项目四：档案室的筹建与管理
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1、能够根据具体情况拟订合理的档案室筹建方案 2、能够根据要求开展档案室日常管理工作 教学方法 参观、讲授、讨论、实操 教学时数 6课时
项 目 构 成
任务一：拟订筹建方案并采购用品
任务二：文书的整理与归档
任务一 拟订筹建方案并采购用品
任务导入
A房地产集团公司第一分公司每年都会接收或制 发上百份文件，其中许多都具有保存价值。日积月累， 需要归档的文件越来越多。但由于没有专门的档案室， 所有归档文件只是用一个文件柜保存，不仅查找十分 不便，而且还发生过档案被当成废纸变卖的事情。公 司领导下决心要使档案管理规范化，决定设立一个专 门的档案室来统一管理这些归档文件。领导将筹建档 案室的准备工作交给了秘书李芸。 假定你是李芸，请根据以上背景， 完成拟订筹建方案并采购用品的工作。
任务分析
档案室是由基础设施、设备用品、档案材料、管 理制度以及工作人员构成的复杂系统。档案室的建设 需要遵循相关的标准和要求进行。 因此李芸应首先了解国家相关部门制定的档案室 建设指导意见，了解档案室的构成要素及其要求；再 根据本单位的归档文件数量与类型、组织机构、房屋 设施等具体情况，设计出档案室建设的初步方案，并 将该方案递交领导审阅修订；领导审查同志筹建方案 后，方可根据方案中列出的用品清单按照相关流程去 采购质量合格的物品，为布置档案室做好准备。
3 0 分 钟
汇 1、各组选派代表汇报小组完成的整体解决方案； 报 2、匹配组进行点评与揪错； 交 3、其他实训小组可对演示组的汇报与展示进行补充 发言。 流 总 教师进行点评与总结，学生填写实训报告。 结
1 0 分 钟
实训结果
实 训 结 果
1、华兴公司文档工作整体解决方案 2、掌控小组学习讨论过程的会议记录 3、实训报告 4、制作完成的汇报PPT
实训小结
问题点：没有健全的归档制度或者缺乏有力施行 的配套措施。（机制不完善） 关键点： 1、建立健全归档制度 2、建立健全配套机制贯彻实施与督促 3、培训是必要且有效的手段 4、密切工作关系，讲究工作方法 王艳该怎么做呢？
任务二 布置与管理档案室
任务导入
A房地产集团公司第一分公司在筹建档案室过程 中，已顺利完成了方案审批、基础施工、设备采购等 工作。
教学规划
教学目的
1、了解档案室的职能和建设要求 2、了解档案室所需的设备用品 3、能够根据具体情况拟订合理的档案室筹建方案 4、了解档案室设备与物品布置摆放的要求 5、能够根据工作规范摆放档案材料
教学重点
1、能够根据具体情况拟订合理的档案室筹建方案 2、了解档案室设备与物品布置摆放的要求
教学难点
本节知识点
1、布置档案室的基本要求 2、档案材料摆放的基本方式 3、档案室日常管理工作内容 4、影响档案纸张寿命的因素
讨论与总结
一、布置档案室的基本要求
1、有利于档案安全 2、有利于提高工作效率（利用、管理） 3、符合安装技术标准（电路、防火、防盗、报 警设备）
二、档案材料摆放的基本方式
竖放和平放 优劣比较（P64表3-2-1）
关于做好2011年度学校教学等各类档案立卷归档工作的通知.doc
任务实施
李芸完成本任务，可按照四个阶段来进行相关工 作，分别是：调研、撰写初稿、上交领导审批、采购。
1、调研 2、撰写初稿（P58） 3、上交领导审批 4、采购
应 用 知 识 点
1、资料与档案的收集； 2、资料与档案（文件）的界定；
二、档案室建设的原则
1、安全原则 2、实用原则 3、方便原则
三、档案室的基础设施与设备
