第十二章 电子档案管理
上海师范大学档案学系教学大纲《 档案管理学》
上海师范大学档案学系教学大纲课程名称：《档案管理学》英文名称：《Archives Management》学分：3学分总学时：72学时开课专业：档案学系本科一、课程性质、目的和培养目标本课程介绍档案学学科格局、体系及相关管理技术，使学生在熟练掌握基本理论和基本技能的前提下更精细地认识档案这一历史原始记录物的自身性状和管理特点、要求，使他们更深刻认识档案管理工作的总体状态，树立为全社会提供全面信息服务的思想，大力开发档案信息资源，并以资源开发为内在动力，做好档案业务管理工作。
二、课程内容和建议学时分配讲授72学时，重点突出各种载体形式的档案实体管理。
第一章档案价值的鉴定1．档案鉴定工作的内容和意义2．鉴定档案价值的原则和标准3．档案保管期限表和档案保管期限的划分4．档案鉴定工作的制度和组织第二章档案的收集1．档案收集工作概述2．机关档案的接收和征集3．档案馆档案的接受和征集4．档案馆藏的丰富和优化第三章档案的整理1．档案整理工作的内容和原则2．全宗的划分和排列3．全宗内档案的分类4．类内案卷排列和案卷目录5．档案整理工作的组织和协调第四章档案的保管1．保管概述2．保管的物质条件3．库房管理4．使用过程中的维护与保护第五章档案检索1．《中国档案分类法》2．《中国档案主题词表》3．档案著录与标引4．档案检索工具5．档案的计算机检索第六章档案的提供利用服务1．档案提供利用的途径和方式2．档案咨询服务3．档案用户调研工作4．开放档案工作第七章档案的编研1．现行档案文件汇编和档案文摘汇编2．大事记3．组织沿革4．专题概要5．会议简介和统计数字汇集第八章档案登记和统计1．登记方法2．统计方法第九章人事档案1．人事档案工作概述2．人事档案的收集和鉴别3．人事档案的分类4．人事档案的保管期限、转递和查阅第十章会计档案1．会计档案的收集、保管与整理2．会计档案的鉴定与销毁3．会计档案的提供利用第十一章声像档案1．照片档案2．录音、录像档案第十二章电子档案的管理1．电子档案的管理原则与体系2．电子档案的收集3．电子档案的整理与鉴定4．电子档案的保管5．电子档案的检索与利用三、教材和参考书目a)教材：《档案管理学》（修订本）邓绍兴陈智为主编北京：中国人民大学出版社，2002b)参考资料：1．《档案学概论》吴宝康编北京：中国人民大学出版社，19992．《机关企事业单位档案整理方法》叶少霞主编广东：广东人民出版社，19983．《电子文件归档与电子档案管理概论》国家档案局编北京：中国档案出版社，1999四、考核方式闭卷考90分钟，要求熟练掌握理论部分内容并能运用理论联系实际的方法分析解决问题。
电子及纸质档案管理制度
第一章总则第一条为加强我单位档案管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我单位所有电子档案和纸质档案的管理。
第三条我单位档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中统一，分级负责；（三）真实、准确、完整、安全；（四）规范、高效、便捷。
第二章电子档案管理第四条电子档案是指以电子形式存储、传输、处理的档案。
第五条电子档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作，应严格按照《电子档案管理办法》执行。
第六条电子档案的收集应确保其来源可靠、内容真实、格式规范。
第七条电子档案的整理应遵循档案分类、编目、著录等规范，确保档案的完整性、准确性。
第八条电子档案的归档应定期进行，确保归档档案的完整、准确、安全。
第九条电子档案的保管应采取有效措施，确保其安全、可靠。
第十条电子档案的利用应遵循相关规定，确保档案信息的真实性、准确性。
第三章纸质档案管理第十一条纸质档案是指以纸质形式存储、处理的档案。
第十二条纸质档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作，应严格按照《纸质档案管理办法》执行。
第十三条纸质档案的收集应确保其来源可靠、内容真实、格式规范。
第十四条纸质档案的整理应遵循档案分类、编目、著录等规范，确保档案的完整性、准确性。
第十五条纸质档案的归档应定期进行，确保归档档案的完整、准确、安全。
第十六条纸质档案的保管应采取有效措施，确保其安全、可靠。
第十七条纸质档案的利用应遵循相关规定，确保档案信息的真实性、准确性。
第四章档案信息化建设第十八条我单位应加强档案信息化建设，提高档案管理水平和利用效率。
第十九条建立健全档案信息化基础设施，提高档案管理信息化水平。
第二十条推进档案信息化与业务工作深度融合，实现档案资源的共享和利用。
第五章档案安全与保密第二十一条档案安全与保密工作是我单位档案管理的重要任务。
第二十二条建立健全档案安全与保密制度，加强档案安全与保密管理。
电子文档档案管理制度
第一章总则第一条为了规范电子文档档案的管理工作，保障电子文档档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有电子文档档案的收集、整理、保管、利用和销毁等各个环节。
第三条电子文档档案管理应当遵循以下原则：（一）依法管理：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保电子文档档案的合法合规。
（二）统一管理：对电子文档档案进行集中统一管理，确保档案的完整性和连续性。
（三）规范操作：严格按照档案管理流程和标准进行操作，确保档案质量。
（四）安全保密：加强电子文档档案的安全保密工作，防止档案信息泄露和丢失。
（五）有效利用：提高电子文档档案的利用率，充分发挥档案在各项工作中的作用。
第二章电子文档档案的收集第四条电子文档档案的收集范围包括：（一）本单位各部门、各机构产生的电子文档资料；（二）与本单位业务相关的电子文档资料；（三）上级机关、外部单位提供的电子文档资料；（四）其他需要归档的电子文档资料。
第五条电子文档档案的收集应当遵循以下要求：（一）及时性：及时收集电子文档档案，确保档案的时效性；（二）完整性：确保收集的电子文档档案完整、准确，无遗漏；（三）规范性：收集的电子文档档案应当符合国家有关电子文档档案管理的规范要求。
第三章电子文档档案的整理第六条电子文档档案的整理应当遵循以下原则：（一）按照档案分类标准进行分类；（二）按照档案形成的时间顺序进行排列；（三）按照档案内容的关联性进行组合；（四）保持档案的原始状态。
第七条电子文档档案的整理工作包括：（一）分类：根据档案内容、形式、用途等因素进行分类；（二）编目：为每份电子文档档案编制目录，包括档号、标题、作者、日期、页数等；（三）编号：为每份电子文档档案赋予唯一的档号；（四）数字化：对纸质档案进行数字化处理，确保档案的长期保存和利用。
