关于公务出差统一购买机票的通知5.24

关于公务出差统一购买机票的通知

各单位：

为了加强对机票预订的管理，降低公司的差旅成本，根据《国内因公出差管理办法》的文件要求，现将公务出差统一购买机票的具体操作办法通知如下：

一、适用范围：沪、津两地所有出差员工预订国内、港澳或国际机票

二、机票预订办法：

1、上海及天津基地所有出差员工的机票预订均由两地总务管理课派专人兼职负责，统一管理。

2、由出差人员填写《因公出差审批表》经相关领导批准后，将复印件交至各订票专管员处；

3、订票专管员根据《因公出差审批表》审核相关信息，确定航班后出票，电子客票信息经网络平台直接发送至出差人员手机；

4、出差人员根据手机短信中的客票信息办理登机手续；

5、部长及总监级以上人员的机票预订由各单位行政人员、秘书或翻译代为办理。

三、机票预订要求：

1、受理时间：周一至周五8:30-17:30期间，特殊情况除外；

2、提前预订：出差人员在确定出差行程后，应立即办理出差审批手续，并提前3-5个工作日预定往返机票；

3、折扣最优：订票专管员应在指定的票务公司或航空公司预定机票。定票时，在满足预定者出行要求的前提下，本着节约开支的原则进行预定，尽量选择出行当天工作时间内票价最优的航班。

4、改签或退票：

⑴机票预订成功后，无特殊原因一律不得改签或退票。

⑵因公司出差计划调整，出差人员需要变更行程的，因提前1-2个工作日告知订票专管员，并提交情况说明，否则不与办理改签或退票业务；出差在外人员可先电话告知，回来后补交情况说明。

⑶因个人原因变更行程的，应自行承担改签或退票费用。

四、票款支付、核销：

1、上海基地管理办法：

⑴所有机票款由公司统一支付，出差人员不需要再借支备用金付款；

⑵每月初由订票专管员负责统一核销上月的机票款，按部门、项目等要素分别统计汇总列各部门或项目专项差旅费；

⑶出差人员在出差结束后5个工作日内到订票专管员处领取由订票专管员签字确认并加盖订票专用章的电子客票复印件作为核销差旅费补助的依据。

⑷未按规定购买的机票，且无订票专管员签字确认并加盖订票专用章的电子客票财务一律不予核销。

2、天津基地根据实际情况另行制定票款支付、核销办法。

五、两地订票专管员联系方式：

本规定自7月1日起执行，原文件《关于公务出差订票由总务部统一办理的规定》同时废止。

以上解释权归企业管理部。

附件：《因公出差审批表》（修改版）

企业管理部

二〇一二年六月十四日

因公出差审批表（修改版）

2、“工作效果”栏及“单位负责人评价”栏在出差回来后第二天填写；

3、本表在出差进行借款必须向财务出示，报销时须与有关凭证一起粘贴。

机票预订申请表

2.订购港澳机票时，须填写港澳通行证号，大写英文姓名（姓/名）；

3.订购国际机票时，须填写护照号，大写英文姓名（姓/名）。

附：