《高效会议和简报技巧工作坊》Effective_Meeting_and_Presentation.pptx
高效会议的技巧与方法提升工作效率
高效会议的技巧与方法提升工作效率会议在工作中扮演着重要的角色，它是组织成员之间交流、决策和合作的平台。
然而，由于会议时间冗长、讨论过程复杂等问题，很多会议效果不佳，浪费了大量的时间和资源。
为了提升工作效率，本文将介绍一些高效会议的技巧与方法。
一、明确会议目的和议程在召开会议前，主持人应该明确会议的目的，并将其传达给与会人员。
明确会议目的有助于参会人员提前准备，并能更好地专注于会议内容。
此外，主持人还需要制定详细的会议议程，确保会议按时开始和结束，并在规定的时间内完成各项议题。
这样可以避免会议时间过长，提高会议效率。
二、精简与会人员会议参与人数直接影响到会议的效率。
过多的与会人员会增加会议的复杂性和讨论的难度，往往导致决策困难和延误时间。
因此，主持人需要根据会议的性质和议题，合理选择与会人员。
只邀请与会议议题相关的人员，避免不必要的人员参与，并确保每个参会人员都能够充分发挥作用。
三、设置时间限制和议题优先级会议的时间限制和议题优先级能够帮助确保会议的高效进行。
主持人应当在会议开始时明确告知与会人员会议的预计时长，并要求大家遵守。
此外，主持人还需要在会议开始前明确会议的议题优先级顺序，以确保重要议题得到充分的讨论时间。
这样可以避免会议在一些不重要的议题上花费过多时间，导致无法充分讨论重要议题。
四、积极引导和控制讨论会议的讨论环节是实现高效会议的关键。
主持人应该积极引导和控制讨论的进程，确保与会人员能够集中精力、有效沟通和交流。
在讨论中，主持人可以运用一些技巧来提升效率，比如设定时间限制，避免私人对话，鼓励参与发言等。
此外，主持人还应该注意倾听各方意见，并及时做出总结和归纳，确保每个议题都能够得到充分的讨论和决策。
五、制定明确的行动计划与责任分工高效会议的最终目标是取得可行的决策和行动计划。
在会议结束时，主持人应当确保制定明确的行动计划，并对应责任进行明确分工。
每个参会人员都应清楚自己的任务和时间节点，并在会后按计划执行。
(整理)《高效会议管理技巧》.
《高效会议管理技巧》作者: 张晓彤主持人与参会者的守则与责任【本讲重点】主持人的守则与责任参会者的守则与责任如何处理会议中的冲突主持人的守则与责任1．具体的守则与责任2．主持人作为矛盾调停者的失败表现参会者的守则与责任1．参会者10大守则2．参会者的责任表8-1 参会者责任一览表【自检】请将下列命题归类，分别放入各自所属的圈内。
(1)营造和谐气氛(2)积极发表自己的见解(3)尊重别人，避免出现会中意见一边倒的情况(4)依据提供的资料准备论证的材料(5)根据个人的观点研究问题(6)保持中立态度如何处理会议中的冲突图8-1 冲突的二维模式图8-1是一个坐标系，反映了面对冲突时人们各种各样的反应。
这个图的纵坐标分为决断和不决断，横坐标则是合作与不合作。
它反映了冲突发生时，个人的选择情况。
个人是选择满足自己还是满足别人，也就是选择决断还是选择合作。
根据这个坐标，介绍5种处理冲突的方法。
从而了解主持人和参会者如何用不同的冲突类型来共同解决矛盾，处理冲突，达成会议的最终结果。
◆暴力型。
暴力型属于特别决断的那一类，面对冲突的时候，处理人往往以个人意志为主，马上独立做出决定。
暴力类型的人一味的满足自己的要求，类似暴君。
但是在一些特别紧急的情况下，暴力型的处理者也是必不可少。
◆迁就型。
迁就型一味地放弃自己的要求，一味地满足对方的要求，迁就型又称为适应型。
◆回避型。
回避型既不决断，又不合作，而是回避矛盾。
◆协作型。
协作型是最理想的类型，可以做到既满足自己的需求，又满足对方的需求。
发生了冲突，促使大家合作，共同解决冲突。
◆妥协型。
妥协型处于坐标的中间，属于“和事佬”。
【本讲总结】主持人和参会者的守则和责任是不同的，各有侧重点，对会议而言都不可或缺。
二者的权责划分一定要分明，这样才能更好的发挥其作用。
在会议中难免会出现冲突，一定要了解解决冲突的几种模式，了解主持人和参会者如何用不同的冲突类型来共同解决矛盾、处理冲突，达成会议的最终结果。
Effective meeting
高效会议的五要素— 高效会议的五要素—你了解会议目的吗 两种基本类型会议 Process meeting Mission meeting
高效会议的五要素— 高效会议的五要素—你了解会议日程吗 会议日程的重要性: 会议日程的重要性: 让参会者提前准备 让参会者提前了解会议将要达到的大概结果 会议日程的六原则: 会议日程的六原则: 1.单独的会议项目内容 1.单独的会议项目内容 2.每项会议内容的大概时间 2.每项会议内容的大概时间 3.清晰列出所有与会者名单 3.清晰列出所有与会者名单 4.提前公布会议日程表 4.提前公布会议日程表 5.明确每一个决定的结论方法 5.明确每一个决定的结论方法 6.明确期望的会议结果 6.明确期望的会议结果