1、档案室的选址 2、档案室的房间构成 3、档案室的装具 4、档案室的设备 5、消耗品
四、档案室的人员配备与制度建设
1、档案室工作的领导关系 2、档案室工作 3、档案室制度建设
案例分析
根据商专《关于做好2011年度学校教学等各 类档案立卷归档工作的通知 》一文，分析商专 档案工作已有的工作基础。
三、档案室日常管理工作
1、进出库房管理 2、库房温湿度控制 3、防范八种危害（防火、防水、防潮、 防霉、防光、防虫、防尘、防盗） 4、库房与装具的有序化 5、做好提供利用工作 6、定期检查、清点 7、管理全宗
四、影响档案纸张寿命的因素
纸张制作原料、与工艺； 外界环境影响：高温、高湿、强光线、 酸性物质、氧化剂、微生物等，会使纸张 加速发生水解、氧化和光解反应。
把握； 2、人际沟通在部门间沟通 2、档案收集工作机制的建立； 与协调的应用； 3、整体解决问题的思路与效 3、速录记录能体现讨论过 果。 程。
实训步骤
任 务 实 施
1、学生以小组为单位，讨论上述问题发生的原因； 就小组讨论情况做速录； 2、小组就实训情景中所展示的问题，为华兴公司制 定整体解决方案； 3、以整体解决方案为依据制作汇报的PPT。
实训情境
王艳大学毕业后，到华兴公司档案室工 作。一天，王艳到科研处去准备收集去年的 档案资料，不料科研处同志说：“还没到时 间呢？不是最迟到六月底吗？”王艳解释说， 早点收上来为了便于整理。科研处的人说： “便于你们整理，就不便于我们利用。”到 了六月底，王艳又到科研处，科研处的人说： “我们还没整理好，你过几天再来吧。”分 析上述情况发生的原因，并为王艳想出解决 办法。
本节知识点
1、档案室的基本职能 2、档案室建设的基本原则 3、档案室的基础设施与设备 4、档案室的人员配备与制度建设
活动实施：参观学校档案室
注意 收集信息
档案室的基础设施与设备用品 档案室的人员配备 档案室的制度建设 档案室的基本职能
讨论与总结
一、档案室的基本职能
指导和监督本单位文书部门或业务部门文件材 料的归档工作； 接收和保管本单位各部门交来的档案材料，进 行必要的整理、鉴定、统计、编目和研究 定期向档案馆移交具有永久保存价值的档案 收集行业、地区等方面的各种信息资料并编制 内参文件（档案资料/情报中心）
补充阅读：修复损坏档案的方法
阅读5分钟，请同学介绍……
任务实施
本任务中，首先要将购置的各类档案工作用品按规范正 确放置。 1、一般设备的摆放位置确定：确定空调、除湿机、计 算机等设备的摆放位置。售后人员按相关技术规范安装和调 试。工作人员在工作中须做好对这些设备的规范管理。 2、摆放档案柜（架）并使之有序化（编号）（图3-2-1、3-2-2） 3、各类物品的摆放（禁烟标志、灭火器、温度计和湿度计） 4、移入档案材料 1）正确摆放档案盒；2）编制存放位置索引 3）粘贴标示牌 5、建立全宗卷（P69） 6、库房日常管理（出入库、采光、除尘与防霉） 7、日常检查登记（表3-2-6、3-2-7）
实训目标
知识点及能力目标 职业综合能力目标
1、文书工作的组织； 1、人际沟通在部门间沟通与协 2、企业档案收集工作的机制； 调的应用； 2、职业形象的意识与塑造； 3、档案收集的方法。 3、系统解决问题的能力。
实训考评ห้องสมุดไป่ตู้
课程知识点与能力 目标考评
1、档案收集工作常见问题的
职业综合能力目标考评
1、职业形象的塑造；
假定你是李芸，请根据上一任务所制定的筹建 方案，完成布置与管理档案室的工作。
任务分析
