秘书高效工作的艺术与技巧.pptx
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5、平时多给领导提供资料
领导比较忙，有一些材料顾不上看，秘书就要将有关资料及时提供给领导，这会对他 的决策有参考价值。
小结：秘书的工作内容
➢ 第一类：事务性的工作
处理信件 接听电话 撰稿、写报告 档案管理 收发公文 回复电子邮件 拷贝文件 整理报章杂志
操作电报、传真 接待访客、招待客户 安排上司约会 参加会议并做记录 差旅安排
秘书的工作内容
➢ 第二类 管理性工作
办公室管理 简报 会计与财务 设备采购 ……
秘书高效工作的艺术与技巧
➢ 实际上，秘书的所有的事情都是琐碎的，因此她（他） 必须严谨，不然上司就非常尴尬、非常麻烦。
➢ 我做总经理时曾对我的秘书说，我作为一个总经理我 是很重要的，因为我是这个企业管理的核心，是这个 企业管理的灵魂，所以你为我服务必须比别的岗位要 更严谨、更到位。你可以算一下，企业每年为我付出 的成本是你的34倍，企业花了更大的成本请我，因此 细节上的事情，应该更多的让你去做。
➢ 我是学外语的，我感觉我完全没有发挥我自己的潜 力，我的能力一天一天被我自己给淹没了。在公司 所做的那些事情是一些零碎事情，做好了，那是理 所当然的，没人知觉，没人表扬；做砸了，那就是 太不应该了，公司任何一个人都有权利说你。
来看另一位秘书（总经理秘书ห้องสมุดไป่ตู้的 感慨
➢ 我们做的是翻译，开会，会议记录，接待，主持， 组织活动，订宾馆，飞机票，文件的处理，财务报 账借款。
➢ 我吓得直喊：“你们不能看，是保密文件！”复印室里 立刻安静了下来，可张姐扔下一句，“人家现在可是经 理的秘书，别耽误人家的秘密”，就拉着同事们走了。
➢ 这件事情很快让经理知道，我被扣掉了当月的奖金；而 且那些同事从此对我也淡淡的，搞得我很郁闷。经过这 次教训，我真正体会到，秘书的工作看似都由小事构成， 可任何一件毫不起眼的小事都是不能掉以轻心的，里面 都大有文章可做。这之后，我去参加了一次为期半年的 秘书业务培训，并考取了秘书高级职业资格证书。……
➢ 另外就是配合其他部门的经理一起工作，有时候还 要负责总经理的家人，包括他们住房的租赁，语言 的不通，等等，感觉自己就像他的保姆......哎！
➢ 我差点忘记了，我除了要做我所罗列的事情外，还 要照顾老总的几盆花。如果花死了，就说你没按时 浇水；如果花养活了，就说买的这种花本来就容易 活。我想杀人了……
➢ 再一个，要为我的笔记本电脑打开网络，上我们的 局域网、外网，要把昨天晚上到我今天没上班之前 的那一段时间网上给的我全部信息给我有效地整理 成一份文档，而不能让我去在上面看，我是会用计 算机，但是你作为秘书必须给我准备好。
➢ 我跟我的部下谈事情，在写字板上不断地写，所以 我不太愿意用简单的语言，但是我非常讨厌我的笔 写着写着就因为没有墨水而写不出来了，秘书必须 考虑这个问题，事先给我把笔充满水。
➢ 请秘书的目的，说白了就是为了解决上 司的时间效率的问题，秘书是为了提升 上司的时间效率，使上司的一些重复的、 简单的事情尽可能让秘书为他做好，他 的效率才更高。比如说，秘书必须在我 之前上班，下班比我晚，秘书就比别人 上班时间更长，街上扫地的人不也早上 四点就起来了?
