英语商业信函的书写格式及组成
商务英语必看的邮件信函注意事项以及常用句式
商务英语必看的邮件信函注意事项以及常用句式邮件和信函是商务英语中非常常见的沟通工具，为了确保邮件信函的专业性和准确性，以下是一些值得注意的事项以及常用的句式，帮助您写出符合商务规范的邮件信函。
一、邮件信函的格式邮件信函的格式包括信头、称呼、正文和结束语。
以下是一个标准的商务邮件信函格式示例：信头：- 发件人地址：发件人的电子邮箱地址- 收件人地址：收件人的电子邮箱地址- 主题：简洁明了地概括邮件内容，如“合作机会”、“产品咨询”等称呼：- 如果知道收件人的姓名，可以直接称呼其姓名，“尊敬的Ms. Smith”或“亲爱的John”等，- 如果不知道收件人的姓名，则可以使用更一般的称呼，如“尊敬的先生/女士”、“亲爱的客户”等正文：- 开头：首先表达问候，如“希望您过得愉快”、“祝您工作顺利”等，然后进行自我介绍或背景介绍，如“我是某公司的销售经理”、“我在上周的会议中与您有过交流”等- 主体：明确表达写信的目的，详细说明事由或解答问题，并提供相关的信息和附件- 结尾：感谢收件人的关注和耐心阅读，表达期待进一步合作的愿望，如“谢谢您的时间和关注”、“期待您的回复”等结束语：- 结束语可以根据信的主题选择适当的表达方式，一般的结束语有“祝好”、“顺祝商祺”、“谢谢”等二、邮件信函的注意事项1. 合理使用主题：主题应简洁明了，能准确地概括邮件的内容，避免使用繁琐的词汇或错别字。
2. 礼貌和尊重：使用适当的称呼，尊重收件人的身份和地位，展现您的礼貌和职业素养。
3. 清晰明了的语言：使用简练、准确、流畅的语言，避免使用太多的专业术语或缩写，以确保对方能准确理解您的意思。
4. 避免使用缩写：商务邮箱的信函应避免使用缩写，除非是被广泛接受的通用缩写。
5. 检查拼写和语法错误：在提交邮件前，务必检查拼写和语法错误，确保邮件准确、无错误。
6. 避免使用过于动情的语言：商务信函需要保持专业和正式，避免使用过于感性或动情的语言，以免给收件人造成不必要的困扰。
英文商务信函写作格式概述
英文商务信函写作格式概述商务信函是商业活动中常用的一种书信形式，用于与商业伙伴、客户、供应商等进行书面沟通和交流。
正确的商务信函写作格式可以提高沟通的效率和准确性。
本文将概述商务信函的基本格式和写作规范。
商务信函的基本格式包括信头、称呼、正文、结束语、签名和附件等部分。
1. 信头：信头通常放在信纸的顶部，包括发件人的公司名称、地址、电话号码、传真号码、电子邮件地址和日期等信息。
信头的设置可以通过信笺模版来统一格式，并使信件具有专业形象。
2. 称呼：信函的称呼需要根据收件人的身份来确定，通常以尊称加姓氏来称呼，如"Dear Mr. Smith"或"Dear Ms. Johnson"。
如果收件人是一个团体或机构，可以使用"Dear Sir/Madam"或"Dear Sirs"。
3. 正文：正文是信函的主要内容，应该清晰、简明地表达要点。
正文的第一段通常是引言，介绍写信的目的和背景。
接下来的段落可以展开说明具体问题，并提供相关的数据、证据或建议等。
4. 结束语：结束语主要用于总结信函的主要内容，可包括对进一步行动的期望或感谢对方的支持或关注。
常用的结束语包括"Sincerely"、"Best regards"、"Yours faithfully"等，具体选择要根据收件人的身份和关系来决定。
5. 签名：签名应包括发件人的全名和职位，以便对方知道信件来自哪个人，并联系到相关部门或人员。
6. 附件：如果在信函中有附件，需要在信件的最后标明。
可以简单列举附件的名称和数量，如"Enclosure: Invoice No.123"。
除了基本格式，商务信函的写作规范也需要注意以下几点：1. 使用正确的语法和拼写：商务信函是正式的书面表达方式，应当使用标准的英语语法和正确的拼写，避免出现语法错误和拼写错误。
英语商务书信写作四种常见排版格式
英语商务书信写作四种常见排版格式作文一：英语商务书信写作四种常见排版格式商务书信是标题短，措辞客观、明确、准确，内容简洁有力，符合礼仪习惯的文体。
排版格式是书信的基本组成部分之一，正确的书信格式和排版能够体现发信人的专业水平和礼貌。
本文将介绍英语商务书信写作四种常见排版格式。
格式一：Block StyleBlock Style是商务书信中最常用的一种格式。
它的特点是在左边有一个靠左对齐的页边距，而右边没有页边距。
每段开头没有空格，而是紧贴边距书写，段与段之间空一行。
除非是短信格式，这种格式的书信通常以“Dear Mr./Ms…”开头。
格式二：Modified Block StyleModified Block Style是与Block Style类似的格式。
它和Block Style唯一的不同点是开头的放置位置。
Modified Block Style 的第一行比正文缩进5个字符。
这种格式的邮件技术人员和工程师通常使用。
格式三：Semi-Block StyleSemi-Block Style是Block Style的一种变通形式。
段首空格缩进了5个字符。
与Block Style相比，Semi-Block Style书信的第一行左右有一个较小的间距，但是开头仍然紧贴边距书写。
这种格式常用于私人书信。
格式四：Full-Block StyleFull-Block Style是英语商务书信中最正式的格式。
在这种格式中，整篇信件的左右两边都有空白，没有页边距。
每个段落都有一个缩进，第一行与页边界对齐。
在使用过程中大公务员和CEO们会经常用到。
以上就是四种常见英语商务书信格式的介绍。
在写书信的时候,正确的格式和排版对于表达意思和体现专业水平至关重要。
同时，书信的内容、语言的精炼也是必须要注意的，是我们学习英语写作的重要一环。
作文二：英语商务书信写作常见排版格式的比较商务书信在国际贸易和跨文化交流中是不可或缺的一部分。
如何写商务信函
如何写商务信函商业信函，简称商函，国外称为邮件广告或DM广告。
