公司内部文件归档登记表
归档电子文件登记表
第三章 保证电子文件信息安全的 技术措施
电子文件是高科技的产物，信息安全技术 对于维护电子文件的原始性、真实性至关重 要。目前这方面的技术主要有：
1.签署技术。
对电子文件进行签署的目的在于证实该份文件 确实出自作者，其内容没有被他人进行任何改动。 电子文件的签署技术一般包括证书式数字签名和 手写式数字签名。证书式数字签名的原理是，发 方利用自己的不公开的密钥对发出文件进行加密 处理，生成一个字母数字串，与文件一起发出， 同时还带走一个可使其生效的公开密钥。收方用 发方的公开密钥运用特定的计算方法解码检验数 字签名，是将专门的软件模块嵌入文字处理软件 中，作者使用光笔在计算机屏幕上签名，或使用 一种压敏笔在手写输入板上签名，显示出来的 “笔迹”如同在纸质文件上的亲笔签名一样。计 算机数字转换器来捕获手写签名，同时对电子文 件的内容、结构等进行打包处理。
电子档案管理应遵循档案收集、整理、 保管、利用、鉴定、统计等管理原则。但它 与纸质等载体档案确有很大区别，它的记录 形式是数字化系列。任何电子档案，当使用 技术和设备将信息内容记录在磁性材料或光 盘等载体后，就永远离不开这种技术和设备， 它不能离开这种生成环境和设备而单独存在， 人们只有采用这种记录档案信息内容的技术 和设备，进行逆处理还原、输出，才能识别 它的信息内容。
4、电子文件物理结构与逻辑结构的复杂 性及对元数据和背景信息的依赖性。
文件的物理结构是指其信息存诸于载体上 的位置及分布情况，例如文件的正文、图形、 批示、附件等部分各自在载体上的存诸位置。 文件的逻辑结构是指信息自身的结构，例如 文件中的文字排列、章节构成、各页的先后 顺序、插图、标号等。
5、电子文件信息与载体的可分离性。
电子档案的长期保存，却是非常困难， 需要有不断更新的技术和设备作保障。电 子文件归档及电子档案管理需要有技术和 设备，电子档案的生命周期是由电子档案 内容而定，而保证电子档案生命周期的存 在，取决于载体的寿命、电子计算机软硬 件的生存周期和载体所载档案与电子计算 机软硬件平台的一致性。所以说，电子档 案管理是一项极其复杂的技术工程，从这 个意义上说，也可把电子档案管理称为 “电子档案技术工程”。
文书流转登记表
文书流转登记表日期：XXXX年XX月XX日一、基本信息1. 表头：文书编号：XXXXXX；收文单位：XXX单位；发文目的：XXX工作沟通及资料交接。
二、文书流转情况1. 流转路径：我部门XXXXX于XXXX年XX月XX日将文件通过邮件方式发送至XXX单位，XXX单位已于XX月XX日确认收到并回复了意见，但因沟通细节问题，最终通过电话方式进行详细说明。
文件处理完毕后，文件最终落入XXX单位相关人员手中，确认已完成工作沟通及资料交接。
2. 特殊情况说明：在文件发送过程中，由于网络问题导致文件发送失败，最终通过电话方式进行沟通并成功发送。
在文件接收过程中，由于XXX单位人员外出，导致接收时间延迟了一天。
三、登记备注本次登记旨在清晰记录文书的发送、接收及处理情况，确保文书流转的准确性和及时性。
同时，也为日后查阅和核对提供了便利。
四、签名确认1. 文件发送方：XXXXX（部门负责人）2. 文件接收方：XXX单位相关人员（已签名确认文书内容和处理情况）3. 登记人：XXXXX（部门文员）4. 备注：以上流程及内容已得到各方确认，如有任何疑问或需补充说明，请及时联系。
五、注意事项1. 文书的发送、接收和处理过程中，应确保信息的准确性和完整性，避免出现误传、漏传等情况。
2. 如遇特殊情况，应及时沟通并记录，确保文书的及时处理和流转。
3. 各部门之间应加强协作，确保文书的准确、及时传递，提高工作效率。
六、归档保存本次登记表将作为档案保存，以备日后查阅和核对。
同时，也提醒我们应加强文书的保管和存档工作，确保重要信息的安全和保密。