第四章电子文档档案的保管第八条电子文档档案的保管应当遵循以下要求：（一）安全保管：采取有效措施，确保电子文档档案的安全，防止丢失、损坏、篡改等；（二）防磁防潮：对电子文档档案进行防磁、防潮处理，延长档案的寿命；（三）定期检查：定期对电子文档档案进行检查，及时发现并解决存在的问题。
工程档案电子档案管理制度
工程档案电子档案管理制度第一章总则第一条为规范工程档案的管理，提高档案管理的效率和服务水平，按照国家档案管理法律法规及相关规定，制定本管理制度。
第二条本管理制度适用于本单位所有工程档案的管理工作，包括电子档案的管理。
第三条工程档案电子档案管理应遵循便捷、规范、安全、完整、可靠的原则，实现信息化管理水平的提升。
第四条本单位应设立专门的工程档案管理部门，负责工程档案的管理和维护工作。
第二章工程档案的管理第五条工程档案包括工程设计文件、施工合同文件、竣工验收文件、工程变更文件等相关材料。
第六条工程档案管理应按照文件的种类、数量、年限等情况进行分类归档，并根据需要建立电子档案系统。
第七条工程档案应按照国家相关标准对其进行保管和整理，保证档案的完整性和准确性。
第八条工程档案应按照文件的保存期限进行归档和销毁处理，不得擅自销毁档案。
第九条对于重要的工程档案，应定期进行备份和存档工作，确保档案内容的安全。
第十条对于需要外借的工程档案，应按照相关规定进行申请和复印，严格控制档案的借阅权限。
第三章电子档案的管理第十一条本单位应建立健全的电子档案管理系统，确保电子档案的安全可靠。
第十二条电子档案应按照统一的文件命名规范进行管理，确保文件的分类清晰和便于检索。
第十三条对于电子档案的存储应采取多地备份的方式，确保档案的安全性和可靠性。
第十四条对于电子档案的变更和更新，应记录相关的操作记录，保证档案的完整性。
第十五条对于电子档案的访问和下载，应限制权限，并记录相关的操作日志，确保档案的安全和可控。
第四章工程档案的利用第十六条工程档案的利用应遵循依法合规、科学规范的原则，确保档案的有效利用和保护。
第十七条工程档案的利用应根据需要进行查询、借阅、复制等处理，保证档案的及时性和可用性。
第十八条工程档案的利用应定期进行统计和分析，为相关决策提供有效的依据。
第十九条对于工程档案的外借和复制，应建立相关的管理制度和流程，并记录相关的操作记录。
电子档案管理制度
电子档案管理制度第一章总则第一条为规范和加强电子档案的管理，促进档案工作的规范化和现代化，提高档案管理的效率，保障电子档案的安全、完整和可信，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，制定本制度。
第二条本制度适用于全公司所有部门和单位的电子档案管理活动。
第三条公司电子档案管理应遵循“依法管理、分类管理、规范管理、安全管理、挂图作战”的基本原则。
第二章电子档案的分类管理第四条电子档案应分为不同的分类，包括案卷档案、项目档案、工程档案、人事档案等。
第五条不同的分类电子档案应设立不同的档案管理部门进行管理。
第六条档案管理部门应根据档案的属性和重要性，对档案进行归档、整理、检索和保管。
第七条档案管理部门应负责规范电子档案的归档、移交、借阅等工作，确保档案的安全和完整。
第三章电子档案的规范管理第八条公司应建立健全电子档案管理制度和规范流程，确保电子档案的合法性、准确性和完整性。
第九条档案管理部门应制定规范的档案管理操作流程，对电子档案的生成、存储、共享、检索等环节进行规范管理。
第十条公司应对电子档案管理人员进行规范化培训，提高其档案管理的专业水平和业务能力。
第四章电子档案的安全管理第十一条公司应建立健全电子档案安全管理制度，明确档案的保密级别和权限管理规则。
第十二条档案管理部门负责对电子档案进行备份和存档，确保档案的安全和可信性。
第十三条公司应加强网络安全防护，防止电子档案被非法侵入和篡改。
第五章电子档案的利用与共享第十四条公司应鼓励电子档案的利用和共享，提高档案利用率和效益。
第十五条档案管理部门应定期开展档案的利用与推广工作，推动电子档案在公司的全面应用。
第十六条公司应建立电子档案共享平台，提供便捷的电子档案查阅和借阅服务。
第六章电子档案的保管第十七条公司应建立健全电子档案的保管制度，明确档案保管的责任部门和责任人员。
第十八条档案管理部门应制定档案的保管规定和操作流程，对电子档案进行规范的保管和备份。
电子档案管理办法
电子档案管理办法电子档案管理办法第一章总则第一条为了规范电子档案管理工作，提高电子档案管理效率和信息安全等级，加强对电子档案的统一管理，根据国家有关法律法规，制定本办法。
第二条本办法适用于各类机关、企事业单位、社会团体和个人对电子档案管理的相关活动。
第三条电子档案是指经过数字化处理，以电子形式存储和管理的各类信息文件。
第四条电子档案管理应遵循的原则如下：1.法律依据原则：遵守和执行国家有关电子档案管理的法律法规；2.统一管理原则：建立统一电子档案管理平台，实现对各单位电子档案的集中管理；3.安全保密原则：加强电子档案的安全保护措施，防止电子档案泄露、损坏及篡改；4.便捷查询原则：建立快速、便捷的电子档案检索系统，提高档案查询效率；5.持续更新原则：根据档案管理需求，及时对电子档案进行更新和整理；6.合规使用原则：合法、规范使用电子档案，确保档案的完整性和真实性。
第二章电子档案的创建和采集第五条电子档案的创建和采集应符合以下要求：1.电子档案的创建应与相关业务活动同步进行，确保原始信息的准确性和真实性；2.采集的电子档案应当包括相应的元数据，包括文件名称、创建时间、文件大小等信息；3.采集的电子档案应标注相关的业务流程和环节，便于查询和溯源。
第六条电子档案的格式应当符合相关规范和标准，避免使用与业务无关的格式。
第七条采集的电子档案应当经过合法授权，确保合法合规。
第八条采集的电子档案应及时进行备份，确保数据可靠性和安全。
第三章电子档案的存储和归档第九条电子档案的存储应遵循以下要求：1.电子档案的存储应采用可靠、安全的存储介质，保证档案的完整性和可用性；2.电子档案的存储系统应具备防火、防水、防尘、防震等功能；3.电子档案的存储系统应定期进行维护和检查，确保系统的运行稳定。
第十条电子档案的归档应遵循以下要求：1.根据业务流程和档案保管期限，对电子档案进行归类和整理；2.电子档案的归档应标注相应的元数据和索引信息，便于查询和管理；3.电子档案的归档应定期进行备份和存储，确保档案的保存期限和安全性。
电子档案 管理制度
电子档案管理制度第一章总则第一条为了规范电子档案的管理，提高档案管理的安全性和效率，根据国家有关法律法规和标准规定，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位在业务活动中产生的全部电子档案管理工作。
第三条电子档案是指以电子形式产生的档案资料，包括但不限于文档、电子邮件、图片、音视频等。