它是以信函为载体，将客户所需发布的商务性信息广告，通过邮寄的方式，直接传递到客户所指定的目标对象手中的一种广告形式。
小编为大家整理了如何写商务信函，希望对你有帮助哦!(一)结构国际商贸信函较私人社交信和一般公事信复杂，一封完整的英文商贸信函可以包括13个部分：1、信头(The Letter Head);2、案号和日期(The Reference and Date);3、封内地址(The Inside Address);4、经办者行(The Attention Line);5、称呼(The Salutation);6、事由行(The Subject Line);7、信的正文(The Body of Letter);8、结束礼词(The Complimentary Close);9、签名(The Signature);10、拟稿人和打字员姓名首写字母(Initials);11、附件(Enclosure);12、抄送(Carbon Copy Notation);13、附言(Postscript)(二)格式国际商贸信函是从事国际商务活动的重要联系工具，在打字、书写时应遵循国际上往来信函的通用格式，不可按自己的习惯任意为之。
现在国际商业书信通用的排列格式主要有三种：齐列式(The Block Style)、缩行式(The Indented Style)、混合式(The Modified Block Style)。
1、齐列式。
除信笺上部已印好的信头外，2、凡用打字机打出的部分均自信笺的左线边缘向右打出，各行左缘起始处完全排齐，因而称为齐列式，采取这种格式既便于打字，又整齐美观，是现今最通用、最流行的英文书信格式。
2、缩行式。
用缩行式排列的信函，其主要特点是：日期排在信笺的右上方;封内地址，按昔日习惯，下一行要比上一行往右缩进2~3个字母，但现代书信也常按齐列式沿左线边缘排齐;信的正文，每段开头大约向后缩进3~5个字母，一般与称呼行Dear后称呼排齐。
英语商务信函由几部分构成呢
英语商务信函由几部分构成呢英语商务信函由几部分构成呢？商务信函是商业与职场中非常重要的沟通工具，为了确保信函的准确性和专业性，它由几个部分组成。
本文将详细介绍英语商务信函的各个部分。
1. 信头（Heading）信头包括发件人的地址、日期和收件人的地址。
发件人的地址应包含公司名称、街道地址、城市、州/省、邮政编码和国家。
日期可以写在发件人地址上方，通常采用全写形式，例如“January 1, 2022”。
收件人的地址应包含公司名称、街道地址、城市、州/省、邮政编码和国家。
2. 称呼（Salutation）称呼是信函的开头部分，用于称呼收件人。
如果你知道收件人的姓名，可以使用尊称（如“Dear Mr. Smith”或“Dear Ms. Johnson”）。
如果你不知道收件人的姓名，可以使用一般性的称呼（如“DearSir/Madam”）。
3. 引言（Introduction）引言部分用于引出你写信的目的。
在商务信函中，你可以简要说明你与收件人之间的关系，或者提及你收到的先前信函。
接下来，明确说明你写信的原因和目的。
4. 正文（Body）正文是信函的核心部分，用于详细阐述事宜。
在正文中，你可以提供所需要的信息、陈述观点、解释情况、提出建议等。
为了使正文更具可读性，可以使用段落来组织思路，每个段落都应包含一个主题。
确保用简明扼要的语言表达，避免使用复杂的句子结构和行话。
5. 结尾（Closing）结尾部分用于结束信函，并表达你对收件人的感谢或希望。
一种常用的结尾表达方式是“Sincerely”或“Yours sincerely”，紧接着写上你的署名。
如果你对信函的进一步讨论有任何建议或要求，可以在结尾部分进行提及。
6. 分隔线（Enclosure/Attachment）如果你在信函中附上其他文件或资料（如合同、报价单等），可以在结尾部分注明“Enclosure”或“Attachment”并列出所附文件的名称。
商业信函书写格式
商业信函书写格式商业信函书写格式商业信函书写格式1一、信头：Letter head:包括（寄信人）公司名称、地址、邮编、电报挂号、传真号、电传号、电话号码等。
通常以精美的字体印刷在信纸的顶端。
二、发文号（参考号）: Reference No:为方便文件的归档与查询，应在较醒目的位置。
通常与信头间隔两行。
（在有些来信中，它常会在全信结尾后，位于左边或右边的边缘线，与写信人签名间隔两行）三、日期：Date所有信函必须有日期。
一般与发文号间隔两行，可位于信纸的左侧或右侧。
注意日期的不同写法：August 10,2001（美式）；10th August,2001 （英式）一般说来，月份不宜缩写，也不宜用数字表示。
四、封内名称和地址：Inside Name & Address收信人的名称与地址通常在日期后空两行，位于信纸的左侧。
注意对收信人的称呼：1．"Messrs"为"Mr."的复数，仅用于以一个人或几个人名字命名的公司前。
ｅg. Messrs. Harrison Smith Co.； Messrs. BROWM & Sons 2．若收信人是公司的某一个具体的人时，常辅以礼貌称谓：Mr., Mrs., Miss或Ms.。
如果不能确定收信的女士是否已婚，宜用Ms.3.在收信人名称与公司名称之间,可以加注收信人的职位、头衔。
ｅg. Mr. Sarah DaviesSales ManagerThe Acme Shoe Co. Ltd.369 PeccadillyLondon, WIN CBEUK五、称呼：Salutation商业信函常用"Dear Sirs"或"Gentlemen"(敬启者),与封内名称和地址的内容间隔两行。
