公司文件控制程序规范

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文件控制程序

6.6.1.3文件使用人员应保持文件清晰、完整，因遗失、文件破损或缺失等原因需补发新的文件时，由文件持有人填写《文件补发单》，经主管领导审核，管理者代表批准后，由相应的文件管理人员给予补发。
文件检查记录表
XX-44-01-09
文件补发单
XX-44-01-06
6.6.1.4文件和资料控制所产生的记录按《质量记录控制程序》规定予以保存。
6.3.4办公室编制体系文件的《文件分发清册》，由总经理批准，办公室按此表进行发放；技质部编制技术文件的《文件分发清册》，由总经理批准，技质部按此表进行发放。
6.3.5文件发放时，领用部门在《文件签发、回收记录》
上签字领取。
文件签发/回收记录
XX-44-01-03
文件分发清册
XX-44-01-02
6.4文件的控制：
6.9受控的有效文件、文件管理记录
7．附件：
一、文件修改记录表
附件一、本文修改记录表
序号
更改日期
更改条款
更改内容
更改标记
更改申请表号
更改人
1
2
3
6.4.1分发到有关部门和使用部门的文件均需盖红色“受控”印章进行标识，无此标识的文件为无效版本。
6.4.2作废的管理文件由办公室负责按《文件签发/回收记录》所分发的去向和数量回收（技术文件由技质部执行）。文件回收后，填写《作废文件处理单》，由管理者代表批准销毁，销毁时须由两人监督操作，需要时留一份作为保留资料保存。留底资料保存二年。
6.4.3为法律和积累知识的目的而作为资料保留的作废文件加盖“保留”印章，并隔离存放。
6.4.4顾客提供的图纸/协议/技术规范，由技质部组织相关部门进行评审，评审周期不超过两个工作周。

文件控制程序作业指导书

文件控制程序
第一章：前言
对公司文件的编制、审批、发放、使用、更改、作废、回收、控制管理等做出明确的规范。

本程序适用于公司各种文件的控制和管理。

第二章：定义
第一条：公文：包括报告、通知、通告、方案、会议纪要等常用文件。

第二条：管理标准：指为实现管理职能，规范与公司管理有关的重复事物、概念和需要协调统一的管理事项而制定的标准。

第三条：外来文件：来自公司外部，为公司所引用的文件，包括但不限于国际、国家、行业的各种标准和各项政策、法律法规等。

第三章：职责
第一条：行政人事部是一级管理标准的管理部门，负责一级管理标准的管理和控制。

第二条：各部门负责部门二三级管理标准和与本部门工作相关的外来文件的管理和控制。

第四章：文件的编写和审批
第一条：一级管理标准
1. 各部门根据生产经营管理需要起草相应的管理标准，经部门负责人审核后提交行政人事部，行政人事部对文件的合理性、符合性、可操作性进行审核和标准化审核，起草人根据行政人事部的审核意见进行适当修改。

修改完成后由行政人事部以邮件等形式发相关的部门人员充分征求意见两个工作日，并将意见反馈给标准起草人。

2. 标准起草人对各部门反馈意见进行汇总，并将处理意见以邮件形式发相关人员进行答复说明，必要时（有重大影响或。

集团公司文件记录控制程序标准

logo文件记录控制程序标准（文件类型：程序文件）文件编号：文件版本：编制：审核：批准：×××年×月×日发布×××年×月×日实施文件秘密等级：本文件解释权归×××有限公司编制/修订履历1.目的规范对质量、环境、职业健康安全、企业知识产权等管理体系有关的文件进行控制，确保所有场所使用的文件是唯一的、有效的版本；规范质量、环境、职业健康安全、企业知识产权等管理体系运行过程中产生的各种记录，提供各管理体系有效运行及符合要求的证据。

2.范围本程序适用于×××有限公司质量、环境、职业健康安全、企业知识产权等管理体系文件，包括外来的文件和资料（如国家法律法规、标准、相关方提供的资料、设备设施附带资料等）的编制、审批、发放、使用、修改、回收、作废的控制，以及以任何媒体记载的与以上体系运行有关的所有记录的制作、收集、标识、保存、检索、处置的控制。

4.职责4.2 质量部4.2.1负责对公司所有体系受控文件进行标准化统筹管理，对所有体系文件及记录表单进行标准化审核；4.2.2负责公司质量体系管理手册的编制和维护；4.2.3 负责组织各职能部门进行质量管理体系程序文件的编制和运行有效性监控；4.2.4 负责公司质量体系管理手册及其程序文件、管理制度的受控管理；4.2.5负责该程序文件的编制及维护。

4.3 EHS部4.3.1负责公司环境、职业健康安全体系管理手册的编制和维护；4.3.2 负责组织进行公司环境、职业健康安全体系程序文件的编制和运行有效性监控；4.3.3 负责公司环境、职业健康安全体系管理手册及其程序文件、管理制度的受控管理；4.3.4主导公司环境、职业健康安全管理体系相关文件和记录的规范化管理。

4.4 技术部4.4.1主导公司企业知识产权管理体系相关文件和记录的规范化管理；4.4.2 负责公司技术文件、标准、工艺文件、作业指导文件的受控管理和有效性运行监控。

