公司通达OA办公自动化系统管理制度

公司通达OA办公自动化系统管理制度

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公司通达OA办公自动化系统管理制度

第一章总则

第一条**公司办公自动化系统(以下简称OA系统)是以通达OFFICE ANYWHERE网络智能办公系统为管理平台,采用服务器/客户端/浏览器结构,建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统,实现网上办公和信息资源共享。OA系统是**公司信息化建设的重要组成部分,是提高公司办公整体管理水平的重要手段。

第二条为了加强对**公司OA系统的管理,提高公司工作效率,有效降低和节约成本,加快办公自动化建设,保障文件和各种信息传递快捷通畅,根据<国家信息化领导小组关于中国电子政务建设指导意见> 、 <国家机关公文处理实施细则> 、 <中华人民共和国保密工作规定> 、<计算机系统管理规定> 、<**公司电子公文处理暂行办法> <**公司公文处理暂行办法>等有关规定,结合公司实际,制定本办法。

第二章组织职责

第三条OA系统的运行中,公司各单位各负其责,协同配合。职责如下:

(一) 公司办公室是**公司办公自动化OA系统的归口管理部门。主要职责为:

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1、负责制定OA系统规章制度;

2、负责OA系统核心工作流程设计、修改;

3、负责OA系统各职能部室工作流程设计的审核;

4、负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限;

5、负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转;

6、负责工作流程的归档,并为其它部门提供查询;

7、协助企划部信息中心组织操作培训;

8、协助企划部信息中心搜集、整理优化系统的需求;

9、负责OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督。

(二) 企划部信息中心负责OA 系统的建设、维护和服务支撑工作,负责服务器的管理维护和日常运行。主要职责为:

1、负责OA系统软件的开发升级管理;

2、负责OA系统的数据备份;

3、负责制定OA系统应急方案和系统技术管理规章制度;

4、负责公司领导、OA管理员和相关人员的培训和技术指导工作;

5、负责OA服务器、操作系统和硬件的维护,确保服务器安全运行;

6、负责系统用户注册、注销等管理;

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7、负责文件柜功能模块各单位书写权限的设置。

(三)人力资源部负责为OA办公系统提供现行的组织机构设置,提供OA办公系统中用户的流动信息。主要职责为:

1、负责现有用户、及新增用户的审核;

2、负责提供用户(变更或注销)信息给企划部信息中心。

(四)安全保卫部负责OA系统的涉密信息的检查、监督。主要职责为:

1、安全保卫部保密办公室负责对系统内的保密设置进行定期检查;

2、安全保卫部保密办公室负责对系统内的信息按照国家计算机信息系统保密要求进行定期检查、监督;

3、考核在系统内发生违反国家、省市、公司保密规定的单位。

(五)其它单位主要职责为:

1、负责制定本单位OA系统相应管理办法;

2、负责指定部门(分厂)OA管理员,参与本单位工作流程的定制、文件夹的建立以及本单位OA系统终端的日常维护、人员培训等技术支持工作;

3、部门OA管理员负责本单位参与OA系统人员权限变更时,及时提供给公司办公室申请调整;负责处理OA系统中公文流转工作及文件夹属性和内容的变更工作;

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4、负责根据本单位工作需要,提出优化需求。

第三章文件管理

第四条公司各单位发出、报送的各类文件(包括发通知、请示、报告、简报、报表、信息等)原则上统一采用公司办公自动化OA系统发送。本系统不启用电子印鉴。

第五条OA系统中的公文也称电子公文,是经过公司统一配置的**公司办公自动化系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。电子公文传输,是指电子公文的生成、发送和接收过程。

第六条公司办公室负责对电子公文传输工作进行指导和检查。各单位办公室(综合科或经理办)负责本单位的电子公文传输工作。

第七条电子公文要素与纸质公文基本一致,包括公文版头、密级、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、附注、主题词、抄送单位、版记等。电子公文与纸质公文工作流程、行文关系、归档管理基本相同。

第八条电子公文与纸质公文具有同等效力,不加电子印鉴。如需要对外提供纸质文件,各单位可向公司办公室申请正式文件。

第九条各类电子公文处理程序按照<中铝公司公文处理暂行办法>的规定在公司办公自动化OA系统中办理。在OA系统中,公司收文办理程序为公司

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