合格供应商档案的建立及管理程序

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供应商档案的建立与管理

供应商档案的建立与管理在2023年的今天，随着全球经济的快速发展和竞争的加剧，供应商档案的建立与管理已成为企业不可或缺的一环。

一个优秀的供应商档案能够为企业带来更好的采购、价值流、质量管理和供应商协作等方面的体验，而不良的供应商档案则会给企业带来损失和潜在的风险。

因此，正确认识供应商档案的重要性并建立科学的供应商档案管理体系显得十分关键。

首先，建立供应商档案的目的必须清晰明确。

供应商档案的建立不仅仅是采购管理员的工作，更是一项涉及到多个部门的任务。

企业需要将供应商档案管理作为一个战略工具，并与企业战略和目标相结合。

建立供应商档案的目的主要有三个方面：第一，确认供应商的可靠性和可信度，包括是否有合法的经营资质、产品符合质量要求以及能否按时交付等；第二，评估供应商交易风险并采取相应的措施，例如制定风险管理策略和措施，并与供应商签署合同等；第三，掌握供应商的企业文化和商业实践等资料，以更好地协调企业与供应商之间的工作合作。

其次，建立和管理供应商档案需要注意一些关键点。

首先，应该确保供应商的档案信息的准确、完整和规范。

企业可以利用信息化技术，使用标准的模板或软件来记录供应商的信息，如公司资料、业务领域、业绩评价、品质管理、信息安全、环保等级等。

其次，应根据供应商的交易特征，制定相应的管理标准和准则，如供应商分类、评估指标、管理规程等，以确保沟通、调度和管理的一致性和透明度。

其次，建立一个供应商管理平台，将供应商档案体系自动化，以便于对供应商的风险、绩效、协议等进行全方位和实时的监控和管理。

此外，企业需要评估各类供应商的贡献和利润，制定相应的供应商评价体系，包括绩效考核、评估等指标，从而激励供应商为企业提供更好的产品和服务。

最后，建立和管理供应商档案还需要公司内部多个部门的协作和支持。

全面并且相互合作的供应商档案管理需要各部门间的协调和支持。

例如，采购部门需要维护和更新供应商档案，质量部门需要对供应商的质量进行评估，供应链管理部门需要为供应商提供物流支持，并且公司领导应该为这个新的供应商档案管理体系做出具体和明确的规划和指导。

供应商档案与采购清单的建立与维护流程

供应商档案与采购清单的建立与维护流程一、引言供应商档案与采购清单的建立与维护是企业采购管理的重要环节之一。

本文将详细介绍供应商档案与采购清单的建立与维护流程，以帮助企业更好地进行采购管理。

二、供应商档案的建立与维护流程1. 信息收集阶段在建立供应商档案之前，企业需要收集供应商的相关信息。

这些信息包括供应商的名称、联系方式、产品品质、价格、交货时间等。

企业可以通过互联网搜索、参加供应商展会、咨询其他企业等途径进行信息收集。

2. 供应商筛选阶段根据收集到的供应商信息，企业需要进行筛选，以确定合适的供应商。

在筛选供应商时，企业可以综合考虑其产品质量、价格、交货能力、供货稳定性等因素，并将其记录在供应商档案中。

3. 评估与审核阶段为确保供应商的合法性和合规性，企业需要对供应商进行评估与审核。

评估内容可以包括供应商的注册资质、生产能力、质量管理体系等。

审核可以通过实地考察、面谈等方式进行。

评估与审核的结果可以作为企业选择供应商的依据，并记录在供应商档案中。

4. 合同签订阶段与选定的供应商达成一致后，企业需要与其签订采购合同。

合同中应包括双方的权益与义务、产品规格与数量、价格与支付方式等条款。

签订合同后，企业需要将合同复印并存档，以备日后维权或参考。

5. 档案更新与评估供应商档案需要定期进行更新与评估，以保持信息的准确性和时效性。

企业可以每年或半年对供应商进行重新评估，审核其在过去一段时间内的表现。

根据评估结果，企业可以决定是否继续与供应商合作，并相应地更新供应商档案。

三、采购清单的建立与维护流程1. 采购需求确定阶段采购清单是根据企业的采购需求进行编制的，因此在建立采购清单之前，企业需要准确确定采购需求。

采购需求可以根据企业的生产计划、库存情况等因素进行确定，并在内部进行审批。

2. 供应商选择阶段根据采购需求，企业需要选择合适的供应商。

供应商的选择可以根据其产品质量、价格、交货能力等因素进行评估，并记录在采购清单中。

供应商档案管理规范

供应商档案管理规范一、背景介绍为了更好地管理和监督供应商，确保供应链的稳定性和可靠性，公司制定了供应商档案管理规范。

该规范旨在建立一个完善的供应商档案管理体系，确保供应商档案的准确性、完整性和及时性，为公司的采购决策提供可靠的依据。

二、档案管理的目的和原则1. 目的：供应商档案管理的目的是为了记录和管理供应商的基本信息、合作情况和评估结果，以便及时了解供应商的能力和信誉，为合作决策提供依据。