综上所述，文书流转登记表的填写和保存是一项重要的工作，它不仅有助于我们了解文书的处理过程和细节，也为我们提供了一种有效的沟通和管理手段。
我们应加强责任心，确保文书的准确、及时传递，提高工作效率，为公司的发展做出更大的贡献。
企业文件材料归档范围及保管期限表
会议通知、议程、报告、决议、决定、公报声明、记录、领导人讲话、总结、纪要、讨论通过的文件材料、参加人员名单
件材料
10年
2.3
董事、监事、股东履职和维护权益过程形成的文件材料
2.3.1
重要的
永久
2.3.2
一般的
30年
3
本企业资本登记、资本变动、融资文件材料
3.1
国有资产管理部门对本企业国有资本金核算、确认、划转、变更的文件材料
重要事项
永久
3.5.2
一般事项
30年
4
本企业资产管理文件材料
4.1
资产权属证明文件材料
4.1.1
本企业土地、房屋、基础设施等不动产产权登记文件材料，重要的技术装备、设备等固定资产登记文件材料，自然资源的所有权、使用权、收益权等申请、批准、登记的文件材料
永久
4.1.2
本企业拥有的商标权、专利权、著作权、计算机软件、商业秘密、技术诀窍等知识产权创造、申请、审批、登记、运用、保护和管理中产生的文件材料
永久
3.3.1.2
与中介机构签订的上市辅导协议、尽职调查材料
30年
3.3.2
发行申请书、证监会核准文件材料、审核过程中提出的审核反馈意见
永久
3.3.3
股票发行申请报告及证券交易所的批复、发行方案、股票发行定价分析报告、路演推介文件材料
永久
3.3.4
上市推荐书、上市公告书、确定股票挂牌简称的函
永久
3.3.5
永久
1.3
本企业章程送审稿、批准稿及正式文本
永久
1.4
企业合并、分立、改制、上市、破产、解散或其他变更公司形式等过程中形成的文件材料
档案管理基本情况登记表
长期
会计类：
序号
基本范围
责任部门
保管期限
（一）
财务报告
财务部
决算报告
财务部
永久
预算报告
财务部
短期
月、季财务报告
财务部
短期
年度财务报告
财务部
财务部
永久
公司重要的合同、协议材料
办公室
相关部门
永久
资本运作方面的材料
相关部门
永久
（二）
统计工作
劳动人事部
统计工作制度、规定、办法、通知
劳动人事部
长期
年度经济统计报表、劳动统计报表、干部统计报表
劳动人事部
永久
公司综合性统计报表及分析材料
劳动人事部
长期
（三）
企业管理
办公室
企业管理计划、总结
办公室
长期
企业管理标准、规定、通知
公司制定的劳动人事方面的规章制度、报告、决定等
劳动人事部
长期
公司内部机构设置、人员编制方面的有关文件材料，职工花名册
劳动人事部
永久
公司干部职工的任免与招聘、升降、奖惩、考察、职称评聘等方面的文件材料
劳动人事部
永久
公司干部职工调动介绍信及存根、工资转移证等
劳动人事部
长期
公司干部职工离退休等有关材料
劳动人事部
上级机关关于工会工作规定材料
工会
长期
（五）
共青团工作
团委
公司共青团工作计划、总结、报告
团委
长期
公司团代会、团委（常委、扩大）会会议文件材料
团委
重要的
团委
永久
一般的
团委
档案管理制度归档要求
一、归档范围1. 公司在物业管理服务、内部各项管理工作中形成的各种文字、图表、帐册、模型、样品、实物、照片、影片、录音、录像、磁盘、光盘等材料。
2. 公司各部门、子公司、分支机构等在业务活动中产生的各类文件、资料、报告、报表、合同、协议、通知、函件等。
3. 公司参加各类会议、培训、研讨、评审等活动的记录、文件、资料等。
4. 公司员工的人事档案、培训档案、考核档案、奖惩档案等。
5. 公司涉及的法律、法规、政策、标准、规范等文件。
二、归档要求1. 归档文件应原件（特别情况下可用复印件代替），要完整、准确、系统，各种签证手续完备，字迹清晰。
2. 归档文件应按照归档范围进行分类，分为永久、长期、短期档案，分别按照国家档案管理部门的规定进行保管。
3. 归档文件应在文件形成后的规定时间内归档，逾期未归档的，由相关部门负责人进行追责。