文件和记录管理控制程序

1 目的为了规范品质文件，使供方及客户之资料，以及其它外部文件得到有效控制，防止使用失效和作废的各类文件，以保证在需要的场合能及时获得最新最正确的文件。

2 适用范围2.1 公司各部门管理文件的编制、管制方法。

2.2 供方及客户文件（如技术图纸、测试报告、使用说明书等）的控制方法。

2.3 其它外来文件（如适用的法律、法规、行业标准、客户提供的图纸、技术资料等）。

2.4 确保对质量策划和运行所必要的外来文件得到识别，并控制其分发。

2.5 适用于本公司质量管理所要求的所有文件、记录的管理和控制3 定义注释3.1 受控文件：凡是直接影响产品质量的文件、资料、程序文件。

3.2 非受控文件：不影响产品质量的文件或资料，如各类参考资料。

3.3 文件：3.3.1质量方针：由组织的最高管理者正式发布的该组织总的质量宗旨和方向3.3.2质量目标：在质量方面所追求的目的。

3.3.3质量手册：质量管理的纲领性文件，它概括了本公司质量管理的构成及要素（过程）。

3.3.4程序文件：直接支撑质量手册的主要文件，是对各部门运作过程及质量要求的具体说明。

3.3.5作业指导书：它从程序文件中引申出来，详细叙述各部门运作过程及操作规程，它是程序文件的支持性内容。

3.4 记录：凡是质量管理运行中的记录、报告及与产品相关的质量数据均属于记录范围。

4 职责4.1 总经理或董事长：批准公司的质量方针/目标、质量手册、程序文件。

4.2 管理者代表：负责制定质量手册及相关程序文件。

4.3 各职能部门：负责编写相应的程序文件、作业指导书及相关表格，及时签收和保存受控文件、记录，并将已失效的受控文件、记录退回品管部。

4.4 品管部负责公司文件编号、审核，负责公司记录表单的印刷、存档、发放和管理。

4.5 管理部：负责本公司外来文件、公司受控文件的整体控制，填写《公司文件清单》即受控文件的打印、分发、原版文件、外来文件的保存等。

4.6 管理部负责空白表单、记录的管理。

企业内部文档管理制度与流程手册

企业内部文档管理制度与流程手册第一章总则 (4)1.1 制定目的 (4)1.2 适用范围 (4)1.3 定义与解释 (4)第二章文档管理组织结构 (4)2.1 管理部门 (4)2.1.1 企业应设立专门的文档管理部门，负责企业内部文档的统一管理和监督工作。

52.1.2 文档管理部门应直接隶属于企业高层领导，以保证文档管理工作的权威性和有效性。

(5)2.1.3 文档管理部门应设立文档管理科、档案室等相关部门，形成完整的文档管理组织架构。

(5)2.2 职责分配 (5)2.2.1 文档管理部门职责 (5)2.2.2 各部门职责 (5)2.3 文档管理人员要求 (5)2.3.1 文档管理人员应具备以下基本素质： (5)2.3.2 文档管理人员应接受专业培训，提高文档管理水平和业务能力。

(5)2.3.3 文档管理人员应定期进行业务考核，保证其具备履行职责的能力。

(5)第三章文档分类与编号 (5)3.1 文档分类 (5)3.1.1 分类原则 (6)3.1.2 分类体系 (6)3.2 文档编号规则 (6)3.2.1 编号原则 (6)3.2.2 编号构成 (6)3.2.3 编号示例 (6)3.3 编号实施与维护 (7)3.3.1 编号实施 (7)3.3.2 编号维护 (7)第四章文档制作与审核 (7)4.1 文档制作规范 (7)4.1.1 文档格式规范 (7)4.1.2 文档结构规范 (7)4.1.3 文档内容规范 (7)4.2 文档审核流程 (8)4.2.1 提交文档 (8)4.2.2 部门负责人审核 (8)4.2.3 专业人员审核 (8)4.2.4 综合审核 (8)4.3 审核标准与要求 (8)4.3.1 格式审核 (8)4.3.3 法律法规审核 (9)4.3.4 风险评估 (9)第五章文档发布与分发 (9)5.1 文档发布流程 (9)5.1.1 文档审核：文档在正式发布前，需经过相关部门的审核。

审核内容包括文档内容的准确性、完整性、合规性等方面。

ISO13485：2016文件控制程序

为了对公司质量管理体系文件进行有效控制，确保公司内所有部门、场所使用、执行的文件为有效版本，使公司文件管理规范化、制度化，特编制本程序文件。

2、范围适用于本公司质量管理体系文件的控制。

3、职责3.1 总经理：负责质量手册的批准。

3.2 管理者代表：负责组织编制、修订及审核质量手册，组织文件的评审，审核质量管理体系程序文件，审核批准质量管理体系三级文件。

3.3 品管部文控中心：负责编制质量手册；公司质量管理体系文件及相关法律法规、外部资料的登录、发放、更新及回收、作废、销毁等文件管理。

3.4 工程部：负责本公司产品的设计和开发过程的技术文件的形成，如技术图纸及资料的编制，产品相关的技术标准、法律法规等外来文件的收集。

3.5 各部门：负责本部门相关的体系文件的编写及修订，本部门相关体系文件的接收、保管并确保在使用处可获得文件的有关版本。

4、定义4.1 文件：信息及其承载媒体。

4.2 质量手册：描述公司质量管理体系方针和目标及对客户承诺各项活动开展的纲领性文件。

4.3 程序文件：为实现质量手册中所描述的管理方针和目标而建立的运作文件，描述实施管理体系所需活动的程序和产品过程顺序及相互关系的程序。

4.4 三级文件：是对某一产品的操作或管理要求的作业程序、规范，或者某一工序的详细控制方法，它们可以是图纸、作业指导书、流程图、检验标准、管理规定等。

4.5 质量记录：根据规定的要求，用以收集、传达信息、控制作业流程或证明作业已符合要求的文字或图表。

4.6 受控文件：被使用为作业依据的文件，须随时保持最新版次，具有分发控制、修订版本时须重新分发并回收旧版本，以确保文件正确性。

4.7 外来文件：指取自外部的法规、规范、标准、文献等，被本公司用来作为质量管理体系流程中引用的标准。

4.8 流程图：对某一个问题的定义、分析或解法的图形表示，图中用各种符号来表示操作、数据、流向以及装置等。

5、内容5.1文件的编写根据公司与产品、活动有关质量的作业需要，同时依据标准等适用的全部要素及客户、相关方的特殊要求识别所有过程，并制订、修订内部作业文件、CE技术文件或接收外来文件，支持、指导所有活动过程。

文件控制管理程序文件

文件控制管理程序文件XXX文件控制管理程序目的：本程序旨在对与质量体系相关的文件进行控制管理，确保使用的文件均为有效版本。

范围：适用于本公司与质量体系相关文件的控制管理，包括电子媒体的文件。

职责：总经理负责质量手册的批准和发布；管理者代表负责除质量方针目标、质量手册以外的批准及发布；各部门主管负责本部门编制和提供的文件的审核；各部门经办人员负责各类文件的编制、收集（包括外来）文件和统计，并指定兼职资料员，负责保管好本部门收到的文件，做好文件清单的记录；行政办公室负责文件的文档登记、保管、借用、更改、回收和销毁（包括外来文件）等管理工作。

工作程序：1.行政办公室负责制订文件控制管理程序，相关部门程序要求实施；2.文件控制的流程：起草或更改文件→指定授权部门→文件审核→授权部门负责文件批准→文件归档→办公室负责文件发放→使用部门或使用者按规定评审、修订、申请。