高效会议的五要素— 高效会议的五要素—你了解你参会的角色吗 Team activity 1: prepare an agenda(10 min) Mission meeting, 10 min, Plan how the team will build the helicopter so that all team members participate Meeting Invitation Template
五要素会议纪要及会后跟踪33高效会议的五要素你了解会议目的吗两种基本类型会议processmeetingmissionmeeting44高效会议的五要素你了解会议日程吗会议日程的重要性
Meeting高效会议 Effective Meeting高效会议
高效会议的五要素— 高效会议的五要素—会议纪要及会后跟踪 及时的会议纪要:24小时内 及时的会议纪要:24小时内 会议纪要发送对象: 会议纪要发送对象:
高效会议指南：提升会议效果的六个步骤
高效会议指南：提升会议效果的六个步骤大家都知道，在职场中召开的会议是非常重要的，可以促进团队的协作与合作，推动工作的进展，甚至决定着企业的成功与失败。
然而，很多人都会感叹，会议太多却没有效果，浪费了时间和精力。
为了提升会议的效果，我们可以遵循以下六个步骤来进行高效会议的召开。
步骤一：明确会议目的与议程（H2）会议的目的和议程是会议的灵魂所在，它们决定了会议的方向和内容。
作为会议的召集人，首先要明确会议的目的是什么，希望通过这次会议达到什么样的效果，以及解决什么样的问题。
然后，根据会议的目的和问题制定出合理的议程，明确每个议程环节的时间安排和主题。
通过明确的会议目的和议程，可以让会议变得有条不紊，提高工作效率。
步骤二：邀请合适的与会人员（H2）选择合适的与会人员是会议的关键之一。
与会人员应该是与会议目的相关的人员，他们需要有相关的知识和经验，能够为会议的讨论和决策做出积极的贡献。
同时，要尽量控制与会人员的数量，避免人员过多导致会议无序和效率低下。
通过精心选择合适的与会人员，可以确保会议的高效进行。
步骤三：提前准备和沟通（H2）在会议开始之前，召集人应该提前准备和沟通。
首先，召集人要准备会议所需的材料和信息，并提前发送给与会人员，让他们有足够的时间了解和准备。
其次，召集人还要提前与与会人员进行沟通，了解他们的意见和建议，以便更好地进行会议的准备工作。
通过提前准备和沟通，可以确保会议的顺利进行和高效执行。
步骤四：制定会议规则和时间管理（H2）高效会议的进行需要有明确的会议规则和时间管理。
会议召集人可以制定一些基本的会议规则，如禁止打断他人发言、尊重他人观点等，以维护会议的秩序和氛围。
另外，为了充分利用会议时间，会议召集人应该合理安排议程的时间，确保每个议程环节都能够在规定的时间内完成。
通过制定会议规则和时间管理，可以提高会议的效率和成果。
步骤五：积极参与和发言（H2）作为与会人员，积极参与和发言是会议的关键之一。
高效会议与工作会谈技巧
高效会议与工作会谈技巧会议和工作会谈是现代职场中不可或缺的一部分，它们可以促进团队合作、决策和问题解决。
然而，如果会议和工作会谈没有得到高效地组织和进行，不仅会浪费时间和资源，而且可能无法达到预期的目标。
因此，本文将分享一些高效会议和工作会谈的技巧，帮助您有效地组织和参与这些场合。
1. 明确目标和议程在召开会议或工作会谈之前，首先要明确目标和议程。
明确目标有助于会议的有效进行，参与者可以更清楚地知道会议的目标和期望结果。
而明确的议程可以帮助会议按部就班地进行，避免偏离主题或纷繁杂乱。
2. 控制会议时间会议和工作会谈往往会占用很多时间，因此控制会议的时间非常关键。
合理地安排会议的时间长度，避免会议时间过长或过短。
确保每个议题都有足够的时间进行讨论，同时不要过度延长讨论时间以避免浪费时间。
3. 提前准备工作作为会议主持人或参与者，提前准备工作是至关重要的。
主持人需要准备好会议所需的材料和信息，并在会议开始之前将其分发给所有参与者。
参与者也需要提前准备，阅读相关文件、做必要的研究，以便能够积极参与讨论和做出贡献。
4. 设定清晰的议程和时间表除了明确会议目标和议程外，还需要在会议开始时设定清晰的议程和时间表。
议程可以帮助会议按照顺序进行，将各个议题逐一讨论完毕。
时间表可以确保每个议题有固定的时间限制，避免过度讨论或时间不足的问题。
5. 鼓励参与和倾听会议和工作会谈是集思广益的场合，鼓励参与可以激发创意和推动决策。
