excel2003基础知识(4)

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excel2003 基础知识（4）默认分类 2009-10-07 22:20 阅读 1145 评论 0 字号：大中小九、Excel 筛选功能Excel 筛选功能是指按照设定的条件对数据进行筛选，符合条件的就被显示出来，不符合条件的就被隐藏下去。

因此，Excel 筛选功能实际也是一种查找功能。

Excel 中提供了两种筛选操作，即“自动筛选”和“高级筛选”。

“自动筛选”一般用于简单条件的筛选。

“高级筛选”一般用于条件较复杂的筛选，筛选的结果可显示在原数据表格中，不符合条件的记录被隐藏起来；也可以在新的位置显示筛选结果，不符合条件的记录同时保留在数据表中而不被隐藏起来，这样更便于进行数据的比对。

一般情况下，“自动筛选”能完成的操作用“高级筛选”完全可以实现，但有的操作则不宜用“高级筛选”，因为这样会使问题复杂化，下面介绍几折利用筛选功能的实例。

1、自动筛选、目的：将语文成绩“大于等于 90 分”的学生和语文成绩“小于 60 分”的学生筛选出来。

实现过程如下：◎、选中数据表中任意一个单元格，执行“数据→筛选→自动筛选”命令，此时，每一项列标题右侧均出现一个下拉按钮（参见图 1）。

图 1 ◎单击“语文”右侧的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中（参见图 1），选“自定义”选项，打开“自定义自动筛选方式”对话框（如图 2）。

图2 ◎单击左上方框右侧的下拉按钮，在随后出现的对话框中，选“大于或等于”选项，然后在右上方框中输入数值“90”；选中“或”选项，再单击左下方框右侧的下拉按钮，在随后出现的快捷菜单中，选“小于”选项，然后在右下方框中输入数值“60”（参见图 2）。

4、设置好以后，单击“确定”按钮，符合条件的数据即刻被筛选出来（筛选的结果如图 3 所示）。

图 3 提示：在上述筛选结果的基础上，对“数学”列继续进行筛选操作，将筛选条件设置为“大于或等于”“90”，就可将“语文”和“数学”成绩都“大于或等于 90”分的学生筛选出来。

2、高级筛选、目的：将“语文”或“数学”成绩“大于或等于”“90”分的学生筛选出来。

实现过程如下：◎先执行“数据→筛选→自动筛选”命令，撤销“自动筛选”功能。

如果前面没有进行“自动筛选”操作，则此步可以省略。

◎分别选中 D66、D67、E66、E68 单元格，输入内容：语文、>=90、数学、>=90（如图 4）。

图4◎选中成绩表中任意单元格，执行“数据→筛选→高级筛选”命令，打开“高级筛选”对话框（如图 5）。

图5 ◎选中“将筛选结果复制到其他位置”选项。

提示：也可以不选择此选项，但为了保留原有数据，建议最好将筛选结果复制保存到其他位置上。

◎单击“条件区域”右侧的红色按钮，此时，对话框缩小成一个浮动状态条（如图 6），用鼠标选中 D66 至 E 68 条件区域，然后按浮动状态条右侧的红色按钮，返回“高级筛选”对话框。

图6 6、单击“复制到”右侧的红色按钮，此时，对话框缩小成一个浮动状态条（如图 7），用鼠标选中保存筛选结果的第 1 个单元格（如 A69），然后按浮动状态条右侧的红色按钮，返回“高级筛选”对话框。

提示：“数据区域”系统通常按默认区域自动添加，如果需要更改，仿照上面操作就行了。

7、全部设置完成后，单击“确定”按钮，符合条件的数据就被筛选出来了。

学”成绩都“大于或等于”“90”分的学生筛选了出来。

提示：如果把“条件区域”改成如图 8 所示的样式（即，条件数值位于同一行中），然后执行上述筛选制度操作，则只将“语文”和“数十、Excel 的排序功能在用 Excel 制作相关的数据表格时，我们可以利用它的排序功能，浏览、查询、统计相关的数字。

下面，我们以图 1 所示的“员工基本情况登记表”为例，来全面体验 Excel 的排序功能。

1、快速排序、如果我们希望对员工资料按某列属性（如“工龄”由长到短）进行排列，可以这样操作：选中“工龄”列任意一个单元格（如 I3），然后按一下“常用”工具栏上的“降序排序”按钮即可（参见图 1）。

图 1 小提示：①如果按“常用”工具栏上的“升序排序”按钮，则将“工龄”由短到长进行排序。

②如果排序的对象是中文字符，则按“汉语拼音”顺序排序。

③如果排序的对象是西文字符，则按“西文字母”顺序排序。

2、多条件排序、如果我们需要按“学历、工龄、职称”对数据进行排序，可以这样操作：选中数据表格中任意一个单元格，执行“数据→排序”命令，打开“排序”对话框将“主要关键词、次要关键词、第三关键词”分别设置为“学历、工龄、职称”，并设置好排序方式（“升序”或“降序”），再按下“确定”按钮就行了。

3、按笔划排序对“姓名”进行排序时，一般喜欢按“姓氏笔划”来进行：选中姓名列任意一个单元格，执行“数据→排序”命令，打开“排序”对话框（参见图 2）。

单击其中的“选项”按钮，打开“排序选项”对话框（图 3），选中其中的“笔划排序”选项，确定返回到“排序”对话框，再按下“确定”按钮即可。

小提示：如果需要按某行属性对数据进行排序，我们只要在上述“排序选项”对话框中选中“按行排序”选项即可。

4．按行排列数据．相信大家对 Excel 的排序功能都不陌生，通常数据只是按列排列。

有时我们需要按行排列数据，这时只需从“数据”菜单中选择“排序”，在排序对话框中左下角选中“选项”按钮，在弹出的对话框中选择“按行排序”，并设置相应关键字即可，而且还可以更改排序的方法是按拼音还是按笔画排序或是选择自定义序列中的排序方法。

