高校二级学院教学档案管理现状与对策

高校二级学院教学档案管理现状与对策

发表时间：2009-05-21T16:57:10.840Z 来源：《中小企业管理与科技》2009年5月上旬刊供稿作者：张海庆

[导读] 本文针对当前形势下二级学院教学档案的作用以及管理方面存在的问题进行探讨，并提出了改进措施。

摘要：随着高校管理体制改革的深化，高校二级学院自我管理在逐步得到完善，二级学院教学档案管理也面临着新的挑战，本文针对当前形势下二级学院教学档案的作用以及管理方面存在的问题进行探讨，并提出了改进措施。

关键词：高校二级学院教学档案管理

0 引言

教学档案是反映和评估教学质量及教学管理水平的重要标志。对教学档案材料的收集整理、保存和利用是教学管理工作的重要组成部分，是高校档案的主体和核心，在高校档案中占据十分重要的地位。所谓二级学院教学档案管理是对高校学院一级的教学管理和教学实践活动中形成的、应当归档保存的设计图纸、图表、文字材料、照片、影片、录相、录音带、软盘、光盘等教学文件材料所进行的管理，是对二级学院教学工作的内容、方法、途径和效果的真实记录。然而,长期以来在学院一级的管理工作中，教学档案未能得到应有的重视,在实践中往往存在只重视文书档案，而忽视了对教学档案的收集、整理工作,致使教学档案内容不全，质量不高，管理分散,乃至不能很好地反映教学活动和教学管理工作的全貌。因此，必须结合高校教学档案工作的实际，采取有效措施，有针对性地做好二级学院教学档案管理工作。就现实而言，笔者认为应着重从以下几个方面入手：

1 充分认识高校教学档案的重要性

1.1 教学档案是教学水平的客观记录，是教学研究的依据档案是历史的客观记录。教学档案是教学活动的，它能客观地反映出教学水平的高低，如对教师教案、讲稿、实习指导书等的研究、比较，可以看出教学水平是提高了还是倒退了；对历年的试卷、考试成绩、毕业论文等的比较能反映出学生学习的情况；对教学管理制度及执行情况的研究能洞察出不同时期教学管理是抓紧还是放松了；对同类学校间教学档案的“横向”比较，能直观地反映出各自教学水平及教学管理水平的高低。这些都是探求如何加强教学管理、提高教学管理水平的重要依据和条件。

1.2 教学档案是教学水平的客观记录，是教学研究的依据教学档案在教学活动中形成，是教学活动的客观记录，为教学管理提供参考，为教育决策提供咨询，为改进教学、提高教学质量提供第一手信息资料，是事后处理问题、查证和研究教学日常工作的凭证，是自身活动的信息库，是反映教学管理水平高低及教学活动和教学研究的依据。

1.3 教学档案是进行教学评价的基础和前提教学档案是办学条件、办学水平、教育质量作出教学评价的基础和前提。教学评价是现代教育内在规律的要求，教学档案材料是教学评价的指标，是监督教师及教学管理人员是否及时主动向教学管理部门提供教学材料的主要依据，是评价教学规范性的真实记录。

1.4 教学档案是监督教师及教学管理人员的依据教学档案是在教学的一系列活动过程中形成的，具有备查、考核和利用价值，经归档保存的材料，具有真实性。如教师的授课计划、教案讲搞不完整，甚至没有，只是上课列几条提纲，教学评比、检查时就能看出他的工作态度。教学档案是否齐全是检查教学管理人员是否及时、主动向教学文件的形成者催要教学材料，按教学特性和归档要求将教学文件材料转化为教学档案，档案是否完整、系统的依据。

2 清醒认识到二级学院教学档案管理存在的问题

2.1 对档案管理的重要性认识不够随着高等教育的大发展，在学校不断扩招、教学模式不断创新、教学范围不断扩大，教学管理逐步规范的情况下，教学活动过程中产生的教学文件越来越多，教学管理人员工作量不断增加，传统的教学档案管理模式和手工操作方法已不能适应改革发展的需要。

2.2 制度不完善高校内部体制改革后，实行二级分院管理，原本由学校职能部门管理的工作都下放至二级分院。二级分院的教学档案管理工作起步较晚，制度不够健全，教学档案管理没有一套完整的制度来保证，相当部分高校的二级分院没有配备专职的档案管理员，导致教学档案没有专人管理，教学档案的收集及整理不及时。

2.3 档案材料收集不及时，质量不高一方面由于教师教学工作任务繁重，不能自觉、及时地提交教学档案材料，另一方面目前大部分二级分院没有配备专职档案员，管理人员既要忙于日常事务，因此容易错过了收集时间，便导致教学档案的收集不全，重要教学材料流失，归档材料质量不高，缺乏完整性，这不仅影响了教师教学水平的发挥，教学质量的提高，也影响着教学改革的稳步、协调发展，同时也给评估工作带来不良影响。

2.4 教职工档案意识不强教师教学任务繁重，既要教书，又要搞科研，另外有些教师对教学档案的重要性认识不足，认为教师的职责就是教学和科研，至于教学成果、科研成果是否归档保存，似乎不是自己的责任；有些材料即便是归档了，也是在管理人员的再三督促下，教师为了应付差事，临时突击、草率整理的，造成教学档案材料不齐全、不完整、质量不高。

2.5 教学档案管理人员不稳定目前多数二级学院的教学档案管理由教学秘书兼任。由于教学秘书日常事务繁杂，各项管理工作不断增加，根本就没有充足的时间来系统开展教学档案的管理。另外，由于教学秘书工作繁杂，压力大，一旦有工作调动机会，很多教学秘书就会想法调离教学秘书岗位。这就导致了教学档案管理人员不稳定，进一步导致教学档案管理可能缺乏连续性。

3 强化二级学院教学档案管理的方法

3.1 强化档案意识，加强对教学档案工作的领导强化档案意识，就是要提高师生和管理人员对教学档案工作重要性的认识，进一步加强对校、院两级教学档案工作的领导。一是要建立教学档案室，按照集中统一管理的原则，把分散在教学部门和个人手里应当归档保存的教学文件材料集中起来，进行统一管理。二是要把教学档案工作真正纳入系教学工作计划，列入议事日程，及时研究和解决存在的实际问题，把教学档案工作作为教学管理工作中的一项重要内容来抓，并列入相关人员的职责范围。做到统一安排、统一要求、统一验收，使之与教学工作同步发展。

3.2 建立和完善二级分院教学档案管理制度，提高管理质量二级分院根据自身特点制定教学档案管理的各项规章制度，配备专、兼职管理人员，以实现对教学档案工作各个环节的有效管理。如：制定教学档案管理制度，包括从材料的收集、整理、立卷、归档到档案的分类方法、细则、保管、利用等制度，在执行过程中，可设置教学档案岗，配备专、兼职档案管理人员进行管理。

3.3 编制完善检索工具建立教学档案的目的，就在于提供利用，如不积极利用，就失去档案保存的意义和活力。作为系级管理人员，在院