直接写给某人时，可用"Dear Mr. xxx".六、事由或标题：Subject Line/Caption通常以下划线标出事由，以"Re"或"Subject:"开头.eg. Re: Sewing MachinesSubject: Our Contract No.92125.Your L/C No.91897Sewing Machines七、正文：Body of the letter在事由或标题下空两行，开始正文。
英语商务信函格式
英语商务信函格式
英语商务信函的基本格式通常包含以下部分：
1. 信头：包含发信人的地址、电话、传真等联系方式。
2. 日期：格式为月份、日期、年份，例如 January 1, 2022。
3. 收件人地址：包括收件人的姓名、公司名称、地址等信息。
4. 称呼：包括称呼语和收件人的姓名。
5. 正文：通常包括自我介绍、具体内容、请求等，具体格式可以根据信函的目的和内容进行调整。
6. 结尾：通常包括对收件人的感谢、希望得到回复等。
7. 签名：包括发件人的名字和职务。
在书写商务信函时，需要注意以下几点：
1. 尽量使用简洁、明了的语言，避免使用过于复杂或难以理解的词汇和句式。
2. 保持礼貌和客气，使用适当的称呼语和礼貌用语。
3. 信函的格式应该整齐、清晰，避免拼写错误和语法错误。
4. 在发件人和收件人之间应该有足够的间距，使得信函更加整洁和易于阅读。
5. 在信函中使用适当的标点符号，以确保句子的准确性和流畅性。
总体来说，商务信函的格式应该简洁、明了、整洁，以传递清晰、准确的信息，表达出发件人的诚意和尊重。
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英文商务书信的基本格式
英文商务书信的基本格式商务书信在商业社会中使用非常普遍，准确的书写商务书信好有助于双方沟通和理解。
发出的书信除了内容要有说服力以外，格式也很重要，下面就介绍一下英文商务书信的基本格式：一、信头信头一般由四部分组成：1、准备信纸：信纸的大小、质地、颜色等应与信件的性质一致。
2、标题：标题应清楚、简明地表明信件的主旨。
3、地址：一般书写在信的左上角，左对齐，由上至下，以发信人、收信人的地址分列写出。
4、日期：从上至下，以发信人、收信人的地址分列写出，写在信件左上角。
二、开首商务书信一般由以下几种开头句型组成：1、Dear Sir / Madam：当我们不知道收信人的姓名时，一般用此种方式开头。
2、Dear：收信人在自己名字前加Mr.或Mrs.等，再加其姓氏，例如：Dear Mr. Smith.3、Dear Mr. / Mrs. +字：收信人姓名在其姓氏前加Mr.或Mrs.等，例如：Dear Mr. / Mrs. Smith.4、Dear +字：如果我们已知收信人的名字，即可省略Mr.或Mrs.，例如：Dear John.三、内文内文是商务书信的主要部分，一般分为三个部分：1、引言：商务书信的引言部分是作用最重要的，一般应介绍主题或概况，表明你将说明的内容。
2、主体：主体部分是信件的重点，一般应充分表达你想说的话，以及你所提出的要求或对对方要求的回应等。
3、结尾：结尾应起承上启下的作用，应用简短的语言表明信件的目标以及期待，如“I would be obliged if you could send me”等。
四、结束结束是商务书信的一部分，一般有以下几种：1、Yours faithfully：当你不知道收信人的姓名或没有熟悉程度时，可以用这种方式结束。
2、Yours sincerely：当你对收信人有一定的认识或熟悉程度时，可以用这种方式结束。
3、Yours obediently：当你对收信人有一定的尊重时，可以用这种方式结束。
商业英语书信的格式要求及范文
商业英语书信的格式要求及范文商业英语书信的格式要求及范文商业英语书信的格式(一) 每一段的第一行都从左边空白边缘往右缩进3——5个字母的位置; 段落之间要空1——2行。
信1 messrs. william & sons 58 lancastor house manchester, england march 20, 1999 our ref. no. your ref. no. the national transport co. 120 broadway street rangoon, burma dear sirs, re: lab instruments your firm has been recommended to us by messrs. charles evans ltd., birmingham, with whom we have done some business for the past two years. we are thinking of getting a supply of instruments. please furnish us with a catalogue, price list and brochure, if available. we are looking forward to your early reply. yours faithfully,(二)齐头式或平头式(block style) 齐头式信函的`特点：每一行，包括日期和签名等都从左边开始，每行取齐，成一垂直线。
信2 el mar trading company来16 main street fresno, california u.s.a tel:123456 cable address: elmar fresno 8 january,1999 gentlemen, we thank you for your letter of january 1. as requested, we enclose the catalogues for your reference. we would be very glad to offer any further assistance. please contact us if you need any additional information. yours sincerely encl. : as stated(三)混合式 ( semiblock style with indented paragraphs)混合式信函的特点: 1) 正文的每一段落的第一行采用缩行式; 2)除信头和日期外，其他部分采用齐头式。