2. 原则：(1) 准确性原则：档案信息必须真实、准确、完整，及时更新。

(2) 保密性原则：供应商档案信息必须严格保密，仅限授权人员查阅和使用。

(3) 一致性原则：档案信息的格式、内容和管理方式必须统一，便于查询和比较。

(4) 审核原则：定期对供应商档案进行审核，确保其有效性和可靠性。

三、档案管理的内容和要求1. 基本信息：(1) 供应商名称：记录供应商的全称或者简称。

(2) 注册信息：包括供应商的注册地址、注册资本、法定代表人等。

(3) 联系方式：包括供应商的联系人、联系电话、邮箱等。

(4) 经营范围：记录供应商的主要经营范围和产品/服务类别。

2. 合作情况：(1) 合同信息：记录与供应商签订的合同的基本信息，包括合同编号、签订日期、有效期等。

(2) 交付情况：记录供应商的交付能力和交付情况，包括交付准时率、交付质量等。

(3) 服务情况：记录供应商的售后服务情况，包括服务响应时间、问题解决能力等。

3. 评估结果：(1) 质量评估：记录供应商的产品/服务质量评估结果，包括质量合格率、客户投诉率等。

(2) 供应能力评估：记录供应商的供应能力评估结果，包括供货能力、库存管理能力等。

(3) 信用评估：记录供应商的信用评估结果，包括付款能力、合作诚信度等。

4. 更新和存储：(1) 更新频率：供应商档案信息应定期更新，确保信息的准确性和及时性。

(2) 存储方式：供应商档案信息应妥善存储，可以采用电子档案管理系统或者实物档案管理方式。

供应商档案管理制度 (3)

