大学档案工作总结

大学档案工作总结

东华大学档案馆20xx年度档案工作总结

本年度,档案馆以科学发展观为指导,强化主动意识,服务意识,加大改革创新力度,积极谋划档案信息资源建设,开发与利用服务等工作,各项工作取得了新进展.

一,加强档案信息资源建设,夯实档案工作基础.

1,加强收集指导力度.按照归档标准和要求,热情接待,耐心指导,确保归档文件材料的准确,系统,完整,努力提高案卷质量.归档的各类档案共计8000余卷.

2,加大重点档案管理.一是重大基建项目档案方面,按照国家档案局,发改委关于《重大建设项目档案验收办法》等要求,积极清查整理建设工程项目档案,并按市档案局意见,采用上海市重大建设项目档案档号编制方法将松江校区第5学院楼工程项目档案重新整理,入库,努力推进基建档案管理的规范化,标准化.二是科研档案方面,积极与科研处沟通,商讨如何更好地做好科研档案归档工作.拟订了《关于加强科研档案管理的规定》,全面摸排了XX年以来科研项目立项及归档情况,为科研项目档案的收集归档工作打下良好基础.目前已将科研处XX-XX年科研奖状,项目申报材料及科研管理文件归档.

3,按照简化整理,有利保管,方便利用的原则,进一步改进档案整理工作.学生成绩单按班级成本线装改为塑料文件夹装,并逐步简化研究生(硕士)论文评审答辩材料的整理,提高了工作效率,方便了利用.在改进整理方式过程中,主动与市档案局沟通,确保档案整理工作规范化, XX,XX年本科生成绩补打一份,整理装订后存放在松江校区,08届开始一式两份归档.

二,积极推进档案信息化建设,提升管理效率与水平.

1,分批开展档案数字化工作.先期完成纺专90级至99级学生学籍档案数字化工作,并对相关数据进行整理,核对,录入,并重新打印,组卷.

2,加强档案数据库建设.在当年新增档案目录数据外,还补充录入XX年度出版档案案卷目录200余条,1986年以来纸质文书案卷目录XX余条.同时,及时备份服务器数据,确保档案信息安全.

3,推进电子文件归档与管理.起草了《东华大学电子化办公系统公文归档与管理办法》,准备档案网络管理系统和学校办公自动化系统的有机衔接.配合学校办公自动化系统,重新调试档案管理系统,以便下一步实现公文在线归档.另外,收集了数码照片,多媒体数据等各类电子文件.

三,积极开展档案利用工作,努力提供优质服务.

1,热情提供档案查阅利用.档案调卷数达8000余卷,其中成绩调卷3705本,外借298卷.手抄成绩81份,开学历,学位,工龄证明259份,开户口证明431份,为各公证处核实证书和成绩的学生数为106人次,共接待4600余人次.对跨校区急用的档案,及时查找,复印并传真至该利用部门;同时承担校内外电话,国内外Email咨询答疑,核对等工作.办理出国证明材料学生数逐渐攀升,达到1847人次.其中毕业生为1034人次,在校生为813人次,为学校创收约4万余元.

2,规范档案利用服务.修订完善《东华大学档案利用查阅规定》,《东华大学学生出国证明材料办理规定及流程》等,公布有关工作流程,促进档案管理利用工作的规范化,更好地提供服务.此外,每天下班前专人检查电源,空调,设备的开关是否断开,门窗,库房是否关好,填写"档案馆下班前五分钟安全自查表"做好安全防范工作.

3,积极做好校史馆参观接待与日常管理工作,努力发挥宣传窗口的作用.进一步加强了学生讲解员队伍建设,通过请旅游系教授讲课,馆内老师专题培训,学生试讲老师讲评,新老讲解员交流等方式组织了多次培训活动,努力提高学生讲解员的接待,讲解水平,培训讲解员百余人次.编制了《校史馆简介》,重新制作了校史馆网上展示内容,以进一步提升宣传效果.共接待教育部巡视组,国家教育管理考察团,日本

名古屋大学,台湾暨南大学,香港科技大学,香港城市大学,香港理工大学等中外来宾百余批,共计7000余人次.

四,深化校史党史工作,发挥资政服务功能.

1,继续做好年鉴编写工作.正式出版《东华大学年鉴》(XX卷),XX,XX两卷已完成组稿工作,下一步将进行稿件的编辑,补充,校对工作.档案馆以年鉴编辑部的名义正式加入上海年鉴学会,促进年鉴工作的规范化,科学化.

2,积极主动承担校志工作.档案馆作为校志编纂工作组组长单位,接受任务后会同工作组立即着手有序推进各项工作.一是充分调研,在文献调研的同时,也向上海市地方志办公室,长宁区地方志办公室,复旦大学等兄弟高校以及学校上届修志编写组成员等调研学习.二是深入研讨.期间,宋立群副校长也密切关注校志工作进程,多次组织召开编纂工作组,编写组会议,研究部署校志工作.三是组建了专兼职相结合的编写组.在人手紧张的情况下,从大局出发,抽调人员参加编写组.四是制订了工作方案和编目草案,并作为校发文件正式印发.五是召开了启动大会,进行了全校动员,并印发简报及时通报信息.六是筹备培训.在组建全校撰稿员网络的基础上,积极筹备培训,近期将邀请市方志办有关专家到校授课.

3,每月整理学校党史大事记,并按时向市科教党委党史

办公室报送;完成上海市科教党委系统党史研究课题一项,题为《从传统纺织走向现代纺织——东华大学承办第83届世界纺织大会始末》.

4,配合《长宁区志(续志)》的编写工作,向长宁区方志办,长宁区教委,长宁区科委等单位提供相关材料.

五,加强作风和能力建设,不断提升团队整体水平.

1,积极开展 "寻找差距,共谋发展"讨论活动.在讨论活动中,做到了三个结合,一是总体与个别相结合,做好思想发动工作;二是馆内与馆外相结合,多途径寻找差距;三是党内与党外相结合,重视发挥各方面的积极性.通过讨论活动,大家一致认为,管理是为了服务,档案管理工作的最终目的是为了利用,一定要进一步增强服务观念,进一步做好服务工作.在统一思想认识的基础上,就"总体目标","目前存在的差距,需要解决的问题","建设目标和任务","实现目标任务的思路和措施"制订了档案馆三年规划.

2,切实抓好日常学习,研讨,培训活动.积极组织了"十七大"报告,市档案局及学校有关文件等学习活动,结合工作实际组织了"档案馆管理效能建设的探讨"重点课题研究活动,组织了 "制度建设","电子文件归档办法"等多项研讨活动及外出参观活动,拟订了《档案工作先进集体先进个人评比办法》等,组织开展了"以党风带师风,促学风,建设和谐校