➢ 我八点上班就准时到办公室，秘书要7点30分钟到 达。我的文件有一个详细的清单，分四类：必须马 上批复的文件、必须看但不一定要回复的文件、可 看可不看的文件、没必要看的文件。大量的文件帮 我把它分为四类，详细的清单放在桌头上，我必须 知道我要处理哪些文件，次序是什么；
➢ 不过，这样的工作压力，也只有外企的行管秘书助 理才会有……
再看看另一位秘书的经验
➢ 我被安排给公司里一个三级经理做助理，当然一切从打杂开始。 打印、复印、发传真、订机票、安排酒店、写通知，第一次做这样的 事情，会有不习惯的感觉，甚至开始怀疑自己是不是成了经理的“保 姆”。但时间一长，我发现即使是复印文件这样的小事情也是有学问 的。 一天，经理让我去复印一份机密文件。走进复印室，几个同事正 围着复印机闲聊，作为新人的我赶快走过去跟他们打招呼，丝毫没有 想到此刻自己的手里正抱着至关重要的保密文件。“咦，小刘，你手 里拿的什么宝贝？快给我们看看……”还没有等我反应过来，平常嘻 嘻哈哈惯的姐姐们就从我的手里把文件抢了过去。
如写材料、搞调查等，一定争取按领导要求提前一点完成，对于按照要求
3、注意保密工作
秘书和在领导身边工作的职员，知道好多机密事情，有的事要比其他群众 早一些时候知道，一定注意保密，不能为了显示自己的优越，随意乱说。 泄密的秘书是不称职的，而且会给领导添麻烦的。
4、负责做领导与他人的沟通工作
当领导与另外领导或其他人发生矛盾时，做秘书工作的不能在领导面前火上 加油，而要做领导的思想工作，使其消气，并为领导向他人沟通，使矛盾尽 快消除，别人会以为秘书的行动是受他的领导指使的。
➢ 必须对秘书提出高效的要求，有一个高效的秘书才 有一个高效的总经理。你要知道，你在这个企业总 经理的岗位工作效率差，整个企业的效率就一定会 差。总经理是企业管理人，如果你不去注意秘书的 工作效率，你要提高企业效率是痴人说梦。
一个秘书的烦恼
➢ 进这个公司是应聘办公室文员这个职位的，现在想 想我纯粹是个打杂的，我的工作大到为经理服务 ， 小到清洁打 扫厕所。
还没完呢！
➢ 还有呢，头儿和头儿家人（特别是外国人）的平常 需要的信息资料、偶尔用到的信息资料、可能需要 的信息资料、可能需要的信息资料的相关信息资料 （各种报表、就业证居住证护照签证、航班信息、 机场后勤、协议酒店、午餐、车辆维修、交通规则、 家居和食品购买、保险——甚至要和香港或者国外 的商家打交道）都要时刻做好搜集整理储存管理和 更新，
➢ 第三类 沟通支援性工作
客户服务 美工设计 媒体应对 公关活动企划 主持公司庆典 参加应酬 外勤工作 其他主管临时交办事项
资深秘书的经验总结
1、有些事要想到领导前边
虽然你要听领导布置工作，但有些事情，秘书要想在领导前边，当好领导 参谋。这样做，领导才会感到你是一个好秘书。
2、领导布置的工作要提前交卷
领导比较忙，有一些材料顾不上看，秘书就要将有关资料及时提供给领导，这会对他 的决策有参考价值。
小结：秘书的工作内容
➢ 第一类：事务性的工作
处理信件 接听电话 撰稿、写报告 档案管理 收发公文 回复电子邮件 拷贝文件 整理报章杂志
操作电报、传真 接待访客、招待客户 安排上司约会 参加会议并做记录 差旅安排
秘书的工作内容
➢ 第二类 管理性工作
办公室管理 简报 会计与财务 设备采购 ……
秘书高效工作的艺术与技巧
➢ 实际上，秘书的所有的事情都是琐碎的，因此她（他） 必须严谨，不然上司就非常尴尬、非常麻烦。
➢ 我做总经理时曾对我的秘书说，我作为一个总经理我 是很重要的，因为我是这个企业管理的核心，是这个 企业管理的灵魂，所以你为我服务必须比别的岗位要 更严谨、更到位。你可以算一下，企业每年为我付出 的成本是你的34倍，企业花了更大的成本请我，因此 细节上的事情，应该更多的让你去做。
➢ 我是学外语的，我感觉我完全没有发挥我自己的潜 力，我的能力一天一天被我自己给淹没了。在公司 所做的那些事情是一些零碎事情，做好了，那是理 所当然的，没人知觉，没人表扬；做砸了，那就是 太不应该了，公司任何一个人都有权利说你。
来看另一位秘书（总经理秘书ห้องสมุดไป่ตู้的 感慨
➢ 我们做的是翻译，开会，会议记录，接待，主持， 组织活动，订宾馆，飞机票，文件的处理，财务报 账借款。
➢ 我吓得直喊：“你们不能看，是保密文件！”复印室里 立刻安静了下来，可张姐扔下一句，“人家现在可是经 理的秘书，别耽误人家的秘密”，就拉着同事们走了。
➢ 这件事情很快让经理知道，我被扣掉了当月的奖金；而 且那些同事从此对我也淡淡的，搞得我很郁闷。经过这 次教训，我真正体会到，秘书的工作看似都由小事构成， 可任何一件毫不起眼的小事都是不能掉以轻心的，里面 都大有文章可做。这之后，我去参加了一次为期半年的 秘书业务培训，并考取了秘书高级职业资格证书。……
➢ 另外就是配合其他部门的经理一起工作，有时候还 要负责总经理的家人，包括他们住房的租赁，语言 的不通，等等，感觉自己就像他的保姆......哎！
➢ 我差点忘记了，我除了要做我所罗列的事情外，还 要照顾老总的几盆花。如果花死了，就说你没按时 浇水；如果花养活了，就说买的这种花本来就容易 活。我想杀人了……
➢ 再一个，要为我的笔记本电脑打开网络，上我们的 局域网、外网，要把昨天晚上到我今天没上班之前 的那一段时间网上给的我全部信息给我有效地整理 成一份文档，而不能让我去在上面看，我是会用计 算机，但是你作为秘书必须给我准备好。
➢ 我跟我的部下谈事情，在写字板上不断地写，所以 我不太愿意用简单的语言，但是我非常讨厌我的笔 写着写着就因为没有墨水而写不出来了，秘书必须 考虑这个问题，事先给我把笔充满水。
➢ 请秘书的目的，说白了就是为了解决上 司的时间效率的问题，秘书是为了提升 上司的时间效率，使上司的一些重复的、 简单的事情尽可能让秘书为他做好，他 的效率才更高。比如说，秘书必须在我 之前上班，下班比我晚，秘书就比别人 上班时间更长，街上扫地的人不也早上 四点就起来了?
