新时期下如何规范国土资源档案管理

浅析新时期下如何规范国土资源档案管理

摘要：做好国土资源档案工作是做好国土资源各项业务工作的基础。在新形势下，国土资源工作与经济发展的关系更加密切，国土资源档案作为国土资源各项业务工作的原始记录，对依法管地、合理开发利用土地矿产资源、解决土地矿山纠纷、制定土地利用总体规划及缴纳土地各种税费等等方面都起到了很重要的凭据作用。随着国土资源档案数量的不断增加，利用率越来越高，如何规范国土资源档案管理成为当务之急。本文就国土资源档案规范化管理的重要性和国土资源档案工作存在的问题，阐述了应如何规范国土资源档案工作，为社会经济发展服务。

关键词：新时期；规范；国土资源；档案管理

中图分类号：g271 文献标识码：a 文章编号：1673-8500（2013）06-0066-02 国土资源档案是指国土资源管理部门及所属单位在各项业务工作中形成的、具有保存价值的各种文字材料、图纸、图表、计算材料、声像等原始记录，它是党和国家的宝贵财富。国土资源档案作为土地、矿产资源登记和利用情况的历史记录，成为合理规划、利用土地矿产资源和解决土地矿产纠纷的重要依据，管好、用好国土资源档案，不仅仅是国土资源档案工作的内容，也是做好国土资源各项业务工作的基础，关乎国土资源管理工作的长期、稳定发展，关乎当地社会经济的繁荣和可持续发展，随着国土资源档案数量不断增加和利用率的不断提高，如何规范国土资源档案管理，更好地为经济发展服务摆上了议事日程。

一、国土资源档案规范化管理的重要性

1.及时为国土资源管理各业务部门提供原始资料

国土资源档案就是国土资源各部门在业务活动中形成的原始记录。国土资源档案数量大，类别多，载体多样，而且与日俱增，面对数以万计的国土资源档案资料，只有实行规范化的档案管理，国土资源各业务部门才能方便快速利用到所需档案信息，及时为业务工作的顺利开展提供准确有效的数据和资料。

2.为土地权利人和广大群众提供方便快捷的利用服务

国土资源档案作为土地权属登记的原始记录，记载了土地权利人获得土地使用权的整个过程，直接关系到广大群众的切身利益，而且国土资源档案数量巨大，利用率高，因此对于国土资源部门来说，不仅要妥善保管好这些档案，防止档案遗失损毁，切实保护好土地权利人的合法利益，还要将这些档案进行规范化管理，按照一定国土资源档案分类标准进行储存、分类，实行计算机操作，实现电子档案和纸质档案的一体化管理，便于土地权利人和广大群众能方便快捷的查找利用所需档案资料。

3.为上层领导提供决策依据

国土资源部门对土地的权属进行登记，不仅是对土地权利人权益的保护，还是对土地情况的登记。这些土地登记档案可以反映出土地的现状，比如土地变更和交易情况，土地利用状况等等，如果这些档案能够进行规范化的管理，这些信息就能轻而易举的反映出来，能够给决策者提供一些最原始、最准确的数据。根据这些数据，

决策者能更及时、科学、客观的对当前的形势作出正确的判断，做出科学合理的决策。因此国土资源档案规范化管理是非常有意义的。

规范化的国土资源档案管理能让档案利用者迅速有效的查阅到

自己所需要的档案信息，为国土资源各业务部门顺利开展工作、领导科学决策和解决各类土地矿产纠纷提供原始依据。

二、国土资源档案管理存在的问题

目前，我市国土资源档案管理还存在着很多突出的问题。主要表现在（一）档案意识薄弱；国土资源各业务部门工作任务都比较繁重，领导往往重视业务工作，轻视档案管理，舍不得对档案工作投入人力物力和财力，造成国土资源档案管理的规范化程度不高（二）档案遗失损毁情况严重；国土资源部门档案数量巨大，种类繁多，积压严重，很多档案因为保管条件恶劣和没有及时整理归档而遗失损毁。（三）档案现代化管理水平不高；因资金和人才的缺乏，国土资源档案管理网络化和数字化的程度不高。（四）档案人员素质有待提高；主要表现为档案管理人员档案意识薄弱，知识更新不够，业务水平不高，缺少创新和活力。

三、如何规范国土资源档案管理

1.提高档案管理的意识和成立专门档案管理机构

国土资源档案要实现规范化管理，提高单位领导者和档案管理人员的档案意识显得尤为重要，单位领导要了解国土资源档案管理在国土资源管理工作中举足轻重的作用，进一步解放思想，更新观念，

按照新形势下档案工作的要求，把国土资源档案管理工作的重要性和稳定性确立起来，从上到下重视档案工作。要单独成立国土资源档案管理部门，实行国土资源档案的集中统一管理，形成局领导挂帅、办公室分管、档案馆（室）具体负责、各业务科室协助抓的四级档案管理体系。档案管理部门要配备专职档案员若干名，负责档案收集整理、立卷、归档、借阅利用和档案日常管理等工作，各业务科室应该配备兼职档案员，负责本业务科室文件资料的整理归档，并负责定时向档案管理部门移交档案资料。提高档案意识和实现对国土档案工作的集中统一管理，是国土资源档案安全、完整、规范的重要保证。

2.培训和提高国土资源档案管理人员的业务水平

国土资源档案工作是一项专业性和技术性很强的工作，档案人员要有较好的专业素质才能胜任本职工作。从国土资源档案的分类整理到信息的著录和开发利用，要想做到规范化，并不容易，它对档案管理人员的综合素质提出了更高的要求，新时期的国土资源档案管理工作，既要求档案管理人员具有档案管理专业知识，还要求档案人员熟悉国土资源各项业务知识和相关法律法规，熟练的操作计算机，因此要加强对档案管理人员学习和培训，提高档案人员的专业水平和业务能力，只有这样，才能够利用科学先进的管理方式对国土资源档案进行规范化管理。

3.利用计算机技术，对档案进行信息化，实现电子档案和纸质档案的一体化管理

档案管理规范化实现的一个重要手段就是信息化。随着互联网的发展，计算机技术的不断成熟，计算机在各方面的优势逐渐显现。对于国土资源档案管理工作来说，实现信息化直接体现了档案管理的水平和规范化程度。在新时期，随着土地市场的不断活跃，国土资源档案的数量和利用率也不断提高，面对海量的档案信息，档案管理如果继续使用效率低的传统落后管理方法，必将无法满足国土资源各项业务工作的需求，无法适应新时期对档案工作的要求，必须要利用高科技手段，将国土资源档案电子化，同时还要做到纸质档案和电子档案的一体化管理，因为电子档案虽然利用方便，但它具备与载体分离和容易修改等缺点，缺乏相应的安全性，因此国土资源档案的管理应与时俱进，实行纸质档案和电子档案的一体化管理，加快档案电子化建设进程，充分利用计算机存储、网络、计算的功能，通过对土地利用档案、地产管理和土地登记档案等业务档案的扫描，生成电子档案，同时形成纸质和电子两套档案数据。这样即保证档案的安全性，同时通过利用电子档案大大提高档案资料的查阅利用效率，减少因长期利用复印纸质档案而带来对纸质档案的伤害，提高纸质档案的使用寿命。

4.完善管理，制订国土资源档案管理各项规章制度

国土资源档案的规范化管理除了以上几条，还有一个重要的方面就是建立相应的管理制度。档案的规范化管理不仅体现在管理的具体工作上，还体现在管理制度的建立上，有了制度的保障，档案的规范化管理才能顺利进行。档案管理制度包括档案保管制度、档案