文件分类：1.质量手册：是本公司质量体系描述的纲领性文件；2.程序文件：是本公司各过程中，质量的作业技术活动应遵循的途径和方法；3.其他管理性和技术性文件（第三层次文件）：如管理性的有规章制度、管理办理、各种管理标准、工作计划、记录和报告的表示等；技术性的有产品图纸、产品标准、工艺文件和标准、检验和检测规范、作业指导书、操作法规等；4.外来文件等：国标、国家和行业的标准、国家和地方的法律法规、适用法规和标准，顾客提供的工程规范等，被本公司收集引用的文件。

文件编写导则：1.本公司的各类文件都必须有标题、编号、拟（编）写人、审核人、批准人的签名方为有效；2.文件必须要有版本、修改码和目录及最新状态清单；3.外来文件被采用必须要经过审核和批准。

作废回收处理是一个重要的环节，需要在部门或办公室内进行。

在此过程中，必须得到部门领导的认可签名，以确保流程的顺畅。

文件控制管理程序的版本为A，共14页。

在5.4.2中规定，质量手册和程序文件由管理者代表组织编写，其中质量手册由管理者代表审核，总经理批准。

文件控制程序范本

文件控制程序范本一、目的文件控制程序的目的在于确保公司内使用的文件均为有效版本，且文件的编制、审核、批准、发放、使用、更改、回收和销毁等过程得到有效的管理和控制，以保证公司的各项活动能够依据准确、完整和最新的文件进行。

二、适用范围本程序适用于公司内所有与质量、环境、职业健康安全管理体系以及与公司运营相关的各类文件，包括但不限于管理手册、程序文件、作业指导书、技术文件、外来文件等。

三、职责分工1、管理者代表负责组织制定和审核管理体系文件，并负责批准程序文件。

2、各部门负责人负责组织编写和审核本部门相关的作业指导书和技术文件，并确保其符合管理体系的要求。

3、文控中心负责文件的编号、登记、发放、回收、存档和销毁等管理工作，并建立文件的总清单和相应的记录。

4、公司员工应按照规定使用文件，并妥善保管，不得随意涂改、损坏或丢失。

四、文件的分类1、管理手册：是公司管理体系的纲领性文件，描述了管理体系的范围、方针、目标和主要过程。

2、程序文件：是对管理手册中各项过程的具体描述，规定了各项活动的流程和职责。

3、作业指导书：是对程序文件的进一步细化和补充，详细说明了具体的操作方法和步骤。

4、技术文件：包括产品标准、工艺文件、检验规范等，用于指导产品的设计、生产和检验。

5、外来文件：包括法律法规、标准规范、客户提供的文件等。

五、文件的编号1、为了便于文件的识别和管理，对各类文件进行统一编号。

编号规则应具有唯一性和可追溯性。

2、管理手册的编号规则为：公司代码MM版本号3、程序文件的编号规则为：公司代码PF程序文件序号版本号4、作业指导书的编号规则为：公司代码WI部门代码作业指导书序号版本号5、技术文件的编号规则为：公司代码TD技术文件类型代码技术文件序号版本号6、外来文件的编号规则为：公司代码WL外来文件来源代码外来文件序号六、文件的编写1、文件的编写应遵循清晰、准确、易懂的原则，语言应简洁明了，避免使用模棱两可或含糊不清的词汇。

[全]某公司涉密文件管理控制程序

某公司涉密文件管理控制程序目的：规范公司文件的编写、审核、批准、发布、标识、发放、更改、保存、归档、回收和作废处理以及质量记录的管理等活动，以达到对文件和质量记录进行有效控制；以保证文件的适用性、系统性、协调性和有效性，并使质量管理体系在各个场所都能使用相应有效版本的文件；确保质量体系文件和资料符合受控要求且被有效管理。

保持完善的质量记录。

证明公司产品质量达到规定要求，用以证实质量体系有效运行之客观性，并满足其规定要求。

为采取纠正或预防措施提供依据。

2.范围：适用于公司质量管理体系相关文件：质量手册、程序文件、工作文件及技术资料、外来资料和所有质量记录。

3.职责：3.1.行政部：行政部文控室归口管理公司质量管理体系文件/技术资料/外来资料，负责质量体系文件/技术资料/外来资料/质量记录表单的标识、受控、发放、保存（正本）、归档、回收、作废的管理。

3.2.各部门：由部门文员或部门指定专人归口管理部门文件，负责本部门文件的受控申请、接收、使用、回收、标识、保存及管理。

4.定义：4.1.一级文件：质量手册。

4.2.二级文件：运作程序（程序文件）。

4.3.三级文件：工作作业文件和外来文件。

4.3.1.工作文件：凡在公司运作、生产中需使用的作业规范、规则、流程，职务说明书、质量计划，企业标准、设备操作/使用手册、技术资料、检验标准、作业指导书等。

4.3.2.外来文件：供应商提供的原物料资料，顾客提供的流程、各类标准或技术资料，ISO9001:2000、ISO/TS16949:2002标准，有关政府的法律、法规，新购设备操作/使用说明书等。

国家标准、行业标准，顾客的资料（顾客对产品性能要求的需要等），由客户或供应商提供的检验、测试、制造等技术资料，设备操作指导书，与产品质量有关的参考资料、菲林、客户提供样品等。

4.3.3.技术资料文件：包括产品BOM单、图纸、测试报告、公司制作确认样品、设计图样、技术规范、检验和试验规程、工艺文件等；4.4.四级文件：质量记录（表单记录类）：管理者策划和评审的记录、资源开发/培训记录、产品实现过程中产生的记录、检验与试验的记录、审核记录、分析与改进的记录、合同、各类统计报表、报告、会议记录等各种为追溯目的而保存的资料及数据。

文件控制管理程序

文件管理控制过程乌龟图1.目的：通过职责划分、明确工作程序及要求，确保公司管理体系有关的文件编写、修改、发行、废除和管制等得到有效控制。

2.范围：本程序适用于与管理体系有关的所有文件的控制。

3.职责：3.2XXXXX是管理体系文件控制的归口管理部门，负责批准后的文件分发、收回、销毁及管制，负责检查监督各单位管理体系文件的管理实施情况。

其它管理性文件由各相关职能部门归口管理。

3.3公司总经理负责制订颁布公司质量方针和质量目标，批准【质量手册】并发布。

3.4副总经理负责公司【质量手册】的审核，批准体系第二阶文件的批准发布。

3.5 XXXXX经理负责编写公司【质量手册】，各部门负责人负责编写体系的第二阶文件。

3.6副总经理负责组织有关人员对现有/新修订的二阶体系文件进行批准前评审。

3.7副总经理负责组织编制、修改、并审核质量手册和第二层次程序文件。

3.8各部门负责人负责本部门内的文件、作业标准的审核并批准。

3.9工程部技术部负责技术性文件的归口管理，负责检查监督各单位技术性文件的管理实施情况，适时安排文件修改的评审。

3.10各部门负责建立本部门使用的与管理体系有关的体系文件清单，并进行管制。

3.11XXXXX文控负责体系文件的收发管理。

4.有关术语和定义：4.1 技术性文件：特指顾客工程标准/规范及其更改、产品图样及设计文件、工艺文件、检验作业指导书、技术标准、图样更改、工艺更改、工装模具图样等。