第四条电子档案的管理要符合国家有关法律法规，保证档案的完整性、真实性、可靠性和保密性。
第五条电子档案管理要建立规范的工作流程和制度，保证档案的查阅、借阅、复制等活动的规范进行。
第六条电子档案管理要注重信息化手段的运用，提高档案管理的效率和便捷性。
第二章电子档案的管理第七条电子档案的分类、归档、整理和保管应当按照相应的规定进行。
第八条电子档案管理要建立档案目录与检索系统，便于查阅和利用。
第九条在采购、使用电子档案管理软件应当符合国家有关标准和规范。
第十条电子档案的备份、存档要根据实际情况制定相应的备份计划。
第十一条硬件设备的管理是电子档案管理的基础，应当保证硬件设备的正常运转。
第十二条对于重要的电子档案需要进行加密和备份，保证其安全性以及备份完整性。
第三章电子档案的利用第十三条电子档案的查阅、借阅、复制等活动要严格按照档案管理规定进行操作。
第十四条电子档案的利用要区分权限，严格控制访问权限，保证档案的安全性。
第十五条电子档案的利用要精确记录查阅、借阅和复制等操作，确保档案管理的安全性。
第十六条对于不合理修改或删除电子档案的行为要追究相应的责任。
第四章电子档案的保存和销毁第十七条对于电子档案的保存和销毁，要严格按照国家有关规定进行操作。
第十八条电子档案的保存时间应当符合国家有关规定，到期后可以根据实际情况进行延长保存。
第十九条电子档案的销毁应当经过严格的审核程序，确保销毁的合法性。
第二十条对于需要销毁的电子档案要彻底销毁，保证档案不被恢复。
第五章电子档案的安全第二十一条对于电子档案管理要严格控制权限，确保档案的安全性。
第二十二条对于重要的电子档案要进行加密，保证档案的安全存储和传输。
合规电子档案管理制度
第一章总则第一条为规范电子档案管理，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，依据《中华人民共和国档案法》、《电子档案管理规范》等相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有电子档案的收集、整理、保管、利用和销毁等各个环节。
第三条电子档案管理应遵循以下原则：1. 真实性原则：电子档案内容必须真实、准确，不得伪造、篡改。
2. 完整性原则：电子档案应保持其原始性，不得随意删除、修改。
3. 可用性原则：电子档案应便于检索、利用，保证信息的长期可用性。
4. 安全性原则：电子档案应采取必要的安全措施，防止信息泄露、破坏和丢失。
第二章电子档案的收集与整理第四条电子档案的收集范围：1. 本单位各部门、各岗位产生的各类电子文件；2. 与本单位业务相关的电子文件；3. 其他需要归档的电子文件。
第五条电子档案的收集要求：1. 收集的电子文件应完整、准确，不得缺件、漏件；2. 收集的电子文件应按照档案分类标准进行分类；3. 收集的电子文件应进行备份，确保数据安全。
第六条电子档案的整理要求：1. 电子档案的整理应遵循《电子档案管理规范》的要求；2. 电子档案的整理应包括文件标题、文件编号、文件形成日期、文件内容等信息；3. 电子档案的整理应保持文件的原貌，不得随意修改。
第三章电子档案的保管与利用第七条电子档案的保管：1. 电子档案的保管应采用专用存储设备，确保存储环境符合档案保管要求；2. 电子档案的保管应定期进行数据备份，确保数据安全；3. 电子档案的保管应采取必要的安全措施，防止信息泄露、破坏和丢失。
第八条电子档案的利用：1. 电子档案的利用应遵循“需知、需用”的原则，不得随意泄露；2. 电子档案的利用应通过电子档案管理系统进行，确保档案信息的准确性；3. 电子档案的利用应遵守国家有关保密规定。
第四章电子档案的销毁第九条电子档案的销毁：1. 电子档案的销毁应严格按照国家有关档案销毁的规定执行；2. 电子档案的销毁应进行登记，并由专人负责；3. 电子档案的销毁应采取安全措施，防止信息泄露。
人员档案电子版管理制度
第一章总则第一条为加强我单位人员档案管理工作，提高档案管理效率，保障档案安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我单位全体员工及离职员工的档案管理。
第三条人员档案电子化管理是指将纸质档案转换为电子档案，实现档案的数字化、网络化、智能化管理。
第二章档案收集与整理第四条人员档案收集应遵循全面、准确、及时的原则，确保档案材料的完整性和真实性。
第五条档案收集范围包括：1. 员工个人信息：姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、学历、专业、照片等；2. 入职、离职、调岗等手续：劳动合同、入职登记表、离职登记表、调岗审批表等；3. 培训、考核、奖惩等记录：培训记录、考核结果、奖惩记录等；4. 其他相关材料：员工身份证、户口簿、学历证书、资格证书等。
第六条档案整理应遵循分类、编目、编号、归档的原则，确保档案的有序性。
第三章档案存储与备份第七条人员档案电子版存储应采用安全的存储介质，如硬盘、光盘等，并定期检查存储设备，确保档案安全。
第八条档案备份应遵循定期、全面、完整的原则，确保档案数据不丢失。
第九条档案备份可采用以下方式：1. 将电子档案备份至另一存储介质，如移动硬盘、光盘等；2. 将电子档案上传至云端存储，如阿里云、腾讯云等；3. 将电子档案同步至网络存储设备，如网络存储服务器等。
第四章档案查询与利用第十条档案查询应遵循合法、合规、高效的原则，确保档案信息的准确性和及时性。
第十一条查询档案需填写《档案查询申请表》，经批准后方可查询。
第十二条查询档案应遵循以下程序：1. 查询人提出查询申请；2. 档案管理人员核实查询人身份；3. 档案管理人员提供查询服务；4. 查询人查阅档案。
第五章档案安全与保密第十三条人员档案电子化管理应加强安全防范措施，确保档案信息安全。
第十四条档案管理人员应严格遵守保密制度，对档案信息严格保密。
第十五条严禁将档案信息泄露给无关人员，严禁利用档案信息谋取私利。
学生电子档案管理制度
第一章总则第一条为了规范学生电子档案的管理工作，提高档案管理效率，保障学生电子档案的完整、准确、安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合学校实际情况，制定本制度。
第二条学生电子档案是指学生在学校学习、生活过程中产生的各类电子文件，包括学籍档案、成绩档案、奖惩档案、活动档案等。
第三条学生电子档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保学生电子档案的完整性，不得遗失、损毁或篡改。
2. 准确性原则：保证学生电子档案内容的准确性，不得虚报、隐瞒或伪造。
3. 安全性原则：加强学生电子档案的安全防护，防止信息泄露、篡改或破坏。
4. 可靠性原则：确保学生电子档案的可靠性和可用性，便于查询和利用。
