合格供应商档案的建立及管理程序

供应商档案建立及管理操作程序

一目的

可以更加有效的对供应商实行管理，提高工作效率。

二内容

1 档案基础知识

档案：机关、组织和个人在社会中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图像、声音及其它各种方式载体的文件。

2 供应商档案建立的必要性

其必要性主要体现在对质量保证方面，能够更好、更全面、更快捷地认识供应商概况，纵向追踪供应商质量变化，易于横向对比同类供应商的优劣。

3 供应商档案的建立

3.1采购部负责确定供应商档案的内容：营业执照、生产许可证、卫生许可证、

印刷许可证和税务登记证等。

3.2 对供应商进行分类与编号,分类的方法一般可按商品来划分,常用的编码一

般为四位数,前一位为商品类别码,后三位为厂商类别码。

3.3 建立分门别类的供应商基本资料档案。

3.4 档案建立的具体要求：

(1) 供应商基本情况：供应商代码、供应商名称、供应商地址、开户银行、开户

账号、税号、组织机构代码证、联系人、电话、传真和手机等。

(2) 资料类：营业执照/执照到期日期、生产许可证/许可证到期日期、质量体系

证书/证书到期日期、QS认证/QS认证到期日期/、产品标识/行业检测报告及有效期、企业简介、配套主机情况、供应商基本情况调查表等。

(3) 合同类：供应商质量保证承诺书、合同及合同编号等。

(4) 产品类：物料编码/产品名称/含量规格/价格/企业行业标准/产品执行标准

等。

(5) 流程类：样品小批鉴定表/供应商评价记录。

(6) 一般文件：往来传真等。

4 建立档案的注意事项：

4.1 具有详细的联系地址，EMAIL，网址。

4.2 合理的供应商名称，要求是供应商注册或是登记所使用的名称，不能简单

称呼。

4.3 供应商名称必须是全称，如公司名称，不能只叫“农科”，正确合法的叫

法应该是“晋中市农业科技开有限公司”。

4.4 详细的联系人资料，联系人须用全名，不能只写某某兄等日常生活性称呼。

4.5 供应商的电话除包含其公司的前台电话外，还须有其业务联系人的常用电

话和商用传真等。

4.6 联系电话应尽可能收录该供应商业务主管级以上的联系资料，以便处理重

大问题时联系用。

4.7 档案应含有供应商的经营范围，应该具体详细供应商的产品类型，档次，

销售渠道等。

4.8 档案应尽可能备注供应商相关的历史资料，含税状况等。

5 供应商档案管理要求

5.1 对有经常业务往来或偶发次数较多的供应商，应及时将资料记录到相关的

软件或资料中，记录的要求按供应商详细资料表，为方便采购业务的操作，供应商的简称要求是供应商全称的简单称呼。

5.2 供应商合作各项要求都符合公司发展要求的，且通过审核的供应商，应备

注“资料已审核”字样。

5.3 对于已开发过的供应商和可潜在开发的供应商分别以文档的形式保存于电

脑，方便需要时用或进行开发以备用。

5.4 若供应商的联系方式，地址发生变更，采购员应该及时将相关资料更新保

存。

5.5 对符合公司发要求的已审核供应商，应该及时录入合格供应商资料表。

5.6 对于终止合作的供应商资料根据实际情况判定是否可再次起用，并做相关

的备注说明。

5.7 档案的机密性

(1) 供应商档案资料严禁非采购部门人员未经采购部经理许可的情况下翻阅。

(2) 存于电脑上的供应商资料文档应当设置相应安全码。

(3) 采购人员应该做好相关资料的机密性，不能将供应商相关信息随意透露给其

他部门，更不可将相关信息透露给供应他供应商或是公司客户。

5.8 档案定存放及整理频率

(1) 纸质类档案应按照规定的位置存放，电子类档案应当标题明确（如标明供应

商名称或供应原材料名称），以确保可快速检索到。

(2) 至少1个月1次对其进行整理。过期资料的打包一年进行一次。