4.2管理体系文件：除技术性文件以外的与管理有关的体系文件，如各种工作程序、工作规范等。

4.3系统文件：【质量手册】将管理体系中各作业要项以书面文件形式作系统的规定。

4.4程序文件：将管理体系中各管理程序以书面文件叙述的文件。

4.5指导文件：管理体系中各作业标准、办法、图面、说明其作业方法的文件。

4.6表单记录：将程序文件或工作作业标准所规定的执行事项﹐以数字、文字、图表或其它可明确表达内容的文件呈现执行的结果。

文件和控制程序

1.目的为了对公司各类文件和资料进行有效管制,统一文件格式,规范文件的制定、修改、发放、废止等管理,确保文件正确、完整、有效,特制定本程序;2.适用范围适用于公司行政发文、程序文件、作业指导书,各类规章制度、各类检验标准、工作指引、记录表单及外来文件的管理等;3.定义文件分类：红头文件：包括公司组织机构、人事任免、重大决策及重要管理事项等;一级文件A：公司章程、体系手册等公司纲领性文件;二级文件B：管理控制程序、业务流程性文件;三级文件C：管理规章制度、操作规程、作业指导书;D：检验标准、产品规范;四级文件管理表单：用来记录管理过程的表单,作为QEO管理的追踪和检索的工具;临时性文件E：包括通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络文件等; 外来文件F：包括地方政府、主管部门、行业管理相关文件,顾客或供应商提供的资料、图纸及有关的行业标准等;文件分为受控文件及非受控文件：受控文件:即要求文件的分发、修订或更改均须按书面规定程序进行控制,保证文件始终反映现行要求,受控文件须加盖“受控文件”印章,且经相关人员会签;包括:管理手册、程序文件、作业指导书、MSDS文件、职务说明书、经识别的外来文件、记录表单类文件等;非受控文件:若有新的版本发出,旧的版本文件无需更新,被列为非受控文件,且禁止作为产品生产、开发及经营之用;4.工作职责文件的审查、批准权限为：文件的发布、回收、作废、销毁及控制,由文控中心负责;文件使用管理：各部门主管负责管理本部门现场使用的文件和资料,确保文件及记录的正确、完整及安全性;5.工作程序图：文件和资料制定及管理实施图6.程序说明流程图责任部门相关记录文件编写/识别编写人体系文件的制定编号、内容框架、格式要求、发布应严格控制,禁止无编号、内容不全、格式不按要求制定的非受控文件在工作现场使用;文件制定的要求：A类文件：公司章程按工商行政管理局的相关条文制定、体系手册按最新的QEO 体系标准要求制定;红头文件：⑴文件编号说明：由公司名简称、年份、流水顺序号组成；编号举例：银农科技⑵格式要求：样式如附件1①文件排头：公司标志公司名称,黑体,红色、一号字体,居中；②文件名称：宋体,黑色,小二号字体,居中；③文件正文：宋体,黑色,四号或五号字体根据内容选择字号；④文件落款/日期：字体与字号与正文一致,居右下方；B类程序文件：⑴部门编号说明：⑵文件编号说明：由部门编号、文件类型、流水顺序号组成编号举例：06 B 001⑶格式要求：样式参照本程序文件①文件须含审批、会签及修订记录；②正文标题格式为：宋体、四号、加粗字体,要求包含内容有1.目的、2.适用范围、3.定义、4.工作职责、5.工作程序图、6.程序说明、7.相关文件、8.记录表单；正文格式为：仿宋、四号字体；③序列号设置为：a一级：如1、2、3、……；b二级：如、、……、、……；d四级：如⑴、⑵、⑶、⑷……；e五级：如①、②、③、④……；f 六级：如a、b、c、d……；C、D类文件：文件排版及要求参照B类文件,文件结构应为：⑴规章制度类：文件内容应包含1、目的,2、适用范围,3、定义,4、工作职责,5、相关规定,6、记录表单,7、附件若有；⑵设备操作规程：文件内容应包含1、目的,2、适用范围, 3、技术参数,4、操作步骤,5、注意事项,6、维护与保养；⑶作业指导书类：①SOP类：文件内容应包含1、基本信息,2、使用物料,3、图片说明, 4、作业步骤,5、作业说明,6、安全技术要求；②规范类：文件内容应包含1、目的,2、适用范围,3、工作职责,4、作业指导,5、注意事项,6、记录表单；⑷检验标准类：文件内容应包含1、目的,2、适用范围, 3、检验工具/物料特性,4、检验标准/指标控制,5、检验方法/抽样规则,6、其他包装、标志、运输、贮存等,7、记录表单若有；⑸产品规范类：文件内容应包含1、目的,2、适用范围,3、定义,4、规范要求,5、检验方法,6、判断规则,7、其他若有;E类临时性文件：⑴公司各类通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络文件采用06B001-1内部业务信息联络单发出,如涉及内容需要保存1年以上的文件,需原件交往文控中心留存；⑵文件编号由文件类别、年份、部门编号、流水顺序号组成编号举例： E 201706001F类外来文件：⑴外来文件一律由文控专员收文,登记06B001-2 外来文件清单后报行政经理或以上领导审批处理；涉及机密的文件如：产品研发、财务、董事会、股东会等机密文件由相应部门负责人收文并处理；⑵文件编号说明：由文件类别、年份、部门编号、流水顺序号组成编号举例：流水顺序号⑴记录的格式：记录原则上采用表格方式特殊情况除外,各部门根据程序文件和作业指导书编制所需要的质量、环境、职业健康安全记录表格,同类记录表格的格式应统一;设计表单样式时,由部门经理审批后交文控中心检查并登记06B001-3记录一览表中；⑵记录的填写：①按记录项目逐项填写,不得缺项；某些项目不需填写时,用“/”明示；②填写记录时,需使用签字笔/圆珠笔,不可使用铅笔；填写字迹要清晰、整齐,能准确识别；③记录的内容要完整、齐全,提供的数据、资料要准确,语言要简练；填写人员对记录的真实性、完整性负责；④各项管理记录和各种报告要及时填写,不得后补、伪造；⑤记录一经填写完成,原则上不允许任何人涂改,以保持其原始性;如是笔误或经证实原有记录不准确,可在原始记录上采用“划改”形式进行更改,但应保留原有记录的可识别性,同时修改人必须在修改处旁边签名,或经原审批人在修改处旁边签名后才能生效,凡私自涂、贴、刮等方式改动的记录一律无效；⑶记录的修改：记录表单在运行过程中,如需要更改表格结构或内容的,须重新提交给部门经理审批,并交文控中心办理文件授控手续后方可使用；⑷记录编号说明：由标准文件编号、本文件内的表格流水顺序号组成如有外部标准表格,则可采取外购形式,无需编号；表格编号举例：记录表单流水号⑸记录存档：按规定期限保存记录,记录使用及管理按档案管理规定执行;文件版本/版次规定：⑴版本号：用一位英文大写字母表示,初次发行为A.变更后依次为B、C、D……Z；版次号或修订号:用一位阿拉伯数字表示,初次发行为0,变更后依次为1、2、3……9；⑵文件第一次制定时的原文为A/0,A为版本号,0为版次修订号；文件修订时,当修订内容不超过原文件内容的1/3时,变更版次修订号,依次为1、2、3……9;当版次修订号超过9、或文件修订内容超过原文件内容的1/3时、或文件有重大或原则性修改时,变更版本号,依次为B、C、D……Z,同时版次修订号恢复为0；⑶记录表单的版本/版次修订规定同上;文件的制定及修订：当文件新制定或修订时,由文件归属部门按的文件审批权限办理签批手续,如有需要其他部门会审的,经本部门分管领导审核,并授意邮件方式发给相关人员会审,会审无异议的,方可交文控中心办理文件发布手续;文件的发布及发放：有文件的发布手续,由文控专员办理包含：检查排版、手签原稿扫描上传系统共享盘、发布通知、纸档文件入档保存,并登记06B001-4受控文件一览表;文件发放的范围：⑴管理手册：发放至董事会、总经办、各部门经理；⑵程序文件：发放至总经办、各部门经理；⑶三级文件：发放至文件使用部门经理/主管；文件发放手续：⑴文件电子档以只读方式上传管理系统共享盘中,开放全员查阅的权限;索取发放范围之外的文件,须经文件制定部门经理同意后由文控专员办理手续;⑵发放纸质版文件时,由文控专员打印并加盖“受控文件”印章后发放,同时登记06B001-5文件领用记录表;文件的定期评审：公司在每次内审时,由各部门分管领导组织相关人员对本部门现行文件进行全面评审,当发现文件有不适合时,应予以修订或作废;文件的作废：⑴文件评审确定为无效文件时,由部门经理向文控中心索取原文件,部门分管领导在纸档文件上手签作废说明后交回文控中心,由文控中心回收已发出去的所有受控文件及删除共享盘中的电子档;⑵文件修改后,新版本文件发布之时,原版本文件同时废止,废止的旧版纸质文件与电子版文件统一由文控专员回收;⑶所有作废的文件,原稿移转至“废止文件专用档案夹”,并编制06B001-6文件废止清单,废止文件要求保存1份原件并加盖“作废”印章,保存期不低于1年;7.相关文件BG/T 19001-2008质量管理体系要求;GB/T 24001-2004环境管理体系要求及使用指南;GB/T 28001-2011职业健康安全管理体系要求;8.记录表单06B001-1内部业务信息联络单; 06B001-2外来文件清单;06B001-3记录一览表;06B001-4受控文件一览表;06B001-5文件领用记录;06B001-6文件废止清单;附件1：红头文件样式06B001-01/B106B001-2/B1 外来文件清单06B001-3/B106B001-4/B1 受控文件一览表06B001-5/B1 文件领用记录表06B001-6/B1 文件废止清单会签记录：。

