文件管理规定
文件管理规定
文件管理规定一、文件管理基本原则1、紧要文件应当分类存放，并在文件中标明存放地址、责任人和查阅情况，要保证文件的存放安全和保密；2、文件的保密级别应与资料内容相适应，紧要的机密文件应当加密或归档保存；3、文件应依照时间、序列或主题等方式编号或分类编号，便于查阅和管理；4、对于涉及机密的文件，需要进行备份和保护，对于高度机密的文件，需要实行多种方式进行存储和保护；5、要建立定期备份机制，确保文件数据的安全性，并备份至不同的储存介质；6、要建立严格的文档使用和归档制度，保证每份文档使用期间的完整性。
二、文件管理流程1、文件分类：文件管理应首先对全部文件分类，并依据保密性、时效性等因素进行不同的存储。
可依照各部门、职能、类型等因素进行分类存放，便利管理和查找。
实在分类方法由各部门自行订立。
2、文件评估：对于每个文件都要进行评估，确定其保密级别、保存期限及是否需要备份等。
对于机密文件，应当加密存储；对于紧要的文件，要实现备份和保护，以确保数据安全性；对于不需要保存的文件，要适时销毁。
3、权限管理：针对不同的文件管理权限，应设定不同的操作权限，确保每个人都能够进行文件管理操作。
对于紧要数据，应设置数据权限以限制部分工作人员进行查看和操作。
4、查阅管理：任何人要查阅文件必需经过审核，并依照规定的流程进行查询，确保文件的保密性和数据的安全性。
5、安全管理：要确保整个文件管理系统的安全性。
应加强数据备份、数据恢复和数据保护，并尽可能多地实行措施防止数据泄露和文件损毁。
三、模板1、文件编号：自编号，可采纳阿拉伯数字、序列号等方式进行编号。
2、文件名称：依照文件的类型和内容命名，确保文件名称简洁明确。
3、文件说明：说明文件的内容、用途、作者等相关信息。
4、文件保存地址：记录文件保存的地址和储存介质信息。
5、文件保存期限：记录文件的保存期限和修改历史，对于过期文件适时进行归档或销毁。
6、查阅记录：记录查阅此文件的人员、时间等信息。
文件管理程序规定
文件管理程序规定1. 简介本文件旨在规范文件管理程序，确保文件的安全性和有效性。
以下是文件管理的相关规定。
2. 文件分类为了便于管理和查找，所有文件按照类别进行分类。
以下是常见的文件类别：- 重要文件：包括合同、协议、法律文件等；- 会议文件：包括会议议程、会议纪要等；- 培训文件：包括培训材料、培训手册等；- 公司文件：包括组织架构、规章制度等；- 项目文件：包括项目计划、进展报告等。
3. 文件命名规范为了方便识别和检索文件，所有文件应遵循统一的文件命名规范。
以下是文件命名规范的要点：- 使用清晰的文件名，能够描述文件内容；- 避免使用特殊字符和空格，可以使用下划线或连字符代替；- 文件名应简洁明了，尽量不超过30个字符。
4. 文件存储位置为了确保文件的安全性和可访问性，所有文件应存储在统一的文件存储位置。
以下是文件存储位置的规定：- 创建统一的文件夹结构，按照文件类别和年份进行分类；- 文件夹的命名应简洁明了，能够描述文件内容；- 为每个文件夹设定合适的访问权限，限制文件的访问范围。
5. 文件版本管理为了确保文件的变更可追踪和历史记录的完整性，所有文件的版本应进行管理。
以下是文件版本管理的相关规定：- 每个文件应有唯一的版本号，用于标识文件的不同版本；- 每次对文件进行修改时，应记录修改的日期、修改人和修改内容；- 旧版本的文件应保留一定时间，以备查阅和回溯使用。
6. 文件备份与恢复为了应对意外情况和数据丢失的风险，应定期对文件进行备份。
以下是文件备份与恢复的要求：- 定期将文件备份至稳定可靠的存储设备或云端；- 在备份时应确保文件的完整性和一致性；- 出现文件损坏或丢失时，应及时进行恢复或重新备份。
7. 文件销毁与归档为了遵守相关法律法规和保护信息安全，需要定期对文件进行销毁和归档。
以下是文件销毁与归档的规定：- 对于不再使用的文件，应及时进行销毁，并确保文件内容无法恢复；- 对于需要长期保留的文件，应进行归档，并设定适当的访问权限。
规范性文件管理规定(5篇)
规范性文件管理规定第一章总则第一条为加强深圳市人民政府(以下简称市政府)及其工作部门、各区人民政府(以下简称区政府)规范性文件的管理，规范行政机关规范性文件的制定、审查和发布，促进依法行政，根据国家有关法律规定，结合深圳市实际，制定本规定。
第二条本规定所称规范性文件是指市政府及其工作部门、各区政府根据法律、法规、规章和上级行政机关的命令、决定，在其法定权限内制定，规范行政管理事务，具有普遍约束力，且生效时间超过六个月的文件。
市政府工作部门和区政府制定的内部事务管理制度、向上级行政机关____请示和报告、对具体事项所作出的行政处理决定以及其他不具有普遍约束力，或者虽具有普遍约束力但生效时间不超过六个月的文件，不适用本规定。
第三条本规定所称“市政府工作部门”包括下列机构：(一)市政府组成部门;(二)市政府办事机构和直属机构;(三)法律、法规或者规章授权制定规范性文件的其他市政府工作机构。
市政府为完成某个专项任务而设立的临时机构、归口市政府职能部门管理的办事机构、前款各单位内设机构，不得以本机构的名义对外发布规范性文件。
第四条规范性文件的名称可以使用“规定”、“决定”、“办法”、“通知”、“公告”和“通告”。
第五条市政府工作部门制定、修改或者废止规范性文件，应当在发布之前报市政府审查。
区政府制定、修改或者废止规范性文件，应当在发布之后报市政府备案。
市政府法制部门(以下简称市法制部门)具体负责规范性文件的法律和文字技术审查工作。
第六条市政府工作部门和区政府的规范性文件必须符合下列要求：(一)为执行法律、法规、规章和国家政策，履行法定职责所必需;(二)有法律、法规、规章或者上级行政机关的明确授权;(三)内容符合法律、法规、规章和国家政策;(四)不简单重复法律、法规、规章、国家政策的规定和上级行政机关的命令、决定;(五)与其他行政主管机关的管理职能不相冲突;(六)语言准确、简明和通俗，符合国家行政机关公文行文格式。
文件管理规定
公司文件管理规定第一章总则第一条为使公司的文件管理工作实现规范化、制度化、科学化,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,特制定本规定;第二条文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等;本规定中,公文指公司内外部发文文件,是具有法定效力和规范体式的文书;第二章公文管理第三条公文管理指公文的办理、管理、整理立卷、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作;公文管理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全,必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定;第四条公文种类与应用范围1.公文种类：决定、公告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等;2.