案中按照编号查询编号大于等于000100小于等于000150的员工档案打开职员管理界面如下图所示：点击查询键如图所示：点击字段名称下的箭头选择职工编号如下图所示：用同样的方法点击操作符下的箭头选择大于等于，并输入查询值000100按Enter键，添加第二个查询条件，在字段名称中选择职工编号，操作符中选择小于等于，查询值中输入000150，如下图所示：点击“确定”，结果如下图 :3、数据排序在有显示数据的窗体中，点击列标题就能够对此列进行升序或者降序排列。

注意：在职员卡管理内无法实现排序。

4、打印表头设置在打印时，程序会提示用户输入打印表头内容。

如图所示：若想保留原有表头，点击“取消”即可。

否则在白色条框中输入自己想要的表头内容。

注意：设置完成后，在下次启动软件时，系统会自动取上次的设定值。

<返回目录>2、考勤机管理考勤机管理包含：机器设定、时间设定、数据传输、实时考勤、机器参数设置。

界面如下图所示：1、机器设定使用单台或者多台考勤机时，首先需要进行机器设置，机器设置是把考勤机机器号、放置的地点输入微机以便操作时区分（地点可设、可不设），由于对考勤机进行的所有操作都要首先选择正确的机器号。

点击“添加”，输入考勤机放置地点，即完成机器设置。

如图所示：注意：设置后务必储存，假如不储存就退出，设置的内容将不被系统储存。

2、时间调整此项操作包含“系统”与“人工”两个选项：“系统”是指使用计算机内部的时钟。

选择正确的机器号与串口，直接点击“设置”即可将考勤机时间设置为系统默认时间。

“人工”是指由使用者自行给考勤机设定一个时间。

首先选中“人工设置”选择框，修改日期与时间，然后选择对应的机器号与串口，点击“设置”即可将考勤机时间设置为人工修改后的时间。

如下图所示：3、传输数据此项操作是将考勤机内储存的数据采集到计算机中。

传输过程能够随时或者重复进行，数据不可能丢失。

方法是：调整年月无误后，选择对应的机器号与串口，点击“确定”按钮即可。

传输时间的长短与数据量的大小及计算机的配置有关，通常为3-15分钟。

如图所示：4、实时考勤首先考勤机要同计算机连接好，然后打开实时考勤窗口，选择机器号与串口后，点击“开始”，考勤机发出“嘀”声响之后，实时考勤便开始了。

每当有人考勤时，计算机即显示员工的姓名、部门、打卡时间等信息。

如图所示：5、考勤机参数设置该界面包含数据清除、数据恢复、存满报警与机器号设置四部分。

设置界面如下图：数据清除是清除当前考勤机内存储的所有数据。

点击“数据清除”，提示如下图所示：点击“确定”会进行数据清除，数据量大时需要3-5分钟。

数据恢复就是将数据清除中清除的数据恢复过来。

点击“数据恢复”，提示如下图所示：点击“确定”就会进行数据恢复，数据量大时需要3-5分钟。

注意：考勤机存储方式为覆盖式存储，覆盖后的数据无法恢复。

（覆盖数据是以天为单位，一旦覆盖就是一天的数据）存满报警是设置考勤机内考勤数据存满后是否进行报警。

点击“存满报警”，提示如图所示：点击“是(Y)”马上考勤机设置为存满报警状态。

数据存满后，员工再进行刷卡时考勤机就会长鸣报警。

点击“否(N)”马上考勤机设置为存满不报警状态。

数据存满后，员工再进行刷卡时，考勤机就会自动覆盖最早的刷卡纪录。

机器号设置是修改同微机连接的考勤机机器号。

先选定机器号菜单下的号码，点击“机器号”，考勤机发出“嘀”的一声马上考勤机设置为所选定的号码。

注意：在进行机器号设置时，只能单台考勤机与计算机连接，不能多台考勤机同时与计算机连接。

多机联网后禁止使用此功能，否则联网的所有考勤机都被设置成一个机器号，无法进行正常通讯。

<返回目录>3、人事管理人事管理包含部门管理、职员管理、更换部门、职工的学历设定与职务设定五部分。

1、部门管理本系统中的部门能够分级录入。

部门的编号是由它的上级部门编号与其自身显示的编号连接而成。

在增加时，部门编号为2位长度。

在树形结构中显示的部门编号只是取其编号中的最右2位。

录入规则：若要录入下级部门，首先选中公司部门。

如图所示：点击“添加”或者利用快捷键ALT+A，如下图所示：录入部门的有关信息，如下图所示：录入完毕，点击“储存”。