物资采购及物流管理

第9章物资采购及物流管理计划

9.1 物资采购管理制度

第一章总则

第一条为规范公司物资采购管理，加强廉政建设，充分发挥整体规模优势，降低成本，使物资采购工作在“公开、公平、公正”的环境下规范运行，为公司生产经营工作提供保质保量的物资供应，结合公司实际，特制定物资采购管理制度。

第二条物资采购工作必须遵循的原则

（一）阳光采购。即“公开、公平、公正”的原则。

（二）廉洁采购的原则。

（三）科学择优和价格合理的原则。

（四）安全采购的原则。

第三条物资采购实行分级管理

（一）大宗物资、批量原材料由公司直接组织公开招投标进行采购。

（二）零星物资采购，由采购部组织年度比质比价，确定合格供应商后组织进行采购。

第二章职责分工

第四条公司价格领导小组是公司物资采购的领导和决策机构。组长为公司总经理，副组长为公司分管采购工作的副总，组员由相关采购、财务、审计、生产指挥的相关人员组成。第五条公司总经理审批采购部门各项规章制度，审批年度采购预算和采购计划，审议批准合格供应商名单，审批预算及计划外采购项目，批准请购单和重要购货合同。

第六条分管采购的副总审核采购部门各项规章制度，审核年度采购预算和采购计划，审核预算及计划外采购项目，根据权限审批请购单和购货合同。

第七条采购部经理制定采购部规章制度和工作流程，编制年度采购预算和采购计划，审核购货合同和采购订单，在授权范围内签订供货合同，组织进行合格供应商的选择和评审。第八条采购员负责进行市场调查，填写询价比价单；负责起草购货合同和填制采购订单；提出付款申请，实施采购；办理退换货事宜；建立、更新与维护供应商档案；参与对供应商质量、交货情况等的评价。

第九条财务部部长审核购货合同及付款申请；审批会计提交的付款凭证；参与合格供应商评审；参与商定对供应商的付款条件。

第十条质量信息部负责检验样货质量；检验所购物资质量。

第十一条技术研究院提供对所购物资的专业技术建议；参与对特有物资的技术检验工作。第十二条仓库保管参与外购物资的出入库验收；负责外购物资的标识、保管、收发；负责提出外购物资补仓申请。

第三章供应商准入程序

第十三条新的供应商开发的提出

根据公司需要，由采购部或质量信息部或技术研究院或总调度室提出新的供应商的开发工作。对于公司A类物资必须有两家以上的供应商。

第十四条供应商的开发

该项工作由采购部进行实施。具体流程为：

1、采购员进行市场调研，收集潜在供应商相关信息，初步分析评价供应商，提出候选

名单。

供应商需要提供的资料：

（1）工商营业执照副本

（2）税务登记证副本

（3）组织机构代码

（4）与产品有关的委托、授权文件

（5）产品合格证明、检验报告等质检资料

（6）企业法人或委托授权人有效证件

（7）企业质量体系证书

（8）其他能证明单位实力的资信文件

2、根据采购种类组织现场评审，并形成《供方调查报告》，对供方在产品开发能力、现

有产品的质量水平、质量保证能力、批量供货能力、信誉等方面进行评价。

3、试制试验和供应商评审

经初步评审认为可行的供应商由采购部根据技术研究院提供的技术要求通知供方提供样品，由总调度室安排，技术研究院跟踪样品试用情况，记录样品试用结果，及时对试用情况进行总结。

3、小批量供货

对于样品实验结果符合要求的供应商，由采购部门通知其进行小批量试制，采购数量由技术研究院确定，并且技术研究院对小批量供货的样品进行跟踪验证。

4、技术部门提供试验报告

小批量实验完成后，由技术研究院根据实验情况写出实验报告报总经理审批。

5、总经理审批

总经理对于是否纳入合格供方进行审批，采购部根据总经理的批示对于纳入合格供方的建立档案，并录入合格供方清单表。

第十五条供应商的年度评审

每年年底，由采购部组织总调度室、财务部、技术研究院、信息质量部、检验车间、相关分厂等部门对供应商年度供货情况进行评审，评审内容主要包括供货质量、供货价格、供货及时性、服务水平等内容，并分别给予现场评分，根据评审情况确定是否继续纳入合格供方名单，并经总经理签批后执行。