内部文件控制程序

内部文件控制程序1. 目的本程序规定了文件的编制、审核、批准、受控、发放、回收、更改、作废、旧版处理的职责和方法，以确保公司产品、活动和服务的各个场所能适时得到所需文件的现行有效版本。

2. 范围适用于本公司所有质量管理体系和产品认证文件的管理，包括外来文件和客户资料等。

3. 定义作业指导书：指导具体作业的规范、制度等。

4. 职责与权限质量管理部：负责文件的受控、发放、回收、建档、标识、存贮、作废及旧版处理。

5. 程序5.1文件的编制、审核、批准和发布5.1.1 质量方针和质量目标：由公司总经理组织管理人员制定、评审，并形成文件，经总经理批准后方能发布生效。

5.1.2质量手册：由质量管理部负责编写，管理者代表审核，公司总经理批准。

5.1.3程序文件：程序文件由主管部门经理、主管、工程师编写，其直接负责人审核，管理者代表批准。

5.1.4 CE技术文件：由研发技术部负责编制，经相关部门负责人讨论评审后，经管理者代表批准。

5.1.5目标和指标：由管理者代表召集相关人员讨论、制订，审核后交总经理批准。

5.1.6作业指导书或管理规范：由部门主管、工程师或技术员编写，相关部门人员共同讨论后由其部门经理批准。

5.1.7作为特殊文件的记录表格：由部门主管、工程师或技术员编写，相关部门人员共同讨论后由其部门经理批准，执行《记录控制程序》。

5.1.8 文件应保持清晰，易于识别，并应有版本号和生效日期。

5.2文件分类5.2.1 按受控与否分类：5.2.1.1受控文件：指其更改、发放等必须得到有效控制的文件，受控文件在文件封面加盖红“受控文件”章。

5.2.1.2非受控文件：指其更改等免受更改控制的文件，非受控文件在封面上没有加盖红色“受控文件”章。

5.2.2按文件性质分类：5.2.2.1质量手册5.2.2.2程序文件5.2.2.3作业文件（如管理规范/作业指导书、CE技术文件、FDA 注册文件、其他认证、注册文件等）5.2.2.4记录表格5.2.3按文件发出的位置分类：5.2.3.1内部文件A. 质量方针及质量目标B. 质量手册C. 作业文件（包括部门岗位职责及组织结构、管理操作指引、产品规格、技术文件、检验文件、、图纸、设计原理图等）；D. 质量记录等E. 需受控的申请、报告、纪要等5.2.3.2外来文件A. 外部标准类文件B. 国家及行业相关法律、法规文件C. 外部证书及相关试验类文件D. 外部技术参考/指导/更改文件E. 客户资料等5.3文件编号规则表格编号按《记录控制程序》执行。

