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篇一：采购部合同管理自查整改报告2012

采购部合同管理自查整改报告

2012-3-19

一、部门经济合同管理制度建设和合同签订及履行情况。制度建设

现时酒店并无明文的合同管理制度，而只有合同审批流程和管理程序。

合同签订

根据审批后的采购申请书内容，经办采购员草拟出内容详细、条目清晰的合同后，填写好《合同咨询意见表》，经采购经理签发后转交使用部门、财务部及总经理（如属10 万元以上合同需增加内稽组和集团外派财务总监）、酒店纪检监察室咨询意见。待合同补充完善后正式签约。正本合同一般为一式四份，全部由酒店总经理签名并盖酒店合同章方为生效。生效后的合同

供应商存正本两份，采购部及财务部各存正本一份，使用部门存复印件一份。生效合同由部

门秘书整理存档。

履行情况

部门主办的合同基本能按照合同条款执行，并在合同列明的时间内进行货款结算。

二、部门自查中存在的问题。普遍问题

采购部主办的合同类型主要包括货物采购类、服务类、工程类、食品供货协议类和oem合同（主要为月饼代加工）。

而在自查过程中，尤其是填写《合同履行情况统计表》的过程中，由于原采购部主办的合同

统一以采购部的英文首字母“p”加上四位阿拉伯数字（如：p1234），按签订日期顺序编排，

从编码上不能即时反映出某一合同的属性。

“2011 年圣诞礼篮供货协议”（p4622），在供货商未完整提供有效证照时就签订协议，

而该供应商并无结算收款的能力，到目前为止仍未能提供正式的发票导致结算工作未完成。

三、部门整改措施和整改成效。

1. 根据《花园酒店开展经济合同专项检查的工作方案》精神，对我部的百货、工程和

维保合同的编码进行修正；并且将没有金额的食品供货合同（协议）也纳入进行编码管理。

重新编码以后，合同编码更改为：

pe0001（工程类合同）

pg0001（百货类合同）

pf0001 （食品类合同）

pm0001（年度维修保养类合同）

2. 应对供应商的资质审查更为严谨，在采购项目报价之前应确保供应商的证照有效并

具备应有的财务结算能力。

整改成效

合同编码重新制定以后，这样更直观地反映合同的属性类别，日后合同存档管理以及电

关于合同管理存在问题及整改措施的汇报

xxx 有限公司

（2012 年12 月5 日）

一、2012 年度合同管理情况

截止到11 月底，xxx 公司共签署100 份合同，其中房屋租赁合同72 份，财务金融类 1 份，

工程建设类 6 份，中介服务类14 份，信息化类 3 份，人事劳资类 4 份，正在执行的83 份、

执行完毕的17（其他）份，各类合同均经过法律顾问审核把关，合同审核把关率100%，迄今为止，公司未因合同的履行发生纠纷和诉讼事件。主要做了以下几方面的工作：一是加强制

度的修订和完善，为规范合同管理工作，按照xx 集团公司要求，结合xxx 公司实际，修订了

公司《合同管理办法》，提高了合同管理的工作效率，责任更明确，使公司合同管理工作更加

规范。二是加强合同管理人员培训，参加了xxx 集团公司组织的合同管理业务培训，不仅提

高了合同管理人员的业务素质，同时亦促进了合同管理工作的规范性和安全性。三是合同管

理的组织机构得到完善，在xxx 部门设合同管理人员 1 名，负责拟订合同管理制度、合同编

号、统计、备案管理等工作，确保合同管理工作的有效实施。四是加强落实xxx 公司和xxx 集团公司合同示范文本的使用，确保合同签订零风险。五是对重大合同签订均征询外聘律师

的意见。公司各部门按照合同管理的规定履行其职责。

二、合同管理存在的主要问题

1、有个别合同文本存在签约日期空白情况。

2、合同编号未执行集团统一编号规则。

3、合同文本上未加盖合同编号。

4、有个别合同审批单上提出审核意见日期与合同文本上的签字日期不吻合。

5、房屋租赁合同审批表制作不规范，无分管领导审批意见。

三、问题原因分析

1、由于业务主办部门个别职工法律意识相对淡薄、责任心不强、工作严谨性不够，审查部门审查合同疏忽大意，造成合同未签署日期，从而导致合同瑕疵。

2、xxx 公司在xx 年xx 月xx 日以前，隶属xxx 发展有限公司，定位为xxx 业务办公室。《合

同管理办法》也一直沿用xxx 公司于2008 年制定的管理制度，自划归xx 集团公司后，未及

时按照xxx 集团公司合同管理的编号要求对合同进行编号。

3、由于xxx 公司一直沿用原《合同管理办法》，原管理制度里面未硬性要求在合同文本首页

注明合同编号，故合同文本首页未注明编号，但在合同审批单里有注明合同编号。4、由于业务主办部门工作系统性和计划性不够强，造成时间紧张，使合同生效日期超前于相关合同审

批签字日期, 即审核审批日期滞后, 致使合同的签订未按程序进行审批。

5、xxx 公司在xxx 年xx 月xx 日前是以xxx 公司的一个业务部门在运作，因此，租赁合同审

批时由当时的部门主任进行签字即可，因此，无需在合同审批表制作分管领导审批意见栏。

四、整改措施

（一）针对出现的问题进行整改：

1、在合同审批流程结束后，合同承办人应当严格审查合同签字盖章及日期，绝不允许有空白日期事项发生。

2、严格执行xxx 集团公司的统一合同编号制度，公司已着手将xxx 公司划入xxx 集团后所签

订的合同重新按规定进行编号。

3、下工夫重新整理合同，将每一份合同的编号都标注在合同文本首页。

4、严格审核把关，杜绝审批日期滞后的情况, 有效控制相关风险。

5、按照xxx 集团公司的要求重新制作房屋租赁合同审核会签表，完善租赁合同会签流程。

另外，还应在合同的基础管理工作中做好以下几点：一是认真执行按xxx 集团公司要求新修订的《xxxx 公司合同管理办法》，合同管理的流程要更加明确，合同的决策、审核、审批、

签订、履行要严格遵守国家法律法规、xxx 集团公司的要求进行管理。二是除了要完善合同

管理制度外，还应对合同签订审批流程、授权委托、印章的使用进行严格把关。三是严格落

实xxx 公司和xxx 集团公司合同示范文本的使用，确保合同签订零风险。

（二）提高合同管理人员素质

提高合同管理人员素质是企业合同管理的首要任务，又是当前的迫切需要，xxx 公司将从以下几个方面着手：一是选好人员。依照合同管理人员应具有的素质条件，选择有企业法律顾

问执业资格的人员担任合同管理人员。二是组织好相关人员继续学习。加强员工对法律知识

的培训、学习，提高法律意识，维护企业的合法权益。三是建立岗位责任制。对合同管理人

员必须实行岗位责任制，明确其责、权、利，建立竞争机制，对有贡献的合同管理人员给予