第二章管理职责第四条学校档案管理部门负责学生电子档案的统一管理，包括：1. 制定学生电子档案管理制度和操作规程。
2. 组织开展学生电子档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。
3. 监督检查学生电子档案的管理和使用情况。
第五条教学部门、学生管理部门、辅导员等相关部门负责学生电子档案的形成、收集、整理和归档工作，具体职责如下：1. 教学部门：负责学生学籍、成绩、考试档案的收集和整理。
2. 学生管理部门：负责学生奖惩、活动档案的收集和整理。
3. 辅导员：负责学生个人档案的收集和整理。
第三章管理流程第六条学生电子档案的收集1. 教学部门、学生管理部门、辅导员等相关部门按照职责分工，收集学生电子档案资料。
2. 收集的电子档案资料应真实、准确、完整。
第七条学生电子档案的整理1. 整理学生电子档案时，应按照档案分类、编号、排列等要求进行。
2. 对学生电子档案进行编目、著录，确保档案信息准确、完整。
第八条学生电子档案的归档1. 归档的学生电子档案应按照档案分类、编号、排列等要求进行整理。
2. 归档的学生电子档案应经相关部门负责人审核、签字。
3. 归档的学生电子档案应定期向学校档案管理部门移交。
第九条学生电子档案的保管1. 学校档案管理部门负责学生电子档案的保管工作。
学校的电子档案管理制度
第一章总则第一条为规范学校电子档案管理工作，确保电子档案的真实性、完整性和有效性，提高档案管理效率，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合学校实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于学校各部门、各单位形成的电子档案。
第三条学校电子档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保电子档案的合法性、合规性。
（二）真实性原则：确保电子档案内容的真实、准确、完整。
（三）安全性原则：加强电子档案的安全保管，防止档案丢失、损坏和泄密。
（四）便捷性原则：提高电子档案的查询、利用效率，方便师生查阅。
第二章电子档案的收集与整理第四条电子档案的收集范围包括：（一）学校教育教学、科研、行政管理、后勤保障等各项活动中形成的电子文件；（二）学校举办的各类会议、活动、比赛等产生的电子文件；（三）学校与其他单位、个人之间交往的电子文件；（四）学校领导、教职工个人形成的具有保存价值的电子文件。
第五条电子档案的整理应遵循以下要求：（一）按照电子档案的来源、性质、内容进行分类；（二）对电子档案进行编号、命名，确保档案的统一性；（三）对电子档案进行鉴定，确定档案的保管期限；（四）对电子档案进行备份，确保档案的完整性和安全性。
第三章电子档案的归档与保管第六条电子档案的归档由各立卷部门负责，综合档案室进行监督和管理。
第七条电子档案的归档方式分为逻辑归档和物理归档两种：（一）逻辑归档：通过电子档案管理系统进行归档；（二）物理归档：将电子档案存储介质（如光盘、U盘等）交由综合档案室保管。
第八条电子档案的保管期限参照学校关于纸质文件材料归档的有关规定执行。
第九条综合档案室应采取以下措施确保电子档案的安全：（一）建立健全电子档案保管制度，明确档案保管责任人；（二）配置专业的电子档案保管设施，如档案库房、温湿度控制设备等；（三）定期对电子档案进行备份，确保档案的完整性和安全性；（四）对电子档案进行定期检查，及时发现和消除安全隐患。
档案馆电子档案管理制度
第一章总则第一条为规范档案馆电子档案的管理工作，确保电子档案的真实性、完整性、安全性和可用性，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电子签名法》等相关法律法规，结合本馆实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本馆电子档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等各个环节。
第三条本制度所称电子档案，是指以数字形式存储的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子文件等档案材料。
第四条档案馆电子档案管理工作应当遵循以下原则：（一）依法管理，确保档案安全；（二）统一标准，规范操作；（三）科学合理，高效利用；（四）责任明确，分工协作。
第二章电子档案的收集第五条电子档案的收集应当遵循以下要求：（一）按照国家档案行政管理部门制定的电子档案标准，对电子档案进行收集；（二）收集的电子档案应当符合真实性、完整性、可用性等要求；（三）对收集的电子档案进行分类、编目，建立电子档案目录；（四）对收集的电子档案进行鉴定，确保其具有保存价值。
第六条电子档案的收集方式：（一）对已形成电子文件的单位，按照档案管理要求，定期将电子文件移交档案馆；（二）对未形成电子文件的单位，档案馆应主动参与其电子文件的形成过程，确保电子档案的完整性；（三）对重要电子档案，档案馆可进行专项收集；（四）对境外电子档案，应依法进行收集。
第三章电子档案的整理第七条电子档案的整理应当遵循以下要求：（一）按照国家档案行政管理部门制定的电子档案整理标准，对电子档案进行整理；（二）对电子档案进行分类、编目，建立电子档案目录；（三）对电子档案进行鉴定，确保其具有保存价值；（四）对电子档案进行数字化处理，确保其可用性。
第八条电子档案的整理流程：（一）对收集的电子档案进行分类、编目，建立电子档案目录；（二）对电子档案进行数字化处理，包括格式转换、压缩、加密等；（三）对数字化后的电子档案进行鉴定，确保其具有保存价值；（四）将整理好的电子档案存储在档案馆指定的存储设备上。
电子档案管理办法
电子档案管理办法第一章总则第一条本办法所称电子文件，是指企业在工作过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
本办法所称元数据，是指描述电子文件内容、结构、背景和管理过程的数据。
第二条电子文件管理应坚持以下原则：（一）统一管理。
对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理，对具有保存价值的电子文件实行集中管理；（二）全程管理。
对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态；（三）规范管理。
执行国家和行业的统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理；（四）便于利用。
发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用；（五）安全保密。