供应商档案管理制度1. 引言供应商档案管理制度是指对供应商信息进行规范化管理的制度。

供应商档案是企业与供应商建立合作关系的基础，通过对供应商档案的有效管理可以提高供应链的稳定性和效率。

本文档旨在明确供应商档案管理的原则、流程和要求，确保企业能够合规地管理供应商档案。

2. 责任与权限2.1 档案管理部门负责制定供应商档案管理制度及相关流程的制定和修订。

2.2 各部门根据公司提供的规定，对供应商档案进行维护和更新，并配合档案管理部门的日常工作。

3. 档案管理流程供应商档案管理流程包括供应商的准入、维护和退出三个阶段。

3.1 供应商准入3.1.1 申请与审核•供应商向企业提出合作申请，提交相关信息。

•档案管理部门对供应商进行初步审查，包括资质、信誉、经营状况等方面的评估。

•若初步审查通过，档案管理部门负责进行供应商现场审核，并记录审核结果。

3.1.2 档案建立•档案管理部门在供应商合作确认后，建立供应商档案，并分类存档。

•档案包括但不限于供应商基本信息、资质证书、合作协议、质量管理体系认证等。

3.2 供应商维护3.2.1 信息完整性维护•档案管理部门定期与供应商核对信息，确保供应商档案的及时性和准确性。

•如有信息变动，供应商和相关部门需及时通知档案管理部门进行修改。

3.2.2 评估与等级管理•档案管理部门定期对供应商进行评估，包括质量、交付、服务等方面的绩效考核。

•根据评估结果，对供应商进行等级管理，并及时调整等级。

3.3 供应商退出3.3.1 退出申请•供应商或企业一方提出退出申请，将申请提交档案管理部门。

3.3.2 档案整理和存档•档案管理部门负责对供应商档案进行整理和存档。

•存档期限根据公司规定执行，存档后，供应商档案不再进行维护和更新。

4. 知识与培训4.1 档案管理培训•档案管理部门负责对相关部门进行档案管理培训，包括档案分类、档案完整性维护、档案更新等方面的知识和操作技能。

4.2 知识更新与分享•档案管理部门组织定期知识更新培训，分享供应商档案管理的新技术、新方法和最佳实践。

供应商档案管理规范

供应商档案管理规范一、引言供应商档案管理是指对公司与供应商之间的合作关系进行有效管理和监控的过程。

良好的供应商档案管理能够帮助公司确保供应商的合规性、稳定性和可靠性，从而降低采购风险、提高采购效率，进一步推动公司的可持续发展。

本文将介绍供应商档案管理的标准格式，包括档案建立、档案内容、档案管理流程等方面的要求。

二、档案建立1. 档案建立的目的：确保供应商档案的完整性、准确性和可追溯性，为后续的管理工作提供基础数据。

2. 档案建立的时机：在与供应商建立合作关系时，应立即建立供应商档案。

3. 档案建立的内容：a. 供应商基本信息：包括供应商名称、注册地址、联系方式等。

b. 供应商资质证书：包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证等。

c. 供应商经营范围：包括供应商所经营的产品或服务范围。

d. 供应商信用评级：根据供应商的信用状况进行评级，并记录评级结果。

e. 供应商合作协议：包括供应商与公司签订的各类合作协议。

f. 其他相关文件：包括供应商的质量管理体系认证证书、环境管理体系认证证书等。

三、档案内容1. 供应商基本信息：包括供应商名称、注册地址、联系方式等。

2. 供应商资质证书：包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证等。

3. 供应商经营范围：包括供应商所经营的产品或服务范围。

4. 供应商信用评级：根据供应商的信用状况进行评级，并记录评级结果。

5. 供应商合作协议：包括供应商与公司签订的各类合作协议。

6. 供应商质量管理体系认证证书：记录供应商的质量管理体系认证情况。

7. 供应商环境管理体系认证证书：记录供应商的环境管理体系认证情况。

8. 供应商交付能力评估：对供应商的交付能力进行评估，并记录评估结果。

9. 供应商风险评估：对供应商的风险进行评估，并记录评估结果。

10. 其他相关文件：包括供应商的产品质量报告、服务满意度调查报告等。

四、档案管理流程1. 档案建立：在与供应商建立合作关系时，立即建立供应商档案，并填写相关信息。

供应商档案管理规范

供应商档案管理规范标题：供应商档案管理规范引言概述：供应商档案管理是企业采购管理中至关重要的一环，规范的供应商档案管理可以有效提高采购效率，降低采购风险，保障企业利益。

本文将从供应商资质审核、档案建立、信息更新、档案保密和档案利用等五个方面详细介绍供应商档案管理的规范要求。

一、供应商资质审核1.1 确保供应商资质符合法律法规要求，具备合法经营资质。

1.2 定期对供应商进行资质审核，确保其生产能力和产品质量符合企业要求。

1.3 建立供应商资质档案，记录审核结果和相关证明文件，及时更新。

二、档案建立2.1 在与供应商签订合作协议前，建立完整的供应商档案，包括企业基本信息、产品质量、生产能力等内容。

2.2 档案建立应包括供应商的组织结构、人员构成、质量管理体系等信息，以便企业全面了解供应商情况。

2.3 档案建立应遵循规范的管理程序，确保信息准确完整，便于后续管理和查询。

三、信息更新3.1 定期对供应商档案进行更新，及时记录供应商变更的信息，如企业名称、地址、联系方式等。

3.2 对供应商的资质证明和相关文件进行定期复核，确保信息真实有效。

3.3 对供应商产品质量、价格等信息进行跟踪监控，及时更新档案内容。

四、档案保密4.1 供应商档案属于企业重要资料，应建立完善的保密制度，限制档案查阅权限。

4.2 禁止将供应商档案外传或者泄露给未经授权的人员，确保信息安全。

4.3 定期对档案进行备份和存储，防止信息丢失或者损坏。

五、档案利用5.1 供应商档案不仅是供应商管理的重要依据，也是企业决策的重要参考。

5.2 档案信息可以用于评估供应商绩效、制定采购计划和开展供应商谈判。

5.3 合理利用供应商档案，可以匡助企业优化采购流程，提高采购效率和降低成本。

结语：供应商档案管理规范是企业采购管理中不可或者缺的一环，惟独建立规范的档案管理制度，才干有效管理供应商关系，降低采购风险，提高企业竞争力。

企业应严格执行供应商档案管理规范，不断完善管理制度，确保供应商档案的准确性、完整性和保密性，为企业可持续发展提供有力支持。

合格供应商档案管理程序

文件名
合格供应商档案管理程序
制订部门编号版次页码
采购
第一版共4页/第2页
⒈程序目的
加强对合格供应商的管理，确保采购产品在质量、环境、绿色产品要求、交付和服务等各方面能
满足公司的要求
⒉适用范围
适用于为公司提供或将提供零部件和辅料的所有供应商档案的建立与维护。
⒊主要职责
⒊⒈采购负责建立与维护供应商开发、评价和重新评价的所有档案及其执行情况。
□□ □□ ○○○
顺序号：由三位数组成，从001开始。
类别号：由相应英文单词的前
种类号：由相应英文单词的前两个字母大写组成
采购
第一版共4页/第3页
种类号：原材料-OM，零部件-PA，电镀件-PL，辅料件-SU；类别号：塑胶件-PL，五金件-HA，标准件-ST；包装材料-CA，机床工具-MT，其它-OT； a、供应商基本情况：如企业简介、工商营业执照（副本）复印件、税务登记证（副本）复印件等。 b、供应商的开发、评价和重新评价请参考《供应商开发和评价管理程序》及《供应商监查指导管理程序》。 c、采购信息：如采购订单、技术协议、合同等。 d、其它认为有必要保存的资料。 ⒋⒉⒊质量管理建立供应商《来料检验报告》档案及来料品质实绩的相关资料。 ⒋⒊合格供应商档案的维护： ⒋⒊⒈档案应由指定的采购资料员，原则上应每年整理一次。 ⒋⒊⒉有关采购订单、技术协议等方面的采购信息资料应及时归档。 ⒋⒊⒊档案的保存期为长期。
a、原材料（铜材、塑胶料、铁板等）。 b、零部件（塑胶件、五金件和标准件）供应商。
c、电镀供应商。
d、辅料件（包装材料、机床工具和其它）供应商。
⒋⒉合格供应商档案的建立：
⒋⒉⒈档案的编码系统：
供应商的档案编码由种、类、顺号组成，格式如下：

