入库作业与操作资料讲解

模块四、入库学习目标学生能够详细叙述单证交接和货物交接时的核对内容； 学生会办理单证和货物的交接；学生能够清楚说明商品数量和质量验收的重要性； 学生会根据货物的特点选用合适的方法进行质量验收；学生能够正确地叙述入库的概念，应用的单证、入库流程及操作规范要点； 学生会签填入库单据，办理入库手续； 学生会采用规范化的操作进行入库作业。

4.1 入库作业的基本流程入库流程图如图4-1所示。

④审核单据 齐全存入暂存库通知相关部门及时解决⑤初步验收⑧办理入库手续 ⑦详细验收 ⑨分配货位是否③货物接运 合格不合格图4-1 入库流程图发出接货通知①制订入库计划②入库准备 ⑥货物交接4.1.1制定入库计划存货人在储存货物之前，会以仓储合同或保管合同的形式将其存放货物的种类、规格、数量、性质、入库时间、保管时间、保管条件等信息明确的告知仓储部门。

这时，仓库计划人员就可以对其进行分析，编制具体的入库作业计划，说明作业程序与内容，并及时通知各部门做好相应的准备工作，以保证入库的顺利进行。

通常，入库作业计划包括以下内容：1.了解货物入库的时间、数量、包装形式、规格；2.计划货物所需占用的仓容大小；3.预测车辆到达的时间及送货车型；4.为了方便装卸搬运，计划车辆的停放位置；5.计划货物的临时存放地点；6.确定入库作业的相关部门。

可以看出，计划人员负责将信息进行分解，把相应信息下发到各个部门，再由各部门做好入库的具体准备内容。

4.1.2入库准备仓库各部门根据入库计划及时地做好入库前的准备工作，是确保货物准确迅速入库的重要环节，也是避免差错、减少浪费的有效措施，这需要由仓库各业务部门、管理部门、设备部门分工协作，相互配合，做好以下工作内容。

1.信息准备在接到入库作业计划后，仓库业务员要及时获得货物信息，包括：发货时间、发货地点、运输方式、在途天数、预计到货时间、到货地点、联系电话、货物名称、规格、数量、包装、形状、单件体积、理化性质、保管要求、自提还是送货上门、是否需要与货站结算货款等内容，必要时要向存货人进行询问核实，确保准确无误，便于后续工作的顺利开展。

2.场地准备根据货物的入库时间、数量、性质、保管要求等信息，结合货物的堆码要求，计算货位面积，确定所需的存储空间和仓库条件，并对该仓库进行清查，整理剩余货物，腾出仓容，清扫消毒，准备好存货场所。

3.设备准备在货物到库之前，根据其种类、包装、规格、数量等情况，确定装卸搬运及检验的方法，并准备相应的车辆、检验器材度量衡、秤、尺、移动照明、撬棍、锤子、堆码的工具，以及危险品需要的必要防护用品。

4.人员准备根据作业量的大小及专业化程度的高低，安排数量相符、技能娴熟的搬运、堆码、检验等相关作业人员，如遇特殊货物，还须对人员进行作业前培训及安全教育，保证货物到达后，人员及时到位，安全高效地完成工作任务。

5.货位准备根据货位的使用原则，妥善安排货位，并进行彻底清扫，清除残留物，检查照明、通风等设备，发现问题及时解决。

6.作业工艺设定综合考虑货物、货位、设备、人员、场地、时间等多方面因素，科学合理的确定装卸搬运的工艺方案，尤其是对于超长、超宽、超高、不能拆分的大型物件，在保证安全型的前提下，尽可能的提高作业效率。

7.单证准备仓库管理员需根据入库计划将作业时所需的入库记录单、验收单、货卡等各种单据、凭证、报表事先准备好，并预填妥善，以备使用。

8.苫垫用品准备根据货物的性质、数量、保管要求、堆码形式、储存场所等因素，确定货垛的苫垫形式，并准确计算出所需苫垫材料的数量和种类，预先准备充足，做到堆码的同时就完成苫垫工作，以提高工作效率，降低成本。