秘书应了解各类物品的摆放要求，根据档案室布 局的具体情况合理使用室内空间。设备与物品的摆放 应做到规范、合理，便于对档案材料的利用，同时也 能保护档案并延长其寿命。 档案室建成后，良好的日常管理是其正常运行的 保障。管理人员应对库房重点部位加强管理，保护档 案安全。
项 目 构 成
任务一：拟订筹建方案并采购用品
任务二：文书的整理与归档
任务一 拟订筹建方案并采购用品
任务导入
A房地产集团公司第一分公司每年都会接收或制 发上百份文件，其中许多都具有保存价值。日积月累， 需要归档的文件越来越多。但由于没有专门的档案室， 所有归档文件只是用一个文件柜保存，不仅查找十分 不便，而且还发生过档案被当成废纸变卖的事情。公 司领导下决心要使档案管理规范化，决定设立一个专 门的档案室来统一管理这些归档文件。领导将筹建档 案室的准备工作交给了秘书李芸。 假定你是李芸，请根据以上背景， 完成拟订筹建方案并采购用品的工作。
任务分析
档案室是由基础设施、设备用品、档案材料、管 理制度以及工作人员构成的复杂系统。档案室的建设 需要遵循相关的标准和要求进行。 因此李芸应首先了解国家相关部门制定的档案室 建设指导意见，了解档案室的构成要素及其要求；再 根据本单位的归档文件数量与类型、组织机构、房屋 设施等具体情况，设计出档案室建设的初步方案，并 将该方案递交领导审阅修订；领导审查同志筹建方案 后，方可根据方案中列出的用品清单按照相关流程去 采购质量合格的物品，为布置档案室做好准备。
3 0 分 钟
汇 1、各组选派代表汇报小组完成的整体解决方案； 报 2、匹配组进行点评与揪错； 交 3、其他实训小组可对演示组的汇报与展示进行补充 发言。 流 总 教师进行点评与总结，学生填写实训报告。 结
1 0 分 钟
实训结果
实 训 结 果
1、华兴公司文档工作整体解决方案 2、掌控小组学习讨论过程的会议记录 3、实训报告 4、制作完成的汇报PPT
实训小结
问题点：没有健全的归档制度或者缺乏有力施行 的配套措施。（机制不完善） 关键点： 1、建立健全归档制度 2、建立健全配套机制贯彻实施与督促 3、培训是必要且有效的手段 4、密切工作关系，讲究工作方法 王艳该怎么做呢？
任务二 布置与管理档案室
任务导入
A房地产集团公司第一分公司在筹建档案室过程 中，已顺利完成了方案审批、基础施工、设备采购等 工作。
教学规划
教学目的
1、了解档案室的职能和建设要求 2、了解档案室所需的设备用品 3、能够根据具体情况拟订合理的档案室筹建方案 4、了解档案室设备与物品布置摆放的要求 5、能够根据工作规范摆放档案材料
教学重点
1、能够根据具体情况拟订合理的档案室筹建方案 2、了解档案室设备与物品布置摆放的要求
教学难点
本节知识点
1、布置档案室的基本要求 2、档案材料摆放的基本方式 3、档案室日常管理工作内容 4、影响档案纸张寿命的因素
讨论与总结
一、布置档案室的基本要求
1、有利于档案安全 2、有利于提高工作效率（利用、管理） 3、符合安装技术标准（电路、防火、防盗、报 警设备）
二、档案材料摆放的基本方式
竖放和平放 优劣比较（P64表3-2-1）
关于做好2011年度学校教学等各类档案立卷归档工作的通知.doc
任务实施
李芸完成本任务，可按照四个阶段来进行相关工 作，分别是：调研、撰写初稿、上交领导审批、采购。
1、调研 2、撰写初稿（P58） 3、上交领导审批 4、采购
应 用 知 识 点
1、资料与档案的收集； 2、资料与档案（文件）的界定；
二、档案室建设的原则
1、安全原则 2、实用原则 3、方便原则
三、档案室的基础设施与设备
1、档案室的选址 2、档案室的房间构成 3、档案室的装具 4、档案室的设备 5、消耗品
四、档案室的人员配备与制度建设
1、档案室工作的领导关系 2、档案室工作 3、档案室制度建设