英文商务书信格式范文
英文商务书信格式英文商务书信格式范文在日常生活或是工作学习中，许多人都有过写信的经历，对书信都不陌生吧，书信是人们相互交流情感与思想的工具。
你所见过的书信是什么样的呢？下面是小编为大家收集的英文商务书信格式范文，欢迎阅读与收藏。
英文商务书信格式篇1一、称谓1、Dear All, Dear Sir, Dear Madam, Dear Sir or Madam2、DearMr. /Mrs./Miss./Ms.+姓3、Dear+职位/头衔+姓Dear Prof.Chen4、名字的写法两个字姓名拼音首字母都大写 Wang Qian三个字，姓的拼音首字母大写，名字第一个字拼音大写，不空格跟第二个字拼音，无需大写 Wang Xiaoqian二、谦称1、YoursTruly，Yours Faithfully，YoursSincerely2、Yours，BestWishes三、日期表达1、美式：月，日，年 July 8, 20162、英式：日，月，年 8th July，2016四、附件如果信中有附件，应在左下角（谦称之下）注明Encl.或Enc.举例：Encl. the relevant information of P84Enc. the relevant information of P84英文商务书信格式篇2Dear Ms PhilipsTranslation Services & FeesThank you for your letter of 4 November enquiring about our translation services.Lingua Services Galactic offer a full range of translation services to help you in the development of sales literature and web sites. I have pleasure in enclosing our latest brochures and price list from which you can see that our prices are highly competitive.I look forward to calling you in a few days.Yours sincerelyJames BrownJames T BrownSales ManagerEnc: 3英文商务书信格式篇3Dear Ms. Hathoway:Forthcoming Price ChangeSeason tickets for this year's symphony are going on sale next month and we wanted you to be among the first to know.As you probably know, rental prices have skyrocketed throughout Tennessee this year. Due to our increase in rent at the Arrington Forum, we are finding it necessary to raise the price of our season tickets from $228 to $275. Single viewing tickets will also be subject to a price increase.We hope that you will consider purchasing season tickets for next year despite this change. The Arrington Symphony has been together for 23 years, and relies on season-ticket holders to fill 25% of the seating at each event. Without your support the Arrington Symphony could be forced into retirement before its 25th anniversary.To purchase tickets for the 20-- season, please visit our website at , or call the ticket agent representative at (615) 395-8750.We look forward to having you in our audience again next year.Yours truly,Colin FairchildPromotional Director英文商务书信格式篇4Dear Mr. Steve,Congratulations on your 50th birthday. This is a special and important day for you and we would like to express our sincerest greetings.To achieve better performance, we will pull together and help each other sincerely as usual.With affectionate birthday wishes.Yours faithfully,K&W Company尊敬的史蒂夫先生：祝您50岁生日快乐！对您来说，今天是一个特殊而又重要的'日子，在这个特别的时刻，我们想献上我们最真诚的祝福。