除了积极表达自己的意见和想法外，也应该倾听其他参与者的观点和建议。
确保每个人都有机会发言，并尊重不同意见的存在。
6. 管理会议讨论在会议讨论中，主持人应该充当管理者的角色，确保讨论秩序井然。
如果讨论偏离主题，主持人应及时进行引导，使讨论回到正轨。
同时，主持人还可以借助会议工具或技术来促进讨论，如使用白板记录要点或利用投影仪展示数据。
7. 总结和行动计划在会议结束时，进行总结和制定行动计划是非常重要的。
高效会议提升工作效率的秘诀
高效会议提升工作效率的秘诀在现代企业中，会议是不可避免的一部分，但是许多人对会议感到厌烦，因为它们常常被认为是浪费时间和资源的活动。
然而，如果能够有效地组织和管理会议，它们实际上可以成为提高工作效率的强大工具。
本文将介绍一些高效会议的秘诀，以帮助您有效地利用会议时间，优化团队协作，并取得更好的工作成果。
一、确立明确的会议目标每一次会议都应该具有明确的目标，确保所有与会人员明白会议的目的和预期结果。
在会议开始之前，先与与会者分享会议议程，并明确会议所要解决的问题。
这样能够使会议更加高效，参会人员也可以提前做好准备，针对议程主题进行思考和准备。
二、控制会议时间会议应该预先确定一个合理的时间，严格执行时间管理。
可以使用一个钟表或计时器来提醒与会人员会议的时间进度。
主持人需要掌握好会议的节奏，充分利用时间，避免无关的讨论和时间浪费。
如果会议讨论超出预期时间，应该及时进行适当调整和提醒，以保持会议高效。
三、筛选参会人员确保只有必要的人参加会议。
过多的与会人员可能导致冗长的讨论和决策的拖延，从而影响工作效率。
在决定邀请哪些人参加会议时，要明确他们在讨论中所能提供的价值和对决策的影响。
只邀请与会议议题相关而且有决策权或实际工作需求的人参加会议，这样能够有效减少不必要的人员浪费。
四、制定会议规则制定明确的会议规则可以帮助提高会议效率。
例如，要求与会人员提前准备并带来所需的材料和数据。
同时，遵守会议纪律，尊重他人发言，并且禁止使用手机或电子设备进行非会议相关的活动。
制定这样的规则可以确保会议的专注度和效率，并且增加与会人员之间的尊重和合作。
五、采用有效的沟通方式在会议中，采用清晰、简明扼要的语言进行沟通是非常重要的。
避免使用冗长、复杂的句子，以免造成误解和困惑。
主持人应该引导会议，确保每个人都有机会表达自己的观点，并确保大家都理解和接受了讨论的内容。
此外，对于一些简单的问题和决策，可以通过电子邮件或其他沟通工具进行，不一定都要等到会议上。
工作中的高效会议技巧
工作中的高效会议技巧在现代企业中，会议是沟通和决策的重要环节之一。
然而，很多人都会抱怨会议浪费时间、效率低下。
为了解决这个问题，本文将介绍几种高效的会议技巧。
通过熟练掌握这些技巧，能够有效地组织和参与会议，提高工作效率。
一、会议前的准备1.明确会议目的：在召开会议前，明确会议的目的是非常重要的。
会议的目的有助于确定议题和参会人员，并为会议的进行提供指导。
明确的会议目的能够帮助参会人员更加有针对性地准备和参与会议。
2.确定议题和议程：在明确会议目的的基础上，确定会议的议题和议程是必要的。
议程要尽可能详细，并根据重要程度进行排序。
同时，还要给每个议题预留足够的时间，以确保会议的高效进行。
3.通知参会人员：及时通过邮件或其他适当的方式通知参会人员，并提供会议的目的、议题、议程和时间地点等必要信息。
在通知中，还可以要求参会人员提前做好相应的准备工作，以保证会议的顺利进行。
二、会议中的技巧1.控制会议时间：会议时间的控制是高效会议的关键之一。
主持人应该严格按照议程安排进行，确保每个议题都能在规定的时间内得到充分讨论。
如果某个议题讨论时间过长，可以暂时搁置，并在会后再进行深入讨论。
2.积极引导讨论：主持人在会议中起着重要的作用。
他/她应该积极引导讨论，确保每个参会人员都有机会发表自己的意见和观点。
同时，也要避免讨论偏离主题，并及时总结和归纳各方观点。
3.鼓励团队合作：会议是团队协作的重要环节，主持人应该鼓励团队成员之间的合作，充分发挥每个人的优势。
可以设立小组讨论或任务分工，以更好地完成会议的目标。
4.确保会议记录：会议记录对于以后的工作和纪要撰写非常重要。
主持人或指定的人员应当及时记录会议的重要议题、决策和行动计划等内容。
记录的准确和完整性能够为参会人员提供重要的参考和回顾，也有助于确认工作责任和进度。
三、会议后的跟进1.撰写会议纪要：会议结束后，及时整理会议记录，撰写会议纪要。
会议纪要要包括会议目的、议题、讨论结果、决策和未来行动等内容。
《高效的会议》课件
实践应用和经验分享
01
实践应用一：制定明确的会议议程
02
