IT研发部文档管理办法

IT研发部文档管理办法

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一、管理目的

为规范公司文档资料管理，加强文档资料的收集、归档和使用，有效地保护和利用文档资料，为公司各项工作提供便利，提高公司文档的实用性和有效性，结合公司的实际情况，制定本管理办法。

二、管理范围

1.公司文档范围确定为：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；

N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件； D—数据文件；

2.文档分类为：产品需求文档、会议文档、工作文档、项目文档、产品功能描述文档、产

品原型文档、产品UI设计文档、产品数据文档、商务合作文档、培训文档、业务流程文档、商业模式文档、测试文档、开发文档、升级文档等IT研发部门相关文档；

3.人员试用范围：IT研发部所有工作人员。

三、管理办法

1.电子文档统一上传存放至SVN服务器，除文档建立者外，其他成员不能私自更改电子文

档内容，如需对其文档进行编辑操作，需得到部门负责人审批同意后方可执行；

2.所有存放的电子文档，任何人员不得随意拷贝、复制并在公司电脑外的电脑平台进行相

关操作，如需外出办公，可向部门负责人申请开通远程操作功能，并进行使用情况备案；

3.为防止文件资料的损毁，延长资料的使用寿命，维护资料的安全，及时做好备份更新工

作，周期为一月，所有备份资料统一由服务器管理人员保存，并由部门负责人审核备案；

4.文档电脑要专人专用，密码管理，各部门员工电脑的设置密码统一报由行政保管；

5.公司电脑不得随意带出公司，如需带出办公，需得到部门负责人及总经理审批同意后方

可执行；

6.如有需长期保存和利用价值的电子文档，需打印出纸质文档，统一交由行政部保管，任

何人需借出文档，需经部门负责人及公司总经理同意后方可借出，并按照规定时间及时

归还；

7.商务合作类文档，原件统一交由行政部进行保管，部门负责人保管复印件一份；

8.过期及废弃的文档，需经过部门负责人审核后再进行销毁，若为电子文档，及时通知技

术管理人员在SVN上进行销毁；若为纸质文档，及时通知相关文档管理人员进行销毁。

四、文档版本发布规范

项目名 + 版本类型 + 版本号，如下例：

联机调试定版：版本号百变家装RV_0.1 , 百变家装RV_0.2 ，百变家装RV_0.3 以此类推；

内测定版：版本号百变家装CV_0.1 , 百变家装CV_0.2 ，百变家装CV_0.3 以此类推；

演示定版：版本号百变家装YV_0.1 , 百变家装YV_0.2 ，百变家装YV_0.3 以此类推；

实测定版：版本号百变家装SV_0.1 , 百变家装SV_0.2 ，百变家装SV_0.3 以此类推；

发布定版：版本号百变家装V_1.0 , 百变家装V_2.0 ，百变家装V_3.0 以此类推；

升级定版：版本号百变家装V_1.1 , 百变家装V_2.1 ，百变家装V_3.1 以此类推；

五、责任与处罚

出现下列情况之一者，将按情节严重程度给予责任人相关处罚措施：

1.文档未按项目进度同步的；

2.文档每月未按时进行备档的；

3.文档归档不符合归档要求的；

4.文档缺损或者丢失的，造成严重后果或重大经济损失的；

5.文档为他人窃取、刺探、收买或违章提供部门文档的；

6.利用职权强制他人违反文档管理办法的；

7.泄密文档内容（包含字段、语音、视频、图片等）、肆意传播文档内容（包含字段、语

音、视频、图片等）、随意上传文档内容至除公司外的平台，私自带离公司的；

8.未经同意，私自备份、下载、复制部门相关文档的；

9.未经同意，私自将公司电脑带出公司的；

本文档相关制度于颁布之日起正式生效