集团公司秘书处档案管理优化方案.doc

集团公司秘书处档案管理优化方案1

集团公司秘书处档案管理优化方案

2011.12.31

一、背景：

1、董事长事业规模化、多元化发展需求。

董事长下属公司日渐增多，不仅仅涉及民办高校，还涉及担保、基金、贸易等业务，并有近期（5年内）上市规划的需求，集团化管理方向和管理职能都在酝酿之中，文件内容和数量必将增加，其管理要求也将仔细和严格。

2、秘书处档案管理随意，查找很不方便。

目前，秘书处在编3人，外编1人，基本上各人的工作均董事长直接分配，工作仍侧重在对董事长行政后勤方面的打理，暂时没有人专职管理文件档案。秘书处档案主要有纸质和电子两种载体，纸质档案存放秘书处的文件柜内，电子档案存放秘书处的台式电脑内。

电子档案管理现状：除了xxx上交的部分文件有准确名称，其余多数文件命名都很随意，无准确的名字、版次、时间，同一个文件存放电脑多处（有多达8处的，内容相同，但命名不同）。

纸质档案管理现状：存在和电子档案管理相同的问题。但前期可能是董事长要求，有了明确的文件柜和文件盒细类标识，建议还要从档案管理的基建方面来系统梳理。

3、秘书处档案管理缺失保密规范。

秘书处因复印机、打印机、董办接待等多种硬性环境，人员出入杂多，使用电脑人员也较多，目前台式机存放文件最多，但未设置登陆密码，保密性极低。档案管理暂无相关的制度可依据（有xxxxx公司“学院档案管理办法”可作参考，但还不能套用）。

二、优化思路

因刚入职，对公司业务了解还不够全面，建议秘书处档案管理逐步先梳理，时机成熟后再整合编制档案管理制度。在此，仅基于现状了解，对秘书处档案管理提出一些优化思路。

1、先确定“档案分类、归档范围和保管期限表”（见附表）。

2、明确文件最终汇总、运转、保管责任人。

建议秘书处专人专职负责，跟进文件落实情况，并立足上市的文档准备工

作，确保档案管理的清晰系统性、清晰度和安全性。

3、整理现有的文件柜和电脑硬盘文件。

根据已确定的“档案分类、归档范围和保管期限表”，整理秘书处现保管的文件，重新归类、摆放和标识。

4、编写文件明细一览表和卷内目录

对所有文件记载在“文件明细一览表”，并给每一个文件盒内的文件，编写“卷内目录”。其中，文件明细一览表包含的列表信息有：文件盒名称和编号、提交单位及人员、文件材料标题及编号、页数、文件类别、存档时间、保存期限、存放地点、份数、备注。不仅要存放在电脑内，还要及时更新盒内目录，以备翻查。

5、要求电子存档管理。

对所有送存秘书处的纸质文件，均要求同时抄送一份电子文档备存，如没有电子版本，可由秘书处拍照或扫描存档。秘书处设置电子文件的专用电脑，并设置密码。

6、建立档案借阅登记管理。

7、建立各类文件的跟踪流水账（包括董事长各类指示、其他发函或收函）。

对于董事长发出的各项指示，或各项会议决议，各类秘书处接触的发函或收函，建立“秘书处文件运转一览表”，进行文件的跟踪管理、及时汇报跟进结果，便于董事长随时掌握一些待办事务的进程和节点，及时发现、纠正问题，确保工作有效开展。

8、档案盒内文件装订成册。

盒内文件一旦装满，采用活页的方式装订成册，更新卷内目录、盒脊标注、盒号、文件日期等相关标识，并评估文件柜内容及文件翻查频率，考虑是否移库保管。

附表：

秘书处档案分类、归档范围和保管期限表