制定明确的会议议程是实现高效会议的基础，能够确保每个议题得到充分讨论 。
03
在会议开始前，应明确会议目的、议程内容和参会人员，确保每个议题都有专 人负责讨论和总结。同时，会议主持人应掌控会议进程，确保每个议题得到充 分讨论，避免无效的争论和时间浪费。
REPORTING
成功的高效会议案例
案例一：Google的日常会议
Google通过采用简洁、高效的会议形式，确保每个参会者都能充分参与讨论，提高了会议 效率。
Google的日常会议通常只有10-15分钟，每个参会者都有机会发言，会议议程明确，不浪 费时间。这种高效的会议方式确保了每个项目都能得到充分的讨论和关注，提高了决策效率 和准确性。
实践应用和经验分享
选择与会议议题相关的参会人员用二：选择合适的参会人员
在确定参会人员时，应考虑其与会议议题的相关性和 专业背景，尽量减少不必要的人员参与。这样可以减 少无效的讨论和决策，提高会议效率。同时，与会议 议题无关的人员可以安排其他工作任务，避免人力资 源浪费。
成功的高效会议案例
案例二：阿里巴巴的周会制度
阿里巴巴通过周会制度，确保每个部门都能及时了解公司整体运营情况 ，促进了跨部门间的沟通和协作。
阿里巴巴的周会制度是其高效管理的重要一环，各部门负责人通过周会 汇报工作进展，分享业务数据和经验，及时发现和解决问题。这种制度 加强了部门间的沟通和协作，提高了整体运营效率。
。
有效的时间管理和决策
设定时间限制
为每个议题设定合理的 时间限制，确保会议不
会拖延。
避免跑题
一旦发现讨论偏离主题 ，应及时引导回到主题
高效会议提高会议效率
高效会议提高会议效率在当今的商业环境中，会议是组织中不可或缺的一部分。
然而，许多人经常抱怨会议效率低下，浪费了宝贵的时间和资源。
如何使会议更高效，提高会议效率成为了许多组织面临的重要挑战。
本文将探讨一些方法和技巧，帮助您组织和参与高效会议。
1. 制定明确的议程要确保会议高效，第一步是制定明确的议程。
一个清晰的议程可以帮助与会者了解会议的主题、讨论内容和预期结果。
在制定议程时，应明确定义每个议程项目的目的，并为每个项目设定合理的时间限制。
确保议程内容能够全面涵盖会议的主题，同时避免出现不相关的讨论。
2. 确定关键参与者在组织会议时，选择合适的参与者对于会议的效率至关重要。
确保邀请到与会者的身份、背景和权威能够与会议主题相匹配。
避免邀请过多的与会者，以免导致讨论混乱和决策困难。
同时，保证每个与会者在会议中都有发言和参与的机会，以提高会议的参与度和效率。
3. 提前准备和沟通在会议开始之前，组织者应提前准备好会议所需的材料和信息，确保与会者能够及时了解会议的内容和目的。
通过提前沟通，可以让与会者提前准备好他们的想法和观点，从而使会议更加高效。
在沟通中还应包括会议的时间、地点和议程安排，以帮助与会者安排好自己的时间和行程。
4. 确保会议秩序井然在会议进行过程中，确保会议秩序井然是保持高效的关键。
主持人应控制好会议的节奏，保持讨论的焦点，并及时引导讨论。
避免在讨论过程中出现无关话题和打断，确保每个议程项目都能够得到充分讨论和决策。
同时，及时记录会议要点和决策结果，以便后续跟进和执行。
5. 鼓励积极参与和互动高效的会议需要所有与会者的积极参与和互动。
主持人应鼓励与会者分享他们的想法和观点，并及时解决意见分歧和矛盾。
同时，建立良好的沟通氛围和团队合作精神，能够促进讨论的质量和决策的有效性。
鼓励提出建设性的批评和建议，以持续改进和提升会议效率。
结语通过以上的方法和技巧，可以帮助您组织和参与高效会议，提高会议效率并达到预期的目标。
高效处理工作会议的方法
高效处理工作会议的方法在工作环境中，会议是组织与沟通的重要方式之一。
然而，如果会议无效且低效，不仅浪费了时间和资源，还可能降低工作效率。
因此，我们需要学习并掌握高效处理工作会议的方法，以确保会议的顺利进行和有效达成预期目标。
下面是一些提高工作会议效率的方法：一、明确会议目标在召开会议之前，制定明确的会议目标对于会议的高效进行至关重要。
明确的会议目标可以帮助与会人员知道会议的目的是什么，并能有针对性地准备相关议题，从而使会议更具效果。
确保会议目标具体、明确，并在会议开始时公布，以确保所有人对会议目标的一致理解。
二、精心策划议程会议议程是会议顺利进行的基础。
合理安排议程可以帮助参会者集中注意力，按计划进行讨论并高效地解决问题。
一个好的议程应该包括明确的主题、议题顺序、时间安排和达成目标的预期结果。
在制定议程时，可以将时间限制设定在每个议题上，以保证会议不会超时或出现不必要的拖延。
三、邀请必要的参与者确保邀请到会议中必要的参与者可以确保会议的高效进行。
参与者的选择应根据会议的主题和议题的内容决定。
避免不必要的人员参与可以减少会议的冗长和混乱。