公司常用文种应用范围决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关部门及人员；变更或者撤销不适当的决定事项;公告：适用于对外宣布重要事项或法定事项;一般基层单位不宜用公告的形式随意制发公告;通知：适用于转发上级单位和不相隶属单位的公文；传达要求公司各部门执行和需要有关单位阅知的事项;通报：适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况;报告：适用于向上级单位汇报工作,反映情况,提出意见或建议,答复上级单位的询问;请示：适用于向上级单位提出请求,并要求回复的公文;批复：适用于答复下级单位的请示事项;意见：适用于上级单位或主管部门对重要问题提出见解和处理办法;函：适用于平行单位或不相隶属单位之间,相互商洽和联系工作、询问和答复问题,请求批准和答复事项;会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项;第五条职责权限1.综合部是行政公文的管理部门,负责公文的审核、印制、发放及收文登记、督办、归档保管;涉及公司性文件由综合部负责拟稿,专业性文件原则上由相关业务部门拟稿;2.行政公文由总经理签发,制度规定类文件由法人代表签发,公司各部门负责公文的宣传、贯彻、落实;3.各部门不得自行向上、向下发送正式公文;第六条发文规则1.发文应当确有必要,注重效用；发文根据隶属关系和职权范围确定,不得越级请示和报告;2.发文统一使用公司的红头文件格式,由拟稿部门领导核稿后送综合部审核打印,经总经理签发后由综合部成文;如管理制度、公司机构设置等需董事会决定的事项,则须由董事会会签、总经理签发后成文;3.公文的编号由综合部编写,发文字号简称为：XX公司发XXXXX号;4.发文流程结束后,由综合部负责封发到主送单位、抄送单位、公司领导及相关各部门；对外行文时由相关业务部门报送;5.“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位,需要同时送其他单位的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级单位;6.“报告”不得夹带请示事项;第七条发文办理1.发文办理指以公司名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、影印、用印、登记、分发等程序;2.草拟公文时,应做到人名、地名、数字、引文准确；引用公文应当先引标题,后引发文字号；应当写明具体的年、月、日；应该使用国家法定计量单位；文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称；公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,其余应当使用阿拉伯数字;3.拟制公文,对涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文;4.公文送总经理签发前,应当由综合部进行审核;审核的重点是：是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本规定的规范等;5.经总经理签发的公文,在正式印制前,综合部应当进行复核,重点是：审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全等;6.公司发文严格登记、签收手续;第八条收文办理1.收文办理包括登记、编号、拟办、批办、阅办、归档等程序;2.外来文件由综合部登记,统一编号拟办,送总经理批示,根据批示意见印发相关部门、人员阅办,办理完毕由综合部统一归档保存;3.主办部门负责协调、催办公文所述事项,协办部门应积极协助办理;第八条公文格式1.公文用纸幅面尺寸及版面要求幅面尺寸：公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸,其成品幅面尺寸为：210mm×297mm;GB/T9704—2012版面上白边为37mm±1mm,公文用纸订口左白边为28mm±1mm,尺寸为156mm×225mm;2.字体和字号：如无特殊说明,公文格式各要素一般用3号仿宋体字;特定情况可以作适当调整;3.行数和字数：一般每面排22行,每行排28个字,并撑满版心;特定情况可以作适当调整;4.文字的颜色：如无特殊说明,公文中文字的颜色均为黑色;5.公文格式各要素编排规则份号：如需标注份号,一般用6位3号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行;密级和保密期限：如需标注密级和保密期限,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注;紧急程度：如需标注紧急程度,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列;位标志：由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文单位全称或者规范化简称;：编排在发文单位标志下空二行位置,居中排布;年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字,不编虚位即1不编为01,在阿拉伯数字后加“号”字;上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行;：由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文单位标志下空二行位置;“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字;标题：一般用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布；回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形;位：编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号;如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时,应当将主送单位名称移至版记;正文：公文首页必须显示正文;一般用3号仿宋体字,编排于主送单位名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格;文中结构层次序数依次可以用“一、”“一”“1.”