《高效会议和简报技巧工作坊》Effective_Meeting_and_Presentation.pptx

需要去分享一些特定信息、成功嘉奖、一些担 心顾虑或者需要在会每个人了解意识到一个特 殊的进程或者情形时
需要通过团队成员的 决问题或者献计献策时
去集思广益来解
需要去解决工作中所遇到的角色不清 冲突或者
有需要在一起
时候
什么时候不需要召开会议
带有个体性质的事情或者主题，最好是需 要一对一的方式沟通
你没有时间准备或者出席的
有比召开会议更有效果的沟通方式的
比如备忘录 邮件 电话
问题已经解决了的
不值得每个人花时间都参与主题的
会议的相关人员在一种 状态并且需要时间去ຫໍສະໝຸດ 和了解原因准备一个会议
会议目的和目标 会议的日期和地点 会议的参与人员 会议的议程和时间长度 会议的角色定位 所需准备的会议资料 会议中可能的 会议信息的
预测 和确认反馈
确定会议目的
通知信息 集思广益 锁定和分析问题 确定一个行动 探讨事宜 澄清角色和责任 冲突或者协调会议 ……
确定参与人员
是否是会议事项的主要
?
是否会议有合适的 限制？
是否能够给予相关的贡献的（INPUTS）?
是否会议事项中的
？
是否是会议中的信息搜集和整理者？
AN EFFECTIVE PRESENTATION 有效简报技巧
重新定义简报
管理沟通（级别越高， 用得越多） 正式如会议 不是真的你， 而是他人眼中的你
成功的简报
策略/目的 程序/形式
事实/数据
策略性简报技巧
简报目的类型
说明
说服
激励 行动
知道
娱乐
分析听众
• 分析有哪些类型的人参加会议 ➢人数/规模 ➢年龄 ➢知识水平 ➢职位、其它背景资料 ➢观众对你简报主题的了解程度和态度
分析听众
•分析有哪些关键人物对你的目标有决定作用 ➢听众，尤其是当中的关键人物，期望什么
会议中的常见问题
会议出现卡住 会议出现跑题 会议出现冷场 会议提出不同观点 会议出现争执 会议出现超时 会议出现话题或已做决定的重复讨论
九型人格在会议中的运用和体现
9.和事佬
指导者 8.
1.改革者
乐观者 7.
2.帮助者
忠诚者 6. 思相家 5.
3.促动者 4.艺术家
九型人格在会议中的思维模式分析
提前派发有助于缩短和提升会议效率的资料 信息
会议团队是如何达成决定的
投票赞同方式（Voting by Majority） 团队共识（Group Consensus ） 领导决定方式(A Decision by the Leader)
会议举行
准时开始
快速介绍会议的背景和相关信息
重申和
会议参与的者的角色定位（提前获悉角色）
（
）
如有外来参与者，请详细说明
具体日程中发言者的主题和时间分配（类型 复杂程度）
会议
或者所需资料的前期告知
需要准备的HOMEWORK
搜集相关
和信息
与相关
获取他们的观点和期望
鼓励相关参与者提前准备
与你的相关领导沟通获取他们的期望和建议
派发会议日程（包括目的 目标 产出期望 主 题和所需时间等）
有效的会议时间控制
会议总结技术和跟进计划
会议的常见类型
基于
的会议 Problem Solving Meeting
基于
的会议 Decision Meeting
基于
和反馈的会议
Communication 、Reporting 、Feedback
何时需要召开会议
需要整个相关团队
时
需要目标群体参与制定一个决定和解决一个问 题时
会议的原则和共识
（为确保建设性的团队共识而需要遵守的行 为和原则）
常用的为“五项基本原则”
会议中的重点－Ground Rules
承诺准时
和结束
承诺愿意积极参与
安排
同意决定或者
产生方式
同意采用“停车场”（PARKING LOT）
澄清现有的一些 些事项的决定限制
和相关政策对一
邀请每个人都能参与和贡献观点
AN EFFECTIVE MEETING
高效会议
这些都是重要的有效会议要素
清晰的会议
及议程
良好的会议前
和确认
合适的参会人员和会议日期及时间
会议的开场和
的建立
会议原则（rules）和共同约定
会议中的
定位
会议中的
和有效记录
优质的会议简报技术
合适的会议问题处理
高效的会议 技能
会议中的PARKING LOT（停车场）
结束会议－何时 ？
所有的目标都已完成 时间已经到了
特别是： －在最后时刻也很难达成收尾时 － 已经开始有人离开或者不停看手表 － 有人提出提出时间已经到了或者过了
结束会议－如何 ？
重述或者
已经完成的产出
澄清下一步的行动计划和巩固行动项目和 沟通计划的重要性
强调每个参与者观点的重要性
如果有必要，通知下一次的会议信息
征求会议意见和感谢大家的参与
会议跟进－沟通计划
Outcomes 产出
1. 2. 3. …
Decision 决定
Task 任务
Responsible 负责人
Time－ completed
完成时间
Follow-up Memo
包括： 参与者 会议目标 主要讨论的事宜 主要的决定 下一步计划或者行动计划 下次会议或者跟进的时间 感谢参与
同意如何处理会议中的“冲突方式”
同意如何去跟进行动计划
如果你是会议FACILITATOR
鼓励每个人都愿意积极参与和贡献的氛围
不要
或者控制讨论
用合适方式 发言
一些内向和内敛的人
积极和鼓励参与发言
及时
如果有语言上的人身攻击迹象
保持小结和
会议成员的共识
使用看得见的会议活页夹（Flipchart）或者 白板
EFFECTIVE MEETING & PRESENTATION SKILLS WORKSHOP 《高效会议和简报技巧工作坊》
2007@ZHU HAI
课程目标
了解会议管理的基本理论 掌握会议管理的基本技巧，提高会议效率 理解简报设计的原则及设计的方法 掌握利用PPT作为高效视觉说服手段技巧 掌握如何在台上能够自信分享和展示自己的技能 通过现场演练，切实提高表达技巧
是否是需要获取相关信息和后期执行者？
-
，预约匹配的时间表
Key Players - 提供主动和积极的角色定位，或者强调会
议出席对其的利益和价值
会议日程需要思考的核心内容
会议的目的
会议的期望目标和产出
日期 时间 地点（人数 设备） 会议持续时间长度
会议的召集者
会议参与的名单或者团队（如营运部）