文件控制流程

文件编码：LL-PR-HR001 版本号：01 日期：2018年12月25日1目的为规范受控文件的发放、使用、回收、作废等过程，防止作废文件的非预期使用，确保文件为正确、有效之版本，特制定本规定。

2适用范围所有员工。

3定义3.1 一级文件：手册类文件；3.2 二级文件：程序类文件；3.2.1管理制度或规定、外来文件（相关法律法规、国家标准、行业标准等）。

3.3三级文件：制度流程类文件：3.3.1流程图、生产责任单、作业指导书等。

3.4四级文件：表单记录类。

4职责4.1 人事行政部：负责一、二、三、四级文件的受控发放、保存（正本）、回收和作废，以使使用场所的文件为最新、有效的文件。

4.2 各部门：负责根据程序文件的总体要求制定相应的三级规定类文件，由部门文员或部门指定专人负责本部门文件的登记、使用、回收和保存。

5程序内容及要求5.1公司内部文件的控制5.1.2文件编码说明文件编码：LL-PR-HR001 版本号：01 日期：2018年12月25日5.1.2.1文件编码原则为：LL — BK — HR0015.1.2.2文件编码代码为：文件的类型及代码部门代码如：人事行政部一级文件-手册的编码为：LL-BK-HR0015.1.2.3各部门制定自己的受控文件和记录清单，对本部门的文件按照5.1.3内容进行管理。

5.1.3文件的编写、审核、批准、发放文件在做成前，由文件编制部门到相关部门就文件编制需求进行调查及文件内容确认，和相关人员交换意见。

文件限制部门根据文件编制需求、调查情况、相关法律法规及标准的要求等进行文件编制。

应确保在使用场所可获得适用文件的有效版本。

文件的发放、回收由各编写部门进行，同时填写《文件签收单》、《文件回收单》。

文件编码：LL-PR-HR001 版本号：01 日期：2018年12月25日文件分为“受控”和“非受控”两大类。

“受控”，主要是跟踪修订状态，确保在使用时可获得适用文件的有效版本，所有“受控”文件必须在该文件受控状态处加盖受控印章，并注明分发号；5.1.5文件发放控制（1）人事行政部负责一、二、三级类文件的管理及副本文件的发放。

文件控制流程

生效日期：2023-03-01 1.目的有效控制公司各类文件，确保文件各使用处所使用的文件为最新或有效版本。

2.适用范围适用于与质量体系相关的规范性的文件控制。

3.职责3.1管理者代表负责质量手册的组织编制、修订和审核，总经理批准。

3.2程序文件由相关部门的负责人组织编制、修订，管理者代表审核，总经理批准。

3.3作业指导书由相关部门负责人组织编写、修订和审核，部门负责人审批。

3.4质量部负责所有受控文档的归档、登记、发放、回收、销毁及原稿保存。

3.5文件使用单位负责使用文件的保管，负责旧版和作废文件的收集和回收。

生效日期：2023-03-014.过程流程图文件取号文件编写文件审核批准文件受控文件发放收回作废文件文件使用文件评审是否需要保留是否需要更改外来文件文件审核批准做好标识原稿存档销毁需要更改作废继续使用未通过通过通过未通过是否是否生效日期：2023-03-015.作业程序与控制要求5.1新文件取号、编号5.1.1文件编制者根据编号规则从文件管理员处获取编号，并填写“文件取号登记表”记录文件名及文件号。

5.1.2编号规则5.1.2.1编号结构1)部门文件XXXX文件类型代码部门代码流水号/XX版本XX生效日期：2023-03-012）质量体系文件5.1.2.2文件类型代码质量手册-QM 程序文件-QP 记录、证据-QR 管理文件-M 流程文件-P 作业指导书-WXXXXXXX/XX部门代码/体系文件代码文件类型代码流水号版本生效日期：2023-03-01 5.1.2.3部门代码部门代码生产部SC工程部GC表面处理BC生产保障部PA市场部XS质量部QD采购部CG人事部RS行政部XZ财务部CW5.1.2.4表单、记录表单、记录编号时，在对应的管理文件、程序文件后加“-流水号”，以“-001”开始,表单或记录无版本例：《质量管理手册》QM-M-001《量具保养管理规定》QD-M-003/A0《刀具管理规定》SC-M-002/A1《人力资源控制程序》RS-P-004/B0《文件控制流程》QP-P-001/AO《蔡司三坐标保养规定》QD-M-003/A0《蔡司三坐标日常点检表》QD-M-003-001生效日期：2023-03-01 5.2文件编写5.2.1手册和程序文件由管理者代表组织编写5.2.2工程部负责编制设计文件，包括技术标准、采购规范、图样、工艺文件等。

电梯公司程序控制文件(符合TSG07-2019规范)

目录文件控制程序 (2)记录控制程序 (6)合同控制程序 (8)材料、零部件控制程序 (11)作业（工艺）程序 (15)焊接控制程序 (18)检验与试验控制程序 (23)设备和检验与试验装置控制程序 (26)不合格品（项）控制程序 (30)质量改进与服务控制程序 (32)人员培训及管理控制程序 (36)执行特种设备许可证制度 (38)安装和服务过程控制程序 (42)内部审核控制程序 (49)管理评审控制程序 (52)纠正和预防措施控制程序 (55)顾客满意度测量控制程序 (58)设计控制程序 (59)文件控制程序1目的控制管理体系的所有文件的制定、批准、发布、发放、变更，防止使用无效、过期、作废文件，定期审查、修订文件，确保文件持续适用和满足使用要求。

2职责2.1综合部为质量保证体系文件的归口管理部门，负责文件的接收、整理、发放、回收、鉴定、销毁、原稿保存。

2.2各部门负责与本部门有关的法律、法规、规范、标准的识别和有效文件的控制。

3文件的范围与体系有关的文件都应进行控制。

文件包括内部的和外来的，其载体可以是纸质的、电子媒体或其他形式。

3.1内部文件包括：质保手册、程序文件、作业指导书、质量记录、等其它文件。

3.2外部文件包括：法律、法规、安全技术规范及相关标准、外来设计文件，设计文件鉴定报告，型式试验报告、监督检验报告，受委托单位产品质量证明文件、资格证明文件等，其中法律、法规、安全技术规范及相关标准应当是合法出版的正式版本。

