第十章文书档案管理

第十章文书档案管理

文书档案管理

一、总则

为了使公司工作人员能够更好地将收集到的尚处于相对零乱状态的资料进行分类、组合、排列和编目，使之系统化、条理化，并以便于公司有关资料的保管、统计、利用，特制定本办法。

二、文书档案的范围

公司、各项目部范围内所有的文件、申请、报告、批示、批复、批转、通知、决定、决议、条例、章程、合同、定期统计报表、会计报表等均属文书档案。

三、文书档案整理的原则

1、必须保持文件之间的联系；

2、充分利用原有的基础；

3、文书档案的整理必须便于保管和利用；

4、各部室必须建立本部门档案。档案分部室保存，办公室统一管理。

四、文书档案的分类

（一）档案分类的含义和要求

档案的分类是指按照档案的来源、时间、和内容的异同，把档案分成若干类别的工作。

档案分类的基本要求是：

其一，应该体现客观性，即从档案形成的特点和档案成分的

实际出发，按照文件在单位活动中形成的联系进行分类；

其二，应该具有逻辑性，即在构思分类体系时，应该有统一的分类标准和明确的类属关系；

其三，还应该注意分类方法的实用性，即必须便于保管、检索和利用，对不同的档案，要从实用角度出发选择最优分类方案。

（二）年度分类法

年度分类法也称年代分类法，就是根据形成和处理文件的所属年度将档案分成各个类别。

使用年度分类法重要的是要准确判定文件的日期，并把它们归入相应年度的类别。在此通常会遇到两个困难；一是文件上有属于不同年度的几种日期，二是文件上没有日期。对此，可以采用以下的办法进行处理：

对文件上有属于不同年度的几种日期的情况，应该根据文件的特点，确定一个最能说明文件时间特点的日期作为分类的根据。一般来说，规范、办法和条例等规范性文件，以批准日期或公布、生效日期为准；来往文件中的收文，以收到日期为准；内部文件和一般发文，以写成日期为准；指示、命令等指令性文件，以签署日期为准；计划、总结、预算、决算、统计报表等，以内容所针对的时限为准。至于跨年度的计划，可放入计划开始的年度；跨年度的总结，可放入总结所涉及的最后年度；跨年度的来往文书等，可放入关系最密切的年度。

对没有标明日期的文件，应对文件的准确日期或近似日期加

以考证。如分析文件的内容，从而判断文件日期；从文件的制成材料、格式、字体和各种标记，以此判定文件日期；还可以将文件与已知日期的文件进行比较对照，判定文件的日期，等等。

五、立卷

（一）按文件的名称特征立卷

在一般情况下，在工作中形成的计划、总结、简报、会议记录、命令、指示、统计报表、合同等文件材料，都可以按名称特征组卷。

（二）按文件的时间特征立卷

按档案文件的内容所针对的时间，或档案文件形成的时间组成案卷。

按照时间特征立卷，最主要的问题是判定档案文件的准确时间，对于文件针对的时间和档案文件形成的时间不一致时，可以按下列办法处理：

1、年度计划、总结、报表、预算等内容的时间针对性很强，可把它们放在文件内容所针对的年度组卷；跨年度或多年度的计划放在计划针对的第一个年度组卷；跨年度或多年度的总结放在总结所针对的最后年度组卷。

2、跨年度处理完毕的文件，放在办毕的年度中组卷。

3、一般文件放在文件写成的年度组卷；今年写成明年批准发出的文件应放在批准、发出的年度组卷。

4、本年度的工作总结和次年度工作计划要点写在一起的文

件，应当根据档案文件的中心内容，放在本年度组卷；反之，如果文件的中心内容是次年度的工作计划，对本年度工作只作了简要的总结，那么，这种文件就须放在次年度组卷。

5、跨年度召开的会议所形成的文件，根据会议召开的主要年度组卷。

6、跨三年以上的工作、工程等形成的档案文件，应视其数量的多少，分开年度或不分开年度进行组卷。

六、案卷的整理

一、卷内文件的排列与编号

需要组合在同一案卷内的档案文件，应当按顺序排列起来，使之系统化。排列文件要按时间、问题、名称等排列，同时要给每一份卷内文件以固定的位置，即编排页码号。编号时，应使用阿拉伯数字，将页码号编写在文件的右上角，凡有字迹页面都要编写页码号。如果纸张两面都有字迹，则两面均应编号；只一面有字迹，可在该面编号，无字迹的背面不编。编号时应该耐心细致，避免出现重号、跳号。

二、拟写案卷标题

案卷的标题应该内容概括准确，文字简练通顺，基本结构完整，要标明作者――文件的制发机关；标明问题――文件的主要内容；标明名称――文件性质、作用的反映；标明时间――文件内容针对的时间。

三、填写卷内文件目录

卷内文件目录是卷内每份文件的名册，应置于卷首，以便查阅。每份文件均应编一个顺序号，填写一个栏目。文件的正件与附件是一个文件的整体，只编一个号，但附件标题可以另占一行填写。问文与复文是两个文件，应分别填写编号。日期栏内应填写文件落款日期。所在页号栏内应填写按顺序排列的起始页码号，最后一份文件应填写起始和终止的页码号。备注栏内应注明需要说明的问题。

四、案卷的装订

装订案卷是为了固定卷内文件的排列顺序，防止文件散失和磨损，便于管理。装订前应去掉文件上的金属物，如订书钉、曲别针、大头针等。装订时要将折叠整理并用线订牢固。对于一些已破损的文件，要做必要的修补工作。

国家档案局令

第8号

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》已经2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自公布之日起施行。

局长杨冬权

二00六年十二月十八日

第一条为便于各级党政机关和人民团体(以下统称机关)正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。

第二条本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

第三条机关文件材料归档范围是：

(一)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

(二)机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

(三)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

(四)其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

第四条机关文件材料不归档范围是：

(一)上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

(二)本机关文件材料中的重份文件；无查考利用价值的事务