4. 归档文件应按照以下顺序进行排列：（1）文件标题；（2）文件编号；（3）文件形成日期；（4）文件来源；（5）文件内容摘要。
5. 归档文件应进行编号、编目、立卷、装订等工作，确保档案的完整性和可查询性。
6. 归档文件应按照档案保管要求，进行存放、保管、防护、修复等工作，确保档案的安全、完整、可用。
三、归档流程1. 归档部门将文件整理完毕后，填写《归档文件登记表》，由归档部门负责人签字确认。
2. 档案管理部门对《归档文件登记表》进行审核，确认文件符合归档要求后，办理归档手续。
3. 档案管理部门将归档文件进行编号、编目、立卷、装订等工作，并建立档案目录。
4. 档案管理部门将归档文件存放在档案室，并做好防火、防盗、防光、防尘、防有害气体、防有害生物等防护措施。
四、归档责任1. 归档部门负责将文件整理完毕后，按照归档要求进行归档。
2. 档案管理部门负责归档文件的审核、编号、编目、立卷、装订、存放、保管、防护、修复等工作。
3. 公司各部门、子公司、分支机构等负责人对所辖范围内的归档文件负责。
档案管理明细表
7
D0007 名称7
3
员工档 案
生产部
8 D0008 名称8 2 合同 策划部
✓
2023/3/6
是否出库 ✓
9 D0009 名称9 2
出库日期 2023/2/1 10 D0010 名称10 1
出库签收 出库1 11 D0011 名称11 2
其他 市场部
员工档 案
行政部
文件 行政部
档案总数 出库数量 存档数量
部门档案统计
5
档案管理明细表
档案统计
5
11份
2份
9份
0 市场部 财务部 行政部 工程部 采购部 品保部 生产部 策划部
0 员工档案
文件
合同 会议记录 协议
档案查 询
档案编号 档案名称
D0002 名称2
档案资料
序号 编号 名称 份数
类别
部门
存档位 置
1
D0001 名称1
2
员工档 案
市场部
2 D0002 名称2 1 文件 财务部
出库签 收
档案类别统计
档案类 别
档案数量
员工档案
3
出库1
文件
2
合同
2
会议记录
1
协议
1
其他
2
出库2
部门统计
部门名称 档案数量
市场部
2
财务部
1
行政部
3
工程部
1
采购部
1
品保部
1
生产部
1
策划部
1
存放资料
入库日 入库签
期
收
是否出 库
✓
其他
出库日 期
归档载体登记表的填写
归档载体登记表的填写一份好的档案材料，必须要有一份好的载体。
载体是指记录或反映客观事物的实体，如纸、绢、玻璃、塑料等。
它是人们进行科学研究或其他活动中用来保存材料的主要手段和方法之一。
因此，在档案管理中载体有着十分重要的作用。
而档案文件又是以纸为载体保存下来的，所以档案文件也有一定的特殊性。
由于纸质档案具有较高的强度、不易被损坏、便于保管和利用等特点，在长期历史发展过程中，逐步形成了大量纸质档案。
这就要求我们要重视纸质档案的整理和归档工作。
在整理纸质材料时，要注意以下几个问题：1.归档内容要全面2.装订形式要统一3.装盒前不能出现“未归档”四个字4.装订后及时检查5.发现有错误及时更正1.归档内容要全面要想使纸质档案能够全面地反映社会经济、政治、文化发展的历史面貌，归档的纸质材料就必须真实地反映这一时期社会经济发展的基本面貌。
那么，在归档时怎样才能全面地反映这一时期社会发展的基本面貌呢？首先是要将各部门、各单位上报给国家档案局的文件材料收集齐全并进行整理，在确定归档范围时要特别注意文件的重要性和对归档范围内档案资料质量要求。
其次是要根据文件的形成过程和文件本身保存时间长短等因素确定每个单位归档材料的具体情况。
再次是对归档内容要进行认真分析。
然后根据这些文件材料在一定时期内形成时间、内容、形成方式、来源情况综合评价，确定是否将其作为档案重点收集材料，并进行归类登记。
最后是要根据不同层次与类别划分不同的归档范围，将那些具有保管价值而又不需要永久保存的资料（如照片或光盘等）归类在某一特定区域内，并按一定时期进行整理。
