饲料厂文件和记录管理制度

饲料厂文件和记录管理制度

一、目的

对饲料质量、安全管理有关的文件和记录进行有效控制，以保证饲料产业各岗位正确使用有效版本的文件和记录。

二、范围

适用于饲料事业部饲料质量安全相关的文件和记录的控制。

三、职责

1.部门总经理负责批准相关文件和制度。

2.各部门主管负责批准部门编制的记录格式。

3.质量标准研究室是文件和记录控制的归口管理部门，负责监督各部门对文件和制度的管理。

4.各部门依据其职责范围分别负责相关文件和记录的编制、使用和保管。

四、主要内容

1.文件范围

1）管理性文件：质量手册、程序文件及其他管理性文件等。

2）技术性文件：图纸、作业指导书、操作规程及与产品质量有关的技术性标准等。

3）他有关产品的文件：产品相关证照、产品宣传图片。

2.文件的编制、审批和发布

文件按照ISO22000质量安全管理体系、《饲料质量安全管理规范》及其他法律法规要求进行编制，结合企业生产设备和实际工作设计格式，确保文件的实用性和有效性。

1）质量手册、程序文件及其他管理性文件由管理者代表组织有关部门编写，管理者代表审核、总经理批准发布实施。

2）技术性文件由质量标准研究室组织相关部门编写，质量标准研究室审核，总经理批准后发布实施。

3）其他有关产品的文件由各部门负责人编写，部门主管领导审核批准后发

布实施。

3.编号

1）目前饲料事业部文件按如下规则进行编号：

①YQ-SL□01 YQ：公司代码（北京市华都峪口禽业有限责任公司） SL：事业部代码（饲料事业部拼音代码）

□：部门代码

01：部门文件流水号

②YQ-SL□01-JL01 JL：记录拼音代码

01：部门记录流水号

各部门代码如下：

Z:质量标准研究室，Y：营养标准研究室，F：分析实验室，B：饲料办公室，X：销售办公室，C：采购部，S：生产部，P：现场品控部

2）需要编号的文件和记录均由质量标准研究室统一编号。

3）国家标准、企业内部编制的标准、饲料行业、质量安全管理相关公告等外来文件不予编号，由质量标准研究室档案负责人采用目录编排进行登记管理。

外来文件由质量技术部门审核后，报相关部门学习使用，确保文件的有效性。

4.印发、填写及发放

1）质量标准研究室根据文件所需分发的部门及相关负责人的数量,按确定印刷数量，经总经理签批后执行。

2）签批后文件需加盖“受控”章后发放。

3）各部门记录定版后由各部门负责人根据部门实际使用情况联系印刷厂家印刷。

4）文件和记录填写要按照相关标准和法律法规要求结合实际工作如实填写，填写要及时，字迹要清晰，便于实际工作的管理和追溯。

5）不同文件归口管理部门确定文件的发放范围，经部门负责人批准后方可发放，发放时填写《文件发放记录表》。

6）新文件发放时,若有旧版失效的文件应在新版文件颁布发行时即刻回收。回收文件要有“作废”标识，并写上日期，加以保存，需与有效的新文件分开。

5.文件的修订

1）文件修订由提出更改要求的人员填写《文件修订申请表》，说明修订理由，按原审批程序进行文件修订的审批。

2）文件经多次更改或一次大幅度更改时，应进行换版，原版文件作废。需换版的文件，由归口管理部门提出书面建议，按原审批程序进行文件换版的审批。

6.保存、销毁

1）文件保存：

A.经颁布实施的全部原稿文件，由质量标准研究室以《文件（记录）总览表》列账保管，并按照《规范》和其他法律法规要求制定保存期限；若其他部门借阅，经部门领导批准后，填写《文件借阅登记表》方可借出。

B.发行后文件，由各部门负责人或使用者保管。

C.各部门文件由负责人每月进行存档保管。

D.各类文件、记录应分类存放在干燥、安全的地方。

E.记录要进行标识，便于查阅。查阅记录时，需经保管人员同意，保管要确保不损坏、丢失。

7.文件销毁

受控文件如需销毁时，由质量标准研究室负责回收和销毁，并填写《文件销毁记录》。文件原稿不进行销毁的，不可挪作他用，由质量标准研究室扣“作废”章并加以保存。

其它文件由各部门视需要自行决定销毁与否，如不进行销毁时，应能够清楚识别其状态以免误用。

五、相关文件及记录

1.文件

1）《饲料质量安全管理规范》

2.记录：

1）《文件发放回收记录表》 YQ-SLZ03-JL01

2）《文件修订申请表》 YQ-SLZ03-JL02

3）《文件总览表》 YQ-SLZ03-JL03

4）《记录总览表》 YQ-SLZ03-JL04

5）《文件借阅登记表》 YQ-SLZ03-JL05 6）《文件销毁记录》 YQ-SLZ03-JL06