项目沟通的重要性以及案例分析

6.怎样提高项目例会的效率
• 5.提前发送资料：会议之前将会议资料发到参会 人员手中。对于需要背景资料支持的会议，提前 发送资料给参会人员，可以提前阅读，会上直接 讨论，节约会议时间。 • 6.借助设备：一些需要异地成员参加或需要演示 6. 的场合，可以借助视频设备等外部设备使会议达 到更好的效果。 • 7.设定主持人：明确会议规则，指定主持人，明 确主持人职责，会议主持人对会议进行有效控制， 并营建一个良好的会议气氛。事先明确会议规则、 控制会议节奏 、会后总结、提炼结论整理会议纪 要、做好会议后勤保障 。
7.除例会外其他的沟通办法
• 1.首先应对项目组成员的沟通需求和沟通 风格进行分析。 • 2.采用不同的沟通方式。做到因人而异， 因时而异，针对不同的人不同的事采用最 合适最有效的沟通方式。 • 3.采用多种方式进行沟通。除项目例会外， 还可以采用电话、邮件、项目管理软件等 多种沟通方式。
7.除例会外其他的沟通办法
4.沟通案例
• 李刚是负责开发某个软件项目的项目经理。而他 的团队总是会因为沟通的不足而只有少数的人干 实事，其他的人不监督不安排就不知道自己该干 嘛，而少数做出来的软件模块有对接不上。 老张非常希望能够通过自己的努力改善这一状 况，因此要求项目组成员无论如何每周必须按时 参加例会并发言，但对例会具体应如何进行，老 张却不知如何规定。很快项目组成员就开始抱怨 例会的目的不明，时间太长，效率太低，缺乏效 果等等，而且由于例会上意见相左，很多组员开 始互相争吵，甚至影响到了人际关系得融洽
1. 沟通不善产生的原因
• 业务专家和初级管理者对计算机技术方面 的不精通 • 电脑专家不善于沟通
1.1 业务专家和初级管理者对计算机 技术方面的不精通
• IT领域在持续的改变着，这些改变给人们带 来了许多新的术语，业务专家和初级管理 者对计算机技术方面的不精通，当他们被 迫要和计算机专家沟通时，事情常常被术 语弄的更为复杂而让人困惑。尽管现如今 大部分人都在使用电脑，可是使用者和开 发者的差距随着技术的进步而变得越来越 大。
2.沟通的作用
• 5. 有效的沟通可以减少管理成本。项目管 理中的沟通是有成本的，项目的管理有效 性取决项目管理的沟通成本，而沟通成本 一般取决于项目管理组织设计中项目管理 的协作性，也就是取决于项目成员之间的 沟通意愿和沟通能力
3.沟通不善产生不良后果
• 1.沟通不善可能会使项目管理者失去人心。 因为如果他们说的话如果是负面或错误 的，其影响会被放大无数倍，影响整个团 队的工作，不仅让人怀疑你的能力，还会 损害你的事业和你的部门利益，上级可能 会想我们需要的是能与我们沟通，让我们 知道真正是怎么回事的人。
3.沟通不善产生不良后果
• 3.交流不善的情况都让项目经理和团队人员做很 多额外的工作。 项目经理明明知道自己对小组成员的期望值， 但却没有及时告诉他们，直到发现他们的工作出 现了问题，才回去责问他们。有的时候，由于项 目经理没有说明工作要求，小组成员花费时间做 了很多不必要的工作。无论是对于项目经理来说 还是对于小组成员来说，这种，也难免让他们的 心情感到沮丧。
5.分析问题产生的可能原因
• • • • • • • 1.缺乏对项目组成员的沟通需求和沟通风格分析。 2.缺乏完整的会议规程、目的、议程，职责不清。 3.会议缺乏控制，导致会议效率低下，缺乏效果。 4.会议没有产生记录。 5.会议没有产生相应的行动。 6.沟通方式单一。 7.没有进行冲突管理。
6.怎样提高项目例会的效率
1.2 电脑专家不善于沟通
• 虽然并不是每位专家都不善于沟通，大部 分的IT研究人员普遍更重视提高自己的技术 能力，而非社交和沟通能力。大多数IT相关 的课程都有许多技术上的要求，而很少在 沟通（包括听、说、写）、心理wenku.baidu.com社交、 人性等方面有所要求，总是认为这些软技 能是很容易自己学会的，但实际上这些都 是需要去学习和开发的重要技能。
• 4.对于正式沟通的结果要有记录，要进行落 实。 • 5.可以引入一些标准的沟通模板，如项目章 程、绩效报告和口头状态报告等。 • 6.在项目组内培养团结的氛围并注意冲突管 理。
2.沟通的作用
• 3. 为项目决策和计划提供依据。项目团队要想做 出正确的 决策，必须以准确、完整、及时的信息 作为基础。 • 4. 为项目经理的成功领导提供重要手段。任何决 策都会涉及到干什么、怎么干、何时干等问题。 每当遇到这些急需解决的问题时，管理者就需要 从广泛沟通中获取大量的信息情报，然后进行决 策，或建议有关人员做出决策，以便迅速解决问 题
1.总体安排：事先制定一个例会制度。在项目沟通计划中， 确定例会的时间，参会人员范围及一般议程。 • 2.懂得放弃：放弃可开可不开的会议。 • 3.明确目的和期望：明确会议的目的和期望结果。明确会 议的目的，是集体讨论一些想法，还是互通消息，或者解 决一个面临的问题。要明确会议的期望，是达到信息同步 还是要生成一个明确的解决方案。 • 4.发布通知：会前发布会议通知，通知中明确会议的目的、 时间、地点、参会人员、会议议程和议题。一种被广泛采 用的方法是：广泛征求意见，少数人讨论，核心人员决策。 项目中不是每个会议都需要全体人员参加的，根据会议议 题确定参会人员范围。事先得到议题和议程，可以让参会 人员提前准备 •
2.沟通的作用
• 对于项目来说，要科学的组织、指挥、协 调和控制项目的实施过程，就必须进行项 目的信息沟通。好的信息沟通对项目的发 掌和人际关系的改善都有促进作用。具体 来说，沟通的作用如下 :
2.沟通的作用
• 1. 为组织和控制管理过程提供依据和手段。只有 通过信息沟通，掌握项目团队内部的各方面情况， 才能为科学管理提供依据，提高项目团队的组织 效能。 • 2. 为项目经理的成功领导提供重要手段。任何决 策都会涉及到干什么、怎么干、何时干等问题。 每当遇到这些急需解决的问题时，管理者就需要 从广泛沟通中获取大量的信息情报，然后进行决 策，或建议有关人员做出决策，以便迅速解决问 题
项目沟通管理
项目沟通的重要性
小组成员：张 炯 林昶佐 雷耀花
引言
• 对于任何项目来说沟通都好重要，尤其是IT 项目，最大上的威胁就是沟通的失败，如 果沟通失败就会产生类似不确定的范围或 不切实际的时间计划等出现在其他知识领 域的问题。项目经理和他的团队，应该优 先考虑如何进行良好的沟通，特别是与关 键的项目利益相关者。以下将从沟通不善 产生的原因、沟通的作用和带来的不良后 果分析沟通的重要性
3.沟通不善产生不良后果
• 2.客户并不真正了解项目的进展情况。 如果没有正确的信息，人们是无法做出 最佳的决策的。如果他们不了解项目的进 展情况，就要花费额外的时间去搜集更进 一步的信息。事实上，如果你及时向客户 提供项目进展信息，而他们却不停的向你 追问更新的信息，这可能表明你们之间的 交流还是存在着问题。