同时，对于需要做决策的议题，确保邀请到具有决策权的人员参与，以便能够快速做出决策，并将其付诸行动。
四、确保会议纪要会议纪要是记录会议内容和结论的重要文档。
高效的会议纪要应包括会议议题、讨论的要点和决策事项等。
通过及时记录会议内容，可以帮助与会人员回顾会议结果，并为下一次会议的准备提供参考。
会议纪要应在会后24小时内完成，并及时发送给与会人员，以确保信息的准确传达和共享。
五、照顾会议组织和环境良好的会议组织和环境可以提高会议的效率和氛围。
确保会议室设备齐全、运作正常，并且可以满足与会人员的需求。
如果有需要，提供必要的文具和信息资料，确保与会人员参会前已收到相关材料，以加快会议讨论的进展。
此外，也应注意会议时间的选择，避免在人员疲劳、集中力不够的时候召开会议。
六、鼓励有效的交流与参与会议的目的是促进团队成员间的沟通和合作。
高效会议和简报技巧工作坊
高效会议和简报技巧工作坊高效会议和简报技巧工作坊引言：在现代工作环境中，参加会议和做简报是工作的常态。
然而，很多人在会议和简报中花费了大量时间却未能实现预期的效果。
为了提高工作效率，许多企业开始关注会议和简报的技巧。
为此，我们组织了一场高效会议和简报技巧工作坊，旨在帮助参与者掌握高效开会和做简报的方法和技巧。
一、会议技巧1. 会议前准备在工作坊开始前，我们首先强调了会议前的准备工作的重要性。
在召开会议之前，主持人需要明确会议的目的和议程，并将这些信息提前发送给与会人员。
此外，会议的参与者也需要在会前研究相关资料，了解会议的背景和主题。
2. 会议的目的和议程在会议开始之前，主持人应该明确地阐述会议的目的和议程。
这样可以确保与会人员都明白会议的目标，并能够在讨论中集中注意力。
议程应该清晰明确，并按照时间分配充分。
3. 有效的发言和听取一个高效的会议需要每个与会人员都有机会发言和被听取。
主持人应该鼓励积极参与，并控制住会议的语言环境，确保每个人都可以表达自己的观点。
与会人员应该尊重别人的观点，并保持开放的心态。
4. 决策和行动计划在会议结束时，主持人应该对会议达成的决策进行总结，并制定具体的行动计划。
这样可以确保会议的目标得以实现，并提供后续工作的指导。
二、简报技巧1. 简报前的准备在做简报之前，演讲者应该对主题进行深入的研究和准备，并确保对相关领域有一定的专业知识。
此外，了解受众的背景和需求也是很重要的，这样可以更好地定制简报的内容和风格。
2. 简洁而重点突出在做简报时，应该尽量保持清晰简洁，并突出最核心的内容。
要点可以通过使用简短而有力的语句、图表和表格来强调。
3. 使用视觉辅助工具为了增加简报的可视化效果，使用一些视觉辅助工具是很有帮助的。
比如，使用幻灯片、图表和影像素材等。
4. 与受众互动一个成功的简报是能够与受众进行有效互动的简报。
演讲者应该鼓励受众提问和分享观点，并积极回答和解答问题。
5. 简报结束时的总结在简报结束时，演讲者应该对简报的核心内容进行总结，并提供可操作的建议。
高效的会议管理培训课件
会前准备/会议行政安排
Premeeting preparation/meeting administration arrangement
会议行政安排
• 会议地点 • 会议室布置 • 设备与材料准备 • 点心饮料及其他
会前准备/发送会议通知
Prepare/send the meeting notice before the meeting
目录/Contents
01
召开会议的时机与决定
The timing and decision of a meeting
02 03
有效的会议管理流程
Effective meeting management process
会议主持管理技巧
Meeting management skills
01
召开会议的时机与决定
会议的频率
Frequency of Meetings
01 02 03
固定的部门会议
建议频率：至少每月一次 注意事项：不能多与每周一次,否则容易形成拖沓的不良习惯 将会议时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽造成工作上的被动
处理意外的会议
建议频率：随时 注意事项：切忌太频繁，否则会使员工感觉日日有危机，会让公 司陷入工作无序的可怕境地。
• 确定出席人数 • 安排出席者座位 • 是否准备会议名牌 • 是否安排交通工具
• 准备会场周边位置图 • 是否要求与会者准备
资料 • 确定自己准备的相关
资料 • 是否安排会后活动并
事先通知
会前准备
The meeting
判断分析题
课前准备工作
会中控制/宣布会议规则