按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全。
第二章管理机构及职责第三条电子文件管理是对各类电子文件的全过程进行系统、有效管理，其目的是形成和建立电子文件客观凭证体系，促进电子文件共享使用，实现电子文件长期保管。
第四条办公室是公司电子文件的归口管理部门，负责电子文件日常处理，以及电子文件的归档管理，负责涉密电子文件的保密监督管理；第五条信息化管理部门负责为电子文件管理提供信息化支持；相关业务部门负责本部门职责及业务范围有关电子文件日常处理和业务管理工作。
第三章电子文件的形成与办理第六条电子文件在形成和办理过程中，应当具备国家法律法规规定的原件形式，并符合下列要求：（一）能够有效表现所载内容并可供调取查用；（二）能够保证电子文件及其元数据自形成起完整无缺、来源可靠，未被非法更改；（三）在信息交换、存储和显示过程中发生的形式变化不影响电子文件内容真实、完整。
涉密电子文件的原件形式应当符合国家有关保密法律法规的规定。
第七条电子文件应当采用符合国家标准的文件存储格式，确保能够长期有效读取。
（一）文本文件以XML、RTF、TXT、PDF为通用格式。
医院电子档案管理制度
第一章总则第一条为规范医院电子档案管理工作，提高档案管理水平，保障医疗质量和患者权益，根据《中华人民共和国档案法》、《医疗机构管理条例》等法律法规，结合医院实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于医院所有电子档案的收集、整理、保管、利用、鉴定和销毁等环节。
第三条医院电子档案管理工作应当遵循真实性、完整性、准确性、安全性、保密性原则。
第四条医院设立电子档案管理部门，负责电子档案的统一管理、监督和指导。
第二章电子档案的收集与整理第五条电子档案的收集应当遵循以下原则：（一）全面性：收集医院所有涉及医疗、科研、教学、行政等各方面的电子档案。
（二）及时性：及时收集产生和使用的电子档案。
（三）准确性：确保收集的电子档案内容准确无误。
（四）安全性：采取必要措施，确保电子档案在收集过程中不被篡改、丢失或损坏。
第六条电子档案的整理应当遵循以下要求：（一）分类整理：按照档案内容、形式、时间等特征进行分类整理。
（二）编号管理：对电子档案进行统一编号，方便查询和管理。
（三）编制目录：编制电子档案目录，详细记录档案内容、形成时间、编号等信息。
（四）建立数据库：将电子档案录入数据库，实现电子档案的检索和利用。
第三章电子档案的保管与利用第七条电子档案的保管应当遵循以下要求：（一）安全保管：采取物理、技术、管理等多重措施，确保电子档案的安全。
（二）备份存储：定期对电子档案进行备份，确保档案数据不丢失。
（三）定期检查：定期对电子档案进行安全性检查，发现问题及时处理。
（四）定期维护：对电子档案存储设备进行定期维护，确保设备正常运行。
第八条电子档案的利用应当遵循以下原则：（一）依法利用：严格按照法律法规和医院相关规定，确保电子档案的合法利用。
（二）保密原则：对涉及患者隐私、商业秘密等敏感信息的电子档案，应当采取保密措施。
（三）方便快捷：提供便捷的电子档案查询和利用服务，提高工作效率。
（四）权限管理：对电子档案的查询、利用、复制等权限进行严格管理，确保档案安全。
电子档案管理规章制度
电子档案管理规章制度第一章总则第一条为规范电子档案的管理，确保电子档案的安全、完整和可靠，保护电子档案的真实性和长期保存，提高电子档案运用效率，现制定本规章制度。
第二条电子档案管理规章制度适用于全体单位的电子档案管理。
第三条本规章制度所称电子档案是指以电子形式记录和保存的各类文件、资料，包括文字、图片、音频、视频等多种格式。
第四条电子档案管理应坚持依法管理、规范管理、科学管理、人性化管理的原则。
第二章电子档案的创建、分类和命名第五条单位应当建立电子档案创建、分类和命名的规定，确保电子档案能够按照规定的标准和方法进行组织和管理。
第六条电子档案的创建应当按照业务需要和规章制度的要求，确保创建的电子档案内容真实、准确、完整、及时。
第七条电子档案的分类应当根据不同的业务特点和管理需求，采用合理的分类标准，确保电子档案的有序管理。
第八条电子档案的命名应当遵循统一规范，规定良好的命名原则，确保电子档案能够方便查找和管理。
第九条电子档案的权限管理应当根据工作职责和管理权限，对电子档案的查看、修改、删除等操作进行设置，确保电子档案的安全性。
第三章电子档案的采集、存储和传输第十条单位应当建立电子档案的采集、存储和传输的规定，确保电子档案能够得到合理安全地保存和传输。
第十一条电子档案的采集应当确保采集的电子档案能够满足工作需要和管理要求，不得随意采集或冗余采集电子档案。
第十二条电子档案的存储应当采用安全可靠的存储设备和技术，确保电子档案受到有效保护和长期保存。
第十三条电子档案的传输应当采用安全加密的传输方式，确保电子档案在传输过程中不受到破坏和泄漏。
第四章电子档案的检查、审计和审批第十四条单位应当建立电子档案的检查、审计和审批的规定，确保电子档案的合规性和安全性。
第十五条电子档案的检查应当定期进行，对电子档案的完整性、真实性和及时性进行检查，及时发现问题并及时处理。
第十六条电子档案的审计应当按照规定的程序和要求，对电子档案的管理和使用情况进行审计，确保电子档案的合规性和安全性。
电子档案安全管理制度
电子档案安全管理制度第一章总则第一条为了规范和加强电子档案的管理和安全工作，保障电子档案的完整性、可靠性和安全性，提高电子档案工作效率，保护国家和社会利益，特制定本制度。
第二条本制度适用于单位内所有的电子档案管理活动，包括电子档案的生成、采集、归档、传输、保管、利用、销毁等全部环节。
第三条本制度所称电子档案，是指以电子形式产生的档案，包括电子文件、电子数据库、电子邮件等。
第四条电子档案安全管理的基本原则是依法管理、科学管理、规范管理、安全管理和便利管理的总原则。
第五条电子档案的管理应当遵循保密、安全、快捷和的原则。
第二章电子档案的生成和采集第六条电子档案的生成应当遵循以下原则：1、文件名称应当明确、简洁、表达内容准确。
2、文件的编码规则应当统一明确。
3、文件应当是原始完整符合规范的文件。
第七条电子档案采集要求：1、采集电子档案必须遵循文件保密的原则。
2、采集的文件应当进行备份和加密。
3、采集的文件要定期进行联机备份和离线备份。
第三章电子档案的归档和保管第八条归档的电子档案必须按照规定进行备份和归档，并对备份、归档的电子档案进行定期检查和整理。
第九条电子档案的保管要求：1、电子档案的保管要在防火、防潮、防盗、防震等方面进行有效保护。
2、电子档案的保存设备和环境应当符合国家有关规定。
3、未来电子档案的安全使用，必须实行备案、考核、审批制度。
第四章电子档案的传输和利用第十条电子档案的传输要严格遵守有关的传输规范，对传输过程进行监控和记录。
第十一条利用电子档案必须遵守相关保密规定，未经批准不得对外提供电子档案。