案例分析
根据商专《关于做好2011年度学校教学等各 类档案立卷归档工作的通知 》一文，分析商专 档案工作已有的工作基础。
三、档案室日常管理工作
1、进出库房管理 2、库房温湿度控制 3、防范八种危害（防火、防水、防潮、 防霉、防光、防虫、防尘、防盗） 4、库房与装具的有序化 5、做好提供利用工作 6、定期检查、清点 7、管理全宗
四、影响档案纸张寿命的因素
纸张制作原料、与工艺； 外界环境影响：高温、高湿、强光线、 酸性物质、氧化剂、微生物等，会使纸张 加速发生水解、氧化和光解反应。
把握； 2、人际沟通在部门间沟通 2、档案收集工作机制的建立； 与协调的应用； 3、整体解决问题的思路与效 3、速录记录能体现讨论过 果。 程。
实训步骤
任 务 实 施
1、学生以小组为单位，讨论上述问题发生的原因； 就小组讨论情况做速录； 2、小组就实训情景中所展示的问题，为华兴公司制 定整体解决方案； 3、以整体解决方案为依据制作汇报的PPT。
实训情境
王艳大学毕业后，到华兴公司档案室工 作。一天，王艳到科研处去准备收集去年的 档案资料，不料科研处同志说：“还没到时 间呢？不是最迟到六月底吗？”王艳解释说， 早点收上来为了便于整理。科研处的人说： “便于你们整理，就不便于我们利用。”到 了六月底，王艳又到科研处，科研处的人说： “我们还没整理好，你过几天再来吧。”分 析上述情况发生的原因，并为王艳想出解决 办法。
本节知识点
1、档案室的基本职能 2、档案室建设的基本原则 3、档案室的基础设施与设备 4、档案室的人员配备与制度建设
活动实施：参观学校档案室
注意 收集信息
档案室的基础设施与设备用品 档案室的人员配备 档案室的制度建设 档案室的基本职能
讨论与总结
一、档案室的基本职能
指导和监督本单位文书部门或业务部门文件材 料的归档工作； 接收和保管本单位各部门交来的档案材料，进 行必要的整理、鉴定、统计、编目和研究 定期向档案馆移交具有永久保存价值的档案 收集行业、地区等方面的各种信息资料并编制 内参文件（档案资料/情报中心）
补充阅读：修复损坏档案的方法
阅读5分钟，请同学介绍……
任务实施
本任务中，首先要将购置的各类档案工作用品按规范正 确放置。 1、一般设备的摆放位置确定：确定空调、除湿机、计 算机等设备的摆放位置。售后人员按相关技术规范安装和调 试。工作人员在工作中须做好对这些设备的规范管理。 2、摆放档案柜（架）并使之有序化（编号）（图3-2-1、3-2-2） 3、各类物品的摆放（禁烟标志、灭火器、温度计和湿度计） 4、移入档案材料 1）正确摆放档案盒；2）编制存放位置索引 3）粘贴标示牌 5、建立全宗卷（P69） 6、库房日常管理（出入库、采光、除尘与防霉） 7、日常检查登记（表3-2-6、3-2-7）
实训目标
知识点及能力目标 职业综合能力目标
1、文书工作的组织； 1、人际沟通在部门间沟通与协 2、企业档案收集工作的机制； 调的应用； 2、职业形象的意识与塑造； 3、档案收集的方法。 3、系统解决问题的能力。
实训考评ห้องสมุดไป่ตู้
课程知识点与能力 目标考评
1、档案收集工作常见问题的
职业综合能力目标考评
1、职业形象的塑造；
假定你是李芸，请根据上一任务所制定的筹建 方案，完成布置与管理档案室的工作。
任务分析
秘书应了解各类物品的摆放要求，根据档案室布 局的具体情况合理使用室内空间。设备与物品的摆放 应做到规范、合理，便于对档案材料的利用，同时也 能保护档案并延长其寿命。 档案室建成后，良好的日常管理是其正常运行的 保障。管理人员应对库房重点部位加强管理，保护档 案安全。