Word长篇文档排版技巧

处理长文档的技巧

1 使用各种视图方式浏览长文档

Word是一套“所见即过得”的文字处理软件，我们从屏幕上所看到的文档效果，就和最终打印出来的效果完全一样，因而深受广大我们的睛睐。为了满足我们在不同情况下编辑、查看文档效果的需要，Word在“所见即所得”的基础上向我们提供了多种不同的页面视图方式（普通视图、Web版式视图、页面视图、打印预览、大纲视图），它们各具特色，各有千秋，分别使用于不同的情况。

1．页面视图

页面视图方式即直接按照我们设置的页面大小进行显示，此时的显示效果与打印效果完全一致，我们可从中看到各种对象（包括页眉、页脚、水印和图形等）在页面中的实际打印位置，这对于编辑页眉和页脚，调整页边距，以及处理边框、图形对象及分栏都是很有用的。

在页面视图中可以查看到打印出页面中的文字、图片和其他元素的位置。页面视图可用于编辑页眉和页脚、调整页边距和处理栏和图形对象。

2．Web 版式视图

Web版式视图方式是Word几种视图方式中唯一的一种按照窗口大小进行折行显示的视图方式（其它几种视图方式均是按页面大小进行显示），这样就避免了Word窗口比文字宽度要窄，我们必须左右移动光标才能看到整排文字的尴尬局面，并且Web版式视图方式显示字体较大，方便了我们的联机阅读。另外，采用Web版式视图方式时，Word 窗口中还包括一个可调整大小的查找窗格，称为【文档结构图】，专门用于显示文档结构的大纲视图，我们只需点击文档的某个大纲主题，即可迅速跳转到文档的相应部分，十分方便。Web版式视图方式的排版效果与打印结果并不一致，它不要于我们查看Word 文档内容时使用。Web 页预览显示了文档在Web 浏览器中的外观。Microsoft Word 先保存文档的副本，然后用默认浏览器打开文档。如果Web 浏览器没有运行，Word 会自动启动它。也可随时返回Word 文档。

在Web版式视图中，可以创建能显示在屏幕上的Web页或文档。在Web版式视图中，可看到背景和为适应窗口而换行显示的文本，且图形位置与在Web浏览器中的位置一致。

3．普通视图

普通视图是Word最基本的视图方式，也是Word默认的视图方式，其显示速度相对较快，因而非常适合于文字的录入阶段。广大我们可在该视图方式下进行文字的录入及编辑工作，并对文字格式进行编排。在普通视图中可以键入、编辑和设置文本格式。普通视图可以显示文本格式，但简化了页面的布局，所以可便捷地进行键入和编辑。

在普通视图中，不显示页边距、页眉和页脚、背景、图形对象以及没有设置为【嵌于文字所在层】环绕方式的图片。

4．大纲视图

对于一个具有多重标题的文档而言，我们往往需要按照文档中标题的层次来查看文档（如只查看某重标题或查看所有文档等），大纲视图方式则正好可解决这一问题。大纲视图方式是按照文档中标题的层次来显示文档，我们可以折叠文档，只查看主标题，或者扩展文档，查看整个文档的内容，从而使得我们查看文档的结构变得十分容易。在这种视图方式下，我们还可以通过拖动标题来移动、复制或重新组织正文，方便了我们对文档大纲的修改。

大纲视图还使得主控文档的处理更为方便。主控文档有助于使较长文档（如有很多部分的报告或多章节的书）的组织和维护更为简单易行。大纲视图中不显示页边距、页眉和页脚、图片和背景。

大纲视图能够显示文档的结构。大纲视图中的缩进和符号并不影响文档在普通视图中的外观，而且也不会打印出来。

使用大纲视图，可以方便地重新调整文档的结构。我们可以在大纲视图中上下移动标题和文本，从而调整它们的顺序。此外，我们还可以将正文或标题“提升”到更高的级别或“降低”到更低的级别。