第五章电子档案的销毁第十二条电子档案的销毁必须遵守以下规定：1、电子档案的销毁应当按照一定的程序进行，包括申请销毁、审核销毁以及最后报批。
2、电子档案的销毁必须进行备份和归档，以备不时之需。
3、电子档案的销毁必须进行记录，并严格按照规定时间进行销毁。
第六章电子档案的安全管理第十三条电子档案的安全管理的要求：1、电子档案的安全管理要建立完善的安全管理制度，并严格执行。
电子档案管理制度规定
第一章总则第一条为加强电子档案管理，确保电子档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位在公务活动中形成的、具有保存价值的电子文件的收集、整理、归档、保管和利用等工作。
第三条电子档案管理工作应遵循以下原则：（一）依法管理：严格执行国家档案法律法规，确保电子档案的合法性、真实性和完整性。
（二）规范管理：建立健全电子档案管理制度，规范电子档案的收集、整理、归档、保管和利用等环节。
（三）安全保密：加强电子档案安全保密工作，确保电子档案不被非法获取、篡改和泄露。
（四）资源共享：充分利用电子档案资源，促进信息资源的共享和利用。
第二章电子档案的收集与整理第四条电子档案的收集范围：（一）与本单位职能相关的电子文件，包括公文、报告、请示、批复、会议纪要、工作总结等。
（二）与本单位业务相关的电子文件，如合同、协议、财务报表、项目资料等。
（三）其他具有保存价值的电子文件。
第五条电子档案的整理要求：（一）按照国家档案分类标准，对电子档案进行分类、编目和整理。
（二）确保电子档案的完整性和准确性，不得遗漏、损毁或篡改。
（三）对电子档案进行备份，确保电子档案的安全。
第三章电子档案的归档与保管第六条电子档案的归档：（一）按照归档范围和归档要求，将电子档案向档案管理部门移交。
（二）归档电子档案应与纸质档案同步归档，确保档案的完整性。
第七条电子档案的保管：（一）按照档案保管要求，对电子档案进行存储、备份和恢复。
（二）定期对电子档案进行检查，确保电子档案的安全和有效利用。
（三）对电子档案进行鉴定，对失去保存价值的电子档案进行销毁。
第四章电子档案的利用第八条电子档案的利用：（一）按照国家档案法律法规和本单位规定，对电子档案进行查询、复制和借阅。
（二）电子档案的利用不得侵犯他人合法权益，不得用于非法目的。
第五章安全与保密第九条电子档案安全：（一）加强电子档案安全防护，防止电子档案被非法获取、篡改和泄露。
档案管理基础(第12章 特殊载体档案的管理)
3. 电子档案的提供利用 （1）阅览 （2）借出 （3）复制 （4）在线阅览
3.各类实物档案的收集和保管 （1）收集 按年度，由单位的档案管理机构向各部门收集本年度的实物档案。 由移交部门编号并写清楚档案的时间、地点、责任者、事由及背景信 息等要素。 如果是证书类，要注明获奖的级别、颁奖单位等；如果是印章则要 注明印章中止或废止的时间、留取印模；如果是礼品档案，则要写明 活动或庆典的具体事由、赠送单位名称或个人姓名、获得的时间等。 （2）编号 对于实物档案来说，一般按照“年度——类别——件号”的编制 规则编号。如“2009——奖杯——001” （3）保管 证书类档案一般盛放在A4大小的档案袋内，封面上写清楚档号、 奖项名称、级别Байду номын сангаас获奖事由、获奖时间、颁奖单位、归档部门等信息。 有些奖杯、匾额、锦旗或礼品、字画等可以专门陈列于展览馆内供人 参观。
第三节 实物档案和内部资料的管理
一、实物档案的管理 1.实物档案的定义： 实物档案是指单位在工作活动中形成的，有凭证和查考价值的印章、 证书、锦旗、奖杯、奖状、匾额等物品。 2.实物档案的分类 实物档案可以分为证书类实物档案、印章类实物档案和礼品类实物 档案三种类型。 证书类实物档案包括：证书、奖状、奖杯、奖牌、奖章、锦旗等， 主要反映单位在工作、生产、科研等领域的获奖情况。 印章是一个单位行使职权的象征，因为单位的名称、隶属关系的变 化而更换不同的印章，废弃的印章积累下来成为实物档案。 礼品类实物档案是指单位在社会活动中收到的其他单位或著名人士 赠送的具有纪念意义的物品。
四、照片档案的管理 （一）收集 1.收集的法律依据：《照片档案管理规范》 2.照片档案的归档范围 （1）本单位在工作活动中形成的具有凭证和参考价值的照片； （2）领导人或著名人物参加本单位、本地区重大公务活动的照片； （3）反映本地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片； （4）本单位向有关单位提出内容和要求，组织拍摄或征集的照片； （5）与本单位其他载体档案有密切联系的照片； （6）外单位形成但经本单位选用的照片。 3.档案馆（室）接收照片档案的要求 （1）遵守接收制度：《机关档案工作条例》、《档案馆工作通则》 （2）严格验收。检查照片质量，着重检查底片，发现问题及时补救。 同时，注意对重要照片的社会征集或翻拍。
培训电子档案管理制度
第一章总则第一条为规范培训电子档案的管理工作，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《电子档案管理办法》等法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有涉及培训活动的电子档案，包括培训计划、培训记录、培训资料、培训考核结果等。
第三条本制度旨在提高培训电子档案的管理水平，保障培训工作的高效开展，促进培训资源的合理利用。
第二章管理原则第四条坚持真实性原则：电子档案应当真实反映培训活动的全过程，不得伪造、篡改。
第五条坚持完整性原则：电子档案应当包括培训活动的所有相关资料，确保档案的完整性。
第六条坚持安全性原则：采取必要的技术措施，确保电子档案的安全，防止信息泄露、丢失或损坏。
第七条坚持可利用性原则：电子档案应当便于查询、检索和利用，提高工作效率。
第三章管理职责第八条电子档案管理部门负责本单位培训电子档案的统一管理，具体职责如下：1. 制定培训电子档案管理制度，并组织实施；2. 负责电子档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作；3. 指导各部门建立健全电子档案管理机制；4. 定期对电子档案进行审查、鉴定和修复；5. 配合相关部门进行电子档案的鉴定、评估和统计工作。
第九条各部门负责本部门培训电子档案的日常管理工作，具体职责如下：1. 按照规定收集、整理、归档本部门的培训电子档案；2. 确保电子档案的真实性、完整性、安全性；3. 及时向电子档案管理部门移交电子档案；4. 配合电子档案管理部门进行电子档案的审查、鉴定和修复。
第四章电子档案的收集与整理第十条电子档案的收集应当遵循以下原则：1. 完整性原则：收集的电子档案应当包括培训活动的所有相关资料；2. 真实性原则：收集的电子档案应当真实反映培训活动的全过程；3. 可利用性原则：收集的电子档案应当便于查询、检索和利用。