第十六条持续改进要求

对于年度评审纳入合格供方名单的供应商，由技术研究院根据图纸和技术要求并综合供方实际质量水平提出下一年度供方质量持续改进要求，并签订持续改进协议。

第四章采购物资价格确定

第十七条大宗物资定价。大宗物资采购主要指采购物资一次性支付金额较大或年累计采购量较大，需谨慎对待的采购行为。大宗物资的采购定价办法是：

1、投标法。本办法适用于一次性支付金额较大的物资的采购，可实行明标与暗标竞标的的

方法进行招投标。具体见《大宗物资采购招标管理办法》。

2、价格下浮定价。本办法适用于稳定配套的连续供货的供应商的价格制定。在每年的12

月份进行分供方评审时集中进行，由价格领导小组负责实施。出发点是在上一年度价格的基础上要求分供方通过技术改进降低生产成本，在供需双方共赢的前提下下一年度供货价格有一定幅度的下浮，下浮点应根据不同的供货内容分别制定。

第十八条对于生产辅料、备件等实行比质比价定价办法。

目的是规范采购行为，提高采购质量，降低采购成本，降低公司综合费用支出，保证采购工作的公开、公平、公正。性价比作为首要衡量指标，追求费用支出最低，选用产品功能技术性能适用于使用条件的产品，同类企业比质量，同样的质量比价格，同样的价格比信誉。比价的方式可通过电话询价，网络询价和市场调查。坚持“货比三家”的原则，每种物资采购原则上询价不少于3家供应商或三个品牌，并要留下询价记录。对于下列情况必须询价：

1、公司价格体系中无此物资价格或无可比价格。

2、市场价格波动足以影响供应商的供货质量和服务。

3、市场价格波动足以影响公司利益并产生额外支出。

4、对于市场价格一直在变动的的物资，如有色金属等，比价采购的前提是必须掌握或开发

较多的合格供应商。

第十九条对于工装、外协加工备件等实行工时定价的办法。由生产指挥部相关人员根据图纸核算工时，由采购人员按照价格小组认可的单位工时价格进行核算单件外协件价格，并由财务审计人员认可后执行。

第二十条供货价格的调整：

1、对于签定了年度供货合同的供应商，当由于受到市场原材料影响而提出涨价请求时，采

购人员应对市场原材料价格进行调查，按照涨价部分供需双方共同承担的原则向价格领导小组提出申请，价格领导小组确认后由总经理签批后执行新的采购价格。

2、采购人员必须随时掌握原材料价格行情，当原材料价格降低时及时向供应商提出降价要

求，降价幅度等同于原材料价格下降幅度，并及时与供应商重新签定供货合同，以确保

公司利益。

第五章物资采购的实施

第二十一条采购五适方针：适当的价位，在适当的时间，从适当的

地点，购进适当品质及适当数量的物料。

第二十二条公司采购部门应按照审批后的“物资采购计划”和“物资采购合同”组织物资采购。公司物料库存降低到安全库存量或控制标准时，可随时提出采购申请，并分为定量订购和定时订购两种方法实施采购。

第二十三条采购部不得无计划采购物资，也不能超计划采购物资。

第二十四条采购人员订购的物资必须与请购单所列要求规格型号、数量相一致。在市场条件下不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，及时反馈信息供申请部门更改请购单作为依据。

第二十五条采购物资入厂后，采购人员填写检验单，由检验车间或保障车间相关检验人员对进厂物资进行检验，检验合格后方可入库。

第二十六条库房管理员对照物资检验登记表，确认物资质量合格的准予入库，对入库的物资进行登记，填写入库表和入库单。

第二十七条物资入库后，库房管理员及时将物资信息反馈给各部门以备及时领用。

第二十八条物资验收入库实行“三审一检”的内控原则，即采购计划审核，价格审核，合同及票据审核，和质量检测。

第六章库房管理

第二十九条保管员对入库物资进行分类编号。保管员必须熟悉物资的性能，特性，分类情况，妥善保管各类物资，并要分类上架存放，做到摆放整齐，仓位通畅。对不宜架存的物资要堆垛整齐，并采取防潮措施。