“1”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注;附件说明：如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称;如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号如“附件：”；附件名称后不加标点符号;附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐;发文单位署名、成文日期和印章：一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文单位署名,印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期,使发文单位署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文或附件说明一行之内；成文日期一般右空四字编排,印章用红色,不得出现空白印章;成文日期中的数字：用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位即1不编为01;：如有附注,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行;附件：附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订;“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行;附件标题居中编排在版心第三行;附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致;附件格式要求同正文;位：一般用4号仿宋体字,在印发单位和印发日期之上一行、左右各空一字编排;“抄送”二字后加全角冒号和抄送单位名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送单位名称后标句号;印发单位和印发日期：一般用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发单位左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位即1不编为01,后加“印发”二字;6.页码：一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线；单页码居右空一字,双页码居左空一字;GB/T9704—20127.公文的特定格式格式发文单位标志使用发文单位全称或者规范化简称,居中排布,上边缘至上页边为30mm,推荐使用红色小标宋体字;联合行文时,使用主办单位标志;发文单位标志下4mm处印一条红色双线上粗下细,距下页边20mm处印一条红色双线上细下粗,居中排布;如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度,应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列;发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下,标题居中编排,与其上最后一个要素相距二行;首页不显示页码;版记不加印发单位和印发日期、分隔线,位于公文最后一面版心内最下方;命令令格式发文单位标志由发文单位全称加“命令”或“令”字组成,居中排布,推荐使用红色小标宋体字;发文单位标志下空二行居中编排令号,令号下空二行编排正文;格式纪要标志由“XXXXX纪要”组成,居中排布,推荐使用红色小标宋体字;标注出席人员名单,一般用3号黑体字,在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字,后标全角冒号,冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名,回行时与冒号后的首字对齐;标注请假和列席人员名单,除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外,编排方法同出席人员名单;纪要格式可以根据实际制定;第三章一般性文件管理第九条除公司公文外,其余文件定义为一般性文件,其中,公司各类管理制度、规定、办法按程序签字生效;除通知外,一般性文件没有固定的格式,但必须标有页眉页脚;第十条机密文件由综合部负责保管,其余文件由相关业务部门自行保管;各部门应对文件按时间、内容、名称等分门别类进行整理,附件、批件、定稿等资料收集齐全,存档备案;第四章附则第十一条各部门应及时处理文件,需紧急处理的文件以、传真、邮件等方式催办;第十二条如违反以上规定或遗失、未经同意销毁文件者,给予人民币200元/次的罚款处罚;第十三条本规定解释权归综合部,自签字下发之日起执行;附件：1.文件签发单2.文件阅办单3.发文登记表4.收文登记表1.文件签发单XX公司文件签发单XX公司发〔2017〕号2.文件阅办单说明：1.签署意见时需落款+日期；2.办理结果由承办部门填写;3.发文登记表4.收文登记表。
文件管理规定
文件管理规定1. 文档命名规则•所有文件和文件夹的命名应简洁明了，能够清晰表达该文件的内容和用途。
•命名应使用字母和数字，不要使用特殊字符或中文汉字。
•文件名中间不要留下空格或其他字符，可以使用“_”或“-”来连接单词。
•文件名应全部小写，不得使用大写字母。
•当有版本更新时，应通过在文件名上追加版本号的方式进行区分。
例如：“report_v1.0.xlsx”。
2. 文档存储规则•所有文件必须存储在指定的共享目录中，不得存储在本地电脑或移动设备中。
•文件夹结构应明确，方便用户快速找到所需的文件。
•所有文件必须按照相应的分类进行存储，例如：人事管理、财务管理、行政管理等。
•每一个文件夹下不得出现过多的子文件夹，保持整洁有序。
3. 文件管理流程•所有文件的编写和更新必须经过审批流程，由相关负责人批准后，才可进行存储并作为有效文件使用。
•重要文件必须备份，并建立相应的安全机制保护备份文件。
•文件更新时，要进行版本管理，确保新版本的文件清晰明了，并记录相关的更新内容。
4. 文件共享规则•所有共享文件只能被授权人员进行访问、下载或上传操作。
•不得将共享文件直接发送给未被授权的人员。
•严禁未经授权的文件外泄，如发生泄密事故，必须第一时间通知相关人员处理。
5. 文档清理规则•定期清理共享目录中过期的文件，减少冗余文件的存储占用。
•在进行文件清理时，要先确定该文件是否可以被删除，不可盲目清理。
•对于保留文件，应及时备份并记录在备份清单中，便于管理。
总结以上就是我们团队对于文件管理的一些规范性要求。
在团队合作中，严格执行文件管理规范，可以最大程度地避免文件丢失、泄露等问题，同时提高了工作效率。
我们希望每位员工都能认真遵守文件管理规范，共同维护良好的工作秩序和团队形象。
文件管理规定
文件管理规定文件管理是组织和管理文件以支持组织运营和记录保持的活动。
它涵盖了文件的创建、采集、分类、存储、检索、维护和处置等方面。
有效的文件管理可以帮助组织保持良好的文化，规范业务流程，确保信息的可靠性和完整性，满足外部法律法规的要求，以及减少组织风险。
以下是文件管理的规定。