3.2.1文件的编写与审批所有文件只有经过授权人的审核和批准，并填写“文件审批单”后方可正式发布。

3.2.3质保手册、程序文件、质量记录由质保工程师组织综合部编写，质保工程师审核，总经理批准。

3.2.4作业文件由工程部和作业责任人编制，技术负责人审核，总经理批准。

4.1文件的编号4.1.1综合部对《质量保证手册》程序文件及支持文件进行编号标识。

a.《质量保证手册》编号:DSDT-ZLXX—2019------------ 文件发布年号文件序号（0.1...1.0,2.0表示）___________________________ 质量保证手册__________________________________ 企业代号（用汉语拼音字母表示）b.程序文件编号：DSDT-CXXX—2019文件发布年号文件序号（用01、02、03表示） --------------- 程序文件企业代号（用汉语拼音字母表示）C.作业指导书编号DSDT-ZYxx—2019年代号作业文件编号（用汉语拼音字母表示）_______________________ 作业文件代号---------------------------- 企业代号（用汉语拼音字母表示）4.2文件的标识4.2.1文件分为“受控”和“非受控"两大类，限于公司内部使用与质量保证体系运行紧密相关的文件为受控文件，需要提供给咨询公司、认证公司和顾客使用的为非受控文件。

GJB9001C质量文件控制程序

文件制修订记录1 目的本程序为了规范公司文件管理，确保公司文件得以有效控制，防止使用失效和作废文件。

2 范围本程序适用于与公司产品质量和质量工作有关的所有文件的管理。

3术语3.1 文件：信息及其承载媒体。

包括《质量手册》、《程序文件》、《质量计划》、记录、报告、规范、图样、标准等。

3.2 体系文件：体系文件分为三类：a) 管理性文件：质量手册、程序文件、管理性作业文件、质量记录等。

b) 技术性文件：产品图纸、产品标准、控制计划、作业指导书等。

c) 外来文件：法律法规、国家标准、上级管理文件、顾客提供标准和图纸、供方提供标准和图纸等。

3.3 受控文件：指制定、发放、更改、换版等均按规定程序控制的现行有效的文件。

4 职责4.1 质量部是公司质量体系管理性文件的归口管理部门；负责公司质量管理体系文件策划与质量管理体系文件编制等工作的组织实施。

4.2 生产技术部负责公司技术文件的归口管理部门；负责工艺技术文件的制定；负责公司军品技术文件管理工作的组织实施。

4.3办公室是行政公文、法律法规、国家标准、上级管理文件的归口管理部门。

4.4 办公室将顾客提供标准和图纸、供方提供标准和图纸等交由生产技术部管理。

4.5各有关部门负责配合完成公司文件管理过程的各项工作。

5 工作程序5.1 质量文件的编制和管理5.1.1 质量文件的编制和审批5.1.1.1质量管理体系文件：a) 质量手册由质量部组织编制，经管理者代表审核、董事长批准后下发执行。

b) 程序文件由质量部组织编制，经质量部部长审核、管理者代表批准后下发执行。

c) 作业文件由公司过程主管部门组织编制，经部门领导审核，公司管理者代表批准后下发执行。

以上质量管理体系文件编制完成后由编制部门使用《文件审批会签单》进行审批，在签署完毕后《文件审批会签单》随该文件底稿存档。

5.1.2 质量管理体系文件的编号a) 质量手册：Q/ABC - 001 —年号质量手册代号ABC机械有限公司标准代号企业标准代号b) 程序文件：程序文件顺序号程序文件的层次号机械有限公司标准代号c) 管理文件：Q/ABC – 003- XX文件顺序号管理文件代号ABC机械有限公司标准代号企业标准代号5.1.3 文件的发放与接收a) 质量手册、程序文件由质量部统一编号并填写《质量管理体系文件发放清单》，经管理者代表批准后发放。

文件控制程序

文件控制程序1 目的本程序规定了文件的批准、发放、更改和保管的控制要求及办法，以确保现场使用的文件都是现行有效的，防止误用失效或作废的文件。

2 范围本程序适用于本公司与质量管理体系有关的所有文件（包括与体系有关的外来文件）。

3 职责3.1 质量手册、程序文件由质保部部长组织人员编写，分管体系副总审核，总经理批准。

3.2 第三级文件由各部门编写，分管体系副总审批。

3.3 所有与质量管理体系有关的文件均由质保部负责统一发放。

3.4 各个部门指定专人负责本部门的质量管理体系文件和质量记录的保管、收集、整理、归档。

3.5 员工调离时，质量管理体系文件、质量记录等由本部门负责人指定专人进行交接。

4程序本公司的文件包括质量手册、程序文件和第三级文件。

4.1 文件编号规则a)质量手册JQM /SPR.XXX A－XXXX发文年号（如 2018）版本号（用A、B、C......表示）质量手册文件号（用阿拉伯数字1、2、3......表示）企业代号（见《文件编号规范》）质量手册文件代号（见《文件编号规范》）b)程序文件JQ /SPR.XXX A－XXXX发文年号（如 2018）版本号（用A、B、C......表示）程序文件号（用阿拉伯数字1、2、3......表示）企业代号（见《文件编号规范》）程序文件代号（见《文件编号规范》）c)管理制度QG/SPR.XX XX A-YYMM发文年号（如 1806）版本号（用A、B、C......表示）顺序号（用阿拉伯数字01、02、03......表示）管理文件代号（见《文件编号规范》）企业代号（见《文件编号规范》）程序文件代号（见《文件编号规范》）d)作业文件、验收准则、技术规范SPR/JS-XX XXX A.XXXX发文年号（如 1806）版本号（用A、B、C......表示）顺序号（用阿拉伯数字1、2、3......表示）管理文件代号（见《文件编号规范》）部门编号（见《文件编号规范》）企业代号缩写（见《文件编号规范》）e)质量记录文件SPR / X- X. I- 001顺序号（用阿拉伯数字1、2、3......表示）版本号（用罗马数字I、II、III.....表示）子分类编号（见《文件编号规范》）总分类编号（见《文件编号规范》）企业代号（见《文件编号规范》）注：以上“X”和代号间无空格须连续书写。

IATF16949文件控制程序

IATF16949文件控制程序一、目的本文件控制程序旨在确保与 IATF16949 质量管理体系相关的文件得到有效的控制和管理，以保证在组织内使用的文件均为有效、适用的版本，且文件的产生、分发、使用、更改、回收和销毁等活动均符合标准要求，从而为质量管理体系的有效运行提供可靠的依据。