供应商档案管理制度套装

供应商档案管理制度套装第一章总则第一条为规范供应商档案的管理，保障采购活动的合规性和稳定性，根据国家相关法律法规和公司采购管理制度，制定本制度。

第二条适用范围：本制度适用于公司所有的采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。

第三条本制度的宗旨是：建立和完善公司供应商档案管理制度，加强对供应商的监督管理，提高采购活动的效率和质量，确保采购活动合规、透明、公正。

第二章供应商档案管理的基本要求第四条供应商档案管理应当遵循信息真实、准确、完整、及时的原则，确保档案材料完整、详实。

第五条供应商档案应当包括以下内容：供应商基本信息、资质证书、产品质量、信用状况、服务能力、历史合作情况等。

第六条供应商档案管理应当严格遵守法律法规和公司规章制度，保护供应商的信息安全和商业机密。

第七条公司应当建立完善供应商档案管理制度，明确供应商档案的管理责任部门及管理人员，保障供应商档案管理工作的连续性和稳定性。

第三章供应商档案管理流程第八条供应商基本信息的采集：公司采购部门应当对潜在供应商进行调查和评估，了解其基本情况，并填写供应商信息登记表。

第九条资质证书的审核：公司采购部门应当对供应商的营业执照、产品质量认证、行业资质等资质证书进行严格审核，确保其合法有效。

第十条信用状况评估：公司采购部门应当对供应商的信用状况进行定期评估，采取信用调查、征信报告、供应商赊账记录等方式获取信用信息，确保合作供应商信誉良好。

第十一条供应商档案存档：公司采购部门应当将供应商档案按照一定的分类和归档标准存放在专门的档案柜中，建立档案管理台账，确保档案的保密性和完整性。

第四章供应商档案管理的监督和考核第十二条公司采购部门应当定期对供应商档案进行检查和审核，发现问题及时整改，确保档案的真实性和准确性。

第十三条公司采购部门应当建立供应商档案考核制度，对合作供应商的综合表现进行定期考核，根据考核结果调整合作关系，提高供应商的服务质量和信用水平。

供应商管理流程

厂不合格
合格
采购部
品管部
研发部
采购部
品管部QA
采购部
品管部QA
研发部
采购部
品管部
品管部
研发部
品管部
品管部
品管部QA
采购部
开发部
申请部门填写《实验申请表》及相关物料信息由品管部确认。
采购部填写《新品供应商申请表》及所需要的资料经品管审核确认。对未经资质确认和检验的样品严禁使用。
品控判定是否验厂
关键性原料除文件审核外，需验厂审核。由采购部组织品管部、研发部对供应商进行现场审核。
验厂合格，采购部通知供应商签订质量协议书和供货合同。
样品确认后，采购部通知供应商工厂进行小批量进行生产
品管部建立供应商档案，编制供应商名单。
☆☆评审不合格供应商原则上半年以内不得在申请。合格供应商若增加供应食材类别，需重新送样确认。
品管部制定产品抽检频率和流程，出现不合格时，品管部以不合格报告反馈供应商，必要时进行现场确认。
品管部每半年对供应商产品抽检情况及IK混入情况进行统计，品管部、采购部、研发部对供应商进行评估，对出现质量问题较多且无明显改善的供应商取消其供货资格。
《实验申请表》、《产品生产流程》
《新品供应商申请表》
《供应商确认审核报告》
《供应商质量协议书》
《供货合同》
《供应商名单》
《不良品反馈单》
1、目的
为确保公司产品品质，规范供应商，建立安全、稳定的供货体系，使供应商提供符合质量要求、价格适宜的物料，保证生产的正常，制定本程序，对供应商进行评价管理。
2、适用范围
本程序适用于所有类型的供应商的准入评定及日常监管的管理。
3、管理评审的流程/职责和工作要求