商业信函英语作文格式
商业信函英语作文格式（中英文版）Dear [Recipient"s Name],I am writing to you on behalf of [Your Company Name], to express our interest in establishing a business partnership.We believe that our companies share similar values and a mutual desire for success, making us ideal candidates for collaboration.尊敬的[收件人姓名]，我代表[您的公司名称]给您写信，希望能够表达我们对于建立商业合作的浓厚兴趣。
我们认为，我们公司与贵公司在价值观上有诸多相似之处，并且双方均怀有对成功的共同追求，这使我们成为理想的合作伙伴。
As we delve deeper into the market trends and demands, we recognize the importance of joining forces with a reputable and innovative company such as yours.Our mutual collaboration can lead to a synergistic effect, allowing both parties to benefit from shared resources and expertise.随着我们对市场趋势和需求的深入洞察，我们意识到与贵公司这样享有盛誉且富有创新精神的企业携手合作的重要性。
我们的共同努力能够产生协同效应，使双方都能从共享资源和专业知识中获益。
We propose a meeting to discuss potential areas of collaboration and explore how our respective strengths can complement each other.Please let us know your availability, and we will arrange a convenient time andlocation for the meeting.我们提议召开一次会议，讨论可能的合作领域，并探讨我们各自的优势如何相互补充。
商务英语信函的各组成部份及解释
商务英语写作的组成( Components) 咱们通常说的商务英语写作主要指的是商务信函或邮件等方面的写作，常常利用的商务信函主要有信封、信头、档号、日期、信内名址、特殊标识、称号语、题目、信尾客套话、签名、附件和副本等组成部份。
（1）信封（Superscription）收件人的名字位于最上方，一般而言，咱们可以在距离信封左端10厘米，上端厘米的地方写收件人的地址。
地址的写法要依照从小到大的顺序，比如衡宇编号、楼层、门牌号、建筑名称、街道名称、城市名、省名/州名（美国的州名用两个字母的缩写）、邮政编码、国名，需要采用单行距离。
如需特殊邮寄方式，或说明邮件类别，可按照需要在信封左上角进行标注。
Eg：Air Mail 航空Express 快递邮件Registered 挂号邮件Printer Matter 印刷品Photo Inside 内有照片Via Air Mail 航空邮件Sample of Goods 货物样品Via Air Mail Registered 航空挂号若是是私人信件或密件，需要由收信人亲自开启的，可在信封左下角进行标注。
Eg：Private 私人信件Personal 个人信件Confidential 私密信件（2）信头（Letterhead）大多数公司的信纸上都印有公司名称、地址及联系方式，这就是咱们通常说的信头。
信头的目的是让收信人一目了然，便于其查阅和回信。
若是用普通的信纸书写，那么信头应该在信纸的右上角。
字数较多时，可从信纸中间或偏右的地方写起。
字数较少时，则适当享有移动一些，使整个信头的重心落在右上角。
（3）档号（Reference）过去进行商务往来时，信头上都往往印有“Our ref”（本函档号）和“Your ref”（来函档号）字样。
可是此刻这种方式不多见了，一般是打字员将档号作为单唯一行插入信函中。
档号由作者姓名的首字母（通常大写）和打字员的首字母（大写小写都可，依个人喜好而定）组成。
公司商务信函范文模板英文(通用9篇)
公司商务信函范文模板英文(通用9篇)（经典版）编制人：__________________审核人：__________________审批人：__________________编制单位：__________________编制时间：____年____月____日序言下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。
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商务英语信函格式范文齐头式(优选8篇)
商务英语信函格式范文齐头式(优选8篇)如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。
(1)开头开头写收信人或收信单位的称呼。
称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。
(2)正文①向收信人问候;②写信的事由，例如何时收到对方的.来信，表示谢意，对于来信中提到的问题答复等等;(3)结尾结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。
如“特此函达，即希函复。
”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。
祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。
“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。
(4)署名署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。
以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。
重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。
(5)日期写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。
商业信函的日期很重要，不要遗漏。
Dear Mr. Jones:Should any of these items be of interest to you, please let us know. We will be happy to give you a quotation upon receiptof your detailed requirements.We look forward to receiving your enquires soon.Sincerely,John Roberts某某技术开发总公司：近来，上级管理部门在检查我司工作时多次墩促我司着力解决上诉二宗用地的历史遗留问题，明晰权属，为企业改制创造必要条件。
为此，我司特致函贵司，望尽快办出二宗用地国土规划两证或复函说明二宗用地的现状，提出比较具体解决问题的办法。
，商务英语信函的7C原则信函指以套封形式按照名址递送给特定个人或单位的缄封的信息载体。
英语商务信函书写规范
英语商务信函书写规范商务信函是商业交流中常用的一种书信形式，能够有效地传达商业合作意图和交流信息。
准确、规范的商务信函书写是商务沟通的基础，下面将详细介绍英语商务信函的书写规范。
一、信函格式英语商务信函通常由信头（Letterhead）、日期（Date）、收信人地址（Recipient’s Address）、称呼（Salutation）、正文（Body）、结束语（Closing）、签名（Signature）和附件（Enclosure）等要素组成。
下面将逐一介绍这些要素的书写规范。
1. 信头（Letterhead）信头是商务信函中的抬头部分，一般包括发件人或公司的名称、地址、联系电话、传真和电子邮件等信息。
信头应该位于纸张的顶部，并使用较大的字体。
2. 日期（Date）日期应该紧跟在信头下方，写明信函起草的日期。
日期的格式应为月份、日期和年份的顺序，可以选择全写或者缩写，例如：September 1, 2022 或者 Sep 1, 2022。
3. 收信人地址（Recipient’s Address）收信人地址应该写在信函日期的下方，包括收件人的姓名、公司名称、地址和邮编等信息。
每个信息之间应该用适当的间隔或换行分隔开。
4. 称呼（Salutation）称呼应该出现在收信人地址的下方，用于向收信人表示敬意。
如果知道收信人的姓名，则可以使用"Dear Mr./Ms. Last Name"的形式。
如果不知道收信人的姓名，则可以使用"Dear Sir/Madam"。
5. 正文（Body）正文即信函的内容部分，应该在称呼下方留出适当的空行后开始。
正文应该表达清晰、简洁，内容具体明确，并分段落书写，每段之间应用空行分隔开。
6. 结束语（Closing）结束语是信函的结尾部分，用于表示写信人的礼貌和诚意。
常用的结束语包括"Sincerely", "Best regards"等。
英文 商务函件 格式
英文商务函件格式英文商务函件的格式通常包括以下几个部分：1. 信头：包括发件人（公司）的名称、地址、电话号码、传真号码和电子邮件地址。
2. 称呼：通常使用“Dear”加上收件人的姓名和职务，例如“Dear Mr. Smith,”。
3. 正文：包括开头、主体和结尾。
开头要表达写信的目的，主体部分阐述具体内容，结尾则表达希望对方回复或采取行动的意愿。
4. 结尾敬语：通常使用“Sincerely,”或“Best regards,”等表达方式。
5. 发件人签名：包括发件人的姓名和职务。
6. 日期：包括写信的日期。
以下是一个示例：[公司名称][公司地址][电话号码][传真号码][电子邮件地址]Dear [收件人姓名]：I am writing to discuss the recent order we placed with your company. We have received the products, but we noticed some discrepancies with the quality. We had expected a higher quality product for the price we paid.We would like to resolve this matter as soon as possible, and we request a replacement or a refund. We value your company as a business partner and we hope to continue our relationship in the future.Thank you for your attention to this matter. We look forward to hearing from you soon.Sincerely,[发件人姓名][发件人职务]。
（完整版）英文商务信函写作格式必备学习
（完整版）英⽂商务信函写作格式必备学习英⽂商务信函写作格式英⽂信函分为混合式和齐头式。
混合式：每⼀段的⾸⾏缩进两格。
落款在信末中间靠右下的位置。