第十一条电子档案的整理应当遵循以下要求：1. 分类整理：根据培训活动的性质、内容、时间等因素，对电子档案进行分类整理；2. 编号管理：对电子档案进行统一编号，方便查询和检索；3. 磁性介质整理：对磁性介质存储的电子档案，应当进行定期备份，确保数据安全。
社区电子档案管理制度
第一章总则第一条为规范社区电子档案管理工作，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，提高档案管理效率，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的法律法规，结合社区实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于社区范围内所有电子档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第三条社区电子档案管理工作应遵循以下原则：（一）依法管理：严格按照国家档案管理的法律法规和政策规定进行电子档案管理；（二）统一规划：制定社区电子档案管理的长远规划和年度计划；（三）分类管理：根据档案内容、形式、来源等特征进行分类管理；（四）科学管理：运用现代信息技术，提高电子档案管理效率；（五）安全保密：确保电子档案的安全性和保密性。
第二章电子档案的收集与整理第四条社区电子档案的收集范围包括：（一）社区居民委员会、居民小组等组织的文件、会议记录、工作总结等；（二）社区公共服务、社区建设、社区管理等各类业务档案；（三）社区居民、社会组织、企事业单位等提供的相关资料；（四）其他具有保存价值的电子文件。
第五条社区电子档案的整理要求：（一）按照档案分类、编目、检索等要求进行整理；（二）确保电子档案内容的真实、准确、完整；（三）对电子档案进行编号、标识，建立目录；（四）定期对电子档案进行审查、鉴定。
第三章电子档案的归档与保管第六条社区电子档案的归档工作由档案管理人员负责，归档范围和标准按照国家档案管理的法律法规执行。
第七条社区电子档案的保管要求：（一）采用安全可靠的存储介质，如硬盘、光盘等；（二）确保电子档案的存储环境符合国家档案管理的规范要求；（三）定期对电子档案进行备份，防止数据丢失；（四）对电子档案进行定期检查、维护，确保其可用性。
第八条社区电子档案的保管期限按照国家档案管理的法律法规执行。
第四章电子档案的利用与销毁第九条社区电子档案的利用应遵循以下原则：（一）依法利用：严格按照国家档案管理的法律法规和政策规定进行电子档案的利用；（二）公开透明：确保电子档案的利用公开、透明；（三）保护隐私：保护电子档案中涉及个人隐私的信息；（四）便民利民：为社区居民提供便捷的电子档案服务。
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第十二章电子档案管理第一节电子档案及其特点一、电子档案的含义及存储介质电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在网络上传输的文件。
将电子文件归档后即形成电子档案。
电子档案的全部信息是以数字式代码加以存储的，息的编码和解码过程都由计算机完成，利用时须借助计算机等设备转换成原有的文字或图像形态，因此人们亦将电子档案称“数字式档案”。
目前电子文件所采用的存储介质主要有磁盘(硬磁盘、软盘)、磁带和光盘。
（一）硬磁盘硬磁盘是计算机的外存储器，一般装在计算机主机内，具有不同的存储容量。
目前微型计算机使用的内置式硬磁盘容量100MB (兆字节)至9GB (千兆字节)不等，随着技术的发展其容量还会有所增大。
由于内置式硬磁盘不易拆卸，不易脱机保存，此目前机关较少用于保存长久性文件，也不用它作为归档文件的存储介质。
还有一种便于拆卸的活动硬盘，其容量一般在100MB 540MB，由于它的体积小，容量大，可以作为文件存储介质，但目前价格较贵，使用者较少。
(二)软磁盘软磁盘是一种很薄的磁性盘片，可根据使用需要随时插入计算机，用以记录机器中的信息或调用原来存储的信息，使用完毕后取出单独保管。
由于软磁盘具有体积小，便于脱机存放，价格便易，便于传递等特点，适用于日常存储电子文件。
但是，由于软磁储容量小，易损坏，因此不能作为电子档案的存储介质。
微型计算机上常用的软磁盘有两种规格，一种是5.25英寸。
（1英寸约为25.4毫米)的(通常称为5寸盘)，其中低密度盘的存储容量为360KB (千字节)，高密度盘为1.2MB，另一种是3.5英寸的(通常称为3寸盘)，低密度盘存储容量为720KB，高密度盘为 1.44MB，软磁盘在使用前需要先在计算机上进行格式化，用以确定磁盘的存储容量。
(三)磁带磁带是一种磁性带状存储介质，一般缠绕于轴上放入盒中，称为盒式磁带。
磁带可脱机保存，比软磁盘存储容量大，常见的容量为150MB-8GB，使用磁带存储档案需要配置相应的磁带机。
(四)光盘光盘是继磁盘后出现的一种光学存储器，光盘存储密度高于磁盘，一张5寸光盘的存储容量从128MB到2GB，从理论上讲可存储数十亿个汉字，以图像方式存储信息时，大约可存储A4幅面的文稿数万页。
应用信息压缩技术，光盘存储图像文件的能力可增加10倍之多。
从记录信息的性能上分，光盘有只读式光盘、一次写入式光盘和可擦式性光盘三种，只读式光盘在制作者一次性写入信息后只能供使用者读出信息而不能追加记录或擦除信息。
一次写入式光盘可供使用者写入一次多次读出，可以追加记录但不能擦除原来的信息。
这两种不可逆式的记录介质适合于存储终结性文件，可有效地保持文件的原始性，因此可作为电子档案的存储介质。
可擦式光盘可供使用者多次写入、擦除和重新写入信息，这种可逆式光盘可用于存储需要更改的文件，一般不宜作为电子档案的存储介质，而用光盘作为计算机的外存储设备须配置光盘机。
二、电子档案的特点电子档案与以往各种载体的档案一样都是人类社会活动的记录，但它在记录方式上有许多不同于其他载体档案的特点。
(一)信息的非人工识读性从远古的泥极、羊皮纸、甲骨、竹简，到近代的纸质记录，从来都是采用人工可识读的记录符号，人可以直接读出；而使用磁介质和光介质的电子档案采用的是人工不可识读的数字式代码j只有借助计算机解码，才能转换成人可识读的记录。
(二)信息存储的高密度性无论是磁盘、磁带还是光盘，其存储密度都大大高于过去的各种信息介质，特别是光盘，有"海量存储"之称。
随着技术的发展，这些存储介质的信息存储密度还将继续加大。
这种信息存储的高密度性可减少档案的存储空间，另一方面，由于每一个盘、带内的文件数量比原来要大为增多，也给管理和调阅提出新的要求。
(三)信息与载体之间的可分离性以往的档案，信息被固定在某一载体上，成为不可分离的一个"实体"，文件最初形成时的标记也被固定在这一实体上，使之具有明显的原始性特征。
