我与院长有个约会策划书

主办方：共青团南京工业大学委员会承办方：土木学院学生会秘书部

活动背景：在新生入学以及新的土木院诞生之际，学院面临学生组织的融合、学生的适应以及新生对大学的困惑等等问题。

活动目的：

在新的土木学院诞生之际，为加强学院与学生的双向交流，促进新土木院的融合，加快新生对大学生活的适应，推动和谐学院的建设，丰富学生校园生活，学生会决定召开一次座谈会，邀请院领导与学生代表面对面，以解决实际问题为目标，合作交流，共同进步。

主办方：共青团南京工业大学委员会

承办方：土木学院学生会秘书部

活动时间：

活动对象：土木工程学院一二年级学生代表，一年级每班六人包括班

长、团支书、学委以及三名学生代表（三名代表其中必须

有一名女生），二年级每班三人包括班长、团支书以及一名

学生代表（三人中必须有一名女生）。

活动地点：厚学报告厅

活动宣传：

活动前：邀请一二年级助理班主任参加动员会议，向他们传达活动精神，并通过他们将活动精神传达给一年级新生以及学生组织

干部，充分调动他们参与活动的积极性，明确参与活动的目标，

并分发活动宣传单。

活动中：报告厅外粘贴海报，报告厅内拉上横幅以及粘贴标语。

活动后：邀请院记者站以及校报记者，以新闻的形式来宣传这次活动的主题以及意义。同时向参与活动的一年级新生及学生干部

征稿，及时上传新闻稿件。

活动流程：分为四个部分

第一部分：主持人介绍嘉宾以及活动流程。

第二部分：院长发表讲座。

第三部分：一年级新生才艺展示；二年级学生代表发表讲话。

第四部分：学生代表向院长提出自己的问题，聆听院长的回答，

获得宝贵的建议。同时可以提出自己的见解与院长交流讨论。

第五部分：主持人总结活动内容，活动结束，欢送领导退场，学生代表有序退场。

活动简要安排：

活动前：

生活部：负责活动前的物品准备（彩带，气球，打气筒，水果，饮料, 小礼品）。

秘书部：负责申请场地，邀请院领导及学生代表，联系记者站，会

前布置场地。

宣传部：海报创意构思，定作大型海报一张，以及主要地点小海报的粘贴。

活动中：

秘书部：维持会场秩序。

活动结束：

秘书部:负责整理会场

记者站：于活动结束上报新闻稿, 投稿校报。

其他部门协调行动

注意事项：

1.确保宣传工作做到位，尽量不要有缺席。

2.注意现场秩序的维护，进退场时确保有序进行，让院领导先退场。

3.注意保持会场的整洁，所有人员退场后要进行清洁工作，不得马虎。

活动详细流程

活动前：

1.召开部门会议，讨论活动内容。主要确定活动的宣传工作以及活动

流程和细节，然后进行任务分配。（充分调动部门成员积极性，让他

们明白这次活动的重要性，而且要明确活动宗旨即活动的正规性和

质量上的苛刻性）。

2．完成策划与宣传册并交于老师审阅，有不合格处立即修改，直至合格。

3. 完成活动前宣传工作（详见活动宣传）。

4. 邀请院长参加活动。（首先电话联系院长，提前与院长约定时间，然后当

面将活动的相关内容告诉院长，诚挚邀请院长参与活动，给同学们一场

系统的讲座，最后根据院长的时间安排确定活动时间）。

5. 向学校申请厚学报告厅。（若报告厅借不到详见活动预备案）

6. 通过干事向各班参加活动的同学通知具体时间和地点（注意确保通知

到位）。

7. 购买活动所需物品（鲜花、水果、气球等活动所需品）；向勤工办借会议

桌布等用具；找4名同学当礼仪小姐；制作现场所用的PPT。

8. 联系记者站，通知时间地点。

9. 再次确定参与人员名单以及活动现场就座安排和其他注意事项。

10.发请柬给院长，通知时间地点。

活动中：

1.活动现场布置的人员提前一个半小时到场（前提是时间地点不变，若

有改动详见备案）打扫现场，确保卫生工作到位。

2.活动现场宣传（详见活动宣传）。

3.活动现场布置，会议桌上摆上会议鲜花以及水果等（院长来之前倒上一

杯热茶），现场用气球彩带等进行装饰；并将活动所用到的设备调试好，避免仪器设备出现问题（注意现场装饰不宜过于活泼），同时有用到设备

的节目先将其PPT等存入设备。

4.各班提前十五分钟入场并按照约定位置就座，保持现场的秩序（各班班

长及学生会相关人员负责现场秩序的维持）。门口安排两到三名干事，负责迟到人员的接引，保证现场秩序。在院长到来之前主持人要强调相关

事项（a.院长到后全体起立鼓掌欢迎；b.活动结束后，院长先行退场，

全体起立鼓掌欢送院长）。

5.学生会主席带两名礼仪到厚学入口处迎接院长，先将院长请到教师休息

室（事先准备好茶水）暂作休息，等现场完全准备好之后，询问院长是

否可以开始，再将院长请到活动现场，全体起立欢迎院长的到来，等院

长入座后再全部坐下。

6.活动开始后，学生会相关人员要注意现场秩序的维持（包括谈笑、随意

走动等破坏现场秩序者）。注意第三个环节，主持人要控制好时间。

7.活动结束后，主持人总结发言，再次以热烈的掌声送给院长，并由主持

人送上鲜花；全体起立欢送院长直至院长离开，之后学生有序退场。

活动后：

1.学生会成员留下打扫现场，确保现场的卫生工作十分到位。将横幅海报

等收回，以备下次使用。

2.当天活动结束后通过邮件或短信的形式感谢院长对我们工作的支持。

3.活动后宣传（详见活动宣传）

4.召开秘书部会议，进行活动总结，每人写一份总结报告。

5.上交总结报告以及经费报表。

6.修改策划书，将活动中出现的漏洞的解决办法写进策划里，以备下次使

用。

活动宣传

活动前：

（一）邀请一二年级助理班主任参加会议。

会议目的：宣传活动意义（活动的重要性）并确定参与活动的人员。