酒店办公室文员岗位职责

酒店办公室文员岗位职责

1.成文 1.内部通启(MEMO)成文：

2.根据经理要求撰写初稿;

3.请经理核查签字;

4.部门管理制度成文：

5.根据经理要求撰写初稿;

6.审核通过后，在《发文本》上填写的内容包括：文件标题、发文时间、拟稿部门、请求审批时间、主送及抄报、抄送部门、有附件的，应列明名称;

7.审核通过后，送企业管理部审批;

8.呈报总经理审批。

1.发文稿纸

2.发文 1.将文件原件复印存档; ⒉在《发文登记簿》上登记下发文件的名称、发文时间、接收部门名称; ⒊到相关部门下发文件; ⒋请相关部门的文员以上管理人员在《发文登记簿》中“外收发签字”一栏签收。 1.发文登记簿

⒊收文⒈收到各部门发出的酒店内部文件后，签收并上报经理;

⒉将VIP信息填写在办公室VIP信息栏上; ⒊将报纸等需要张贴的材料，在规定版面张贴; ⒋监督部门人员在阅读文件后，在文件上签字。⒈对于重要的接待通知，要在十分钟内向经理进行汇报; ⒉对于收到的计划、MEMO等文件，应检查有无部门有效签字人的签字。

⒋分类存放⒈对于时效性较强的文件，如《贵宾团体接待服务计划单》、MEMO等设专用表格夹存放; ⒉对于本部门下发的文件原件设专用文件夹存放，规章制度存放于相应的制度夹中; ⒊对于酒店下发的规章制度根据发放的部门进行分类存放; ⒋在文件的每页右上角用铅笔标明该文件在目录中的序号、总页数及当前页数，如

“1-3-1”指的是本制度夹中的第一份制度，本制度共有三页，这是第一页; ⒌在存放新下发的制度时，对于制度中已明确标明作废的旧制度要作出作废标志，同新下发的制度一并进行存放，对于一些补充规定，要将原文件找出后，与新文件一并存放，同时在目录上作出标注; ⒈规章制度明细表⒈对于标明作废的文件不能自行进行处理，要做好统一保管。

⒌装订⒈每月月底将当月的《贵宾团队接待通单》、 MEMO 等汇总，装订成册，在封皮上写明年、月、日以及保存期限; ⒉每月月底要对存放的制度进行，对于内容有相互联系的要进行合并存放。

⒍借用⒈部门员工借用文件时要在《借用登记表》上登记，注明借用文件的名称、借用日期、借用人及需借用的时间; ⒉对于外部门借用文件的，要经经理同意后方可办理借用手续; ⒊外部门办理借用文件手续时，要持对方负责人签字的MEMO，注明借用的原因、借用的文件名称及所需借用的时间，并在《借用登记表》上登记文件名称、时间及借用人; ⒋文件归还后，要查看有无遗失、破损现象，并由借用人在《借用登记表》上签字，记录归还时间。⒈借用登记表⒈对于到期没有归还的文件，要找该部门负责人进行跟催，对于需要延长使用时间的，应办理续借手续。

⒎销毁⒈对于到保存期限的《贵宾团体接待服务计划单》、MEMO 等文件，请示是否销毁; ⒉同意后，以MEMO的形式，列明需销毁文件的名称、文件下发日期、保存的起止日期，上报审批签字; ⒊将审批签字后的MEMO上报质检部进行审批; ⒋接到质检部同意销毁的书

面批复后，方可销毁; ⒌销毁时根据表格数量的大小可采取到锅炉

房烧毁或用碎纸机粉碎等方式; ⒈文件销毁时要在现场，确保文件真正被销毁，防止资料外流。

工作项目名称：

表格管理

工作程序标准核查媒介注意事项

⒈申领⒈对于酒店统一外出印刷的表格按照酒店核定的表格月用量，每月列入《物品月计划申报单》中申领; ⒉对于部门专用表格月用量在三十张以上的，按照部门月用量，每月月初填写《印刷申请单》，经审批签字后，上报质检部审批; ⒊对于月用量较少，但长期使用的表格，亦应根据实际使用情况，定期申请印刷使用; ⒋接到表格印刷完毕 __后，到美工室将表格领回，并在《印刷申请单》中部门确认一栏签字确认; ⒌对于酒店统一使用但没有外出印刷的表格，按照酒店规定的表格领取时间到质检部领龋⒈印刷申请单