一、文件管理的目的1. 确保文件的存在、使用和维护符合国家法律法规、企业管理制度以及上级主管部门的要求；2. 维护文件的有效性、机密性、完整性、可检索性和可追溯性等方面的质量标准；3. 确保文件的分类、存储、检索和处置的规范化和标准化；4. 保护组织机构的信息资源和知识产权。
二、文件管理的范围1. 适用于所有在职和离职员工以及外来人员在管理范围内的文件记录；2. 适用于所有记录、原始记录、文档、数据存储介质、收藏品、照片、图书、志书等形式的文件；3. 适用于所有与组织机构相关的文书、资料、图表、印章、密封物品等。
三、文件管理的基本要求1. 文件的采集：组织机构应当对文件的创建、采集、编制流程、编码规则、格式规范等制定相应的管理规范；2. 文件的分类：组织机构应当对不同类型的文件进行分类，按照业务和管理的需要，分为主题分类和时间分类；3. 文件的存储：组织机构应当对文件的存储方式、存储时间、存储环境、存储介质、存储安全等方面进行规范；4. 文件的检索：组织机构应当建立便捷快速、准确可靠的文件检索系统，保证文件查询的准确度和效率；5. 文件的维护：组织机构应当采取措施保证文件的准确性、真实性、完整性、机密性和可追溯性；6. 文件的处置：组织机构应当对文件的处置方式、时间、程序、责任等方面进行规范，以保证合法合规。
四、文件管理的具体措施1. 建立完整的文件管理制度和规范，进行相关人员的培训和宣传；2. 建立文件管理模板和标准，规范文件的创建和使用流程；3. 建立完善的文件存储系统和保管制度，要求标签和存储箱必须清楚、统一；4. 及时对文件进行分类、整理、归档和备份；5. 实行分级管理制度、密级制度和归档年限制度等保密管理制度；6. 建立现代化的电子文件管理平台，提高文件处理效率和管理水平；7. 实行定期清点、审查和销毁废旧文件的制度；8. 建立文件保密审计制度，确保文件的机密性和安全性。
内部文件资料管理规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为加强公司内部文件资料的管理，确保文件资料的安全、完整和有效利用，提高工作效率，特制定本规定。
第二条本规定适用于公司所有内部文件资料，包括但不限于：公司规章制度、业务文件、项目资料、合同、会议纪要、内部通讯、工作总结、技术文档等。
第三条公司内部文件资料的管理应遵循以下原则：1. 安全保密原则：确保文件资料不被非法获取、泄露、篡改或损毁。
2. 分类管理原则：根据文件资料的性质、用途和保密等级进行分类管理。
3. 便捷利用原则：确保文件资料能够方便、快捷地被相关人员查阅和使用。
4. 完善监督原则：建立健全文件资料管理的监督机制，确保管理规定得到有效执行。
第二章文件资料分类第四条公司内部文件资料分为以下类别：1. 公开文件：公开文件是指不需要保密的文件资料，如公司简介、年度报告等。
2. 限制性文件：限制性文件是指需要控制访问范围的文件资料，如内部规章制度、业务流程等。
3. 保密文件：保密文件是指涉及公司商业秘密、技术秘密、个人隐私等内容的文件资料，如合同、技术文档等。
4. 极密文件：极密文件是指涉及国家安全、公司核心机密等极其重要的文件资料。
第五条文件资料的保密等级分为以下四个等级：1. 一级保密：涉及国家秘密，泄露后可能对国家安全和利益造成严重损害。
2. 二级保密：涉及公司核心机密，泄露后可能对公司利益造成重大损害。
3. 三级保密：涉及公司一般机密，泄露后可能对公司利益造成一定损害。
4. 四级保密：涉及公司内部信息，泄露后可能对公司利益造成轻微损害。
第三章文件资料管理职责第六条公司内部文件资料管理实行分级负责制，具体职责如下：1. 公司办公室负责公司内部文件资料的总体管理，包括制定文件资料管理规定、组织培训、监督检查等。
2. 各部门负责人负责本部门文件资料的管理，包括制定部门文件资料管理制度、组织归档、保密等工作。
3. 文件资料管理人员负责文件资料的收集、整理、归档、借阅、销毁等工作。
文件管理规定(详细版)
文件管理规定(详细版)
1. 文件分类
为保证文件管理的规范化、有序化，现将文件分类如下：
- 行政文件
- 业务文件
- 合同文件
- 财务文件
- 人事档案
2. 负责人
- 行政文件：行政经理
- 业务文件：业务经理
- 合同文件：法务经理
- 财务文件：财务经理
- 人事档案：人事经理
3. 文件归档
- 文件归档应根据文件的分类和编号进行。
- 文件应归入相应部门或个人的文件柜中，保证便于查找。
- 文件归档应具有可追溯性，每份文件都应有相应的归档记录表，记录文件的流转和归档情况。
4. 文件借阅
- 文件借阅应填写借阅申请表，注明借阅的文件名称、编号、
借阅人等信息。
- 文秘在核对借阅申请表无误后，方可将文件交给借阅人。
- 借阅人应在规定时间内办理归还手续。
逾期未还者，将承担
相应的违约责任。
5. 文件销毁
- 文件销毁应经过文件管理负责人的批准，并填写销毁申请表。
- 已归档的文件应当先进行审批手续，然后交由文件管理员进
行销毁。
- 销毁文件应有明确的证明手续，以确保销毁的文件不会再次被使用。
公司内部文件管理规定
公司内部文件管理规定
1. 文件分类与命名规范。
所有文件必须按照公司规定的分类进行归档，包括但不限于人事档案、财务
文件、营销资料等。
文件命名应清晰明了，避免使用含糊不清或过长的文件名，以便于快速查找
和识别。
2. 文件存储与保管。
重要文件必须存储在公司指定的网络或服务器上，并进行定期备份，确保文
件不会丢失或损坏。
对于纸质文件，应按照规定的档案柜进行存放，并定期清理和整理。
3. 文件查阅与权限管理。
员工需按照权限规定进行文件查阅，未经授权不得随意查看或修改他人文件。
管理层需对重要文件进行权限控制，确保机密文件不会被泄露。
4. 文件销毁与归档。
对于已经过期或无用的文件，应按照公司规定的流程进行销毁或归档，避免
占用过多的存储空间。
5. 文件管理责任。
每个部门需指定专人负责文件管理工作，包括文件整理、归档、备份等工作。
每位员工都有责任保护和妥善管理自己负责的文件，确保文件安全和完整性。
以上文件管理规定为公司内部文件管理的基本要求，所有员工都应严格遵守，确保公司文件的安全和有序管理。
单位部门文件管理规定3篇
单位部门文件管理规定3篇单位部门文件管理规定1一、总则1、为规范公司文件的起草、审批、传达、存档工作，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际情况，特制订本制度。
2、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件，同级相关方函、电、来文。
其中工程系统与甲方的往来函件按《档案管理制度》执行。
3、公司文件由办公室统一管理和存档。
一、文件的分类1、外收文：公司从外部接收的政府文件。
2、外发文：以公司名义向外部发送的文件。
3、内行文：公司内部下发的文件，分为正式文件和临时文件(指时效性较强的文件)。
本制度的内行文所指的是正式文件。
三、内行文的管理1、内行文的范围：凡是以公司名义对内发布的制度、办法、通知、决定、决议、会议纪要和会议简报，均属内行文范围。
2、内行文的编号各部门发放文件之前，应交至办公室统一编号并留存一份(见附件一《编号规则》)。