这样才能使档案达到全面完整地反映社会发展面貌和社会经济、政治、文化发展基本面貌的要求。
2.装订形式要统一所谓装盒，是指将档案按其内容、类别等装入相应的塑料档案盒中，并用封条封紧的一种档案整理方法。
（1）。
归档载体是以塑料档案盒为基本单位进行归档的。
所谓“装盒”，就是将档案材料装入塑料档案盒后密封好然后再进行整理装盒。
归档电子文件移交,接收检验登记表(样板)
深圳市档案馆已检验
填表人（签名）
王红2005年2月2日
顾学中2005年2月15日
审核人（签名）
李明2005年2月2日
周丽云2005年2月2日
单位（印章）
Xx局（印章）
档案馆管理处（印章）
归档电子文件登记表（样板）
文件
特征
形成部门
Xx局
完成日期
2003年1月20日
载体类型
深南中路1033号
电话
12345678
联系人
顾学中
送交人（签名）
王红（签字）2005年1月22日
接受部门
深圳市档案馆
通讯地址
深南中路1033号深圳市档案馆管理处
电话
12345678
联系人
顾学中
接受人（签名）
顾学中（签字）2005年2月22日
归档电子文件移交、接收检验登记表
检验项目
单位名称
移交单位
接收单位
光盘
载体编号
A20003
通讯地址
Xx路xx号
电话
12345678
联系人
王红
设备环
境特征
硬件环境
（主机、网络服务器型号、制造厂商等）
DELL台式PC机，xx局内网
软件环境
（型号、版本等）
操作系统
Windows XP
数据库系统
MSSQL
相关软件（文字处理工具、文字浏览器、压缩或解密软件等）
XX局集成办公系统1。0版
归档电子文件移交、接收检验登记表（样板）
检验项目
单位名称
移交单位
接收单位
载体外观检验
XX局已检验
文件装订归档情况汇报材料
文件装订归档情况汇报材料尊敬的领导：根据公司文件管理制度的要求，我对本部门文件的装订归档情况进行了汇报。
经过认真梳理和整理，以下是具体情况的汇报材料：一、文件装订情况。
截止目前，本部门共计装订文件XXX份，其中包括会议纪要、工作报告、合同协议、业务资料等。
所有文件均按照文件管理制度的要求进行了分类整理，并进行了编号和标注，以便于日后的查阅和管理。
二、文件归档情况。
在文件归档方面，本部门严格按照文件管理制度的要求，将所有文件按照时间顺序进行了归档存放。
同时，针对不同类别的文件进行了分类归档，确保每份文件都能够迅速被找到。
在归档过程中，我们特别注重文件的保密性和安全性，采取了一系列的措施，确保文件不被泄露和损坏。
三、文件管理情况。
为了更好地管理文件，本部门建立了严格的文件借阅和归还制度，任何人员借阅文件都需要填写借阅登记表，并在规定的时间内归还文件。
同时，我们还建立了定期清理和更新文件的制度，确保文件信息的及时更新和整理。
四、存在的问题和改进措施。
在文件管理过程中，我们也发现了一些问题，主要包括文件装订不够规范、归档不及时等情况。
针对这些问题，我们将采取以下改进措施，加强文件管理意识，规范文件装订流程，加强对文件归档的监督和检查，确保文件管理工作的规范和有效进行。
五、下一步工作计划。
下一步，我们将继续加强文件管理工作，完善文件管理制度，加强对文件装订和归档的监督和检查，提高文件管理工作的规范化和科学化水平。
同时，我们还将加强对文件管理人员的培训，提高他们的文件管理能力和水平，确保文件管理工作的高效进行。
以上就是本部门文件装订归档情况的汇报材料，希望领导能够对文件管理工作给予指导和支持，共同推动文件管理工作向更高水平迈进。
谢谢！。
公司文件归档通知
公司文件归档通知尊敬的各位员工：为了更好地管理公司文件，提高工作效率，现对公司文件的归档工作做出以下通知：一、归档目的公司文件是公司的重要资产，包括各类合同、报告、备忘录、会议记录等。
正确归档文件可以帮助我们更快地查找和利用信息，提高工作效率，保障公司正常运转。
二、归档责任每位员工都有归档责任。
部门负责人应指定专人负责本部门文件的整理和归档工作，并监督执行情况。