Control/announce meeting rules in the middle of the meeting
高效会议沟通提高工作效率
高效会议沟通提高工作效率会议是现代工作中常见的沟通方式，它可以促进团队合作、解决问题、制定策略等。
但是，很多时候会议却面临着效率低下、浪费时间的问题。
如何进行高效会议沟通，提高工作效率，成为了一个重要的课题。
本文将从会议前的准备、会议内容组织和会议后的总结等方面探讨提高工作效率的方法。
一、会议前的准备1.明确会议目标：在召开会议之前，首先需要明确会议的目标。
明确的会议目标可以帮助组织者确定会议的议程和参会人员，避免会议内容过于冗杂。
2.准备充足材料：会议所需的资料和文件要提前准备，并发送给参会人员。
这样可以让与会人员提前了解会议内容，提高讨论效率。
3.设置时间限制：确定会议的时间限制，保证会议不会拖延时间。
在确定时间限制时，要根据会议的议程和参会人员的数量来合理安排时间。
二、会议内容组织1.明确议程：会议开始前，组织者应当向与会人员介绍会议的议程，并列出每个议题所需的时间。
这样可以让与会人员清楚地了解会议的内容和安排，有助于提高会议效率。
2.授权负责人：为每个议题指定负责人，让负责人在规定的时间内介绍议题内容，并针对问题提出建议。
这样可以确保会议的讨论有针对性，减少无关话题的发生。
3.互动讨论：在会议进行过程中，鼓励与会人员发表自己的观点、提出问题。
组织者要积极引导互动讨论，确保每个参会人员都能够有机会发言。
此外，在讨论过程中，可以引入一些小组讨论或者头脑风暴的活动，激发创造性思维，促进问题的解决。
三、会议后的总结1.记录会议要点：会议结束后，要及时总结会议讨论的要点和决策结果，并整理成会议纪要。
会议纪要应简明扼要，准确概括会议的讨论内容和决策结果，方便与会人员回顾。
2.检查执行进度：在会议纪要中明确每个议题的责任人和相应的行动计划。
组织者要及时检查执行进度，确保会议决策的落实。
3.反馈和改进：根据与会人员的反馈和会议执行情况，不断改进会议组织和沟通方式。
定期开展会议效果的评估，找出不足之处并做出相应的改进，以提高工作效率。
高效会议提高会议效率
高效会议提高会议效率会议是组织内部沟通和决策的重要方式，但是很多人都有会议效率低下的困扰。
为了提高会议效率，我们可以采取一些措施，使会议变得更加高效。
本文将从会议前的准备、会议中的组织和会议后的总结三个方面，探讨如何提高会议效率。
一、会议前的准备1.明确会议目的和议题在召开会议之前，组织者应该明确会议的目的和议题。
只有明确了会议的目标，才能有针对性地准备会议内容和参会人员。
同时，明确的议题可以帮助参会人员提前做好准备，提高会议的效率。
2.制定会议议程制定会议议程是会议准备的重要环节。
会议议程应该包括会议的开始时间、结束时间、议题、讨论内容、参会人员等信息。
制定好会议议程可以帮助参会人员了解会议的流程和内容，提前做好准备。
3.通知参会人员在确定好会议时间和议程后，组织者应该及时通知参会人员。
通知的方式可以是邮件、电话或者会议邀请。
通知中应该明确会议的时间、地点、议题和参会人员的职责，以便参会人员能够提前做好准备。
二、会议中的组织1.控制会议时间会议时间的控制是提高会议效率的关键。
组织者应该合理安排会议的时间，避免会议时间过长或者过短。
在会议开始前，可以设定一个时间表，明确每个议题的讨论时间，以保证会议的高效进行。
2.确保会议纪律会议纪律是会议高效进行的基础。
组织者应该设定会议规则，如不允许打断他人发言、不允许私下交谈等。
同时，组织者应该引导参会人员按照议程进行讨论，避免偏离主题，确保会议的高效进行。
3.鼓励参会人员积极参与会议的效率不仅取决于组织者的能力，也取决于参会人员的积极参与。
组织者应该鼓励参会人员发表自己的观点和建议，提高会议的互动性和参与度。
同时，组织者应该设定合理的讨论时间，确保每个人都有机会发言。
三、会议后的总结1.记录会议要点会议结束后，组织者应该及时记录会议要点和决策结果。
这样可以帮助参会人员回顾会议内容，避免遗漏重要信息。
记录的内容可以包括会议议题、讨论内容、决策结果等。
2.分发会议纪要会议纪要是会议总结的重要部分。
高效会议管理技巧
至少每两月一次 • 利用全体大会通报政策，但不能频繁，否则回给 公司造成沉重的负担。
处理突发事件的会议
随时
• 切忌太频繁，否则会使员工感觉日日有危机，会 让公司陷入工作无序的可怕境地。
一对一会议
按需要
• 可按需天天开，但是会议长度最好不要超过1小时。
04
成功会议的五种策略
09
会议记录
05
会议中的沟通反馈技巧
10
会后跟进
0 1 当今会议面面观
ALL ASPECTS OF TODAY'S CONFERENCE
当今会议面面观
集思广益图