3、格式要求(附件二)⑴、每一页页眉右侧注明公司名称并用五号宋体加粗字体。
⑵、每一页页脚中心注明页数和总页数，其中总页数用“()”括起。
⑶、在首页正文上方注明文件的编号、生效时间、修订时间、总页数、拟定部门，签发人。
⑷、文件标题使用宋体小二号字居中。
⑸、正文使用小四或四号宋体，行间距1.5倍。
⑹、主题词/抄报/抄送使用小四或四号宋体。
⑺、公司全称：在落款、合同文本等情形必须用全称。
注：主题词即文件内容的关键词。
抄报适用于需了解文件内容的公司管理层，抄送适用于需了解文件内容的相关单位、部门及同级部门。
4、办公室负责对各部门起草的文件格式进行审核，对不符合格式要求的，有权退回并按要求格式改正。
单位部门文件管理规定2为《全面推进依法行政实施纲要》，进一步规范*市各级行政机关规范性文件管理，推进政府法治建设，制定本办法。
一、规范性文件的概念规范性文件是指各级人民政府及其派出机关、县级以上人民政府所属工作部门和法律、法规授权的具有管理公共事务职能的组织，在法定职权范围内依照法定程序制定、发布的针对不特定的多数人和特定事项，涉及或者影响公民、法人或者其他组织权利义务，在本行政区域或其管理范围内具有普遍约束力，能够反复适用的行政措施、决定、命令或者指示等行政规范。
文件管理规定
文件管理规定文件管理规定是一项重要的管理制度，其目的是规范企业内部文档的存储、使用及保护，确保信息安全、便于查阅，提高工作效率。
本文将详细介绍文件管理规定的主要内容及应用。
一、文件管理规定的主要内容1.文件分类：根据文件的种类和属性，对文档进行不同的分类，例如分为技术文件、行政文件、客户资料等，以便于查找和管理。
2.文件归档与存放：对于已处理完成的文件，应立即打上归档标识，并按照规定的时间和方式存放好，避免遗失或损坏。
同时，根据文件的机密等级分类存储，确保敏感信息的安全。
3.文件查阅与借阅：工作人员有查阅文件的权利，但必须遵循规定的程序和权限。
对于需要借出的文件，必须填写借阅申请表，并经过上级审批后方可外借。
借出的文件必须按期归还，并经指定人员确认。
4.文件销毁：对于已经过期或无需保留的文件，应及时进行销毁。
销毁方式如烧毁、粉碎等，必须经过确认、记录并得到主管领导的批准。
5.文件保密：对于公司机密及其他保密文件，必须加以妥善保管，并设置相应的保密级别和权限管理。
二、文件管理规定的应用1.提高工作效率：文件管理规定的实施，可以减少因文档管理不规范而浪费的时间和精力，工作人员可以更加专注于工作本身，提高工作效率，提升工作质量。
2.促进信息共享：文件管理规定的制定和实施，有助于促进企业内部信息的共享，减少信息孤岛，促进行业部门之间的协作和沟通。
3.防止信息泄露：文件管理规定的执行，能够确保公司机密和敏感信息的安全性，防止信息外泄，避免公司遭受损失和不必要的麻烦。
4.管理优化：文件管理规定不仅是一种管理制度，更是对公司管理思路的升级和升级。
通过对文件管理的标准化和科学化，能够推动管理优化，提高公司整体水平和竞争力。
5.加强法律意识：文件管理规定不仅是企业内部管理，更是对法律法规的贯彻和落实。
这些规定的执行，能够加强员工对法律意识的培养，避免公司违法违规行为，为公司发展提供良好的法律保障。
总之，文件管理规定是企业正确的管理思路和行为方式，其实施可以将企业内部信息管理由混乱化向规范化转变，让管理更有章可循，工作更加高效。
规范性文件管理规定
规范性文件管理规定第一章总则第一条为了规范和加强规范性文件的管理，提高文件的利用价值和保护文件的安全，本规定制定。
第二条本规定适用于所有单位和个人。
第三条规范性文件是指为采取行动、指导行为或者规范行为而发布的文件，包括法律、行政法规、规章、决定、公告、通知、通告等。
第四条文件管理应依法依规、科学合理、统筹协调，确保文件的正确保存、及时提供和合法使用。
第五条文件管理应坚持原始性原则、安全性原则、可追溯原则、便利性原则和合理性原则。
第二章文件的定义和分类第六条文件是为了反映、记录和表达单位和个人的活动、观点和决策，采用文字、图表、图片、音像等形式制作的载体。
第七条文件分为纸质文件和电子文件两类。
第八条纸质文件是以纸及纸质为载体制作的文件。
第九条电子文件是以电子设备为载体制作的文件，包括电子文档、电子邮件、电子表格、数据库等。
第十条单位和个人应当分类保存文件，包括秘密文件、机密文件、普通文件等。
第三章文件的收发和登记第十一条单位和个人在收到文件后，应及时进行登记，包括文件的名称、编号、收发日期、来文单位、来文号、主题、密级等。
第十二条文件的未登记不得进入文件库进行管理。
第十三条文件的传递应当签收，并在文件上注明签收人、时间和地点。
第四章文件的归档和保管第十四条文件归档应根据文件的性质、用途、价值等因素进行分类，并按照一定的标准进行装订或整理。
第十五条纸质文件应在正确、完整、清晰的原则下进行整理，采用文件夹、文件袋、文件盒等装置进行保管。
第十六条电子文件应按照一定的分类标准进行整理，采用加密、备份等技术手段进行保管。
第十七条文件库应具备良好的环境条件和安全设施，保证文件的安全、防火、防水、防尘。
第十八条文件库的访问应按照权限进行控制，重要文件应采取特殊措施进行保护。
第五章文件的利用和处置第十九条文件利用应符合法律法规和单位规定，保护机密信息，不得随意更改、删除或泄露文件内容。
第二十条文件处置应按照文件的价值、保管期限和保密等级进行处理，包括销毁、转移、移交、存档等。
文件管理操作规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为规范文件管理工作，确保文件安全、完整、高效地流转，提高工作效率，根据国家有关法律法规和本单位的实际情况，特制定本规定。
第二条本规定适用于本单位所有文件的管理工作，包括文件的形成、收发、登记、保管、借阅、销毁等各个环节。
第三条文件管理工作应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则；（二）分类管理原则；（三）安全保密原则；（四）高效利用原则；（五）方便查阅原则。
第二章文件分类与归档第四条文件分类1. 按照文件来源，分为内部文件、外部文件；2. 按照文件内容，分为行政文件、业务文件、财务文件、人事文件等；3. 按照文件密级，分为绝密文件、机密文件、秘密文件、内部文件、公开文件。
第五条文件归档1. 文件归档前，应进行整理、分类、编号；2. 归档文件应按照归档制度规定的格式进行编制；3. 归档文件应保证完整、准确、清晰。
第三章文件收发与登记第六条文件收发1. 收文应登记在收文登记簿上，包括文件名称、来文单位、收文日期、来文密级等；2. 发文应登记在发文登记簿上，包括文件名称、发文单位、发文日期、发文密级等；3. 收发文登记簿应妥善保管，定期汇总。
第七条文件登记1. 文件登记应准确、及时，不得漏登、错登；2. 文件登记簿应妥善保管，不得随意涂改、撕毁；3. 文件登记簿应定期检查、整理。
第四章文件保管与借阅第八条文件保管1. 文件保管应按照文件密级和保管期限进行分类存放；2. 文件保管应定期检查、清理，确保文件安全、完整；3. 文件保管人员应熟悉文件内容，确保文件在保管过程中不发生遗失、损坏。
