办公室事务管理实训二
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办公室事务管理实训二
（5）解决“卡纸”问题
①定期进行全面的清洁保养，可减少“卡纸”率 。
②选好纸张。对于普通纸传真来说，纸张的好坏 对传真机的“卡纸”率及其使用寿命都会产生至关 重要的影响。
③不选用同一包纸内厚薄不均，尺寸不一，甚至 有缺损的传真纸。
④不选用边缘有毛茬传真纸。
⑤不选用纸毛太多传真纸。在干净的桌面上抖过 后会留下一层白屑，说明纸毛太多，质量低劣，会 影响机器内部清洁，加速机件磨损等。
实训实习方法
1.校内校外顶岗实习。 2.见习、参观考察、操作。 3.撰写实训报告。 4.讨论、教师讲评、总结。
办公室事务管理实训二
复印机的使用
静电复印机的使用步骤： （1）预热 （2）放置原稿 （3)设定份数 （4）设定复印倍数； （5）选择复印纸尺寸； （6）调节复印对比度； （7）当复印纸张较薄而底稿两面都有字时，可在 该页背后垫上一张白纸，防止背面的字透印出来。 当复印无法拆开的书本时，可两页中间夹一张厚白 纸，遮挡暂不印的一页和中缝。
③选择扫描线密度的档次。一般置于“ 精细”级，此档的主扫描线密度为8线/mm ，副扫描线密度为7.7线/mm。也可选择“ 标准”级或“超精细”级，不管选用哪个 档次均有液晶显示或指示灯显示。
④原稿灰度调整。当原稿图文颜色较深 时，将“原稿深浅”键置于“浅色”位置 ；若图文颜色较淡时，就将该键调至“深 色”位置。
办公室事务管理实训二
复印机送纸方式：
复印送纸有两种：送纸盒自动送纸和手动送纸 。一般情况使用自动送纸，如果制作胶片或载体 纸张较厚，则使用手动方式送纸。
复印机的使用常识：
1.选择合适的地方安装复印机。 2.应使用稳定的交流电，电源的定额应为： 220-240V，50Hz，15A。
办公室事务管理实训二
②接收结束，液晶显示“RECEIVE”消失或接 收指示灯熄灭；
③机器自动回到“准备好”（READY）状态。
办公室事务管理实训二
人工接收，操作步骤如下：
①使机器处于“准备好”（READY）状态； ②当电话振铃后，拿起话机与对方通话； ③通话结束，按发方要求，按启动键（ START），开始接收； ④挂上话机； ⑤若接收处现差错或质量不好时，可与对方 联络，要求重发，直至满意为止。
复印机进行维护保养操作时，应首先切断电源，打 开各机门，卸下稿台玻璃，然后分别将清洁器、显影 器、电晕装置、消电灯等取出。再将定影器及纸盒等 相继拉出，最后取感光鼓。注意：在取出感光鼓及其 周围部件时，要小心，不能划坏感光鼓，一旦划坏将 在复印件留下与划痕相对应的污迹，很难修复。
办公室事务管理实训二
4.复印机管理
复印文件资料要办理登记审批手续。 为确保复印机的安全运转，每天下午 下班时关机。 不得擅自复印绝密文件和个人材料， 复印机密文件需经公司领导批准。 关闭复印机电源开关，切断电源。
办公室事务管理实训二
复印机的维护和保养
复印机必须进行定期保养维护，也就是对静电复印 机的感光鼓、电晕器、显影装置、光学系统、供输纸 机构等进行检查、清洁、润滑、调整或更换。
办公室事务管理实训二
（2）试运行
通常采用复印（COPY）方式，检查传真机 是否能够正常工作。复印的具体操作步骤：
①接通电源开关，观察液晶显示屏是否出现 “准备好”（READY），或检查指示灯亮否， 若处于READY状态或指示灯亮，则表明机器可以 发送或接收。
②将欲复印的原稿字面朝下放在引导板上。
办公室事务管理实训二
复印机使用与管理实训 要求：
到复印室或校外复印店观摩复印机复印程 序，请操作员介绍复印机的型号、性能与操 作程序，并进行复印操作。
办公室事务管理实训二
传真机的操作方法
（1）传真准备
①调整传真机的工作状态 ②装纸 记录纸的幅面必须符合规格要求，纸卷两端不要 卡得太紧； 记录纸卷要卷紧后再安放到机内，运输传真机前 要将纸卷取出； 注意记录纸的正反。纸的正面应对着感热记录头 （没有经验的操作者可在纸的两面划几下，有划痕 的一面为正面）。
办公室事务管理实训二
发送文件前需要通话，操作步骤如下：