供应商档案管理规范

供应商档案管理规范一、背景介绍随着企业的发展，供应商档案管理成为了企业采购管理中的重要环节。

供应商档案管理规范的制定旨在建立一套科学、规范、高效的供应商档案管理体系，以确保供应商信息的准确性、完整性和及时性，提高供应商管理的效率和质量。

二、管理目标1. 确保供应商档案信息的真实、准确、完整。

2. 提高供应商档案管理的效率和便捷性。

3. 保障供应商信息的安全和保密性。

4. 优化供应商评估和选择的过程。

三、管理要求1. 档案建立1.1 供应商档案应包含以下基本信息：供应商名称、注册地址、联系人、联系电话、经营范围、营业执照副本、组织机构代码证、税务登记证、法人代表身份证明等。

1.2 档案应按照供应商的不同类别进行分类，并建立相应的档案编号和索引。

1.3 档案应及时更新，保证信息的准确性和完整性。

2. 档案存储2.1 供应商档案应存储在专门的档案室或者电子档案管理系统中。

2.2 档案室应具备相应的防火、防潮、防尘等设施，确保档案的安全性和完整性。

2.3 电子档案管理系统应具备数据备份、权限管理、防止数据丢失等功能。

3. 档案检索3.1 档案应建立明确的检索规则和标准，以便快速准确地检索所需信息。

3.2 电子档案管理系统应提供便捷的检索功能，如按供应商名称、编号、关键词等进行检索。

4. 档案保密4.1 档案室应设置相应的安全措施，限制非授权人员进入。

4.2 电子档案管理系统应设置权限管理，确保惟独授权人员才干访问和修改档案信息。

4.3 档案室和电子档案管理系统应定期进行安全检查和备份，防止数据泄露和丢失。

5. 档案销毁5.1 档案应按照一定的保管期限进行归档和销毁。

5.2 归档档案应进行分类、整理，并标明归档时间和销毁时间。

5.3 销毁档案应采用安全可靠的方式，如专业的文件销毁公司进行销毁处理。

四、管理措施1. 建立供应商档案管理制度，明确各项管理要求和责任。

2. 培训相关人员，提高其档案管理的专业能力。

供应商档案管理制度

供应商档案管理制度供应商档案管理制度一、引言供应商是企业日常运营中不可或缺的重要部分，而供应商档案管理制度的建立和执行对于企业的采购和供应链管理至关重要。

本文将详细介绍公司的供应商档案管理制度，包括档案建立、更新、存储和访问等方面的内容。

二、档案建立1. 供应商信息采集全面梳理已有供应商名录，建立起档案数据库。

新供应商入选时，需填写标准的供应商信息表格，并且进行资质审核。

重要供应商需进行现场审计，确保其生产能力、质量管理体系等符合公司要求。

2. 档案内容供应商基本信息，包括公司名称、注册地址、法定代表人等。

资质文件，如营业执照、产品质量认证、环境管理体系认证等。

合同和协议，包括签订日期、有效期、付款条件等。

三、档案更新1. 定期审核按照规定的频率对供应商档案进行定期审核，确保信息的准确性和完整性。

合格供应商档案需每年进行一次年度审核，确认其仍符合公司的要求。

2. 变更管理当供应商信息或资质发生变化时，需及时更新档案信息，确保公司有最新的可靠数据。

对于关键信息的变更，需重新进行资质审核和审计，以确保风险控制和合规性。

四、档案存储和访问1. 存储要求档案需按照保密性和安全性要求存储，确保不被未授权人员访问或篡改。

采用电子文档管理系统对档案进行存储和备份，确保档案的完整性和可追溯性。

2. 访问权限设定不同级别的权限，确保只有授权人员可以访问和修改供应商档案。

定期对权限进行审查和调整，以确保档案的安全性和可管理性。

五、总结通过建立完善的供应商档案管理制度，有助于企业有效管理供应商关系、降低采购风险、提升供应链透明度和可靠度。

公司将严格执行该制度，并持续优化提升，以保障供应链的稳健和可持续发展。

以上是公司的供应商档案管理制度，希望能够对供应商管理工作有所指导和借鉴，为企业的可持续发展贡献力量。

本文档采用文本格式撰写，符合供应商档案管理制度的规范要求，如有任何变更或需要进一步了解，可联系相关部门负责人进行咨询。

供应商档案管理规范

供应商档案管理规范引言概述：供应商档案管理是企业采购管理中的重要环节，合理规范的供应商档案管理能够提高采购效率、降低采购风险，对企业的发展具有重要意义。

本文将详细介绍供应商档案管理规范的内容和要点。

一、供应商档案建立1.1 确定档案建立的目的和范围-明确供应商档案建立的目的，例如为了规范采购流程、提高供应商评估的准确性等。

-确定档案建立的范围，包括哪些供应商需要建立档案，以及档案中需要包含哪些信息。

1.2 采集供应商基本信息-采集供应商的基本信息，包括企业名称、注册地址、联系方式等。

