原始记录管理规定

原始记录管理规定 Last updated on the afternoon of January 3, 2021

原始记录管理制度

1．总则

原始记录是企业开展经济核算主要依据，是按照规定格式用数字和文字对企业经济活动中的具体事实所进行的最初记载，为可靠的第一手资料。原始记录的正确与否都直接影响企业管理工作的改进与提高。为了使全厂压力容器制造过程原始记录做到完整、统一、准确、及时，特制订本制度。

2.记录的分类

a：产品数量、品种、质量等方面的记录；

b：劳动力和工时利用方面的记录；

c：原材料和节约利用等方面的记录；

d：设备运用和安全生产方面的记录；

e：技术革新和合理化建议等方面的记录。

3.业务分工

原始记录实行统一管理，分工负责，全厂由技术部资料室负责生产管理方面和经营管理方面的原始记录，主要负责审核各归口业务拟定补充修改的原始记录，统一编号，建立原始记录目录，并负责对原始记录执行情况的检查和业务指导，保证原始记录的正确使用。

各主要业务归口部门的分工如下：

a、生产部负责：厂内计划及各种综合统计报表等方面的记录；产品

质量，半成品，在制品，铸锻件，外协件等有关数量和质量，伤亡事故、劳动保护及安全教育方面的记录。

b、经营部负责：产品供货合同及成品、备件入库，保管、发货等方面的记录。

c、技术部负责：产品试验以及产品设计等方面的记录；产品工艺管理及材料定额等方面的记录。

d、质检部负责：产品质量检查方面的记录；计量和金相试验及仪器计量工具修理等方面的记录。用户服务方面的记录。

e、公司办公室负责：劳动力数量，工时利用、出勤、加班加点以及人员变动；工时定额和工票等方面的记录；职工教育方面的记录。

f、设备处负责：设备的数量，使用，变动，事故以及电、气消耗等方面的记录；能源耗用，节约等方面的记录。

g、物资供应部负责：物资的收发、领退、消耗、结存、节约等方面的记录。

4记录要求

各单位应认真做好原始记录的管理工作，有关人员要明确责任严格按规定的路线传递，正确完整填报，不得弄虚作假，不得任意涂改撕毁。视情节轻重对有关人员及领导分别给予罚款或行政处分。

各业务归口单位如需新增或变更原始凭证时，必须提出式样填制说明

和传递路线，技术部审核，统一编号后方可印刷，未经批准编号的原始凭证，办分室不予批准印刷，所填报单位有权拒填。

5记录的填写

记录应用计算机输入或用钢笔、水笔填写，不得用圆珠笔、铅笔填写

记录填写时书写应工整清晰，不得使用修正液修改或不符合规定的涂改记录填写发生错误时，应用双划线将错误的内容划去后，在其上、下、左、右位置便于填写处写上正确的内容，修改次数不得超过每页3处

原始记录必须在检验现场填写，并且内容齐全真实、标识清楚尽可能地可复原检验时的情况，不得提前记录或事后补记，更不能伪造。

记录上的相关人员签署处不得空白并应由本人签名，不得代签。

记录内容必须填写齐全，因客观情况空缺的项目，应将该项目用单划线划去

记录用词应规范；优先使用规范标准所采用的术语，除行业内约定俗成的简称外应用全称。

记录上所有印章应是红色的

检验工作相关记录的填写见相应的作业指导书。

记录归档后任何人不得修改。

6 原始记录的保管

各业务归口单位的原始记录，应按月（年）装订成册，指定专人妥善保管，保管期限一般为五年。属于全厂综合性的统计资料交厂文书档案室存档，财务会计方面的原始凭证的保管期限根据上级规定执行。