文件及信息管理关键要点

文件及信息管理关键要点
1、施工项目信息的分类与内容
施工项目信息分类基本信息主要有：
(1)公共信息。

包括法规和部门规章制度、市场信息、自然条件信息等。

(2)单位工程信息。

包括工程概况信息、施工纪录信息、施工技术资料信
息、工程协调信息、过程进度计划及资源计划信息、成本信息、商务信息、质量检查信息、安全文明施工及行政管理信息、交工验收信息等。

2、施工项目信息结构
为了便于利用计算机管理项目信息，可采用信息目录结构。

3、施工项目信息的内容
施工项目常用信息内容：
(1)法规和部门规章信息
(2)市场信息
(3)自然条件信息
(4)工程概况信息
(5)施工纪录信息
(6)施工技术资料信息目
(7)7施工计划表、工程统计表、材料消耗表和现金
(8)进度控制信息
(9)成本信息
(10)资源管理需要量计划信息
(11)商务信息
(12)安全文明施工信息
(13)行政管理信息
(14)竣工验收信息
4、信息编码与处理
(1)项目信息编码的原则
1)编码应与项目分解的原则和体系相一致。

2)便于识别和记忆，方便查询、检索、汇总和使用。

3)反映项目的特点和需要。

4)代码与所代表的实体具有唯一性。

5)代码应尽量短小、等长，较好地适应项目、环境的变化，长时间无须
修改。

(2)项目信息编码的内容与要求
项目信息编码的内容包括：项目的结构编码；项目管理组织结构编码；项目的政府主管部门和各参与单位编码；项目实施的工作项编码；项目投资项编码或成本项编码；项目进度项编码；项目进展报告和各类报表编码；合同编码；函件编码；工资档案编码等。

编码要求：
1)项目的结构编码应依据项目结构图，对每一层的每个组成部分均进行
编码。

2)项目管理组织结构编码应依据项目管理组织结构图，对每一个工作部
门进行编码。

3)项目的政府主管部门和各参与单位编码应包括：政府主管部门、业主
上级部门、金融机构、工程咨询单位、设计单位、施工单位、物资供
应单位、物业管理单位等。

4)项目实施的工作项编码应覆盖项目实施的工作任务目录中的全部内
容。

5)项目投资项编码应综合考虑概算、预算、标底、合同价和工程款支付
等因素，建立统一编码，服务于投资目标的动态控制。

6)项目成本项编码应综合考虑预算、投标价估算、合同价和施工成本分
析和工程款支付等因素，建立统一编码，服务于项目成本目标的动态
控制。

7)项目进度项编码应综合考虑不同层次、不同深度和不同用途的进度计
划的需要，建立统一编码，服务于项目进度目标的动态控制。

8)项目进展报告和各类报表编码应包括项目管理形成的各种报告和报
表的编码。

9)合同编码应考虑项目合同结构和合同分类，应反映合同类型、相应的
项目结构和合同签订的时间特征等。

10)函件编码应反映发函者、收函者、函件内容所涉及的分类和时间等，
以便函件的查询和整理。

11)工资档案编码应根据有关工程档案的规定，项目特点和项目实施单位
的需求而建立。

(3)编码方法
常用编码方法采用顺序编码。

5、项目信息处理
(1)信息处理的工作内容
信息处理主要包括信息的收集、加工、存储、检索和输出等工作。

(2)工程项目信息处理的方法
1)信息处理平台
基于网络的信息处理平台由数据处理设备（计算机、打印机、扫描仪、绘图仪等）、数据通讯网络（含形成网络的硬件设备和软件）、软件系统（操作系统和信息处理软件）等一系列硬件和软件构成。

2)数据通讯网络
局域网(LAN)。

3)工程项目数据通讯方式
通过电子邮件收集信息和发布信息；召丌网络会议；基于互联网的远程教育和培训；基于互联网的项目专用网站实现各方信息交流、协同工作和文档管理；通过互联网的项目信息门户为众多项目服务的公用信息平台。

6、项目管理信息系统概述
(1)项目管理信息系统的意义
1)实现项目管理数据的集中存储；
2)有利于项目管理数据的检索和存储；
3)提高项目管理数据处理的效率；
4)确保项目管理数据处理的准确性；
5)可方便地形成各种项目管理需要的报表；
6)实现项目运行中的动态控制，利于项目目标的实现。

(2)项目管理信息系统的作用
1)为各层次、各部门的项目管理人员收集、传递、处理、存储和开发各
类数据和提供信息服务；
2)为高层次的项目管理人员提供决策所需的信息、手段、模型和决策支
持；
3)为中层的项目管理人员提供必要的办公自动化手段，以摆脱繁琐的简
单性事物作业：
4)为项目计划编制人员提供人、财、物等诸要素的综合性数据，为合理
编制和修改计划、实现有效调控提供科学手段。

(3)建立项目管理信息系统的内部前提
建立起科学、合理的项目管理组织，建立科学的管理制度，是建立项目管理信息系统的根本前提之一。

(4)对施工项目管理信息系统的要求
1)项目管理信息系统的设计，应考虑项目组织和项目启动的需要，包括
信息的准备、收集、标识、分类、奋发、编目、更新、归档和检索等。

2)应目录完整、层次清晰、结构严密，能够自动生成表格。

3)应方便目录信息输入、整理与存储，并利于用户随时提取信息。

4)应能及时调整数据、表格与文档，能灵活补充、修改与删除数据。

5)系统内含信息种类与数量应能满足项目管理的全部需要。

6)应能使设计信息、施工准备阶段的管理信息、施工过程项目管理各专
业的信息、项目结算信息、项目统计信息等有良好的接口。

7)应能连接项目经理部内部各职能部门之间以及项目经理部与各职能
部门、作业层、企业各职能部门、企业法定代表人、发包人和分包人、
监理机构发、邓，使项目管理曾与企业管理层及作业层信息收集渠道
畅通、信息资源共享。

8)应能在局域网上或基于互联网的信息平台上运行。

7、项目管理信息系统的主要功能
项目管理信息系统由多个模块构成其子系统。

(1)项目管理信息系统的主要功能模块
工程项目管理是以投资、进度、质量三大控制为目标，以合同管理为核心的动态控制系统。

因而，项目管理线性系统至少应具有处理三大目标控制及合同管理任务的功能。

(2)项目管理信息系统各子系统的功能
1)投资控制子系统
a)项目的估算、概算、预算、标底、合同家、投资使用计划和实际投
资的数据计算和分析；
b)进行项目的估算、概算、预算、标底、合同家、投资使用计划和实
际投资的动态比较，并形成各种比较报表；
c)计划资金的投入和实际资金的投入的比较分析；
d)根据工程的进展进行投资预测等。

2)成本控制子系统
a)投资估算的数据计算和分析；
b)计划施工成本；
c)计算实际成本；
d)计划成本与实际成本的比较分析；
e)根据工程的进展进行施工成本预测等。

3)进度控制子系统
a)计算工程网络计划的时间参数、并确定关键工作和关键线路；
b)绘制网络图和计划横道图；
c)编制资源需求量计划；
d)进度计划执行情况的比较分析；
e)根据工程的进展进行工程进度预测等。

4)质量控制子系统
a)设计质量控制；
b)施工质量控制；
c)材料质量跟踪；
d)设备质量管理；
e)工程质量事故处理；
f)质量活动档案；
g)质量法规标准。

5)合同管理子系统
a)合同基本数据查询；
b)合同执行情况的查询和统计分析；
c)标准合同文件查询和合同辅助起草等。

(3)12.7.3工程项目管理系统(PKPM)。