第三十条保管员对所管物资要熟悉存放位置，经常检查，防止霉变、生锈、虫蛀、鼠咬等事故。

第三十一条库房物资实行卡物管理制度，卡物相符到位。

第三十二条库房要保持卫生，做到物架、物资、地面无尘土，无污迹，无杂物。

第三十三条对返回的废旧物资及时填写“废旧物资回收清单”，由专业人员对回收原因及处理方式进行鉴定，以便统一处理。

第三十四条保管员对库存短缺的常规备用物品，按月列出“库房请购单”，经审批后购买物资补仓库存。

第三十五条库管每个月末对物资进行盘点，填写“物资盘点统计表”，根据物资的入库、出库情况，确定物资品种、规格是否准确，有错查找原因，有必要的追究当事人责任。

第七章工作纪律

第三十六条采购人员在采购工作中必须严格遵守国家法律法规和公司有关工作纪律规定，坚持“阳光采购，廉洁采购，科学采购，安全采购”的原则，必须按照采购工作程序展开工作，按照“物资采购价格确定办法”进行询价，价格审批和定价、调价，以做到洁身自好地圆满完成采购任务。采购人员物资采购的依据是《年度生产经营计划》、《月度生产计划》和《月度采购计划》以及经相关领导批准的临时性的《物资请购单》，采购人员必须按计划采购，对于未按计划采购给公司造成库存积压的，视资金积压数量给予100-500元的罚款。第三十七条采购人员必须实事求是地按照不高于市场价格采购物资，对于弄虚作假，故意提高采购价格吃回扣或对供应商吃、拿、卡、要给公司造成经济上和名誉上的损失的，一旦被举报或被公司查出，立马给予停职，撤职，直至开除。

第三十八条采购工作必须在公司批准的合格供方中进行，对于新开发的供应商，必须按照分供方开发的程序进行，只有纳入合格供方后方可直接采购，否则将视情节轻重给予采购人员100-500元罚款。

第三十九条采购人员必须对采购物资的质量负责，如发生因采购质量问题而给公司造成损失的（包括采购物资质量的不符合以及采购的设备达不到合同要求而生产不出合格工件），则根据损失的大小处以不同程度的罚款。

第四十条采购人员应努力降低采购成本，积极开发新的供应商，如开发出新的质优价廉的供应商，则按照年节余额的10%奖励采购人员。

第四十一条采购人员必须保证采购物资及时到位，确保公司生产经营工作的顺利进行，如无正当理由致使采购物资不能按时到位而给公司造成停产等损失的，按照损失大小给予当事人100-500元的罚款。

第四十二条采购人员在采购中必须做到货比三家，确保采购物资性价比最高，如未进行对比而轻率采购，致使采购价格远远搞出市场价格的，将按照多支出的金额给予相同幅度的罚款。

第八章附则

附：供应商评审管理标准

供应商评审管理标准

为规范供应商的行为，促使供应商不断持续改进，增强供货能力，降低采购成本，特制定供应商管理办法。

每年的12月份，由采购部组织，技术研究院、信息质量部、计财部、总调度室、检验车间、使用车间等部门的相关人员参加，对供应商的年度供货进行评审，对供应商进行优胜劣汰，并形成新的合格供方名单，以保证采购工作的持续进行和不断完善。

供应商（分供方）评审的内容为针对供货的质量、价格、交付及时性、服务、持续改进、体系开发等内容进行审核。

供应商综合评价标准按下表执行。

备注：

1、评价总分为100分，得分大于或等于70分为合格，小于70分为评价不合格；

2、对于评价不合格的供应商限期整改，整改后仍不合格者予以淘汰；

3、同类产品的供应商按照得分高低分配供货份额。

得分具体评定按照附表《供方年度业绩评定表》填写。

附销售公司发运质量管理规定

Q/VST.G002-2009

1.目的：

为了避免销售公司不规范发货过程产生磕碰废品，给公司造成不必要的损失，同时减少顾客此类质量投诉，特制定本规定。

2.范围：

本规定适用于销售公司从仓储、装卸、搬运、发货、退货等一切环节的质量控制，适用于公司所有产品。

3.职责：

3.1销售公司综合部负责本规定具体实施、监督、控制；

3.2信息质量部负责监督和考核。

4．管理规定：

4.1主机发货由公司专车送达，尤其是庆铃和江淮等重点顾客，原则上不允许使用零担发货和物流公司运输。销售公司综合部监督好整个发运过程，并通知货运司机做好路上磕碰预防，通知驻主机人员做好卸车和搬运管理，退货产品也要注意保护，减少磕碰。

4.2零担发货，销售公司综合部每批次要与物流公司或个人签订质量保证协议，并建立档案，防止运输外包过程中出现质量问题。若运输过程出现质量问题，销售公司要按协议索赔物流公司或个人。对于有过两次问题的物流公司或个人要取消运输外包资格。

4.3顾客反馈的质量投诉，一旦落实属于在运输和装卸过程中造成的，将追究销售公司综合部责任，并根据损失大小处以100－1000元罚款，情节特别严重的报公司处理。

4.4销售公司综合部要监督好装车过程的监督，杜绝野蛮装卸，严防踩踏产品，否则每发现一次按50－300元处罚。

5.记录

5.1运输外包质量保证协议