第九条文件借阅1. 借阅文件应填写借阅单，注明文件名称、借阅人、借阅日期、归还日期等；2. 借阅人应妥善保管借阅文件，不得擅自复制、传播；3. 借阅文件应在规定期限内归还，逾期未还的，应按规定进行处理。
第五章文件销毁第十条文件销毁1. 文件销毁应严格按照国家有关法律法规和本单位的文件销毁制度执行；2. 文件销毁前，应进行审查，确认文件已失去保存价值；3. 文件销毁应采取安全、环保的方式，确保文件内容不被泄露。
文件管理规定
文件管理规定文件管理规定为了规范企业内部的文件管理工作，提高文件的安全性和管理效率，根据公司实际情况和管理需求，制定以下文件管理规定。
一、文件的分类1. 根据文件的性质和用途，将文件分为公文、合同、报告、档案、参考资料等各类，分别保存在相应的文件柜或库房内。
2. 对于涉密文件、重要文件和机密文件，应设专门的保密柜或区域进行存放，并制定相应的保密措施。
二、文件的命名和编号1. 文件应按照一定的规范进行命名，使名称能够表达文件的内容和意义，方便查找和归档。
2. 文件的编号应遵循一定的原则和规则，便于管理者和工作人员迅速定位和检索。
三、文件的存储和归档1. 文件应以电子文档形式保存在网络硬盘或服务器上，确保文件安全、防止丢失和损坏。
2. 对于纸质文件，应按照一定的顺序和分类原则归档，标注归档日期、责任人和归档位置等相关信息。
3. 已归档的文件应定期进行盘点和检查，确保完整性和可用性，并依据归档规定进行调取和使用。
四、文件的借阅和传递1. 对于需要借阅文件的人员，应提出借阅申请，并由文件管理员进行审批，并记录借阅相关信息。
2. 借阅人员应按时归还文件，并在归还时进行核对和记录，确保文件的完整性和安全性。
3. 文件的传递应以书面形式或者电子文档的形式进行，传递的过程中应加强保密措施，并记录传递相关信息。
五、文件的销毁和处理1. 对于已经不需要保留的文件，应按照规定的销毁期限进行销毁，采取适当的方法进行文件的销毁，如撕毁、烧毁、破碎等。
2. 对于涉密文件、重要文件和机密文件，应按照相关法规和规定进行处理和销毁，确保文件的安全性和保密性。
六、文件管理的安全措施1. 对于电子文件，应建立完善的网络安全体系，确保文件的安全传输和存储。
2. 对于纸质文件，应设立文件保密区域，加强对文件的保密措施，如设置监控设备、保安人员巡逻等。
七、文件管理的培训和宣传1. 针对文件管理的规定和流程，进行培训和指导，确保所有管理者和工作人员都熟悉和掌握文件管理的要求和方法。
文件管理规定
文件管理规定文件管理规定第一章总则第一条为规范和加强本单位的文件管理工作，提高工作效率和服务质量，特制定本规定。
第二条本规定适用于本单位所有工作人员。
第三条文件管理要坚持依法、科学、规范的原则，加强制度建设，强化责任意识，提高工作效率。
第四条本规定的文件管理包括文件的分类、编制、审查、传送、保存、销毁等方面的规定。
第五条本规定是对《文件管理办法》的补充与完善。
第六条本规定从发布之日起执行。
第二章文件的分类第七条文件按照不同的性质、用途进行分类。
分类包括：公文、会议文件、报告材料、通知通报、简报简牍等。
第八条公文是指对外发表的正式文件，申报、决策、指示、通知等，需要经过签发机关和印章确认。
第九条会议文件是指为了召开、组织和实施会议而需编制的文件，包括会议议程、会议纪要、会议决议、会议通知等。
第十条报告材料是指对上级机关、领导或其他部门汇报工作情况或问题，征求意见、解决问题等编制的文件。
第十一条通知通报是指通知本单位工作人员或其他相关人员有关工作安排、任务分配、政策制度等事项的文件。
第十二条简报简牍是指记录日常工作、活动的文件，包括工作日报、讲话记录、活动纪实等。
第十三条文件的分类应根据文件的性质和用途进行合理划分，保持分类的一致性和连续性。
第三章文件的编制第十四条文件的编制要根据事实、数据、情况进行客观描述和分析，并提出明确的要求和建议。
第十五条文件的编写要注意文字简练、明确，避免冗长和罗嗦，保持科学性和规范性。
第十六条公文的编制要求统一格式，包括信头、标题、正文、附件等部分，并注明文件的密级。
第十七条会议文件的编制要注明会议的名称、时间、地点、参会人员等基本信息，并根据讨论结果和决策内容进行详细记录。
第十八条报告材料的编制要全面、准确地汇报工作情况或问题，并提出明确的解决方案和建议。
第十九条通知通报的编制要明确工作安排、任务要求、时间节点等内容，所涉及的政策制度要准确引用和解释。
第二十条简报简牍的编制要注意记录工作过程和结果，突出重点和亮点，做到简明扼要，便于查阅和传阅。
文件管理规定
文件管理规定一、概述文件管理是指对于组织机构建立的文件和资料进行计划、组织、指挥、协调、控制和评价的过程。
在企业管理过程中，文件管理一般包括文件收集、鉴定、分级、保管、检索、利用和销毁等几个阶段。
文件管理规定是保证文件管理工作有序运行的法规标准。
二、文件管理的范围文件管理范围包括企业内外、各级各类文件。
企业内部指各个部门、职能机构（如工会、共青团、妇代会、劳动保障部等）文件。
企业外部指企业与政府有关部门、社会团体、其他企业、个人之间的文件。
各级各类文件包括技术资料、生产管理、经营管理、财务管理、人事管理等各方面的文件。
三、文件管理的原则和要求1. 原则（1）科学性原则：文件管理必须合乎科学的原则，包括文件管理的方法和管理思路。
（2）实事求是原则：文件管理工作要实事求是，重视客观情况。
（3）便民原则：文件管理应尽量方便文件使用者，为文件使用者提供舒适的工作环境。
（4）公开、公正原则：文件管理应符合公开、公正的原则，对所管理的文件应做到公开披露。
2. 要求（1）依据国家法律法规和国家档案管理局等相关规定，制定文件管理规定，并及时修改更新。
（2）建立文件管理制度，并由主管部门分别制定各自的部门文件管理制度和部门文件档案管理制度。
（3）加强文件鉴定，确保文件及时准确地进行鉴定分类，以便于后续的文件管理工作。
（4）文件应按部门、门类、账期、文件文种等进行分类，结构合理，档案目录应按照序号分级表文号和时间等记录。
（5）采用编号制度对文件进行管理，具体应该制定编号规则，确保文件的编号有序、规范。
（6）掌握文件的增删变动情况，建立文书收发登记簿，以资料表的形式记录。
（7）严格限制文件的外借，必须有正式的申请和批准手续。
（8）落实文件的保管责任，建立文件保管制度，确保文件得到妥善保存和保管。
（9）落实文件的检索制度，应该建立便民化的文件检索方法，以便文件使用者尽快地检索到所需文件。
四、文件管理的具体措施1. 制度建设制定文件档案管理制度，规范文件档案的管理制度。
文件管理规定
文件管理规定一、文件管理概述1.1 本规定旨在规范企业内部文件的管理，确保文件的安全性、完整性与及时性，提高工作效率和信息共享本领。
1.2 法律法规、政府部门的规定、企业规章以及技术标准文件等均适用于本规定。
二、文件的定义与分类2.1 文件是指以书面、电子或其他形式记录、保管和传递信息的载体。
2.2 文件分为内部文件和外部文件两大类。
