公文管理与公文写作(颜色规定可参考)

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公文管理與公文寫作
（七）其他注意事項： 1.人名、數字（例如：金額、編號等）及英文單字等，儘量不拆 成兩行。
2.有隸屬關係之上級機關、長官稱「鈞」，例如 教育部稱為「鈞 部」、對機關首長稱「鈞長（座）」；無隸屬關係則稱為「貴」 或「大」。通常於前面加一空格（挪抬），以示尊重。
3.文中提及其他機關、團體，應稱「全銜」或「簡銜」，如一再 提及，必要時得稱「該」，前面不需空格；對職員稱「職稱」。 4.上行、平行及下行文，自稱皆為「本」，例如：本校。 5.引號之使用：「…『…』…」。
三、公文管理系統
（一）基本設定：工具→網際網路選項： 1.一般＼設定：「每次查閱畫面時」
2.安全性＼信任的網站： 網站：http://163.14.189.245（https:的勾要取消） 自訂層級：「Active X控制項與插件」項下，皆選「啟用」
（二）何時必須帶進ODS檔案？ 需對外發文者，請於創稿時將函稿的檔案帶進公文管理系統 1.直接用「ODS」創稿 2.創稿時，在「主檔」瀏覽帶入ODS檔案
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（三）其餘功能介紹
1.查詢：文號、主旨及流程中、已歸檔之查詢方式 2.檔案：
單位綱目維護、單位存查公文（取消歸檔）、單一文號查詢、 指定單位存查公文清單
3.報表：第一次使用報表者，請務必先「下載列印報表相關檔 案」，並以「開啟」方式執行
報告人：王蓉貞
分機：8201
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舉例說明--使用阿拉伯數字者： 附件1、東總字第0950086517號、第1階段、 21世紀、第1優先、第2 次、第3名、第6次會議紀錄、95年度、921大地震、延後3週辦理、 150公分、80﹪、3.59﹪、6億3,944萬2,789元、442,789人、1：3、 依兒童福利法第44條規定… 舉例說明--使用中文數字者： 一律、一致性、再一次、一再強調、一流大學、前一年、每一位同 仁、不二法門、三生有幸、九九峰、三國演義、李四、五南書局、 星期一、正月初五、十分之一、三讀、七千餘人、二百多人、行政 院令：修正「事務管理規則」第一百十一條條文、「○○法」草案 總說明：〃〃〃爰擬具「○○法」草案，計五十一條…
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Baidu Nhomakorabea
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（三）附件：請註明內容名稱、媒體型式、數量及其他有關字樣。 （四）內文： 1.主旨：全文精要，以說明行文目的與期望為主， 必要時得加簡 單原因，應力求具體扼要；不分項。 2.說明：如無項次，應緊接冒號之下書寫；如分項條列，應另列 縮格書寫。 3.辦法：分項條列內容過於繁雜或含有表格型態時，應編列為附 件；於「簽」中使用「擬辦」。 4.中文字及標點符號使用全形；數字及外文字母使用半形。
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（五）分項標號：一、二、三…(一)、(二)、(三)…１、２、３…(１)、 (２) 、 (３) （數字為全形，括弧為半形） 對齊方式：
說明： 一、《空1個字》 (一) 《空2個字》 ★有括弧者，後面不須加頓號（、） １、 《空3個字》 (１) 《空4個字》
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二、公文製作系統
（一）正確開啟檔案方式：先開啟公文製作系統，再選用公文樣版 ★「東吳大學」的設定：檔案＼系統資訊＼系統資訊設定
（二）詞組（詞庫）的使用
1.如開啟時未出現詞庫→設定＼啟用詞庫輸入；左下角「詞」 2.新增＼刪除詞組：文字→編輯詞庫內容；在「詞庫選擇視窗」 按右鍵，選「編輯詞庫內容」 3.快速新增法：於文中輸入後，將欲加入詞庫的文字選取後， 按右鍵，選「置入詞庫」。 4.換詞庫：在「詞庫選擇視窗」按右鍵，選「換詞庫」。
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（六）數字使用原則： 1.數字用語具一般數字意義（如代碼、身分證編號、編號、發文字 號、序數、日期、時間、電話、傳真、郵遞區號、門牌號碼等）、 統計意義（如計量單位、統計數據等）者，使用阿拉伯數字。 2.數字用語屬描述性用語、專有名詞（如地名、書名、人名、店名、 頭銜等）、慣用語者，使用中文數字；但屬法規制定、修正及廢 止案之法制作業者，應依「中央法規標準法」、「法律統一用語 表」等相關規定辦理。 3.數字用語屬法規條項款目、編章節款目之統計數據者，以及引敘 或摘述法規條文內容時，使用阿拉伯數字。
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E-mail：chen@scu.edu.tw
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一、文書處理作業
（一）速別之區分： 1.卷宗：普通件—白色；速件—藍色；最速件—紅色；密件—黃 色。（校內處理之速度） 本校以紅色代表速件及最速件，如為最速件，請於紅色卷宗上 加貼「最速件」字樣。 2.函（稿）中的速別：希望受文機關辦理之速度。
（二）「密等及解密條件或保密期限」：分為「絕對機密」、「極機 密」、「機密」、「密」，解密條件或保密期限於其後以括弧 註記。
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（三）段行首內縮設定：千萬不可用空白鍵
「Tab」：每按一下，該段內縮一個字。 「Shift」＋「Tab」：每按一下，該段前移一個字。
（四）更換用紙（稿轉函）：檔案＼公文用紙＼更換基本公文用紙
（五）列印： 1.請選擇「合印」非「套印」。
2.其他選項（例如：頁碼、檔名、正副本…），請依個人需要， 自行選擇。
3.「多址分文」及「分繕列印」的區別。
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4.多址分文常用方式： 文字欄：來源名稱選取「行文單位正本（副本）」 目的欄位選擇「受文機關」 文字檔：來源型態改選「文字檔」 瀏覽（須副檔名為.txt之檔案）至來源名稱→新增 目的欄位選擇「受文機關」
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6.主旨句末應加「公文期望或目的語」，例如：請 查照；請 備 查；請 核示；請 鑒核…。 7.常見錯字：公「佈」 、分「佈」（布）；部「份」 、身「份」 證（分）；「盡」量（儘）；「粘」貼（黏）…….；「劃」與 「畫」、「記錄」與「紀錄」 。 8. 「假」與「在」及「於」的分別。 （八）正、副本受文單位請寫全銜，國立大專校院須加「國立」2字， 私立學校則不加「私立」2字；承辦單位應不列為副本收受者。 （九）附件以正本為限，如需附送副本單位，應在單位名稱右側註明 「含附件」或「含○○附件」。