员工应按照规定的文件分类标准进行整理和归档，确保文件信息的完整性和准确性。
三、文件分类为了便于管理和检索，公司文件应按照一定的分类标准进行整理。
常见的分类包括但不限于：合同类、财务类、人事类、行政类、项目类等。
具体分类标准将由各部门根据实际情况自行制定。
四、归档流程文件整理：每位员工在处理完文件后，应及时整理文件，清除多余纸张，保持文件的整洁。
文件标记：在文件上正确标注文件名称、日期等信息，以便后续查找和识别。
文件存储：按照分类标准将文件放入相应的文件夹或柜中，并确保存放位置清晰明了。
归档登记：每份文件归档后应在登记表上做好记录，包括文件名称、存放位置、责任人等信息。
五、注意事项保密性：涉及公司机密信息的文件应妥善保管，避免泄露。
定期清理：定期对已归档的文件进行清理，删除过期无用的文件，保持存储空间的有效利用。
备份重要文件：对于重要文件，建议进行电子备份，以防止意外损失。
六、奖惩措施对于认真履行归档责任、规范操作的员工将给予表扬和奖励；对于玩忽职守、擅自处理公司文件的员工将受到相应处罚。
希望全体员工能够共同遵守公司的文件管理规定，做到文明办公，提高工作效率。
谢谢大家的配合！此致敬礼！公司管理部日期：XXXX年XX月XX日。
公司文件材料归档管理办法
公司文件材料归档管理办法第一节文件材料归档管理办法第一条公司档案属于公司所有，公司及其员工都有保护本公司档案的责任和义务。
各部门负责人对本部门档案、资料负全责，并指定专人负责本部门档案、资料的收集、整理。
第二条人事行政类档案、资料由人事行政部负责归档、保管。
其他各部门档案、资料由各部门负责归档、保管；第三条人事行政部负责保管的档案资料主要有《员工档案》（包括公司内部员工、外包、派遣员工等）、《工伤档案》、《劳动争议档案》、《退休人员档案》、《公司各类资料档案》、《公司签署的各类合作协议或合同》等；第四条财务部负责保管的档案资料主要有《公司各类资料》、《各类财务报表》、《租房合同》等；第五条公司签署的各类合作协议或合同，责任部门签订完毕后应立即交至人事行政部进行存档；第六条项目部必须在外包或派遣员工入职当天签订劳动合同，签订完毕后，15日内必须交至人事行政部；第七条公司员工外出参加公务活动形成的文件材料，获得的各种荣誉证书、奖状、奖杯、奖牌、锦旗等及其登记表（册），应在其活动结束后及时交至人事行政部进行统一管理；第八条档案使用管理规定如下：1、查阅：在人事行政部办公室现场查阅，不得带离。
2、如因工作需要外带，需办理外借手续，用毕即归还。
操作流程：登录钉钉APP→工作台→OA审批→档案借用第二节违规处罚第九条签订劳动合同责任人未在新员工入职15天内签订劳动合同的，视情节严重处以500元-2000元、辞退处罚；出现劳动争议或经济赔偿造成公司损失的，由责任人承担全部损失；第十条合同签订完毕15天内，未将劳动合同等入职资料移交给人事行政部，视情节严重处以200元-2000元、辞退处罚；出现劳动争议或经济赔偿造成公司损失的，由责任人承担全部损失；第十一条人事行政部负责员工档案整理与保管，如有损毁、丢失，视情节严重处以50元-100元，严重的辞退处罚。
出现劳动争议或经济赔偿造成公司损失的，由责任人承担全部损失；第十二条未及时归还造成档案遗失的，处罚责任人500元/次，造成公司损失的，由责任人承担全部损失。
各类档案归档范围保管期限密级表
附件一1
文书档案归档范围、保管期限、密级表
附件一2-1
基建工程档案归档范围、保管期限、密级表二级开发项目
附件一2-2
基建工程档案归档范围、保管期限、密级表一级开发项目
取得土地中标通知书进入二级开发
附件一3
会计档案归档范围、保管期限、密级表
附件一4
生产技术档案归档范围、保管期限、密级表
附件一5
经营管理档案归档范围、保管期限、密级表
附件一6
设备档案归档范围、保管期限、密级表
附件一7
声像、实物及电子档案归档范围、保管期限、密级表。