要在大纲中提升、降低大纲级别，可以使用【大纲】工具栏上的各个按钮。

5.阅读版式视图

阅读版式视图是WORD2003新增加的视图方式，可以使用该视图对文档进行阅读。该视图中把整篇文档分屏显示，文档中的文本为了适应屏幕自动分行。在该视图中没有页的概念，不显示页眉和页脚，在屏幕的顶部显示了文档当前屏数和总屏数。

6．打印预览

打印预览，用于显示打印效果的打印预览（也称“模拟显示”）实际上也是Word文档视图方式中的一种，它在页面视图方式显示文档完整打印效果的基础上，增加了同时显示文档多个页面内容的功能，这就有助于我们检查文档的布局，并据此编辑或调整文档格式。在打印预览中，可以通过缩小尺寸显示多页文档。您还可以看到分页符、隐藏文字以及水印，还可在打印前编辑和改变格式。

6．文档结构图

“文档结构图”是一个独立的窗格，能够显示文档的标题列表。使用“文档结构图”可以对整个文档进行浏览，同时还能够跟踪您在文档中的位置。单击“文档结构图”中的标题后，Word 就会跳转到文档中的相应标题，并将其显示在窗口的顶部，同时在“文档结构图”中突出显示该标题。在【文档结构图】显示时，可看到两类格式的标题，即内置标题样式（标题1至标题9）或大纲级别段落格式（级别1到级别9）。使用文档结构图不但可以方便地了解文档的层次结构，还可以快速定位长文档，大大加快阅读和排版的时间。

【文档结构图】将在一个单独的窗格中显示文档标题。可通过【文档结构图】在整个文档中快速漫游并追踪特定位置。例如，在文档结构图中单击某个标题可立即跳转至文档中相应位置。

7．全屏显示

上面简要介绍了Word的各种视图方式的特点及适用范围，在日常操作中可根据实际情况及个人喜好从中加以选择。另外，应注意不要将Word的视图方式与【全屏显示】相混淆。

【全屏显示】并不是Word的一种视图方式，而是一种独特的显示方式，即显示时去掉word所有的屏幕组件（如：标题栏、菜单栏、工具栏和滚动条等），将整个屏幕全部用来显示Word文档的内容，以便在屏幕上显示更多的文档信息。全屏显示与Word的视图方式并不相冲突，任何一种视图均可采用【全屏显示】，只需执行【视图】菜单中的【全屏显示】命令即可切换到全屏显示方式，此后单击【全屏显示】工具栏上的【关闭全屏显示】按钮，或者按Ese键则可关闭全屏显示，并切换到以前的视图方式，十分方便。

8．显示比例

无论哪一种视图方式，我们都可以调整文档的显示比例，然后在不同的显示比例中拖动滚动条来查看文档。

2 在长文档中定位

使用Word的文档定位功能，可以快速地在长篇文档中定位在文档的某一位置。如定位某页、某节、某行等。

使用Word时，大多数的操作只对选中的文本有效，这是“先选定，后操作”的规则。因而，选择文本至关重要。

在排版过程中灵活使用各种工具，可以使工作量减少，如使用【定位】文档，可以快速定位和查看文档的各个结构框架。

1 使用快捷键定位文档

Word不仅提供了静态的定位操作，而且还能够找到编辑过程中的刚才的文档编辑位置。当在文档的某个位置进行编辑时，可能会需要查看文档的另一位置的信息，这时文档位置发生了改变，再回到原来的编辑处则需要使用文档移动功能键进行查找。

2 使用菜单定位文档

我们可以按照各种目标进行定位，单击要移至的位置类型。然后在【输入XX】中输入项目的编号，然后单击【下一处】。如果需要浏览整个文档，以查看所选项目类型的每一处实例，请清除【输入XX】中的内容并单击【下一处】或【前一处】。这里的【输入XX】中的XX是根据所选择的定位目标而改变。

可以定位的目标项目有页、节、行、书签、脚注、尾注、域、表格、图形、公式、对象、标题十二种。我们可以根据需要选择定位的目标，如果选择的目标在文档中没有，则定位光标会停留在文档的开始处，如果定位的是页码，而页码大于文档的页码范围，则定位光标会停留在文档的结尾处。