甲
想法
乙
会议
想法
丙
想法
好创意 好点子
当今会议面面观
会议的意义：一个集思广益的渠道；显示一个组织或一个部门的存在；是一种群体沟通的方式
会议的 目的
01/开展有效的沟通 02/传达资讯
03/监督员工、协调矛盾 04/达成协议与解决问题
05/资源共享 06/开发创意 07/激励士气 08/巩固主管地位
当今会议面面观
达成协议与解决问题
➢ 点明困难所在 ➢ 发现问题并寻找解决方法 ➢ 衡量问题的轻重缓急 ➢ 想出新点子 ➢ 评议新点子 ➢ 确定行动纲领
1. 按人数分类：团队会议/一对一会议 2. 按开会方式分类：面对面会议/电话会议/视频会议 3. 按开会目的分类：人事安排、讲解政策；
当众表扬或批评别人； 临时处理突发事件； 固定的团队会议； 集思广益的会议。
当今会议面面观
会议
固定的部门会议 全体会议
建议频率
注意事项
5成功的会议与简报技巧(课程大纲).docx
成功的会议与简报技巧壹、课程目标：探充实会议内容，提升会议的效率。
探有效落实会议决议事项。
探熟悉简报准备之步骤，增加个人简报的能力。
探提升简报制作的效率，加强简报效果。
贰、课程特色：探运用实务演练，实际探讨会议的内容，提升会议成效。
参、课程大纲：1.会议召开的计划与准备・会议的目的与三大要素・会议的类型与时间安排・会议召开的规划・会议资料的制作要点・会议前的准备2.会议的程序与成效评估・会议进行的查核表•主持会议的程序・会议讨论的推动方式・会议决议的追踪・会议成效的评估・如何高效主持会议3•简报的制作技巧・成功简报规划的步骤・简报技巧关键核心要素•简报内容的设计•简报制作的注意事项•简报的创意表达4•简报的表达技巧•简报发表的要诀・视觉资料运用的原则・成功简报的注意事项5.实务演练・各部门例会及管理报表规划•简报发表实务演练肆、上课时数：6小时。
伍、适合对象：中高层主管、储备干部。
陆、主讲老师：陈锦河先生（台籍）照：品管技术师考试合格（1981年）ISO 9001/实验室品质系统认证 中阶干部管理训练（MTP ）合格讲师长：企业体质再造、流程改善、标准化制度规划、生产管理系统、 物料管理系统、品质管理系统、5S 与看板管理、工时测定与IE 改善、 ERP 系统推动、目标管理与绩效考核、中阶干部管理提升训练。
任：台湾区电机电子工业同业公会一品质技术咨询顾问企业e 化小组召集人—中小企业荣誉指导员曾经提供企业内训、辅导的代表客户有：大众电脑、南亚电子、永丰余纸业、厚生橡胶、力捷电脑、幸亚电子、 裕隆汽车、中华汽车、跃进汽车、珈多利机械、华众塑料、正新轮胎、 爱普拉斯集团、东箭汽车用品、新大洋集团、兰宝传感器、宇研鞋业、 安踏（中国）鞋业、泰光鞋业、泰马鞋业、红蜻蜓集团、3 6 1度服饰、 得兴拉链、万利达科技、厦门钩业、虹鹭电子、金霖电子、厦门良机、 历:台湾逢甲大学工业工程系（1979年毕业）任：企业竞争力提升顾问、专业讲师任：安传电子股份有限公司 品管课长 三光惟达股份有限公司生管专员 工业技术研究院电子所物管主管 华智资讯管理顾问有限公司经理、总经理 工业技术研究院量测中心品保课长 鼎沛股份有限公司协理、副总经理 苏州华杰电子有限公司执行副总 康可电子股份有限公司副总经理 天路管理顾问有限公司总经理 福友企业管理顾问有限公司 副总经理主任评审员考试合格台湾经济部青岛松下、青岛TDK、青岛六和食品、烟台勇士机械、佑谦特种材料、高树饰品、台瀛涂料、长营电器、得意电子、振华涂装、梅克朗汽车镜莱州强信机械、天通集团…等300余家企业顾问或内训讲师。
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需要去分享一些特定信息、成功嘉奖、一些担 心顾虑或者需要在会每个人了解意识到一个特 殊的进程或者情形时
需要通过团队成员的 决问题或者献计献策时
去集思广益来解
需要去解决工作中所遇到的角色不清 冲突或者
有需要在一起
时候
什么时候不需要召开会议
带有个体性质的事情或者主题，最好是需 要一对一的方式沟通
你没有时间准备或者出席的
有比召开会议更有效果的沟通方式的
比如备忘录 邮件 电话
问题已经解决了的
不值得每个人花时间都参与主题的
会议的相关人员在一种 状态并且需要时间去ຫໍສະໝຸດ 和了解原因准备一个会议
会议目的和目标 会议的日期和地点 会议的参与人员 会议的议程和时间长度 会议的角色定位 所需准备的会议资料 会议中可能的 会议信息的
预测 和确认反馈
确定会议目的
通知信息 集思广益 锁定和分析问题 确定一个行动 探讨事宜 澄清角色和责任 冲突或者协调会议 ……
确定参与人员
是否是会议事项的主要
?
是否会议有合适的 限制？
是否能够给予相关的贡献的（INPUTS）?