二、适用范围本程序适用于与 IATF16949 质量管理体系有关的所有文件，包括但不限于质量手册、程序文件、作业指导书、规范、标准、图纸、外来文件等。

三、职责1、质量管理部门负责制定、修订和维护本文件控制程序，并监督其执行情况。

2、各部门负责本部门文件的编制、审核、批准、使用、保管和归档等工作。

3、文控中心负责文件的登记、编号、发放、回收、销毁等管理工作，并建立文件总清单和文件发放/回收记录。

四、文件的分类1、质量手册：是质量管理体系的纲领性文件，描述了质量管理体系的范围、过程、程序和相互关系。

2、程序文件：是对质量管理体系过程的具体描述，规定了各项活动的目的、范围、职责、流程和相关文件。

3、作业指导书：是对具体操作过程的详细说明，包括操作规程、检验标准、工艺文件等。

4、规范、标准：是指国家、行业或企业制定的技术规范、标准和要求。

5、图纸：包括产品图纸、工装图纸等。

6、外来文件：包括顾客提供的文件、法律法规、标准等。

五、文件的编号1、质量手册的编号为：QMXXXX，其中“QM”表示质量手册，“XXXX”为年号。

2、程序文件的编号为：QPXXXXXX，其中“QP”表示程序文件，“XX”为部门代码，“XXXX”为年号。

3、作业指导书的编号为：WIXXXXX，其中“WI”表示作业指导书，“XX”为部门代码，“XXX”为流水号。

4、规范、标准的编号按照原文件的编号执行。

5、图纸的编号按照企业的图纸编号规则执行。

6、外来文件的编号为：WLXXXX，其中“WL”表示外来文件，“XXXX”为流水号。

六、文件的编写、审核和批准1、质量手册由质量管理部门组织编写，管理者代表审核，最高管理者批准。

公司文件管理控制程序,文件编号、文件发行与使用规定

1.0目的将文件管理过程程序化，对公司内部管理有直接和间接关系的文件进行控制，确保使用部门能拥有正确有效的文件。

2.0适用范围适用于管理手册（代号为RM）、程序文件（代号为RP）、作业文件（代号为RW,含各类规范、作业指导文件、岗位责任制、图片说明、操作、保养手册等）、表格（代号为RF,含各类表单、印章标签、清单等）的管理。

3.0职责3.1主要责任部门负责文件的制订和修改。

3.2人力资源部负责对各种文件进行鉴别、分类、编号、打印、分发及原件保管。

3.3使用部门负责正确使用文件及妥善保管受控文件。

4.1工作程序4.1文件的制订及审批4.1.1根据实际情况，相关部门根据需要制订各类文件。

4.1.2人力资源部负责文件底稿之标准格式的打印、编号及版本核对。

4.1.3管理手册由常务副总组织编写，总经理审核，董事长批准。

4.1.4程序文件由主要职能部门编制，常务副总审核，总经理批准。

4.1.5作业文件由相关部门编制，部门主管审核，直管领导批准。

4.1.6其他文件规定的审核、批准人与本文件矛盾时，以其他文件规定为准。

4.1.7审核、批准人应对文件进行审核、批准并在《文件发行/更改审批表》上签名。

4.2文件的编号4.2.1管理手册文件编号HD—RMII公司代号管理手册4.2.2程序文件编号HD-RP-XXIII公司代号程序文件文件序4.2.3作业文件编号RW—XX--XXIII作业文件部门代号文件序号（部门代号：品管部PG、生产部SC、采购部CG、人力资源部RL、业务部YW、仓储部CC、出货部CH）4.2.4记录表单编号RF—XX—XXIII表单RP序号表单序号4.3格式和字体：4.3.1程序文件格式:1.0目的20范围;3.0职责;4.0工作程序;5.（）参考文件;6.（）相关记录.4.3.3字体:标题栏文件名称用22号字,其余用1（）号字,正文部分用11号字，页尾用10号字所有字体均用^TimesNewRoman w o4.4文件的发行与使用441任何核准发行的文件原稿，由人力资源部归档，登记于《文件清单一览表》，宜家文件由业务部归档并且登记在《外来文件登记表》中，人力资源部编制的《文件清单一览表》，表明现行文件的现行状况，《文件清单一览表》在文件增加、废除、更改时由人力资源部及时更新。

文件控制规范

1 目的本工作指导制定了xxxxxx有限公司对文件控制的要求。

2 范围本工作指导书适用于xxxxxx有限公司文件的控制。

3 参考资料下列标准作为参考包含在本程序文本中：xxxxx-QP-02文件控制程序注释：除具体指定其版本/修订版本外，应使用各标准的最新版本/修订版本。

4 定义无/5 职责质量经理或其指定人员负责对文件进行制定和维护，并向质量管理者代表提供文件清单。

各部门负责人负责本程序的执行及各部门工作指导书及本地表格的发展。

6 程序6.1 文件的类型xxxxxxx有限公司的文件主要包括以下两种类型外来文件本公司文件6.2 文件的控制xxxxxx有限公司需要控制的所有文件的硬拷贝都应盖上相应的章来区别与维护，各印章使用范围与用途如下：文件控制章:所有受控文件的硬拷贝都需盖上文件控制章（如各规范，体系文件，工单-PIC控制章，检验用的EDC&图纸-QC控制章等），未盖受控章的受控文件不应出现在规定的场合。

.参考文件章:该印章主要用于一些参考性文件的控制（如一些未经正式批准的或不作为受控文件使用的有但有参考价值的文件。

文件作废章:该印章主要用于已作废但又需留用作为参考的文件。

6.3 文件的保存与维护6.3.1 外来文件的保存与维护外来文件主要包括外来体系文件（如API），外来规范（如GB，ASTM）以及外来参考文件等。

外来文件主要由工程部或质量部来更新与维护。

如这些文件打印并被保留使用时，应在文件的硬拷贝上盖上受控章来对文件进行控制，并且对外来文件的发放控制清单进行更新与维护。

外来文件控制流程图6.3.3 本公司文件的制定、保存与维护公司的文件由指定的管理代表进行保存和维护，并应建立主控文件清单以识别规范的当前版本，如选择打印并发放这些文件的硬拷贝，则应盖上“文件控制章”予以控制，并应建立相应的文件控制记录。

未经批准和受控的文件不应出现在任何可执行的场所。

表格也应由指定的管理代表进行保存和维护。