办公室事务和管理实训

《办公室事务与管理》实训指导

实训一办公室工作实训

【训练课时】4课时

【训练目的】通过训练，使学生熟悉办公室工作内容，掌握办公室人员的工作方法，强化办公室人员职业意识，了解从事办公室工作应具备的职业素质和能力。

1.训练任务

训练任务为学生根据教师提供的案例资料进行讨论和分析，拟定妥善的处理

方法。

案例1

一个大型会议的晚会内容怎么定，方秘书先请示分管办会的黄副主任，黄答

“举办电影晚会”。黄没有要求方秘书再往上请示，而方秘书自认为在请示一把

手贾主任也许会更好办事。在请示贾时又没有把已请示黄所定的意见告诉贾，

贾的批复为“观看戏剧演出”。这样，一个晚会出现了两种不同安排的领导意见，该按谁的意见办呢？方秘书左右为难。几个办会秘书研究，最后定为按贾的意见执行。由方秘书向黄副主任作自我批评，说明拟按贾主任的意见办，请黄谅解，当时黄副主任对方秘书多头请示很不高兴，但还是同意按贾的意见执行。请你对方秘书的工作方法做出评价。

案例2

一天，某公司经理突然收到一封非常无礼的信，是由一位与公司交往较深的

代理商写来的。经理怒气冲冲地把秘书叫道自己的办公室，让秘书记录自己口述的回信，并立即打印寄走。

“ •我没有想到会收到你这样的来信，虽然我们之间已有那么长时间的往来，但事已至此，我不得不中止我们之间的一切交易和往来，并且按照惯例，我要将这件事公之于众！•

对于经理的命令，秘书可以选择的行为有：

A.“是，好的。”然后秘书立即回到自己的办公室，将信打印寄走了。

B.对经理说：“经理，这封信不能发，把它撕掉算了！”

C.不是回去打印，而是前进一步，提出忠告：“经理，请你冷静一点！给对方一封这样的信，后果会是什么呢？在这件事情上，我们难道就没有该反省的地方吗？”

D.当天快下班时，秘书将打印出的信递给已经心平气和的经理：“可以将这

圭寸信寄走吗？”

作为秘书，你认为以上哪一种行为最适当？

案例3

秘书A小姐与她男朋友B在同一公司工作。B在广告宣传部工作。他俩准备在第二年春暖花开的时节结婚。他俩的关系目前在公司内无人知晓，他们准备年底在公司里公开关系。

这天上午，公司开董事会，讨论人事问题。A小姐来到会议室给大家送茶。

“最近澳洲分公司的C病的很厉害，那边的经理让公司赶紧派人去接替他。” 一位董事说。

“大家看广告宣传部的B如何？他还没有结婚。”另一位董事提议说。

“我看可以。”董事长说。“那就这么定了吧，这个月底就发调令。”

“可以，我们在月底之前给B办好手续。”人事经理回答说。

这天下午，A小姐和B在咖啡店约会。

“A,我想我们明年结婚的时候还是去北海道吧。” B显然在憧憬着美好的未来。此时此刻，A小姐到底应不应该把在董事会上听到的消息告诉他呢？

【背景介绍】日本的企业一般都有这样的规定，职工到国外工作，时间短的3个月，长的一年，平均半年，这期间不得回家探亲，即使过不习惯国外的生活，也必须忍耐。A小姐知道这些，当然十分苦恼，因为不仅明年结婚的计划可能泡汤，而且即使结了婚也得忍受两地分居的煎熬。

案例4

XX市人民政府办公室秘书大张，跟随老市长多年了，深得老市长信任。前不久，大家都在议论大张提拔的事，大张也认为自己是志在必得。就在这节骨眼儿上，老市长调走了，新上任了一位市长。新调来市长的工作思路和作风，与老市长完全不同。大张一时不能适应，多次受到批评。一次，新市长要大张写一份工作总结，由于过去都是在要用的前一天才交

稿，没想到新市长第二天就要了，大张还未动手呢，又挨了一顿批。大张很苦恼，茫然不知所措，心理上也有很大的失落感。请你为大张想想办法，他该怎么办？

案例5

某所办公室信息科刘科长采写到一篇较有价值的信息稿，经过一番修改、润色，费了不少工夫，他兴冲冲地将稿件呈到所长办公桌上。凭经验，他估计这一炮定能打响，并可获得当年所在系统的优秀信息奖。不料，所长看后批示：“此

稿目前不宜发”。看到自己的工作成果作废，辛辛苦苦采写的稿子被“枪毙”，刘科长心里有股说不出的滋味。“这么好的题材！可惜！” “不行，得想个办法。”刘科长拿定了主意，回到自己办公室，经过一番修改，将原稿换了个标题，内容的文字也略作改动，然后拿给书记签发，居然

顺利通过了。当然，他没有把真相告诉所长。第二天，刘科长正在为稿件已发儿高兴时，被通知到所长办公室，在那里他受到了严厉的批评。请说明刘科长被批评的原因。

案例6

一天，某市工业局秘书的张科长正在办公室批阅文件，这时，本单位一位以爱上访告状闻名的退休干部谭某走了进来，说要找局长。张科长先热情地招呼他坐下，然后敲开了局长办公室的门，请示局长如何处置。局长此时正忙于局里的业务，不相见谭某，只非常干脆地对张科长说了一句：“告诉他我不在。”就又低头忙他的去了。张科长回到自己的办公室，对谭某说：“领导不在办公室，你先

回去，有什么事我可以代你转告。”既然这样，谭某也无话可说，悻悻地离开了秘书科。

约过了一个多小时，张科长起身去档案室，来到走廊，想不到意外看见局长与谭某在卫生间门口握手寒暄并听到谭某说：“刚才张科长说你不在办公室！” “哪里，我一直在啊！”局长毫不迟疑地回答。张科长顿感浑身一阵冰凉。

原来，谭某离开秘书科以后，并未回家，而是极不甘心地在办公室的走廊内来回走动，刚巧碰上局长上卫生间，急忙抢上前去打招呼，这才有了刚才那一幕。事后，谭某逢人就散布张科长不地道，品质太差，欺上瞒下，没有资格当秘书科长。张科长有口难辩。刚开始感到很委屈，后来一想，当领导的这样做也是出于无奈，当秘书的应注意维护领导的形象，否则将给工作造成不良影响。所以，他从不对人解释此事，听到议论，也一笑置之。

请你对张科长的行为进行点评。

2.任务成果及要求

(1)将案例材料提前一周布置给学生，要求学生运用所学知识对案例进行分析。

(2)要求整理有序后上交，并由组员代表小组在课堂上汇报，要求每个案

例的讲述者不能重复。