齐头式：信的所有内容都靠左，段与段之间空⼀⾏。
英⽂信函的习惯⽤法，由以下⼏个⽅⾯组成：(1)信头The heading信头是指信纸上印刷或打印的企业名称、⼚称、地址、电话号码、电报挂号、主管⼈姓名等。
通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信⼈的姓名，地址，电话，传真等。
当我们撰写传统信件时，直接使⽤这种信笺纸就可以。
(2)编号和⽇期The reference number and the date⽅便以后查信使⽤。
Your ref: （你⽅编号） Our ref: （我⽅编号）⽇期通常打印在信头的右下⽅位置，或在寄信⼈姓名和地址的下⽅位置。
⽇期的英式写法是⽇、⽉、年；美式写法是⽉、⽇、年。
为了避免误解，⽇期、年份⽤数字表⽰，⽉份则⽤英⽂表⽰，第⼀个字母要⼤写，也可⽤缩写。
⽐如May，1998(美式写法)；1，May，1998(英式写法)。
(3)信内地址The inside address与信封上的收信⼈名称和地址相同，通常打印在信纸的左侧，低于⽇期位置2—4⾏，也可在签字位置下2—4⾏。
书写收信单位名称时，应特别尊重对⽅的习惯，不能随意增删公司名称前的冠词The，也不能随意改⽤繁写及缩写，如Company与Co.之间不能互换，否则会被认为是不礼貌的⾏为。
收信⼈地处的书写格式与信封相同。
(4)称谓The salutation在英⽂信函中，相同于“阁下”、“先⽣”等类礼貌性称谓，常⽤Dear sirs”；称呼企业，公司的妇⼥组织常⽤Madams，Ladies；⽆具体收信⼈姓名⽤Dear Sir or Madam 称呼收信者。
收信⼈是个⼈，就应在收信⼈姓名之前加称谓，如Mr.(先⽣)，Mrs.(夫⼈)，Miss(⼩姐)，Hon(⽤于称呼市长、部长、⼤使等)，Pres.(总经理、会长、总统等)，Prof.(教授)等等。
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Doris Fergoson
Doris Fergoson (Manager)
山东外贸职业学院 陈祥国
改良齐头式示例
SAMSUNG ELECTRONICS
310 Taepyung-ro 2-ga, Chung-gu Seoul, 100-102, Korea Tel: 82-2-3706-1114 Our Reference No. ODL-11 E-mail: qsl@ Your Reference No. Date: 23rd December, 20-Shandong Science & Technology Co. Ltd. 21/F Bright Plaza 138 Jinni Road, Jinan Shandong, China Attention: Mr. Zhou Jun, Import Dept. Dear Sir,
Date: 22nd July, 20-Soft Health Care Product Corp. Room 2301 Yili BLD, 35 Nanjing Road, Shanghai, China
除信头外全 部左对齐
段落之间用 空格
Attention: Mr. Wang , Import Dept. Dear Sir, Re: SHAMPOO We’ve received your letter of July 10th enquiring about our JOHNSON'S® Baby Shampoo With Natural Lavender, but unfortunately, the stock of this product is running low due to the heavy demand. But we will inform you as soon as the new supplies come up. We sell a wide variety of Baby’s Shampoo. All of them are made of the NO MORE TEARS formula. For your reference, we enclose an illustrated catalogue of our shampoos and we hope you will find it interesting. We hope that we can close business to our mutual advantage in the future. Yours faithfully, Johnson & Johnson
Messrs. William & Warner 105 Roller Road Sydney, Australia Attention: Mr. Donnason, Marketing Dept. Dear Sir,
具体收信人 和事由居中
Date: 30th March, 20--
日期靠右
段首缩格
信文
Parts of a Business Letter 信件组成部分
(1)Heading (Company name and logo, Address, Telephone number(s), Fax/Telex numbers) 信头（机构名称和标记，地址，电话号码， 传真/电传号码） (2)Date 日期 (3)Addressee's name and address 收信人的姓名和地址 (4)Caption or reference number, underlined 信件提要或编号（要加 底线） (5)Salutation 信件开头的称呼 <如 Dear Sir> (6)Letter contents 信文 (7)Complimentary closure 结尾敬辞 <如 Yours sincerely>