2.2.1 内部文件是指企业内部使用的文件，包含但不限于企业规章制度、会议纪要、报告、合同等。
2.2.2 外部文件是指与企业有关的来自外部机构、部门或个人的文件，包含但不限于合作伙伴供应的合同、行政机关发来的公文等。
三、文件的编制与审批3.1 文件的编制应遵从科学、严谨、规范的原则，确保内容准确、清楚、完整。
3.2 文件的编制应明确文件类型、编号、标题、起草单位、起草人、日期等基本信息。
3.3 文件的编制应经过内部流转和审批程序，并由相关部门负责人签署。
3.4 文件的修订、废止或作废应有相应的程序，并及时通知有关人员。
四、文件的存储与传递4.1 文件的存储应当建立统一的电子文件管理系统和实物档案管理系统。
4.2 电子文件应依照文件类型、年份、编号等进行分类存储，并设置权限掌控。
4.3 实物档案应依照文件密级、年份、文件类型等分类存放，并进行定期整理、清理。
4.4 文件的传递应采用网络传输、内部邮件、快递或专人递送等方式，确保传递的安全性与及时性。
五、文件的查阅与查询5.1 文件的查阅应满足合规性及保密性要求，不得随便泄露、窜改或丢失。
5.2 内部人员可以通过电子文件管理系统进行文件的查阅，需经过权限掌控和审批。
5.3 外部人员如需查阅文件，需提出书面申请，并经过相关部门批准。
5.4 文件的查询应供应便捷的查询方式，并为常用文件建立索引，以提高查询效率。
六、文件的保密与归档6.1 企业的机密文件应进行密级管理，明确文件的保密等级和掌控措施。
6.2 机密文件的存储应采取严格的物理和电子安全措施，限制访问权限，并定期进行安全检查。
规范性文件管理规定
规范性文件管理规定
是指为了保证组织内部的文件管理工作有序进行，统一管理和规范文件的创建、保存、使用和销毁等过程的一系列规定和制度。
这些规定通常包括以下内容：
1. 文件创建规定：明确文件的命名规范、编制格式以及文件鉴定、签发和变更等程序要求，确保文件的规范性和可追溯性。
2. 文件保存规定：确定文件的存储位置、保存期限和保存形式，确保文件的安全性和可检索性。
例如，根据文件的重要性和保密性将文件分类保存，确保重要文件备份和存档。
3. 文件使用规定：明确文件的查阅、借阅和复制等使用权限和流程，确保文件的正确使用和防止滥用。
例如，制定文件使用申请和审批制度，限制非相关人员查阅文件。
4. 文件销毁规定：规定文件销毁的条件、方式和程序，确保废弃和无效的文件能够被及时销毁。
例如，制定文件销毁清单和销毁方法，加强对关键信息的销毁控制。
5. 文件管理责任规定：明确各级部门和人员的文件管理责任和义务，确保文件管理工作得到有效执行。
例如，明确文件管理责任人和职责，定期进行文件管理培训和考核。
6. 文件管理制度和流程规定：制定文件管理的制度和流程，包括文件管理的工作流程、批准流程、传递流程等，确保文件管理工作的顺利进行。
7. 文件管理监督与评估规定：建立文件管理的监督和评估机制，对文件管理的执行情况进行监测和评估，并及时进行改进和调整。
以上是一些常见的规范性文件管理规定的内容，不同组织根据自身情况和需求可进行适当的调整和补充。
规范性文件管理规定有助于提高组织的工作效率、信息安全性和管理水平。
规范性文件管理规定
规范性文件管理规定
是指组织或机构制定的一套文件管理标准和操作规程，用于规范和统一文件管理的过程和方法。
以下是一些常见的规范性文件管理规定：
1. 文件命名规范：制定一套命名规则，包括文件名的格式、字符长度、命名方式等，以确保文件命名有序、清晰、易于管理。
2. 文件分类规范：建立文件分类体系，包括文件分类的方式、分类标准和分类编码等，以便于文件的归档、检索和管理。
3. 文件存储规范：规定文件的存储位置和媒体，例如使用统一的网络文件服务器、云存储等，避免分散存储和数据丢失的问题。
4. 文件备份和恢复规范：明确文件备份周期、备份介质、备份存储位置等，确保文件安全可靠，并建立文件灾难恢复方案。
5. 文件权限管理规范：规定文件的访问权限和管理权限，确保文件的机密性和完整性，防止未授权的文件访问和篡改。
6. 文件审批流程和控制规范：指定文件的审批流程，规定文件的审批人员、审批时间等，确保文件的合规性和审批可追溯性。
7. 文件归档和销毁规范：明确文件的归档时限和归档方式，以及文件的销毁程序和销毁方式，确保文件的保密性和合法性。
8. 文件管理培训和考核规范：制定培训计划和考核标准，定期对文件管理人员进行培训和考核，提高文件管理的专业性和效率。
9. 文件管理监督和评估规范：建立文件管理监督机制，定期对文件管理工作进行评估，及时发现问题并提出改进措施。
以上只是常见的一些规范性文件管理规定，实际规定内容应根据组织或机构的具体情况进行制定，并不断根据实际需求进行调整和完善。
文件管理规定
文件管理规定文件管理是企业日常运营不可或缺的重要工作。
好的文件管理规定可以帮助企业规范文件的处理流程，便于文件的查找、利用和保护，提高工作效率和办公环境的整洁度。
下面是一份大致包含的文件管理规定，供参考。
一、文件管理原则1.规范性原则。
文件管理应遵循国家法律法规和企业内部规章制度，规范文件的处理、保管和利用过程。
2.安全性原则。
文件管理应注重信息安全，防止文件泄密、遗失、损坏和不当利用等情况的发生。
对于涉密文件应严格保密，确保不被非法获取。
3.经济性原则。
文件管理应追求经济效益最大化，避免资源浪费。
既要保证文件处理工作质量，又要节约文件处理成本。
二、文件的归档与保管1.办公自动化平台。
为方便文件的查阅和管理，采用办公自动化系统进行文件处理，将文件统一保存在指定目录下。
2.文件编码。
各种文件分别制定编码体系，按照编码规则归类存档，方便查找和利用。
3.文件借阅与归还。
除了部门内部文件流转，文件需要跨部门借阅时，必须事先经过申请，签字同意后才能领取。
借阅人应妥善保管资料，借阅时间不得超过7天。
还必须经过审核。
4.档案年限。
按照规定年限，对文件进行归档和清理。
一定要做到时效性清理，避免文件过度堆积。
5.文件保管安全。
对于涉密文件，应制定专门的保密措施，严格限制查阅与借阅。
文件不得私自带出单位，亦不得私藏、私拆、私借等行为。
三、文件会签与审批1.文件会签。
必须与会签对象沟通并确认意见，做到意见清晰、具体、明确、可行，并记载好现场签字或公文上签字。
2.文件审批。
在规定时间内，应严格按照企业内部审批流程，依次进行审批，审批流程中发现问题，应及时整改。
3.文件公示。
评审会决定的重大议题决定、工作计划、安排等事项在公司内部公示一定时间，为有关方面及感兴趣人员投诉、反对等提供机会。
四、文件的利用1.文件查询。
工作需要，需要查看某项文件时，必须按照规定的流程进行查询，使得内部的文件查阅及查询原则，变得更加合理化。
2.文件复印。
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1 目的
为使公司各项管理文件编写规范化、标准化，同时使文件在发行、修订、废弃等方面都能得到有效的控制，特制定本规定。
2 适用范围
适用于集团范围内各项活动的内外部文件与资料，各事业部可结合事业部实际情况，参照本规定执行。
3术语和定义