而电子档案中信息不一定具有固定的物理位置，可以以非实体形态进行加工和管理，这种可分离性造成了电子档案信息的易于更改，而且更改后可不留痕迹；易于复制，而且分不出原件和复制件；易于传输，在网络条件下可以通过通讯线路异地调阅或输出文件。
(四)多种信息媒体的集成性以往的档案一般只能记录一种或两种信息媒体，从而分别形成了文字档案、照片档案、录音档案、录像档案等。
使用多媒体计算机；可将图文信息、音频信号、视频图像等不同媒体形式的信息记录在同一份文件上，使其达到声像并茂，真实再现当时的活动情况。
(五)系统依赖性。
以往的档案基本上靠人工管理，而电子档案从其前身——电子文件的制作与处理，到档案阶段的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现，计算机硬件和软件的性能对文件处理、档案管理的质量和效率具有直接的影响。
系统依赖性的另一个含义是，不兼容的计算机和应用软件生成的文件在交换使用时会遇到很大困难。
三、电子文件的种类根据电子文件的信息存在形式和用途，大致可分为如下几种类型。
(一)文本文件在计算机上使用文字处理软件在磁介质上生成的文件即为文本文件，如各类行政文件、生产工艺文件等。
文本文件是通过特定的编辑软件生成的，存储内容由ASCII标准代码和GB2312-80标准汉字代码构成。
用不同文字处理软件编辑的文本文件在不同类型的计算机上一般不能交换使用，纯文本文件不包含格式代码，在使用时不受计算机硬件和软件类型的限制。
(二)数据文件数据文件一般是以数据库的形式存在的。
一个数据库由若干记录组成，一个记录由若干字段(数据项)组成。
读取数据库中的数据时可以根据查询要求一次读出一个记录，也可以读出一批相关的记录。
数据库因管理程序不同具有不同的格式，一般来说不同的数据库之间需要通过转换程序才能进行信息交换。
数据库的生成一般有两种方式，一是人工输入数据，利用相应的数据库应用程序形成数据库，一是使用条形码扫描器、A/D变换器等传感设备自动采集数据。
此外，使用已有的数据借助某些软件包亦可自动生成新的数据库。
机关、企事业单位的各类信息都可以建成数据库，如中共中央文件数据库、领导批示数据库、政策法规数据库、各类人员情况数据库、各类经济指标数据库、各种观测记录或普查记录数据库等。
(三)图形文件图形文件是指计算机辅助设计(CAD)或绘图中产生的文件，如设计模型、图纸、图画等。
CAD文件由代表绘图坐标的矢量和一些参数组成，有些使用纯文本文件的代码存储，以便在不同的软件包之间进行信息交换，也有些使用特殊的代码格式存储。
(四)图像文件图像文件是指扫描仪等设备录入的文件，如照片、各种原件画面等。
不同格式的图像文件不能任意进行交换使用。
彩色图像文件的内容一般是用表示图像像素的代码形式存储的，能否正确复现原色彩还与显示器的性能有关。
(五)影像文件影像文件是指使用动画软件生成的二维、三维动画或使用视频设备录入的文件，如演示、动画文件、捕捉下来的视频图像等。
这些影像文件有不同的格式或标准，因此需要用多媒体计算机的相关播放程序播放。
(六)声音文件声音文件是指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。
用音频设备录入的文件，取样频率有11KHz (电话质量)、22KHz (收音机质量)和44KHz (CD质量)三种，取样频率越高，音质越好，文件所占空间就越大。
用编曲软件生成的文件一般称为MIDI文件。
此外，还有一些音乐文件是将上述文件通过压缩程序生成的。
音乐文件一般需要通过多媒体计算机的专用播放程序播放。
(七)命令文件命令文件是指为处理各种事务用计算机语言编写的程序，是一种计算机软件。
它的形成过程一般是由程序员编写“源程序”输入计算机，通过相应的编译程序编译后执行，有些还要经过连接程序才能执行。
“源程序”是纯文本文件，由特定的计算机指令序列构成，具有可移植性，使用不受计算机类型的限制，编译后的软件在不同类型的计算机上不能兼容。
“源程序”能表明版权的归属，对于计算机软件的开发者来说具有重要的保存价值。
包含两种以上信息形式的文件为“多媒体文件”，该文件使用多媒体技术制作，具有较复杂的结构，必须使用多媒体计算机复现。
第二节电子档案的管理原则与体系一、电子档案管理原则我国档案工作的基本原则对于电子档案的管理同样具有宏观指导作用，纸质档案管理的一些业务原则也适用于电子档案管理活动。
根据电子档案的特点，在其管理活动中还应遵循以下原则。
(一)完整性原则随着计算机技术的普及，机关电子文件的制作可由各部门甚至个人独立完成，从而使电子文件的分布呈分散化趋势。
此外，在电子文件中，信息不是固定在特定的物理位置上，“文件实体”的概念将不再存在。
这种分散化和非实体化特征，使得对电子文件完整性的把握不像纸质文件那样直观，因此，在电子档案管理的各个环节要采取相应措施确保其完整齐全。
不仅存储在磁盘、磁带、光盘等介质上的信息要完整，与其相关的程序、软件以及纸质文件也应完整无缺地归档和接收进馆。
(二)可读性原则目前各机关使用的计算机硬件和软件不同，由此生成的电子文件的存储格式也不相同。
计算机技术的迅速发展，造成了硬件、软件的不断更新换代，新设备对旧设备有时也不具有兼容性。
由于电子文件在存储和识读方面对系统的依赖性，脱离了赖以支持的软、硬件系统后，有些文件就会变成无法识读的“死文件”。
因此在电子档案管理中要特别注意确保其可读性，如在收集范围中，除了反映机关工作活动的记录外，还必须包括这些记录的支持软件：在收集要求中，除了对信息内容方面的要求外，还应包括对信息格式方面的要求；鉴定工作除了对其内容进行价值分析外，也要对其可读性进行技术分析等。
总之每一个管理环节都要对日后的档案利用负责，要保证档案长期的可识读性。
(三)可靠性原则可靠性是档案的生命。
由于电子文件易于修改并可不留痕迹，文件的签署以及进入网络后信息的控制需要专门技术等原因，人们对电子文件的证据性、可靠性问题尚存有很大的疑虑。
这个问题的解决需要多方面的努力，除了采取各种技术措施、国家制订必要的认定规范外，文件、档案工作中相应的制度保障也是十分重要的。
在电子档案管理的全过程中要严格制度，堵塞漏洞，不仅要把住收集关，确保归档文件和进馆档案的真实有效，还要注意在整理、鉴定、复制、调阅等各个环节遵守操作规程，建立必要的备份，以防止信息的丢失和失真，维护电子档案的可靠性。
二、电子档案管理体系电子档案管理应该纳入我国现行的档案管理体系，由各级档案管理部门分别集中管理。
目前，在对电子档案进行管理的起步阶段需要注意以下问题。
(一)集中统一管理电子档案的问题近年来，随着办公自动化(OA)和计算机辅助设计(CAD)、计算机辅助制造(CAM)技术的普及，使用计算机制作文件的机关越来越多，大部分机关将电子文件转换成纸质文件，经正式签署后归档保存，原电子文件保存在各形成部门。