Excel常用办公技能培训

2016/11/4
凝聚人类智慧，尽除万家疾患
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Excel公式及常用函数介绍
其他常用函数
ABS 取绝对值 Count 计算选定区域内所有单元格数目 Counta 计算选区内所有非空单元格的数目 Mid 在指定字符串中从制定位置起选出若干数目字符串 Len 计算指定字符串的长度 Right 从左边第一个字符串起取一定的字符串 Int 向下取整 Round 四舍五入 Roundup 向上舍入 Rounddown 向下舍入 Mod 求余数
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COUNTIF函数
Excel公式及常用函数介绍
函数名称：COUNTIF 主要功能：统计某个单元格区域中符合指定条件的单元格数目。 使用格式：COUNTIF(Range,Criteria) 参数说明：Range代表要统计的单元格区域；Criteria表示指定的条件表达式。 特别提醒：允许引用的单元格区域中有空白单元格出现
报 表3
我们的报表关系
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正确的表格使用方式
Excel的正确使用方式
报表1
源数据
运算
报表2
报表3 报表4
正确的使用报表关系
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如何建立在一张源数 据表
Excel的正确使用方式
一维表
源数据
记录唯 一
表
数据规 范
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VLOOKUP函数
Excel公式及常用函数介绍
Col_index_num
为 table_array 中待返回的匹配值的列序号。 Col_index_num 为 1 时，返回 table_array 第一列中的数值； col_index_num 为 2，返回 table_array 第二列中的数值，以此类推。 如果 col_index_num 小于 1，函数 VLOOKUP 返回错误值值 #VALUE!； 如果 col_index_num 大于 table_array 的列数，函数 VLOOKUP 返回错误值 #REF!。 Range_lookup 为一逻辑值，指明函数 VLOOKUP 返回时是精确匹配还是近似匹配。如果为 TRUE 或省略，则返回近似匹配值，也就是说，如果找不到精确匹配值，则返回小于 lookup_value 的最大数值；如果 range_value 为 FALSE，函数 VLOOKUP 将返回精确匹配值。 如果找不到，则返回错误值 #N/A。 说明 如果函数 VLOOKUP 找不到 lookup_value，且 range_lookup 为 TRUE，则使用小于等于 lookup_value 的最大值。 如果 lookup_value 小于 table_array 第一列中的最小数值，函数 VLOOKUP 返回错误值 #N/A 。 如果函数 VLOOKUP 找不到 lookup_value 且 range_lookup 为 FALSE，函数 VLOOKUP 返回错 误值 #N/A。
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Excel公式及常用函数介绍
IF函数
函数名称：IF
主要功能：根据对指定条件的逻辑判断的真假结果,返回相对应的内容。 使用格式：=IF(Logical,Value_if_true,Value_if_false) 参数说明：Logical代表逻辑判断表达式；Value_if_true表示当判断条件 为逻辑“真（TRUE）”时的显示内容,如果忽略返回“TRUE”； Value_if_false表示当判断条件为逻辑“假（FALSE）”时的显示内容,如 果忽略返回“FALSE”。 说明:
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Excel日常使用误区纠正
Excel只是用来记录数据
Excel离不开的各种模板
掌握了VBA，大量的函数才能 解决工作中的问题
数据零散，一项工作存在于多个工作 簿中
……
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Excel日常使用误区纠正
Excel操作过程中的常见误区
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Excel公式及常用函数介绍
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Excel公式及常用函数介绍
引用单元格
1.