-核实供应商的合法性，例如查看企业的营业执照、税务登记证等证件。

1.3 录入供应商档案信息-将采集到的供应商基本信息录入到档案系统中，确保信息的准确性和完整性。

-建立供应商编号或者代码，方便后续的档案管理和查询。

二、供应商资质评估2.1 设定供应商评估标准-明确供应商评估的标准和指标，例如供应商的质量管理体系、交货能力、价格竞争力等。

-根据企业的实际需求，合理权衡各项指标的重要性，确定评估的权重。

2.2 评估供应商资质-对供应商进行资质评估，例如通过现场考察、审核供应商的质量管理体系、查看供应商的生产设备等。

-评估供应商的交货能力，包括供应商的生产能力、交货周期等。

2.3 记录供应商评估结果-将供应商评估的结果记录在档案中，包括评估得分、评估日期等信息。

-根据评估结果，对供应商进行分类管理，例如将优秀供应商列入优选供应商名单，对不合格供应商采取相应的措施。

三、供应商合同管理3.1 签订合同前的准备工作-明确合同的内容和要求，包括采购数量、交货时间、质量标准等。

-核实供应商的合法性和信誉度，例如查询供应商的信用记录、了解供应商的经营状况等。

3.2 合同的签订和管理-与供应商签订合同，并确保合同的合法性和有效性。

-建立合同管理制度，包括合同的归档、合同履行的跟踪和监督等。

3.3 合同履行和变更管理-监督供应商按照合同要求履行合同义务。

供应商档案管理规范

供应商档案管理规范引言概述：供应商档案管理是企业采购管理中至关重要的一环。

一个规范的供应商档案管理系统能够匡助企业更好地管理供应商信息，提高采购效率，降低采购风险。

本文将详细介绍供应商档案管理的规范要求和具体实施方法。

一、建立供应商档案1.1 完整采集供应商信息在建立供应商档案时，必须完整采集供应商的基本信息，包括企业名称、注册地址、联系人、联系方式等。

同时，还应该采集供应商的资质证书、经营范围、生产能力等相关信息，以便对供应商进行综合评估和筛选。

1.2 设定供应商分类标准根据企业采购的需求和特点，可以将供应商分为不同的类别，如核心供应商、战略供应商、普通供应商等。

根据不同类别的供应商，可以制定不同的管理要求和评估标准，以便更好地管理和评估供应商的绩效。

1.3 建立供应商评估体系建立供应商评估体系是供应商档案管理的重要内容。

可以根据供应商的信用、质量、交货准时率等指标进行评估，并制定相应的评估标准和评估周期。

评估结果可以作为供应商绩效考核和合作决策的依据。

二、更新和维护供应商档案2.1 定期更新供应商信息供应商的信息是动态变化的，企业应定期更新供应商档案中的信息。

例如，供应商的营业执照到期、注册地址变更、联系人变更等情况都需要及时更新，以保证档案的准确性和完整性。

2.2 建立供应商变更管理流程当供应商的信息发生变更时，企业应建立相应的变更管理流程。

包括供应商信息变更的申请、审批和更新等环节，以确保变更过程的规范和有效性。

2.3 定期审查供应商绩效除了定期更新供应商信息外，企业还应定期审查供应商的绩效。

可以根据评估体系中设定的指标，对供应商的质量、交货准时率、售后服务等方面进行评估，并根据评估结果对供应商进行分类管理和合作决策。

三、保护供应商信息安全3.1 建立供应商信息保密制度供应商的信息属于企业的商业秘密，应建立相应的保密制度。

包括对供应商信息的访问权限控制、信息传输加密、信息备份等措施，以保证供应商信息的安全性。

供应商档案管理制度精彩10篇

供应商档案管理制度精彩10篇供应商管理制度篇一第一条为规范公司供应商管理，提高公司经营合理化水平，加强信息共享，降低供应成本，提高采贩物资质量，增强供应安全系数及供应可靠性，特制定本制度。

第二条公司对物资供应商实行统一归口、三级审核，统一建立公司物资供应商档案库，实行供应商准入制度、对合格供应商定期进行评价不考核、劢态管理。

第三条供应商的准入采取各单位评审推荐、平台审核备案、集团公司审定添加至供应链系统模式。

第四条原则上每类物资取得供货资格的供应商丌得少二三家（特殊物资除第事章机构及职责第五条公司生产管理部是物资采贩的管理部门，负责统一管理公司及各单位生产类物资采贩管理工作，供应商管理中主要履行以下主要职责：织织制定各单位供应商管理的政策不机制，下达各单位执行，监管各单位供应商管理工作第六条各单位采贩部门负责本单位范围内的供应商管理工作，履行以下主要职责：第三章供应商准入管理第七条供应商准入必须具备以下基本条件：具备国家和相关部门颁发的`质量、安全、环保以及其它生产经营资格、许可证、质量讣证等；具有完善的质量保证体系，近三年在国家、行业以及集团公司、地方政府质量监督检查中无丌合格情况；集团公司戒平台要求具备的其它条件。