3.1 内部文件
根据公司内部经营活动或外来文件需要产生的文件。
3.2 外来文件
凡来自国际或国家标准机构、国家法律、行政机关、客户等标准、法规、要求性文件等均为外来文件，此类文件将规范、指导或影响公司的经营活动。
3.3 作废文件
文件版本已更新，或者结合实际业务开展原文件废弃，不再继续使用。
3.4 表单
记录工作内容、状况或结果的文件。
4 过程指标
无
5 工作标准及规范
5.1 职责
5.1.1 总裁
负责审核、批准管理手册等涉及公司重大经营管理活动的文件。
5.1.2 人资中心
5.1.2.1 负责拟定并执行人力资源、企业管理等职能范围内的各种相关文件及表单。
5.1.2.2 负责集团公司文件规范化管理工作的统筹、组织与监督实施。
5.1.2.3 对集团文件类材料进行全过程管理，包括但不限于发行、存档、回收、作废等。
5.1.2.4 参与其他体系内部文件评审，提出修改建议。
5.1.2.5 组织实施公司各类文件有效性审核工作。
5.1.3 其他各中心
5.1.3.1 负责拟定并执行本中心职能范围内的各种相关文件及表单。
5.1.3.2 负责对应职能外来文件的使用、内部转化等。
5.1.3.3 参与其他中心内部文件评审，提出修改建议。
5.2 文件编写通则
5.2.1 文件版面设置
a)纸型： A4纸、纵向（特殊情况下可采用横向）；
b)边距：上（2.3cm）、下（2cm）、左（2.3cm）、右（2cm）；
c)边界：页眉（2.0cm）、页脚（1.5cm）；
d)正文：字体采用“宋体”、字号采用“小四”、1.5倍行间距；
e)页眉表格尺寸：长（页宽）、宽（小四字体、单倍行距下自动设置，其中公司名称为三号加粗字体）。
注：记录表单不规定具体版面设置。
5.2.2 文件的结构
a)《发文签批单》作为文件封面，格式参见附录A；
b)＂非流程性文件＂正文格式参见附录B，其中工作流程图及工作流程描述条款写＂无＂；
c)＂流程性文件＂，正文格式参见B。
注：本文可作为非流程性文件格式的模板。
5.2.3 文件页码
以文件的正文（含工作流程图）页码数为文件总页数；发文签批单以及文件附表、附录都不计入文件页码总页数中。
5.2.4 部门代码
5.2.4.1 集团公司各中心文件统一按照集团层面文件进行控制，部门内部使用文件由各中心自行编码，集团不再进行统一要求。
5.2.4.2 各事业部文件体系可参考本文件执行，所执行代码可参见下表：
5.3 文件的编号规则
5.3.1 编号说明
文件编号采取以过程编号为主的原则，并设定文件驱动部门，负责文件修订以及执行落地。
过程分为管理过程（MP）、核心过程（KP）、支持过程（SP），主要对应关系如下：5.3.2 文件编号规则
编号原则为HY/××××.××组成。
5.3.3 事业部级文件编号规则
事业部内部执行文件其编号原则为HY××/××××.××组成。
5.3.4 文件版本版次
5.3.4.1 文件初始版本为A/0，A代表版本，0代表版次。
5.3.4.2 局部修订时只需更新版次，如由A/0变更为A/1，并在修订记录中对修订内容进行简单描述。
5.3.4.3 涉及文件重大调整时，需变更版本号，如由A/0变更为B/0。
5.4 文件的编写
5.4.1 文件名称
文件名称应明确地表示出文件的主题，要使该文件与其它文件的主题相区分，并不涉及不必要的细节。
5.4.2 文件正文的编写要求
5.4.2.1 目的
该要素应说明为什么开展该项活动。
5.4.2.2 适用范围
该要素应明确规定文件的对象和所涉及的各个方面，由此指明文件或其特定部分的使用界限。
5.4.2.3 术语和定义
这是一个供选择的要素，它给出为理解文件中某些术语所需要的定义。
5.4.2.4 过程指标
对于一般文件这是一个供选择的要素，它给出为评价文件的执行情况所设定的计算公式或说明。
5.4.2.5 工作规范要求
适用于非流程性文件描述，用于描述文件具体要求等内容，如工作规范、要求、考核等。
流程性文件需要特殊说明的相关内容。
5.4.2.6 工作流程图
适用于流程性文件，它给出与该文件所规定活动的流程图。
该要素是文件的主体部分，要求必须按照“附件E”格式绘制出“完整的流程图”；按流程的逻辑顺序描述活动细节，明确“流程块名称、节点、流程描述、时限、相关文件／记录”，明确每个环节中“做什么、谁来做、何时、何地、如何做，做到什么程度”，应参考哪些相关文件，需要形成哪些记录、报告等。
5.4.2.7 相关文件／记录
这是一个供选择的要素，它给出完成某项工作所需要的支撑性文件或记录的编号、名称。
5.4.2.8 记录清单
对于一般文件这是一个供选择的要素，它给出与该文件所规定活动时应使用到或产生的记录。
此要素在记录时要以表格形式规定出记录的编号、名称、保存期限、保存方式及归档地点。
5.4.3 文件编写注意事项
──措词准确，不使用可能引起误解的语言，尽可能用定量描述方法；
──能被未参加文件编制的人员理解，并注意文件的可操作性；
──对已有文件中实用的办法，可直接引用，必须写明引用文件的编号、名称或引用其中条款；
──文件用阿拉伯数字为章的编号，用阿拉伯数字加下脚点的形式为条的编号，并以第四层次为限，如×.×.×.×；若还有更具体的内容需要区分时，则以冒号“：”引出字母a）、b）、c）、……或用“──”破折号区别；层次不满四层时，也可以用a）、b）、c）、……或“──”破折号区别（如本文中的5.2.1 a）、b）、c）、……和5.4.3所示）。
5.5 文件评审及审批
5.5.1 文件的评审由文件拟定部门负责发起，文件所涉及部门要积极参与，严谨对待。
5.5.2 文件审批程序：a) 文件拟定部门提供终稿；b) 人资中心审核文件规范性，并按文件对应编码分类，更新文件汇总清单；c) 文件拟定部门发起文件审批会签，并办理领导签批手续。
5.6 文件颁布与归档
5.6.1 文件签批后，由人资中心负责对文件原文件进行分类归档。
5.6.2 所有集团级文件（涉及保密信息的除外）必须要在转换PDF版本后上传至OA系统。
5.7 文件实施与修订
5.7.1 文件颁布后，拟定部门要对各文件相关部门及人员进行培训，并形成培训记录。
5.7.2 文件颁布后，文件中所涉及业务都需按文件要求开展实施，由人资中心负责监控文件的实施状态。
5.7.4 结合文件实际实施情况，需要修订时要及时修订，并按本规定进行签批与发放。
5.7.5 为保证文件的有效性，新版文件出台后旧版文件自动作废，业务开展要求以OA系统内最新版本文件为准。
5.8 文件的定期审核
5.8.1 每年至少组织一次对公司重大经营管理的各项文件的统筹修订。
5.8.2 为确保文件有效执行，应对集团各项文件制度进行不定期审核，每半年至少完成一轮公司范围内的文件执行情况审查。
5.9 文件作废
新版文件发布后，旧版文件必须从OA系统撤下，统一负责保存至少2年。
5.10 外来文件
5.10.1 各职能中心负责接收及搜集与自身业务相关的外来文件，并建立《外来文件清单》。
5.10.2 各职能中心根据实际情况判定是否需将外来文件转化，需转化的外来文件在转化为内部文件时也要按此规定执行。
6 工作流程图
无
7工作流程描述
无
8 记录清。