➢ 我八点上班就准时到办公室，秘书要7点30分钟到 达。我的文件有一个详细的清单，分四类：必须马 上批复的文件、必须看但不一定要回复的文件、可 看可不看的文件、没必要看的文件。大量的文件帮 我把它分为四类，详细的清单放在桌头上，我必须 知道我要处理哪些文件，次序是什么；
➢ 不过，这样的工作压力，也只有外企的行管秘书助 理才会有……
再看看另一位秘书的经验
➢ 我被安排给公司里一个三级经理做助理，当然一切从打杂开始。 打印、复印、发传真、订机票、安排酒店、写通知，第一次做这样的 事情，会有不习惯的感觉，甚至开始怀疑自己是不是成了经理的“保 姆”。但时间一长，我发现即使是复印文件这样的小事情也是有学问 的。 一天，经理让我去复印一份机密文件。走进复印室，几个同事正 围着复印机闲聊，作为新人的我赶快走过去跟他们打招呼，丝毫没有 想到此刻自己的手里正抱着至关重要的保密文件。“咦，小刘，你手 里拿的什么宝贝？快给我们看看……”还没有等我反应过来，平常嘻 嘻哈哈惯的姐姐们就从我的手里把文件抢了过去。
如写材料、搞调查等，一定争取按领导要求提前一点完成，对于按照要求
3、注意保密工作
秘书和在领导身边工作的职员，知道好多机密事情，有的事要比其他群众 早一些时候知道，一定注意保密，不能为了显示自己的优越，随意乱说。 泄密的秘书是不称职的，而且会给领导添麻烦的。
4、负责做领导与他人的沟通工作
当领导与另外领导或其他人发生矛盾时，做秘书工作的不能在领导面前火上 加油，而要做领导的思想工作，使其消气，并为领导向他人沟通，使矛盾尽 快消除，别人会以为秘书的行动是受他的领导指使的。
➢ 必须对秘书提出高效的要求，有一个高效的秘书才 有一个高效的总经理。你要知道，你在这个企业总 经理的岗位工作效率差，整个企业的效率就一定会 差。总经理是企业管理人，如果你不去注意秘书的 工作效率，你要提高企业效率是痴人说梦。
一个秘书的烦恼
➢ 进这个公司是应聘办公室文员这个职位的，现在想 想我纯粹是个打杂的，我的工作大到为经理服务 ， 小到清洁打 扫厕所。
还没完呢！
➢ 还有呢，头儿和头儿家人（特别是外国人）的平常 需要的信息资料、偶尔用到的信息资料、可能需要 的信息资料、可能需要的信息资料的相关信息资料 （各种报表、就业证居住证护照签证、航班信息、 机场后勤、协议酒店、午餐、车辆维修、交通规则、 家居和食品购买、保险——甚至要和香港或者国外 的商家打交道）都要时刻做好搜集整理储存管理和 更新，
➢ 第三类 沟通支援性工作
客户服务 美工设计 媒体应对 公关活动企划 主持公司庆典 参加应酬 外勤工作 其他主管临时交办事项
资深秘书的经验总结
1、有些事要想到领导前边
虽然你要听领导布置工作，但有些事情，秘书要想在领导前边，当好领导 参谋。这样做，领导才会感到你是一个好秘书。
2、领导布置的工作要提前交卷