第八条供应商进入我公司除提供供应商的基本信息外，还要提供必要的资质资料，资质资料包括：企业通过的体系证明文件；特殊行业的强制讣证、强制检定产品的生产许可证、经营许可证、与利产品证书；其它能证明该单位供应实力的资信文件。

第九条供应商准入审批程序采贩管理部门在规定的时间内，根据要求填写《供应商调查表》，同时要求供应商提供相应的资质资料，所有资料必须加盖单位公章幵保证真实有敁。

采贩管理部门对供应商资质文件初审后，将供应商资料及初审结果递交至各单位资质审查小组，由资质审查小组对其进行评选评定。

评定合格的供应商进行送样，由技术及质量监督部门进行评定幵提交验收报告，验收合格的供应商对送样物资进行报价，采贩部门负责比价、议价，原则上议价后物资价格丌得高二同类物资采贩价格。

供应商档案管理制度

一、总则第一条为规范公司供应商档案管理，提高供应商管理效率，确保供应商信息准确、完整，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有供应商档案的管理工作。

第三条供应商档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保供应商档案的完整性，包括基本信息、交易记录、评价等；2. 及时性原则：对供应商档案的更新和维护应保持及时性；3. 安全性原则：确保供应商档案的保密性和安全性；4. 可靠性原则：保证供应商档案的真实性和可靠性。

二、供应商档案管理职责第四条公司设立供应商档案管理小组，负责供应商档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

第五条供应商档案管理小组的主要职责包括：1. 制定供应商档案管理制度，并组织实施；2. 收集、整理、归档供应商基本信息、交易记录、评价等相关资料；3. 定期对供应商档案进行审查、更新和维护；4. 负责供应商档案的保密和安全；5. 对供应商档案的利用进行指导和监督。

三、供应商档案管理内容第六条供应商档案应包括以下内容：1. 供应商基本信息：包括名称、地址、联系方式、法定代表人、注册资本、经营范围等；2. 供应商资质证明：包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证等；3. 供应商交易记录：包括订单、发票、收货凭证、付款凭证等；4. 供应商评价：包括质量、交货、售后服务等方面的评价；5. 其他相关资料：包括合同、协议、审计报告等。

四、供应商档案管理流程第七条供应商档案管理流程如下：1. 收集：对供应商的基本信息、交易记录、评价等资料进行收集；2. 整理：对收集到的资料进行分类、整理，建立档案；3. 归档：将整理好的档案按照类别、时间等进行归档；4. 保管：对归档的档案进行妥善保管，确保档案的完整性和安全性；5. 更新：定期对供应商档案进行审查、更新和维护；6. 利用：在符合相关规定的前提下，为各部门提供供应商档案的查询、借阅等服务。

五、供应商档案销毁第八条供应商档案销毁应遵循以下原则：1. 依法销毁：按照国家有关法律法规进行销毁；2. 安全销毁：确保销毁过程中的安全和环保；3. 审批销毁：销毁前需经公司领导批准。

合格供应商管理制度

合格供应商管理制度1、供应商的选择1.1根据企业的生产要求，确定需要采购的原辅料、设备、劳动防护用品等是否符合危险品目录中的危险品，对这些危险品进行学习，了解产品的特性。

1.3营销科汇总后，报总经理审批，对该供应商所供产品进行试用(不需试用的由化验室化验，直接由车间使用)，根据该产品的质量、性能，使用情况，安全特点、相关资质证明、价格和售后服务等方面进行确认，选定合格供应商。

1.4把确定好的各供应商分门别类的归档管理，建立合格供应商档案，纳入《供应商管理台帐》。

2、采购程序2.2进行初步检验以后，不符合条件的可要求供应商提供资料或选择退货;符合条件的才可以进公司、入库，办理相关的手续。

3、供应商的安全管理3.1供销科负责建立供应商管理制度，确定资格预审程序和要求、选用和需用的标准，建立合格供应商名录和档案，定期对合格供应商提供的原材料、设备等的质量、售后服务进行审查，淘汰不符合要求的供应商。

3.2各有关部门对供应商进行资格预审时，公司营销部门编制、发送招标书(招标书中应有安全的要求)3.3有关部门选用供应商时，应根据供应商提供的产品，从质量、性能、使用说明、价格、售后服务、安全特点、相关资质证明等方面进行确认，来选择供应商，签订供应合同，合同中应有安全管理要求的条款。

3.4有关部门续用供应商时，应对合格供应商进行交货业绩考核，对产品质量、售后服务好的，对符合安全生产要求的供应商给予续用。

3.5公司供应部门，应经常识别与采购活动有关的风险，及时反馈给供应商，以便降低采购风险，确保所采购的产品符合要求。

氯化亚铜一、目的对供应商合理评定和选择，确保供应商具备提供本公司规定要求的产品的能力。

特制定本办法。

二、适用范围提供本公司产品生产用原、辅物料及测试、设计、生产工具、设备仪器的合格供应商名单增加、删除、更改、提供其它与品质无直接关系的供应商不受本办法的控制。

三、职责四、程序细则1.《合格供应商名单》原则上是针对生产厂商而非销售商，如果工程部经理认为需要时，可以同时列明厂商的原料编号，如果只列明生产厂商，则任何能供应该生产厂商产品的销售商，均视为合格供应商。

