南天档案计算机管理信息系统说明书_31

第一章系统概述

一．系统概述

档案是人类实践活动的原始记录，是丰富的信息资源。伴随人类实践活动的发展，档案作为集服务性、政治机要性和科学性为一体的一门学科，在当今起着越来越重要的作用。随着科学技术和社会经济的发展，计算机管理系统作为一种现代化的管理工具被广泛应用于生产和管理的各个部门。而档案传统的手工操作管理已经严重阻碍了档案工作的进一步发展，使用计算机管理系统已经是档案管理发展的必然趋势。我们通过与档案工作人员广泛配合，对档案工作进行了长期深入的了解和详细分析后，经过不断的探索和完善，开发出综合档案管理的“南天档案计算机管理信息系统”。它利用科学的思想、组织、方法和手段，对档案工作进行了有效地管理，大大地提高了档案工作的效率和质量。

“南天档案计算机管理信息系统”按照国家《档案著录规则》、《文书档案案卷格式》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《归档文件整理规则》、《计算机软件开发规范》、《计算机软件产品开发文件编制指南》等技术规范和标准进行开发。符合档案管理的要求，适用于各大、中、小型档案馆、各行业的综合档案科（室）。

二．系统特点

1.全中文界面设计，界面友好，操作简单，易学易用；

2.数据保密性和安全性高；

3.数据著录和收集效率高；

4.主题词和分类码内容丰富，计算机自动辅助标引；

5.文件自动归档，实现文档一体化；

6.自动生成符合国标的各种目录表格；

7.自定义报表生成器，自定义界面；

8.支持模糊查询、多级查询；查询方便迅速；

9.良好扩展性、可升级性和数据的可移植性；

10.跟踪最新的档案发展变化，适时进行改进提高，适应新的

要求。

三．系统功能

南天档案计算机管理信息系统共有八大模块，分别是：收发文、数据整理、检索查询、借阅利用、档案编目、统计报表、数据管理、系统维护。

1. 收发文模块

实现日常的收发文登记入库。在登记入库完成后，可对已登记入库的文件进行查询、修改；对文件进行整理、归档后可以迁移到档案库，实现文档的一体化；以及对不需归档的文件进行销毁处理并能打印出相对应的表格。

2.数据整理模块

实现文件材料经过整理、归档后形成的档案进行著录工作，著录中可以关联档案的原文，原文类型可以是图片文件、WPS文件、WORD 文件、AVI文件、MP3文件等等。在著录过程中系统提供逻辑错误提示，如档号不能重号、件号不能出现0、小数、负数及英文字母等。在著录完成后，可对已著录的档案进行修改。使系统自动标引主题词和分类号，减轻著录人员的工作量。对到期的档案进行销毁处理，对档案的保管期限和密级进行降级处理。

3.检索查询模块

实现对已著录的档案进行快速查询，支持模糊查询和二级查询，即不必要知道被查数据的完整信息，只需要知道部分信息即可，还可以在上一次查询结果中再查询，缩小查询范围，得到更精确的结果。

4.借阅利用模块

是档案馆对外的窗口，实现利用人资料、手续、利用情况的管理。可进行利用业务的办理，包括借阅、归还、续借、催还、调卷，对利用情况进行查询、统计等。

5.档案编目模块

实现对各种档案信息（案卷级、文件级）编制各种目录并以多种格式打印输出。目录形式为：案卷目录、卷内目录、归档文件目录，备考表等。根据用户利用的需要，提供专业模板文件，辅助用户撰写编研材料。提供报表生成器，根据用户的需求自定义设计新报表。6.统计报表模块

实现对已著录的档案信息、全宗信息按不同条件进行统计，并打印输出相关统计报表。

7.数据管理模块

实现数据的备份、恢复以及数据的批量导入、导出，进行档案的移交、接收管理等功能。

8.系统维护模块

实现对系统辅助字典进行初始化、建立登录和操作日志，添加、删除、修改用户，设置用户权限。还可按用户习惯设定操作界面。

四．系统运行环境：

软件环境:

在 Windows9x及Windows2000 、WindowsXP、WindowsNT 等环境下运行。

硬件环境:

1．计算机：

① Pentium II 233MHzCPU或更高；

② 32MB内存或更高；

③ 200MB硬盘空间或更高；

④光驱；

⑤ VGA彩显；

⑥建议显示分辨率设为800X600或1024X768；

2．软件加密狗；

3．外设（如打印机、扫描仪等）。

第二章系统安装

一．硬件安装

在计算机关闭的状态下，将本系统的软件加密狗插到计算机并行口上。如果需要连接打印机，再将打印机数据电缆的并口端插到加密狗上即可。若需要安装其他外设，请做相应硬件连接。（详细操作请参见附录-1）

启动计算机做相应外设的软件安装及设置。

二．软件安装

将本系统软件光盘放入你的计算机光驱中，光驱将会自动运行安装程序（若你的光驱不支持自动运行，则运行光盘根目录中的Setup.exe文件），出现下面的安装界面：

点击【下一步】按钮，出现界面：

选择【我同意该许可协议的条款】，然后点击【下一步】按钮，出现界面：

设置名称和公司后，点击【下一步】按钮，出现界面：

在此界面中，让你选择系统的安装路径，一般可以使用缺省的安装路径（c:\nantian\archives）即可，不必修改。如果要修改的话，可点击界面上的【更改】按钮，来进行安装路径的更改。安装路径选择好后，点击【下一步】按钮，出现界面：

选择在开始菜单中的快捷方式名称和位置，然后点击【下一步】按钮，出现界面：

查看安装的信息，如果需要更改，可点击【上一步】按钮，返回上一界面进行修改，如果不需要更改，则点击【下一步】按钮，开始安装系统：