相对引用
相对引用指公式中的单元格位置将随着公式单元格的位置而改变
2. 绝对引用 绝对引用是指公式和函数中的位置是固定不变的. 绝对引用是在列字母和行数字之前都加上美元符号”$”,如 $A$4,$C$6 3. 混合引用 混合引用是指在一个单元格引用中,既有绝对引用,也有相对引用. 例:行变列不变: $A4 列变行不变:A$4
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一维表
Excel的正确使用方式
其他表 部门 销售部 财务部 人资部 生产部 采购部 财务部
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一月 3 2 1 9 6 21
二月 2 2 5 2 2 13 凝聚人类智慧，尽除万家疾患
三月 3 3 3 3 7 19
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Excel的正确使用方式
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Excel基本界面认识及应用
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Excel基本界面认识及应用
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Excel基本界面认识及应用
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Excel基本界面认识及应用
函数的参数
函数的参数是一个函数体中括号内的部分
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VLOOKUP函数
Excel公式及常用函数介绍
函数名称：VLOOKUP 主要功能:在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前 行中指定列处的数值。 使用格式: VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) 参数说明： Lookup_value 为需要在数组第一列中查找的数值。Lookup_value 可以为数值 、引用或文本字符串。 Table_array 为需要在其中查找数据的数据表。可以使用对区域或区域名称的 引用，例如数据库或列表。 如果 range_lookup 为 TRUE，则 table_array 的第一列中的数值必须按升序 排列：„、-2、-1、0、1、2、„、-Z、FALSE、TRUE；否则，函数 VLOOKUP 不能返回正确的数值。如果 range_lookup 为 FALSE，table_array 不必进行 排序。 通过在“数据”菜单中的“排序”中选择“升序”，可将数值按升序排列。 Table_array 的第一列中的数值可以为文本、数字或逻辑值。 文本不区分大小写。
放错标题行
字段顺序
表格中人为的分 割
胡乱合并
空行/空列
单元格里写文章
汇总数据用手工作
不必要的合计
将原数据当成汇 报表
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Excel日常使用误区纠正
举例：
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Excel的正确使用方式
报 表1
报 表4
报 表6 报 表2 报 表7 报 表5
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Excel公式及常用函数介绍
函数是指预定义的内置公式,可以进行数学、文本和逻辑的运 算或者查找工作表的信息。 函数是一个已经提供给用户的公式,并且有一个描述性的名称。 函数结构
1.
2.
3. 4.
函数名称：如果要查看可用函数的列表,可以单击一个单元格并按 Shift+F3键； 参数：参数可以是数字、文本、逻辑值（TRUE或FALSE）、数值、 错误值（如#N/A）或单元格引用。 参数工具提示：在输入函数时,会出现一个带有语法和参数的工具提示。 输入公式：“插入函数”对话框。
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人力资源部 2014.12
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主要内容
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Excel简介 Excel日常应用思路纠正 Excel正确的使用方式 Excel基本界面认识wk.baidu.com应用
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Excel公式及常用公式介绍
Excel应用举例
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Excel简介
Excel是目前应用最为广泛的办公软件，在数据处理方面具有非 常强大的功能，具有简单，易上手快捷等各方面特点。但目前从应用 上看，普遍对其掌握的程度不足10%。 目前Excel已经有了已经更新和升级了多个版本，经历了从 97/2000/2003/2007/2010/2013等多个版本，功能从简单到复杂，界 面也越来越友好，使用上也更加方便和快捷。 目前，熟练掌握Excel已经成为一名合格的职业人必备的技能和 素质，同时Excel使用的情况也影响着企业的效率和各部门的工作节 奏。
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Excel基本界面认识及应用
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Excel公式及常用函数介绍
公式中的运算符 1. 算术运算符
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Excel公式及常用函数介绍
2. 文本运算符 “&”号,可以将文本连接起来. 3. 比较运算符
函数 IF 可以嵌套七层,用 value_if_false 及 value_if_true 参数可以构造复杂的检测条件。 在计算参数 value_if_true 和 value_if_false 后，函数 IF 返回相应语句执行后的返回值。 如果函数 IF 的参数包含数组，则在执行 IF 语句时，数组中的每一个元素都将计算。
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陕西博森生物制药股份集团有限公司
人力资源部
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记录唯一性 一张表单中不允许出现两条完全相同的记录
数据规范性 1. 每条数据都必须有关键字段 2. 每个字段中的数据必须是同一类型 3. 每个字段中描述同一事件的名称必须相同 4. 不允许出现空白记录 5. 不允许将两个字段的内容记到一个字段中
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Excel基本界面认识及应用
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Excel公式及常用函数介绍
DATE函数
函数名称：DATE 主要功能：给出指定数值的日期。 使用格式：DATE(year,month,day) 参数说明：year为指定的年份数值（小 于9999）；month为指定的月份数值（可以 大于12）；day为指定的天数。 应用举例：在单元格中输入公式： =DATE(2003,13,35),确认后,显示出20042-4。 特别提醒：由于上述公式中,月份为13, 多了一个月,顺延至2004年1月；天数为35, 比2004年1月的实际天数又多了4天,故又顺 延至2004年2月4日。
SUMIF函数 函数名称：SUMIF 主要功能：计算符合指定条件的单元格区域内的数值和。 使用格式：SUMIF（Range,Criteria,Sum_Range） 参数说明：Range代表条件判断的单元格区域；Criteria为指定条件表达式； Sum_Range代表需要计算的数值所在的单元格区域。