供应商档案管理制度优秀5篇

供应商档案管理制度优秀5篇供应商管理制度篇一1．目的和范围1．1目的：为控制进货的质量，满足产品质量的要求，对供应商建立调查、评定、选择以及重新评价机制，特制定本办法。

1．2范围：适用于采购过程的各个阶段。

2．相关文件和术语无3．职责：3．1采购部负责对供应商进行调查，并组织品保部对供应商进行评价，必要时，应组织到供方现场实地考察。

3．2采购部负责建立合格供应商名录。

4．工作程序4．1采购部对现有供应商采用《供应商调查表》的形式，对其进行调查，以了解供方质量保证能力，作为评定的依据。

4．2采购部在调查的基础上，组织技质部，生产部对供应商进行评价。

4．3在评价的基础上，选择合格供应商，总经理审批。

4．4每年底根据供应商的业绩进行一次重新评价。

供应商档案管理制度篇二在市场经济的发展浪潮中，信用是一切经济活动的前提和基础，而工商企业是市场经济下各种活动中最重要、最活跃的主体，企业在市场活动中形成的信用档案，对我国的社会主义市场经济的发展以及各项经济制度的完善起着至关重要的作用。

工商企业建立信用档案是企业加强管理的需要，是维护合法权益的需要，是参与市场竞争的需要。

把工商企业形成的对国家和社会具有保存利用价值和应当保密的档案完整地保留下来，是工商企业应依法履行的义务。

工商企业信用档案是指和企业及其法人的基本情况、企业的信用状况相关的文件材料的总和，集中体现出企业在市场行为过程中的可信度、公信度和诚实信用的综合竞争力，是证实企业是否诚实守信、遵纪守法或有无违法违约、欺诈、拖欠及逃避债务等行为的重要凭证和依据。

工商企业信用档案是企业信用最直接的证明，有了它不但可以依法规范企业的行为，也可以使信用企业赢得其应有的经济利润。

如果企业抢先一步，早日建立企业信用档案，就有可能在激烈的市场竞争中胜出一筹，占得先机。

因此，工商企业建立档案，特别是建立信用档案是档案工作的一个新领域，也是一个社会系统工程，加强工商企业信用档案的创建工作，对建设社会诚信环境、规范企业经营行为、促进企业健康有序发展都具有积极的意义。

供应商档案管理制度

供应商档案管理制度1. 引言为了确保供应商的合规性和稳定性，提高供应链管理的效率，本文档旨在建立一个完善的供应商档案管理制度，规范和统一供应商档案的建立、维护和使用。

2. 供应商档案的定义和内容供应商档案是指对供应商的基本信息、合作协议、经营许可证、质量体系认证等相关资料的整理和记录。

供应商档案的内容包括但不限于：供应商名称、注册地、联系方式、负责人、合作日期、经营范围、经营许可证编号、质量体系认证情况等。

3. 供应商档案的建立3.1 供应商准入评估在建立供应商档案之前，需要进行供应商准入评估。

评估内容包括但不限于：供应商的法律合规性、财务状况、生产能力、产品质量等。

评估结果将作为建立供应商档案的依据。

3.2 供应商档案的建立流程供应商档案的建立需要按照步骤进行：1.收集供应商基本信息和相关资料。

2.对收集到的资料进行整理和归档。

3.对供应商进行分类管理，根据供应商的性质、重要性等建立分类，方便后续的维护和使用。

4.对供应商档案进行编号和标签，方便查找和识别。

5.将供应商档案存档，确保安全和可靠性。

4. 供应商档案的维护供应商档案的维护是保证其准确性和完整性的重要环节。

供应商档案的维护工作包括但不限于内容：4.1 定期更新定期对供应商档案进行更新，确保供应商的信息和资质等始终保持最新和有效。

4.2 维护记录在供应商档案的维护过程中，需要记录每一次维护的时间、内容和责任人等信息，以便追溯和查证。

4.3 档案查核定期对供应商档案进行查核，确保档案的完整性和准确性。

5. 供应商档案的使用供应商档案的使用是为了支持采购、合作评价等工作的进行。

在使用供应商档案时，应注意事项：5.1 审核资质在与供应商建立合作关系前，需要充分审核供应商的合规性、质量体系认证情况等资质。

只有符合要求的供应商才能进行合作。

5.2 档案查询和检索采购和其他相关部门需要查询和检索供应商档案时，应按照规定的程序和权限进行操作，确保档案的安全和可靠。