①检查机器是否处于“准备好”（READY）状态； ②放置好发送原稿； ③选择扫描线密度和对比度； ④摘取话机手柄，拨对方号码，并等待对方回答； ⑤双方通话； ⑥通话结束后，由收方先按启动键； ⑦当听到收方的应答信号时，发方按启动键，开始发 送文件； ⑧挂上话机，等待发送结束。若发送出现差错，则应 重发，直至收方正确接收为止。
⑤最后按复印（COPY）键。 办公室事务管理实训二
（3）发送方式
发送文件前不通话，操作步骤如下：
①检查机器是否处于“准备好”（READY）状态； ②放置好发送原稿； ③摘取话机手柄，拨对方号码，并监听对方的应答 信号(长鸣声) ④按启动键（START），这时发送指示灯或液晶显 示“TRANSMIT”，表明机器开始送文件； ⑤挂上话机，等待发送结束并收取对方记录报告； ⑥根据报告上的差错情况，再进行重发，直至全部 无误为止。
正常工作；
④若听到对方的回铃音，而听不到机器的应答
信号时，不要按启动键，应打电话问明情况后再
作处理。
办公室事务管理实训二
（4）接收方式 自动接收
具有自动接收功能的传真机才能按此方式操作。 自动接收时，无需操作人员在场。过程如下：
①电话振铃一次，机器自动启动，液晶显示 “RECEIVE”接收状态或接收指示灯亮，表示接收 开始；
办公室事务管理实训二
发送操作时的注意事项
①若按下“停止”（STOP）键时，发送马上
停止，此时不能强行抽出卡在传真机中的原稿，
只能掀开盖板取出；
②在发送期间，也不允许强行抽出原稿，否则
会损坏机器和原稿；
③当出现原稿阻塞时，要先按“停止”（STOP
）键，然后掀开盖板，小心取出原稿。若原稿出
现破损，一定要将残片取出，否则将影响机器的
办公室事务管理实训二
③原稿
凡出现下列情况之一的原稿都不能使用： 大于技术规格规定的最大幅面的原稿； 纸张厚度大于0Hale Waihona Puke Baidu15mm或小于0.06mm的原稿； 纸上有大头针、曲别针或其他硬物的原稿。
④放置文件
一次放置的文件页数不能超过规定页数； 文件正反面按要求放置； 文件顶端要推进到能够启动自动输纸机关的地方； 送多页文件时，两侧要排列整齐，靠近导纸板，前 端要摞成楔形。
（5）解决“卡纸”问题
①定期进行全面的清洁保养，可减少“卡纸”率 。
②选好纸张。对于普通纸传真来说，纸张的好坏 对传真机的“卡纸”率及其使用寿命都会产生至关 重要的影响。
③不选用同一包纸内厚薄不均，尺寸不一，甚至 有缺损的传真纸。
④不选用边缘有毛茬传真纸。
⑤不选用纸毛太多传真纸。在干净的桌面上抖过 后会留下一层白屑，说明纸毛太多，质量低劣，会 影响机器内部清洁，加速机件磨损等。
实训实习方法
1.校内校外顶岗实习。 2.见习、参观考察、操作。 3.撰写实训报告。 4.讨论、教师讲评、总结。
办公室事务管理实训二
复印机的使用
静电复印机的使用步骤： （1）预热 （2）放置原稿 （3)设定份数 （4）设定复印倍数； （5）选择复印纸尺寸； （6）调节复印对比度； （7）当复印纸张较薄而底稿两面都有字时，可在 该页背后垫上一张白纸，防止背面的字透印出来。 当复印无法拆开的书本时，可两页中间夹一张厚白 纸，遮挡暂不印的一页和中缝。
③选择扫描线密度的档次。一般置于“ 精细”级，此档的主扫描线密度为8线/mm ，副扫描线密度为7.7线/mm。也可选择“ 标准”级或“超精细”级，不管选用哪个 档次均有液晶显示或指示灯显示。
④原稿灰度调整。当原稿图文颜色较深 时，将“原稿深浅”键置于“浅色”位置 ；若图文颜色较淡时，就将该键调至“深 色”位置。
办公室事务管理实训二
复印机送纸方式：
复印送纸有两种：送纸盒自动送纸和手动送纸 。一般情况使用自动送纸，如果制作胶片或载体 纸张较厚，则使用手动方式送纸。
复印机的使用常识：
1.选择合适的地方安装复印机。 2.应使用稳定的交流电，电源的定额应为： 220-240V，50Hz，15A。
办公室事务管理实训二
②接收结束，液晶显示“RECEIVE”消失或接 收指示灯熄灭；
③机器自动回到“准备好”（READY）状态。
办公室事务管理实训二
人工接收，操作步骤如下：