4.1.3货物接运货物的接运是入库业务流程的第一道作业环节，也是仓库直接与外部发生的经济联系。

它的主要任务是及时而准确地向交通运输部门提取入库货物，要求手续清楚，责任分明，为仓库验收工作创造有利条件。

因为接运工作是仓库业务活动的开始，如果接收了损坏的或错误的货物，那将直接导致货物出库装运时出现差错。

接运工作完成的质量直接影响货物的验收和入库后的保管保养。

因此，在接运由交通运输部门（包括铁路）转运的货物时，必须认真检查，分清责任，取得必要的证件，避免将一些在运输过程中或运输前就已经损坏的货物带入仓库，造成验收中责任难分和在保管工作中的困难或损失。

4.1.4审核单证货物到库后，首先要核对入库凭证，然后要核查供货单位提供的发票、产品说明书、质量合格证书、装箱单、磅码单、发货明细等，最后还要核查承运部门提供的运单。

如果在入库时货物已经发生货损货差现象，还须索取货运记录或普通记录。

在核对证件时，要注意检查它们的真实性、合法性、有效性以及是否与实物相符。

小贴士：货运记录是指由承运部门负责装、运、施封、卸载，发生问题由承运部门负责赔偿的货物运输事故记录。

它是作为分析责任和请求赔偿的一种基本文件。

凡在运输过程中发生以下事故时，运输部门应及时查明原因，按批编制货运记录：（1）货物的实际品名、件数、质量与货物运单记录不符；（2）货物被盗、丢失或损坏；（3）有货物票或有票无货；（4）发货件数短少、玷污、进水、变质、霉变、货损货差。

记录必须反映事故的隐患的真实情况，书写清楚、字体清晰，如有涂改正式项由记录编制人在改正处盖章。

普通记录是指已由托运方自装施封，承运部门承运，图中车船施封完好，到港站卸货时发现异状，需收货人向发货人办理交涉而承运部门出具的货状记录。

它是一般的证明文件，不作为赔偿依据。

在遇到下列问题时运输部门于当日编制普通记录：（1）铅封破损、失效、不符、印文不清或没按规定施封；（2）施封的货车门窗关闭不严、发现货物损坏；（3）苫盖货物的篷布顶部有异味或苫盖不良，有漏水；（4）货物在运输途中发现包装损坏，但货物未发生损失；（5）事故的责任判明由供方负责。