5、自定义排序、当我们对“职称”列进行排序时，无论是按“拼音”还是“笔划”，都不符合我们的要求。

对于这个问题，我们可以通过自定义序列来进行排序：先把相应的职称序列按需要排序的顺序输入到相应的单元格区域（如 N2 至 N18）中（图 4）；执行“工具→选项”命令，打开“选项”对话框，切换到“自定义序列”标签下，在“从单元格中导入序列”右侧的方框中输入“$N$2:$N$18”（也可以用鼠标选择输入），然后单击“导入”按钮，将相应的序列导入到系统中，确定返回。

小提示：序列导入后，原来 N2 至 N18 区域中输入的数据可以删除，导入的序列在其他 Excel 文档中均可直接使用。

选中“职称”列任意一个单元格，执行“数据→排序”命令，打开“排序”对话框，单击其中的“选项”按钮，打开“排序选项”对话框（参见图 3），按“自定义排序次序”选项右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选中上述“导入”的序列，确定返回到“排序”对话框，再按下“确定”按钮即可。

图46、用函数进行排序、有时，我们对某些数值列（如“工龄、工资”等）进行排序时，不希望打乱表格原有数据的顺序，而只需要得到一个排列名次。

对于这个问题，我们可以用函数来实现（以“工龄”为例）：在“工龄”右侧插入一个空白列（J 列），用于保存次序（图 5），然后选中 J2 单元格，输入公式：=RANK(I2,$I$2:$I$101)，然后再次选中 J2 单元格，将鼠标移至该单元格右下角成“细十字线状”时（这种状态，我们通常称之为“填充柄”状态），按住左键向下拖拉至最后一条数据为止，次序即刻显示出来（图 5）。

图5小提示：若要升序排序，可在公式最后增加一个“非零”参数，如将上述公式改为：=RANK(I2,$I$2:$I$101, 1)。

7、让序号不参与排序、当我们对数据表进行排序操作后，通常位于第一列的序号也被打乱了，如何不让这个“序号”列参与排序呢？我们在“序号”列右侧插入一个空白列（B 列），将“序号”列与数据表隔开。

用上述方法对右侧的数据区域进行排序时，“序号”列就不参与排序了。

小提示：插入的空列会影响表格的打印效果，我们可以将其隐藏起来：选中 B 列（即插入的空列），右击鼠标，再选择“隐藏”选项即可。

（七）Excel 公式与函数一、什么是公式Excel 除能方便地进行表格和图形处理外，更重要的是能对数据进行各种复杂的运算分析。

例如，制作工程预算表并对其进行分析；或者对财务报表进行计算、分析等等。

Excel 之所以具备如此强大的功能，公式(包括函数)起了非常重要作用。

在 Exce 中“公式”是不同于“数值”和“文本”之外的第三种数据类型。

公式的共同特点是以“=”号开头，它可以是简单的数学式，也可以是包含各种 Excel 函数的式子。

输入到单元格中的公式均由等号("=")开头，等号后面由如下五种元素组成：◎运算符：如“+”、“－"、“×”、“÷”等。

◎单元格引用：单元格“引用”是指在公式中输入单元格的位置（亦称单元格名称，如 A1、B4、F5 等），以替代该单元格中的数值进行运算。

公式中引用了单元格，无论该单元格的数值怎样改变，公式总会自动根据改变后的数值进行运算，而不必重新修改公式。

单元格引用包括单个单元格或多个单元格组成的范围，以及命名的单元格区域。

这些单元格或范围可以是同一工作表中的，也可以是同一工作薄其他工作表中的，甚至是其他工作薄工作表中的。

◎数值或文本：例如，“100”或“数学”。

◎工作表函数：可以是 Excel 内置的函数，如 SUM 或 MAX，也可以是自定义的函数。

（Excel 中的函数实际是一些预定义的公式，它们使用一些称为参数的特定数值按特定的顺序或结构进行计算。

）◎括号：即“( )”，它们用来控制公式中各表达式被处理的优先权。

（公式与函数的应用是一个比较复杂的问题。

这里仅列举一些比较简单的计算。

为适应进一步学习的需要，本文末另载有《excel 函数教程》。

）二、公式和函数应用数例：公式和函数应用数例：1. 计算商品金额数值我们知道商品单价×数量=金额。

下图所示的工作表中的 A2 和 B2 单元格分别存放着某种商品的“单价”数值（250）和“数量”数值（8），为了计算“金额”数值，可以在编辑栏（或D2 单元格）中输入公式“=250*8”(图 1)，回车后，可以看到计算结果为“2 000”。

但是，像这样用具体数值来建立的公式，不能适应单元格数字的改变，因此在 Excel 中用得很少。

如果在 D3 单元格中输入公式“=A2*B2”如(图 2)，同样可以计算出“金额”数值（2000），，但其适用范围很宽，无论赋予 A2、B2 什么数值，这个公式计算的结果总是正确的。

2. 计算销售额总和下图所示的工作表中的 B2 和 B11 单元格分别存放 10 天的销售额，为了计算这些天的销售额总和，可以在D2 单元格中输入公式“=B2+B3 +B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10+B11”(图 3)，这个公式和数学中的求和公式没什么两样，不过由于需要求和的项目太多，所以公式看起来比较长。