①使机器处于“准备好”（READY）状态； ②当电话振铃后，拿起话机与对方通话； ③通话结束，按发方要求，按启动键（ START），开始接收； ④挂上话机； ⑤若接收处现差错或质量不好时，可与对方 联络，要求重发，直至满意为止。
复印机进行维护保养操作时，应首先切断电源，打 开各机门，卸下稿台玻璃，然后分别将清洁器、显影 器、电晕装置、消电灯等取出。再将定影器及纸盒等 相继拉出，最后取感光鼓。注意：在取出感光鼓及其 周围部件时，要小心，不能划坏感光鼓，一旦划坏将 在复印件留下与划痕相对应的污迹，很难修复。
办公室事务管理实训二
4.复印机管理
复印文件资料要办理登记审批手续。 为确保复印机的安全运转，每天下午 下班时关机。 不得擅自复印绝密文件和个人材料， 复印机密文件需经公司领导批准。 关闭复印机电源开关，切断电源。
办公室事务管理实训二
复印机的维护和保养
复印机必须进行定期保养维护，也就是对静电复印 机的感光鼓、电晕器、显影装置、光学系统、供输纸 机构等进行检查、清洁、润滑、调整或更换。
办公室事务管理实训二
（2）试运行
通常采用复印（COPY）方式，检查传真机 是否能够正常工作。复印的具体操作步骤：
①接通电源开关，观察液晶显示屏是否出现 “准备好”（READY），或检查指示灯亮否， 若处于READY状态或指示灯亮，则表明机器可以 发送或接收。
②将欲复印的原稿字面朝下放在引导板上。
办公室事务管理实训二
复印机使用与管理实训 要求：
到复印室或校外复印店观摩复印机复印程 序，请操作员介绍复印机的型号、性能与操 作程序，并进行复印操作。
办公室事务管理实训二
传真机的操作方法
（1）传真准备
①调整传真机的工作状态 ②装纸 记录纸的幅面必须符合规格要求，纸卷两端不要 卡得太紧； 记录纸卷要卷紧后再安放到机内，运输传真机前 要将纸卷取出； 注意记录纸的正反。纸的正面应对着感热记录头 （没有经验的操作者可在纸的两面划几下，有划痕 的一面为正面）。
办公室事务管理实训二
发送文件前需要通话，操作步骤如下：
①检查机器是否处于“准备好”（READY）状态； ②放置好发送原稿； ③选择扫描线密度和对比度； ④摘取话机手柄，拨对方号码，并等待对方回答； ⑤双方通话； ⑥通话结束后，由收方先按启动键； ⑦当听到收方的应答信号时，发方按启动键，开始发 送文件； ⑧挂上话机，等待发送结束。若发送出现差错，则应 重发，直至收方正确接收为止。
⑤最后按复印（COPY）键。 办公室事务管理实训二
（3）发送方式
发送文件前不通话，操作步骤如下：
①检查机器是否处于“准备好”（READY）状态； ②放置好发送原稿； ③摘取话机手柄，拨对方号码，并监听对方的应答 信号(长鸣声) ④按启动键（START），这时发送指示灯或液晶显 示“TRANSMIT”，表明机器开始送文件； ⑤挂上话机，等待发送结束并收取对方记录报告； ⑥根据报告上的差错情况，再进行重发，直至全部 无误为止。
正常工作；
④若听到对方的回铃音，而听不到机器的应答
信号时，不要按启动键，应打电话问明情况后再
作处理。
办公室事务管理实训二
（4）接收方式 自动接收
具有自动接收功能的传真机才能按此方式操作。 自动接收时，无需操作人员在场。过程如下：
①电话振铃一次，机器自动启动，液晶显示 “RECEIVE”接收状态或接收指示灯亮，表示接收 开始；
办公室事务管理实训二
发送操作时的注意事项
①若按下“停止”（STOP）键时，发送马上
停止，此时不能强行抽出卡在传真机中的原稿，
只能掀开盖板取出；
②在发送期间，也不允许强行抽出原稿，否则
会损坏机器和原稿；
③当出现原稿阻塞时，要先按“停止”（STOP
）键，然后掀开盖板，小心取出原稿。若原稿出
现破损，一定要将残片取出，否则将影响机器的
办公室事务管理实训二
③原稿
凡出现下列情况之一的原稿都不能使用： 大于技术规格规定的最大幅面的原稿； 纸张厚度大于0Hale Waihona Puke Baidu15mm或小于0.06mm的原稿； 纸上有大头针、曲别针或其他硬物的原稿。
④放置文件
一次放置的文件页数不能超过规定页数； 文件正反面按要求放置； 文件顶端要推进到能够启动自动输纸机关的地方； 送多页文件时，两侧要排列整齐，靠近导纸板，前 端要摞成楔形。