公司内部控制规范——合同

第13部分 公司内部控制规范一一合同

13 . 1岗位责任与授权批准制度 13 . 1. 1 合同岗位责任制度

内控制度编号 制度受控状态

第1章总则

第1条目的

为对合同实施内部控制，确保合同的拟定、审批与执行分开，并互相制约与监督，特制定本制度。 第2条适用范围

本制度适用于公司中与合同管理有关的岗位及职责权限的设置。

第2章 岗位设置及主要职责

第3条合同业务岗位的设置

合同业务岗位至少应该包括法务部经理、各部门负责人、法律顾问、业务经办人员、财物人员、合同 协议档案管理员及印章管理人员七个岗位。

第4条各岗位的主要职责 1 •法务部经理的主要职责 (1 )审核公司合同管理制度。 (2 )参与重大合同的谈判。

(3) 审核公司格式合同和各部门合同文本。

(4) 审核公司合同台账和有关合同纠纷的法律诉讼文件。 2 •各部门负责人的主要职责 (1 )协助拟定主营业务格式合同。 (2 )监督本部门合同的签订及履行情况。 (3)负责超出业务经办人员权限的合同谈判。

内控制度名称

合同岗位责任制度 执行部门 监督部门 生效日期

第5条不相容岗位的职责

1.合同的拟定与审批。

2•合同的审批与执行。

第6条合同业务人员的基本要求

1•对外合同的签订应由法定代表人或其授权的人签章。

2•合同签订时，必须要加盖单位印章或合同专用章才能生效。

3•法定代表人也可以由公司章程等文件规定能够代表公司行使职权的主要负责人担任。

第4章附则

第7条本制度由财务部会同公司其他有关部门解释。

第8条本制度自年月日起实施。

13 . 1 . 2 合同订立权限分级授予制度

13 . 2合同编审管控规范

13 . 2 . 1 合同风险防范制度

13 . 2 . 2 合同编制制度

13 . 3合同订立管控规范 13 . 3 . 1 合同保密制度

内控制度编号 内控制度名称

合同保密制度 执行部门 监督部门 生效日期

第2条本制度适用于本公司全体员工，公司所有人员都有保守公司秘密的义务。

第3条密级确定

公司合同秘密的密级分为“绝密”、“机密”和“秘密”三级，属于公司秘密合同及相关文件、资料，

应当在文件的右上角标明密级。

1•“绝密”合同是指此类合同文件资料的泄密会使公司的利益受到特别严重的损害，直接影响公司权益的重要决策文件及资料，包括但不限于总经理与有关人员商议的战略、经营、人事等重要的合同文档信息，此项密级由总经理确定。

2•“机密”合同是指此类合同文件资料的泄密会使公司受到严重的损害，主要是指公司在履行规划、投资论证报告、财务报表、统计资料、审计报告、重要会议记录、公司经营情况时签订合同的相关文件资料。

3•“秘密”合同是指此类合同文件资料的泄露会使公司的利益受到损害，主要指公司正式文件、文书档案、经济往来文书、人事档案、合同协议、协议职员工资性收入、尚未进入市场或未公开的各类信息。

第4条各类密级合同保存期限

1•保密等级的划分由拟定文件或报告的部门负责人或分管领导确定，经总经理批准后，由部门负责人

组织实施。

2•对公司所产生的合同事项应当及时确定密级，最迟不得超过10个工作日。

3.“绝密”级文件的保密期限为永久，“机密”级文件的保密期限为10年，“秘密”级文件的保密期限为3年。

第5条各类密级合同的保密措施

1•“绝密”合同相关文件资料的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，应由总经理委托专人执行。

2•“机密”合同相关文件资料，未经过总经理批准，不得复制或摘抄；收发、传递和外岀携带“机密” 相关文件资料应由指定人员担任，并在设备完善的保险装置中保存。

3•“秘密”合同相关文件资料，在对外交往与合作中需要提供时，应当事先经总经理批准。

4•“秘密”合同相关文件资料，应选择具有保密条件的场所，根据需要，限定参加人员范围，对参加涉及密级事项的人员予以指定，并确定其内容是否传达及传达范围。

第6条解除和降低密级

1•解密和降低密级由合同文档管理人员提供清单，报总经理批准后执行。

2•解密和降低密级操作应由总经理委托专人监管，合同文档管理人员具体实施。

13 . 3 . 2 合同档案管理规定

内控制度编号 制度受控状态

第i 章总则

第i 条目的

1 •为加强合同文档的管理工作，提高档案管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、 科学化，特制定本规定。

2 •为文档使用过程中便于对文档进行移交、保留、发放和借阅，特制定本规定。 第2条适用范围

1 •本规定主要是用来规范合同档案的接收、保管、使用流程。

2 •本规定所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以工程、销售项目为中心的资料总和。

第2章 合同档案管理的原则

第3条 合同档案的管理实行信息化管理，由公司合同管理主管部门集中统一管理，以确保档案的完 整、安全和有效利用。

第4条 合同管理主管部门负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导 各业务分公司、各部门的合同管理工作。

第5条 各业务分公司、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确 定一名网络人员负责合同文档管理。

第3章 合同档案管理的分类和归档

第6条合同档案管理的分类 1 •普通合同档案

合同标的在 ______ 万元资金支岀或______ 万元资金收入以下的合同 2•重要合同档案 合同标的超岀 万元资金支岀或

万元资金收入以下的合同。

第7条合同的归档

1 •凡是有法律效用的文件材料， 合同履行完毕后，合同主管部门经办人应向兼职管理员对自己审查的 合同办理关闭手续并进行归档，实行合同全过程的闭环管理。

内控制度名称

合同档案管理规定 执行部门 监督部门 生效日期