是否会议事项中的
？
是否是会议中的信息搜集和整理者？
AN EFFECTIVE PRESENTATION 有效简报技巧
重新定义简报
管理沟通（级别越高， 用得越多） 正式如会议 不是真的你， 而是他人眼中的你
成功的简报
策略/目的 程序/形式
事实/数据
策略性简报技巧
简报目的类型
说明
说服
激励 行动
知道
娱乐
分析听众
• 分析有哪些类型的人参加会议 ➢人数/规模 ➢年龄 ➢知识水平 ➢职位、其它背景资料 ➢观众对你简报主题的了解程度和态度
分析听众
•分析有哪些关键人物对你的目标有决定作用 ➢听众，尤其是当中的关键人物，期望什么
会议中的常见问题
会议出现卡住 会议出现跑题 会议出现冷场 会议提出不同观点 会议出现争执 会议出现超时 会议出现话题或已做决定的重复讨论
九型人格在会议中的运用和体现
9.和事佬
指导者 8.
1.改革者
乐观者 7.
2.帮助者
忠诚者 6. 思相家 5.
3.促动者 4.艺术家
九型人格在会议中的思维模式分析
提前派发有助于缩短和提升会议效率的资料 信息
会议团队是如何达成决定的
投票赞同方式（Voting by Majority） 团队共识（Group Consensus ） 领导决定方式(A Decision by the Leader)
会议举行
准时开始
快速介绍会议的背景和相关信息
重申和
会议参与的者的角色定位（提前获悉角色）
（
）
如有外来参与者，请详细说明
具体日程中发言者的主题和时间分配（类型 复杂程度）
会议
或者所需资料的前期告知
需要准备的HOMEWORK
搜集相关
和信息
与相关
获取他们的观点和期望
鼓励相关参与者提前准备
与你的相关领导沟通获取他们的期望和建议
派发会议日程（包括目的 目标 产出期望 主 题和所需时间等）
有效的会议时间控制
会议总结技术和跟进计划
会议的常见类型
基于
的会议 Problem Solving Meeting
基于
的会议 Decision Meeting
基于
和反馈的会议
Communication 、Reporting 、Feedback
何时需要召开会议
需要整个相关团队
时
需要目标群体参与制定一个决定和解决一个问 题时
会议的原则和共识
（为确保建设性的团队共识而需要遵守的行 为和原则）
常用的为“五项基本原则”
会议中的重点－Ground Rules
承诺准时
和结束
承诺愿意积极参与
安排
同意决定或者
产生方式
同意采用“停车场”（PARKING LOT）
澄清现有的一些 些事项的决定限制
和相关政策对一
邀请每个人都能参与和贡献观点
AN EFFECTIVE MEETING
高效会议
这些都是重要的有效会议要素
清晰的会议
及议程
良好的会议前
和确认
合适的参会人员和会议日期及时间
会议的开场和
的建立
会议原则（rules）和共同约定
会议中的
定位
会议中的
和有效记录
优质的会议简报技术
合适的会议问题处理
高效的会议 技能
会议中的PARKING LOT（停车场）
结束会议－何时 ？
所有的目标都已完成 时间已经到了
特别是： －在最后时刻也很难达成收尾时 － 已经开始有人离开或者不停看手表 － 有人提出提出时间已经到了或者过了
结束会议－如何 ？
重述或者
已经完成的产出
澄清下一步的行动计划和巩固行动项目和 沟通计划的重要性
强调每个参与者观点的重要性
如果有必要，通知下一次的会议信息
征求会议意见和感谢大家的参与
会议跟进－沟通计划
Outcomes 产出
1. 2. 3. …
Decision 决定
Task 任务
Responsible 负责人
Time－ completed
完成时间
Follow-up Memo
包括： 参与者 会议目标 主要讨论的事宜 主要的决定 下一步计划或者行动计划 下次会议或者跟进的时间 感谢参与
同意如何处理会议中的“冲突方式”
同意如何去跟进行动计划
如果你是会议FACILITATOR
鼓励每个人都愿意积极参与和贡献的氛围
不要
或者控制讨论
用合适方式 发言
一些内向和内敛的人
积极和鼓励参与发言
及时
如果有语言上的人身攻击迹象
保持小结和
会议成员的共识
使用看得见的会议活页夹（Flipchart）或者 白板
EFFECTIVE MEETING & PRESENTATION SKILLS WORKSHOP 《高效会议和简报技巧工作坊》
2007@ZHU HAI
课程目标
了解会议管理的基本理论 掌握会议管理的基本技巧，提高会议效率 理解简报设计的原则及设计的方法 掌握利用PPT作为高效视觉说服手段技巧 掌握如何在台上能够自信分享和展示自己的技能 通过现场演练，切实提高表达技巧
是否是需要获取相关信息和后期执行者？
-
，预约匹配的时间表
Key Players - 提供主动和积极的角色定位，或者强调会
议出席对其的利益和价值
会议日程需要思考的核心内容
会议的目的
会议的期望目标和产出
日期 时间 地点（人数 设备） 会议持续时间长度
会议的召集者
会议参与的名单或者团队（如营运部）