In compliance with your request, we are sending you herewith a copy of our illustrated catalogue and a quotation sheet for your reference. All prices are subject to our confirmation for our aquatic products have been selling well this season. Therefore, we would suggest that you advise us by a fax in case of interest. We await your early favorable reply. 7. Yours truly,
Yours faithfully, The Electrolux Corp.
Horis De Wolley
结尾敬语和 落款偏右
山东外贸职业学院 陈祥国
Horis De Wolley (Manager)
齐头式示例
1 J&J Plaza New Brunswick, NJ 089333 U.S.A. Tel: 732-524-0400 Fax: 732-525-0622 E-mail: carrie@
2.Date: 15th
November, 20-3.Messrs H. Ronald & Co. 556 Eastcheap London, E.C. 3, England
信函组成 部分示例
4. Aquatic Products
5. Dear Sirs, 6.We thank you for your enquiry of 5 November.
8. Sig. _______________ 9. 10. (Manager) 11. China National Cereals, Oils and
12.Enclosures
Foodstuffs Imp & Exp Corp.
点击 察看示例
山东外贸职业学院 陈祥国
组成部分分项示例
1. China National Cereals, Oils & Foodstuffs Imp & Exp Corp. 8 Jianguomen Nei Dajie Beijing 10005, China 信头 Telephone: 86-10-6526-8888 Fax: 86-10-6527-6028 E-mail: carl@
Essentials and Forms of Business Letter-writing
商业信函的组成部分和格式
西昌学院外语系
1.China National Cereals, Oils and Foodstuffs Imp & Exp Corp.
8 Jianguomen Nei Dajie Beijing 10005, China Telephone: 86-10-6526-8888 Fax: 86-10-6527-6028 E-mail: carl@
(8)Writer's signature 写信人的签名 (9)Writer's name 写信人的姓名 (10)Writer's job title写信人的职务头衔 (11)Other information 其他<如写信人所属部门或职责范围> (12)Miscellaneous abbreviations 各种缩写 <如 cc(抄送)；Encl.(附件) 等>
Re: Shipping Advice of Freezers With reference to your order No. F256 of February 5 for 1,000 sets of Freezers, we’re pleased to inform you that the goods have been loaded on board the s/s “Peace”, which is sailing for your port on April 1st. We’ve sent a telex to the above effect this morning. Please insure the goods as contracted and make preparation for taking the delivery. We are now making out the necessary documents for negotiation. We assure you that our goods will be found satisfactory upon arrival at your port. We also hope that we can close more business with you in the future.
Layout of a Business Letter 商业信函的格式
Three major forms
1. Indented Form 缩格式 2. Blocked Form 齐头式 3. Modified Blocked Form 改良齐头式
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缩格式示例
St Gangsgatan 143 Stockholm, 105 45 Sweden Telex: 53892 SHELEC SS Tel: 46-8-738-6000 Fax: 46-8-738-6016 E-mail: hwlee@ Our Reference No. H/W—T008 Your Reference No.
案号和日期 靠右
Re: Our Offer for PDA Type III-H
Thank you for your interest in our latest Personal Digital Assistant Type III-H.