职位说明书编写主要原理介绍模板

职位说明书编写主要原理介绍

职位说明书编写主要原理介绍

职位说明书简介

职位说明书指用书面形式对组织中各类岗位(职位)的工作性质、工作任务、工作职责与工作环境等所做的统一要求。它应该说明任职者应做些什么、如何去做和在什么样的条件下履行其职责。一个名符其实的工作说明书必须包括该项工作区别于其它工作的信息, 提供有关工作是什么, 为什么做, 怎么样做以及在哪儿做的清晰描述。它的主要功能是让员工了解工作概要, 建立工作程序与工作标准, 阐明工作任务、责任与职权, 有助于员工的聘用。

职位说明书对员工与管理者均具有价值。从员工的角度来说, 工作描述能够帮助她们了解工作义务, 而且时刻提醒她们组织对她们的期望值。从管理者的角度来说, 书面的工作描述能够尽可能地减少在工作要求上与员工的冲突。当工作描述中所包含的义务没有做到时, 管理者就有了采取纠正行动的依据。

职位说明书的基本内容包括职位概述、工作关系、职责(工作任务)、工作权限、任职资格、工作设备等。其中, 任职资格, 是指任职者要胜任该项工作必须具备的基本资格与条件。说明一项工作对任职者在教育程度、工作经验、知识、技能、体能和个性特征方面的最低要求, 而不是最理想的任职者的形象。一般情况下, 工作规范是依据管理人员的经验判断而编写的

确定职责内容

对一个职位的职责描述需要概括该职位日常工作的主要内容。为了保证职责描述的完整性和准确性, 需要对职位的日常工作内容进行归纳总结, 提炼出职责框架, 以便指导职位说明书的编写者根据这个框架去思考、归纳和描述职责描述。

确定职责框架需要从研究管理人员在企业中的工作内容入手。在这方面, 有很多管理学家都做过深入系统的研究, 有着丰富的研究成果可供借鉴。经过对比研究, 北京深蓝世纪管理咨询有限公司( 以下简称深蓝世纪) 认为, 有两个经典的管理理论为确定职责框架提供了极有价值的线索。

经理角色学派的代表人明茨伯格在《经理工作的性质》中指出, 经理必须对组织的战略决策系统全面负责, 经过这个系统做出重要的决策并使之相互联系。

经理要完成的工作包括:

☐初步决定: 对公司事务做出初步的决定

☐执行监督: 指经理对公司的决策( 规章制度和计划) 的执行情况进行监督

经理完成她的工作所必须承担的角色包括:

☐专家的角色: 在某种情况下, 一个经理除了担任她平时的经理角色以外, 还必须担任一个专家的角色

☐人际关系方面

•挂名首脑: 代表组织执行礼仪和社会方面的责任

•联络者: 在横向关系中处理她人与组织之间的关系, 从而使组织内部与外部之间的关系进一步和谐, 从而有利

于组织的发展, 协调

•领导者: 指导下属活动, 规定工作环境, 激发员工积极性, 协调员工关系, 协调

☐信息方面

•监听者: 不断地从各种来源搜寻并获得组织和环境的各种信息, 以便对工作环境作一个彻底地了解

•传播者: 将信息反馈给别人

•发言人: 将信息发布给下属

☐决策方面

•企业家: 改进方案, 解决问题、创新

•故障排除者: 对组织中的一切责任负直接责任或连带责任。对组织中所有的问题要及时发现并加以解决, 控制•资源分配者: 监督她的机构所有人力、物力、资金的分配, 从而保持对机构决策过程的控制, 安排组织内的

成员的工作内容。也就是计划和组织的工作。

•谈判者: 对外交流中代表组织形象及发言人, 为维护组织利益而努力

过程学派的代表人法约尔在她的著作《工业管理和一般管理》中指出, 管理职能有五大要素:

⏹计划: 根据企业自身的资源、业务的性质以及未来的趋势定出

企业发展的步骤及具体措施

⏹组织: 对企业计划执行的分工

⏹指挥: 计划的执行也需要有统一的指挥, 以确保计划被合理地执

行

⏹协调: 对于执行计划的各个部分, 出现新矛盾后加以协调, 保证

计划的顺利实施

⏹控制: 对计划执行过程中的方向, 程度进行控制, 对计划执行结

果进行反思和整理

深蓝世纪融合经理角色学派和过程学派这两个经典管理理论学派中的主要观点, 并结合管理实践, 制定了职责描述的框架如下: ⏹在授权范围内制定( 或拟定) 计划( 包括资源分配( 人员、预算) ) ⏹在授权范围内制定( 或拟定) 制度流程方法

⏹在授权范围内制定( 或拟定) 制度流程方法创新和改进方案以从

根本上解决重复发生的问题

⏹组织( 安排下属的工作内容)

⏹执行监督( 控制)

⏹解决临时问题－协调

⏹解决临时问题－授权范围内决策

⏹对下属的指导

⏹在授权范围内考核、激励下属

⏹承担的专业职能

⏹组织和环境信息收集分析、组织和环境信息上报