情景模拟题

《接待工作》情景练习题

一、在秘书工作中，经常涉及到环境问题，而秘书小李则认为这不过是把接待室（会议室或办公室）收拾得整洁一些而已，他这种看法对吗？请说明理由。

答：这种看法是不对的。

因为接待环境包括前台、会客室、办公室、走廊、楼梯等处。接待环境应该摆放清洁、整齐、明亮美观、无异味。其次，前台或会客室应摆放花束，绿色植物，会使对方产生好感；办公桌上的物品各归其位，摆放整齐，不常用和私人用品应放在抽屉固定地方，以便马上找到。

二、当客人进入办公室时，吴秘书正在办公室打印一份急件，他向客人点点头，并伸手示意请客人先坐下。五分钟后，他起身端茶水给客人，用电话联系好客人要找的部门，在办公室前起身向客人道别，并目送其走出办公室。为此事，吴秘书受到了办公室主任的批评。请你指出吴秘书在这次接待工作中有哪些不妥之处？他应怎做？

答：1、吴秘书在此次接待工作中，没有做到亲切迎客、热情待客、礼貌送客。

2、吴秘书应做到：

①站起来面带微笑迎客，主动问候；

②伸手示意请坐，款待饮料；

③问明来意，并说明情况，请客人稍等；

④尽快帮客人联系好要去的部门并具体说明如何去；

⑤礼貌地将客人送出门口，握手道别。

三、一位没有预约的来访者，要求见公司经理，可经理正在开会。面对这种情况，你认为秘书应怎样接待这位来访者？

答：1、首先要以友好的服务态度欢迎来访者，热情接待；

2、请来访者稍等，然后向经理请示，如经理同意自己或其它人员见客，秘书可给来访者发放宾客卡，引导其去接待的地方。

3、如果当天经理确实不能也不能找到合适的人与来访者见面，秘书可向其说明情况，主动请来访者留言，并保证尽快递给经理。

4、如果经理不愿会见客人，秘书可以既热情又坚定的态度回答经理确实无法接待，帮助经理挡驾。

四、XX模具厂张厂长到XX电器公司来联系业务，但张厂长事先并未预约面谈时间，你作为XX电器公司的秘书，该如何做好接待工作？

答：同三

五、A公司的经理将来B公司参观访问，假如你是B公司的秘书，你将如何做好接待工作的物质准备？

答：1、环境准备。①把前台、会客室、办公室、走廊、楼梯等处保持清洁干净、整齐美观、无异味；②在前台或会客室摆放适量的绿色植物；

③办公桌上的物品各归其位，摆放整齐；将不常用和私人用品放在抽屉固定地方。

2、办公用品准备：

（1）在前厅准备好座椅。

（2）会客室：①桌椅摆放整齐，桌面清洁、无水渍、污渍；②墙上挂些与环境谐调的画、照片或合影；③桌面放一些介绍公司情况的资料；

④准备好茶叶、茶具、饮料；⑤检查会客室的照明及空调设备、电话、复印机、传真机等。

六、市制药厂刘厂长明天来访，领导指示王秘书把接待室处整理一下，如果你是王秘书，怎样做好这项工作？

答：1、桌椅摆放整齐，桌面清洁、无水渍、污渍；

2、墙上挂些与环境谐调的画、照片或合影；

3、桌面放一些介绍公司情况的资料；

4、准备好茶叶、茶具、饮料；

5、检查会客室的照明及空调设备、电话、复印机、传真机等。

6、摆放适量的绿色植物

七、一位来访者即要告辞，此时秘书应怎样礼貌相送？（某报社记者结束对你公司总经理的采访后，起身告辞，你作为秘书该怎样礼貌相送？）答：1、主动为来访者取衣帽等物，并扫视一下桌面，看是否有东西被遗忘。

2、为来访者开门。

3、送来访者到电梯时，要为客人按电梯按钮，在电梯门关上前道别。

4、和上司一起送客时，要比上司稍后一步。

5、与客人握手告别；并选择最合适的言辞告别，如“希望下次再来”等礼貌用语。

6、马上整理好会客室，以便迎接下一位客人。

八、某公司拟在礼堂召开全体员工大会，要求按时到会，并按部门就座，办公室主任吩咐秘书做好座次标识和入场引导工作。请问秘书应该怎样做？

答：1、事先制作好各种座次标识用品，如：主席台或会议桌上的台签式姓名卡片、指示牌和座次图表等。

2、在主席台或会议桌上摆放台签式姓名卡片。

3、在员工入场前，按大会安排的座次图表及会场座位分别排号，并按部门划分摆放指示牌或指示标签。

4、热情主动地迎接与会者，按规范的礼仪将客人引导入场，请客人按座次标识入座。

九、新来的秘书小王就必须回收的会议文件一事向办公室的李主任请教，李主任将怎样回答他的问题？（公司的产品发布会议之后，有些会议文件需要回收，作为秘书，你怎样收集会议文件呢？）

答：1、小型内部会议回收办法：⑴在会议结束时，由主持人提出放在桌上由秘书收回；⑵由秘书在会议室门口随时收集；⑶由秘书人员单独向个别已领取文件而未到会的人员集。

2、大中型会议收集办法：⑴要附上统一的文件清退目录，统一收回。

⑵对会议工作人员，采取下发收集目录，限时交退

十、X制药厂副厂长突然来访，要求会见公司李经理，但李经理正在开会，汇报后，李经理说不能会见，并让你找借口打发来访者。作为秘书，你该怎么办？

答：秘书可说：“很抱歉，李经理正在主持一个重要会议，你能否改日再来？”或“你是否可以留个条，由我转交李经理。”

十一、销售部经理王华和市场部经理张强一同去拜访王华的一个老客户，张强是第一次见这个客户。见面后，王华只顾和客户交谈，他这样做对吗？他该如何做？

答：他这样做是错的。会见客人时，如有对方不熟悉的同行、同事在场，应首先介绍。他应该在见面后把张强介绍给老客户，再把老客户介绍给张强。

十二、销售部经理王华和市场部经理张强一同去拜访王华的一个老客户，张强是第一次见这个客户。见面后，王华只顾和客户交谈，张强该如何做？

答：他应主动作自我介绍。他可以这样说：“你好，我叫张强，我是市场部经理。”或“你好，我是市场部经理张强。”

十三、销售部经理王华去拜访一个客户，在客户那儿他碰到了另一个见过一次的客户，他记不得这个客户的名字了，他该如何做？

答：当他忘记客户的名字时，他应立即予以承认。他可以这样说：

“瞧我这记性，我想不起你的名字了。”

“我的大脑失灵了。真抱歉，它查不到你的名字了。”

“我记得以前见过你，可我想不起你的名字了。”

“实在抱歉，我忘了你的名字了。”