档案管理概论肖秋慧武汉大学出版社2009年8月第一版第八章

第八章档案信息组织与检索
档案信息组织与检索是对包含在档案中的信息进行描述和揭示，使之有序化和系统化；
第一节
档案著录，是对档案内容特征和形式特征进行分析、选择和记录的过程；
档案内容特征：是指文件或案卷所论述的主题内容，档案形式特征，是指文件或案卷的时间、数量、责任者、文种、载体等有关内容；
1985年我国颁布了国家标准《档案著录规则》。。。.
将著录项目规定为七大项：
1.题名与责任说明项；
2.稿本与文种项；
3.密级与保管期限项；
4.时间项；
5.载体形态项；
6.附注与提要项；
7.排检与编号项；
著录条目的形式为卡片：12.5cm*7.5cm，著录时卡片四周均应留1cm空隙；
著录用文字必须规范化；
著录信息来源于被著录的档案；
排检与编号项是目录排检和档案馆（室）业务注记项，该项包括分类号、档案馆代号、档号、电子文档号、缩微号、主题词或关键词六个小项；
档案标引是对文件或案卷的内容进行主题分析，根据检索语言赋予检索标识的过程，档案检索语言主要有分类法和主题法两种；
档案主题分析方法：
1.对主题类型的分析（单主题与多主题）；
2.对主题结构的分析（主题的因素以及这些主题因素在主题中的作用和相互关系）；
主题因素五种：
a.主体因素；b.通用因素；c.位置因素；d.时间因素；e.档案类型因素；
3.对主题因素间相互关系的分析；
主题因素之间的相互关系主要有几种：
a.限定关系；b.交叉关系；c.应用关系；d.影响关系；e.因果关系；f.比较关系；
档案分类标引的基本规则：
1.档案分类标引须依据档案分类原则，以档案的职能特性及其他特性为依据，对档案文件进行周密的主要分析，查明文件所论述的对象属什么类别；
2.应根据档案分类表及其使用规则，辨明类目的确切含义，不能脱离类目之间的联系和类目注释的限定来孤立地判定类目的含义；
3.档案分类标引须符合专指性要求，分入最切合档案内容的类目，只有当分类表中无恰当的类目时，才能分入上位类或相关类，并作出记录，以保证标引的一致性；
4.档案分类标引应提供必要的检索途径，为充分发挥档案的作用创造条件；
5.档案分类标引的内容必须是文件或案卷中比较具体论述了的，有一定参考价值，可以成为检索对象的；
档案归类方法：
1.单主题档案的归类；
2.多主题档案的归类（并列关系、从属关系）；
3.多因素主题档案的归类（因果关系、影响关系、应用关系、比较关系）；
祥表是分类法的正文，由类目、类目之间的关系、标记符号、注释组成；
当同位类过多时，灵活采用了八分

法和双位制的编号法；
所谓八分法又称为扩九法：1-8，9=91 10=92...16=98 17=991
注释有如下作用：指明类目的内容；指明类目之间的关系和范围；指明 交叉和参照关系；指明细分方法；
通用复分表：
1.综合复分表：称纵论赋分表；
2.世界各国和地区表；
3.中国地区表；
4.中国民族表；
5.科技档案复分表；
主题词的组配：是指通过两个或两个以上主题词的逻辑组合来表达一复合主题概念；
主题法分为：标题法、单元词法、叙词法（最流行）；
《中国档案主题词表》主要有主表、范畴索引（分类索引）、词族索引（等级索引）、辅助表（人名表、机构名表）等构成；
第三节
档案检索工具具有检索、报道、交流和管理馆藏的作用；
档案检索工具分类：
1.按照编制方式划分：目录、索引、指南；
2.按载体形式分：卡片式检索工具、书本式检索工具、缩微式检索工具、机读式检索工具；
3.按内容范围分：综合性检索工具、专题性检索工具；
4.按功能分：馆藏性检索工具、查检性检索工具、介绍性检索工具；
馆藏性检索工具的编制：卷内文件目录、案卷目录、案卷文件目录（全引目录）；
查检性检索工具的编制：分类目录、主题目录、专题目录、人名索引、地名索引；
全宗指南是对一个全宗的档案的形成历史、内容范围、成分、数量等各个方面以方面以文章叙述的形式所作的全面介绍；
可分为组织全宗指南、个人全宗指南、联合全宗指南等，其中，组织全宗指南占绝大多数；
全宗指南的结构：由立档单位和全宗历史概况、全宗内档案情况简介、全宗内档案内容和成分介绍、辅助工具等组成；
辅助工具：包括目次、机关简称表、人名索引、地名索引；
计算机档案检索系统是以电子计算机作为检索设备，将档案信息以二进制代码的形式记录在磁性载体上，由计算机检索软件进行控制，对输入的档案信息自动进行存储、加工、检索、输出、统计等操作的一种信息检索系统，计算机检索系统与手工检索系统相比，检索速度快、存储量大、检索途径多、检索效率高；
计算机档案检索系统的类型：
1.按数据库的性质，分为目录检索系统、事实与数值检索系统、全文检索系统；
2.按检索方式，分为脱机检索系统、联机检索系统；
3.按服务方式，分为定题检索系统和追溯检索系统；
4.按检索语言：分为受控语音检索系统和自然语言检索系统；
计算机档案信息检索系统由档案数据库、计算机硬件、计算机软件三大部分构成；
检索策略，是在弄清楚用户情报需求的前提下，选择检索途径、检索用词、构建检索表达式、明确检索步骤

的科学安排；
档案检索效率用五个方面来衡量：全、准、快、便、省；
检全率和检准率是评价检索效率最常用的两个指标；
第四节
档案检索提问分析包括以下内容：
1.检索目的；
2.检索对象；
3.检索范围；
4.现有档案线索；
档案检索策略的构造：
1.检索途径的选择；
2.检索标识的选定；
3.检索式的拟定；
4.档案检索策略的调节；
档案检索方法和技术：
1.加权检索：检索时，给每个检索词一个表示其重要程度数值（权），对含有这些检索词的档案进行加权计算，其和在规定的数值（阈值）；
2.截词检索：就是截词符对检索词进行截断，让计算机按照检索词的部门片段同索引词进行对比，以提供族性检索的功能；可采用右截断（前方一致）、左截断（后方一致）、左右同时阶段（中间一致）；
3.限定检索；
4.全文检索技术；
5.多媒体存储与检索技术；
6.智能检索技术；
档案检索效率是评价一个检索系统的重要指标，主要用检全率和检准率来衡量；