普通记录除应按照规定的各栏逐一填记清楚外，特别要注意详细记载发生问题的时间、地点和情况。

4.1.5初步验收单证审核完毕后，货物交接前需要对其进行初步验收，主要是进行数量检验和包装检验。

这时的数量检验属于大数验收，只清点货物大包装的数量是否与单证相符，一般采用逐渐清点或是堆码点数的方法。

在清点数量是，还须检查货物的外包装是否出现破损、浸湿、油污、渗漏、变形等异常情况。

如发现异常情况，须做出相应记录，再打开货物的外包装，检查货物是否发生破损。

在验收无误的情况下，再与仓库业务人员办理货物的交接手续。

4.1.6货物交接完成以上各项作业内容后,就可以办理货物的交接手续。

收货人员以送货单为依据，接受数量相符、质量合格的货物，同时接受送货人送交的货物资料、运输的货运记录、普通记录等，以及随货同行的相应证明文件。

最后由双方在送货单、交接清单上签署和批注，并留存相应凭证。

4.1.7货物验收办理完交接手续后，需要对货物进行详细的验收才能办理入库手续。

通过初步验收确定的只是大件货物的数量和包装状况，要想确认货物的具体数量、质量是否合乎标准还须进一步验收。

在入库作业流程中，货物验收不仅是严格控制入库商品质量的关键，还是决定入库作业效率的重要环节。

验收工作要求及时、准确，在规定的验收期限内完成，并且采用科学的验收方法，合理的验收工具，认真仔细的完成。

若果在验收时发现数量短少、质量却显得异常问题，要及时填写验收报告，划分清楚责任归属，妥善处理。

4.1.8办理入库手续验收无误后，就可以办理入库手续。

包括入库货物的信息录入、建立物料明细卡、货物登帐、建立仓库工作档案和签单。

信息录入是将入库货物的相关数据通过手工或条码扫描的形式录入到仓储管理系统中，以便查询、管理。

根据《入库通知单》所列的内容填写物料明细卡，要反映出该多货物的品名、型号、规格、数量、单位及进出动态和积存数，要做到入库后立即建卡，一垛一卡。

然后在仓库实务保管明细帐上登记货物的入库、出库、结存等详细情况，并要经常核对，保证帐、卡、货相符。

建立仓库工作档案的目的是为了便于货物管理和客户联系，作为发生争议时的凭证，同时也有助于总结和积累仓储管理的经验，更好的提供仓储服务。

在货物验收入库后，还要按照《仓库商品验收记录》的要求准确签回单据，以便向供货单位表明收到货物的情况。

4.1.9分配货位根据仓库内货位的分配原则和货物的属性特征，为其安排合理的存放位置。

在安排货位时，还要考虑货物的储入库频率、搬运的省力性、操作的安全性、管理的方便性、养护的简便性、设备的可操作性、空间的利用率等多方面因素。

以上环节是入库作业的基本作业内容，在实际中，由于储存场所的条件不同，仓库的性质不同，货物的种类特性不同，以及储存的时间不同，会增加或减少一些其他的作业内容，比如有的仓库需要对货物在入库时进行拆包，将大包装变为小包装，就会增加流通加工这一环节；再如危险品或是紧急物资，在入库时就会尽量减少环节，缩短作业时间。

因此，做组织货物入库时，需要结合实际的作业特点，设计合理的入库流程。

4.2入库操作与技术4.2.1入库原则1．按照订单入库，没有订单拒绝入库，避免占用仓储空间和管理费用。

2．一定要将不合格品分离出来，及时处理，管理不合格品是无效劳动。

3．如实入库，多于或少于到货清单数量，都要准确及时地反映出来，对于弄虚作假的行为要严厉打击。

4．按照流程一条龙连续作业，提高效率，缩短时间，降低入库成本。

4.2.2货物接运随着第三方物流业务范围的不断扩展，已经很少有供货商自己开展运输将货物送到仓库，绝大多数都是将这一部分业务转交给专门从事运输业务的物流公司完成，这样既可以将企业的精力都集中到核心竞争力上去，又可以充分利用运输的规模经济原理来降低运输成本。

做好货物接运业务管理的主要意义在于，防止把在运输过程中或运输之前已经发生的货物损害和各种差错带入仓库，减少或避免经济损失，为验收和保管、保养创造良好的条件。

商品接运可以在车站、码头、专用线或仓库进行，因此可以分为到货和提货两种。

1．到货到货是指仓库不需要自己组织车辆开展库外运输，而使用供货单位直接将货物送到仓库的一种形式。

在这种形式下，又可以分为供货单位直接送货到库和铁路专用线到货接运两种形式。

（1）供货单位直接送货到库接货这种接货方式通常是托运单位与仓库在同一城市或附近地区，不需要长途运输时被采用。

其作业内容和程序是，当托运方送货到仓库后，根据托运单（需要现场办理托运手续先办理托运手续）当场办理接货验收手续，检查外包装，清点数量，做好验收记录。

如果在以上工序中无异常情况出现，收货人员在送货回单上盖章表示货物收讫。

若发现有异常情况，必须在送货单上详细注明并由送货人员签字，或由送货人员出具差错、异常情况记录等书面材料，作为事后处理的依据。

（2）铁路专用线到货接运这是指仓库备有铁路专用线，大批整车或零担到货接运的形式。

一般铁路专线都与公路干线联合。