办公室组织结构及其管理

•办公室协助董事会会议秘书准备 会议召开各项事宜 •转发通知，并发送至参会人员 •提供所需硬件设备，进行会场布 置
•参加会议人员准 备相应的资料、文 件
•参加会议人员准 备相应的文件、资 料 •被指定人员进行 会议纪录并拟定成 文 •施 •组相 董织关 事会人 会议员 秘事监 书宜督 负实 责 •参会人员准备相 应的资料、文件 •被制定人员进行 会议纪录并拟定成 文
办公室组织结构及其管 理
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
2020年4月7日星期二
办公室组织结构
•组织结构设计 •部门职责设计
路漫漫其修远兮, 吾将上下而求索
监事会 财务规划委员会
管理中心
董事会 董事 长 总经理 营销中心
财务组织结构
投资管理部 人力资源部
财务部 办公室主任
成套部 美洲销售部 中东销售部 欧洲销售部 东南亚销售部 供应管理部 市场运作部
•负责活动的全过程。确定活动时间、场所 、员工所需自备的物品等 •拟定通知，并发送至参加人员 •提供所需硬件设备，进行场所布置 •安排食宿、公车及其他车辆 •负责解决活动中的意外事件
相关人员工作
•活动负责人安排 活动进行的具体事 项，开展活动
•参加活动人员准 备相应的文件、资 料 •根据办公室需要 进行相应配合
部门职责：
1. 负责组织制定和完善公司各项管理制度，并监督各项制度执行情况 2. 负责组织制定公司长期发展规划，制定公司年度工作计划 3. 负责来访人员的接待，组织公司各种会议和其它重大活动 4. 负责对公司总经理指示和总经理办公会决议进行督办与落实 5. 负责文书、印章管理、合同审查及一般法律事务处理 6. 负责公司内部出差管理与支持、文件的打印、复印及办公设备的维修、养
总经理
总经理级会议管理流程
办公室
办公室主任
提出会 议需要
审批
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拟定会议 通知
下发
审核
否 合格
是
会议记录
拟定成文
文件下发 监督执行
各部门
准备相关材料
办公室管理-重大活动管理
重大活动分类 提出申请
以部门为主的 活动
•销售部门、供应管 理部客户来访等 •财务部接待相关的 机构检查等 •人力资源部开展的 在公司进行的培训 等 •其他部门活动
保洁员 司机
文书传真 网络管理 电脑维修 法律事务 行政秘书
战略规划委员会 技术中心
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技术品管部
办公室
部门名称 办公室
上级：管理总监 拟设岗位： 办公室主任 法律顾问 电脑维护、网络维护 行政秘书 前台、文书、司机、清洁工
涉及流程名称： 重大活动组织流程 印章管理流程 计算机维修流程 文件借阅流程
•参加人员做相应 的准备
各部门
部门需求 活动计划
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重大活动组织流程
办公室主任
总经理
办公室
审核
是 同意
审批
否
是 同意
否
执行
预算
•每年预算 期各部门在 规定期限内 向办公室提 交部门固定 资产及低值 易耗品需求 预算 •办公室审 核后，经总 经理批准后 ，列入办公 室年度固定 资产低值易 耗品采购总 预算，报交 财务部
•会议纪录 •拟定成文
•监督执行 •执行反馈
各环节负责人 会议发
起人
办公室
参加人 员
会议纪 录者
指定人
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各类会议的管理
会议分类 提出申请
办公室工作
相关人员工作
总经理级会议
营销总监及以 下级会议
董事会会议
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•由会议召 开人向办公 室提出召开 会议请求
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办公室工作
• 确定活动场所 •根据需要，审核通知后发送至参加人员 •提供所需硬件设备，进行活动场所布置 •食宿安排、公车安排、礼品、娱乐等事项 安排 •协助解决活动中的意外事件 •根据部门需要提供相应的其他配合
•制定详细的活动计划 •确定活动时间、场所 •拟定通知，并发送至参加人员 •提供所需硬件设备，进行活动场所布置 •根据需要安排食宿、公车及其他所需车辆 •负责接待、礼品、娱乐等事项 •公司形象宣传资料制作 •负责解决活动中的意外事件 •活动后总结工作
护、车辆管理、办公场所的使用管理、办公用品（低值易耗品）的采购与 管理、固定资产采购与管理、档案图书管理、保密、安全、消防和清洁卫 生等工作 7. 负责公司计算机、网站及信息网络的建设、管理和日常维护 8. 负责公司对外的形象宣传与公关，对内企业文化建设。 9. 完成总经理交办的其它工作
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以公司为主的 活动
•由活动负责 人提出重大 活动申请
•填写“举办 重大活动申 请单”，注 明举办时间 、场所、参 加人员、事 由、食宿安 排、公车安 排、其他设
•接待相关单位、 上级单Leabharlann Baidu来访
•与新闻媒体的接 触
•其他活动
备安排等
•撰写活动计 划，报交办 公室
公司内部员工 活动
•各类庆祝活动、 旅游、聚餐等
•填写“会 议召开申请 单”，注明 召开时间、 参加人员、 议题、目的 、所需硬件 设备等
• 确定会议时间、地点 •拟定通知，并发送至参加人员 •提供所需硬件设备，进行会场布置 •会议纪录 •会议纪录拟定成文，并通报执行 •监督相关部门会议决议的执行 •向总经理反馈相关部门执行情况
•确定会议时间、地点 •审核会议通知后转发至参加人员 •提供所需硬件设备，进行会场布置
各部门固 定资产低 值易耗品 需求预算
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办公室管理-固定资产及低值易耗品管理
采购
登记
领/借用
维修
盘点
报废、处理
职能： 负责为公司管理层提供决策支持，保证公司内部管
理体系的完整和平稳运行；进行公司形象推广、公关和 公司企业文化建设，负责公司法律事务、行政支持工作
考核指标及权重：
制度建设完善性 公司网络运行的稳定性 员工满意度 固定资产状况 后勤支持投诉率 重要任务完成情况
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办公室
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办公室管理
•会议管理 •重大活动管理 •固定资产管理 •信息管理 •企业文化建设
办公室管理-会议管理
会议全过程
会议各环节
•确立会议 目的 •确立会议 议题 •会议时间 •参加人员 •会议要求
•确定会议 具体时间
•确定会议 地点
•通知参加 人员
•会场布置
•会议文件 、材料准 备