⒉登记⒈对于领取的表格要进行登记，设立表格台帐; ⒉部门员工在领用表格时，要在《领用登记表》上登记，注明日期、名称、数量及领用人; ⒊月末将当月表格领用情况汇总，并在表格台帐支出栏内登记当月发放的总数量。⒈表格台帐⒉领用登记表⒈发放过程中要注意核算和控制表格的月用量。

⒊⒈对于使用过的不需当天上交给相关部门的表格，要每十天进行一次; ⒉月末将当月的表格进行汇总、装订，在封皮上标明名称、

月份; ⒊对于需要进行总结分析的，要统计出有关数据。⒈对表格要进行分类。

⒋存放⒈在表格存放橱内标明存放期限，如一个月、三个月、半年等; ⒉将好的表格按照保存期限分开存放。

⒌借用⒈对于各部门需要借用使用过的表格时，需经经理同意后方可办理借用手续; ⒉外部门办理借用表格手续时，要持对方负责人签字的MEMO，注明借用的原因，借用的表格名称、借用日期及所需借用的时间，并在《借用登记表》上登记表格名称、借用日期及借用人; ⒊表格归还后，要查看有无遗失现象，并由借用人在《借用登记表》上签字，记录归还时间。⒈借用登记表⒈对于到期没有归还的表格，要找该部门负责人进行跟催; ⒉对于需要延长使用时间的，应办理续借手续。

⒍销毁⒈对于到达保存期限的表格，需请示是否销毁; ⒉征得同意后，以MEMO的形式，列明需销毁的表格名称、日期、表格保存的起止时间由审批签字; ⒊将经理审批签字的MEMO上报质量管理部进行审批; ⒋接到质检部同意销毁的书面批复后，方可销毁; ⒌销毁时根据表格量的大小可采取到锅炉房烧毁或用碎纸机粉碎等方式;

⒈表格销毁时要在现场，确保表格真正被销毁，防止资料外流。

工作项目名称：

物资管理

工作程序标准核查媒介注意事项

⒈盘点⒈每月20日对部门办公用品、固定资产、低值易耗品及机油等物资进行盘点，并分别与其台帐的帐面结存数量进行核对，保证帐物相符; ⒉如盘点中发现物资短缺现象应及时查明原因，并上报部门。

⒈编制月计划⒈每月24日前根据盘点情况及部门下月的工作计划，作出下月物资申领计划; ⒉填写一式四份的《物品月计划申报单》，列明物品品名、规格、上月用量、本月结存、本月申报、物品单价、每种物品的申报金额，并计算累计金额，对于特殊申领的物品，要在用途一栏单独注明申领原因，在经手人一栏签字。⒈物品月计划申报单⒈所做的各种物资的月计划金额应控制在酒

店下达的月各项费用指标范围内。

⒉审核上报⒈将填写好的《物品月计划申报单》上报经理审批签字; ⒉将经理审批通过的《物品月计划申报单》在每月25日前上报仓管部。⒈物品月计划申报单

⒊领取⒈持酒店审批通过的《物品月计划申报单》在规定领取物资的时间内到仓管部记帐员处开具《物品申领单》，并由经理签字确认; ⒉持《物品申领单》到仓管部相关库房办理物品领用手续，领取物品。⒈物品申领单

⒋登记⒈物品领回后，按照实际领取的物资名称及数量分别在相关的台帐上进行登记。⒈台帐

⒌发放⒈物品发放时，应在台帐支出栏内做好登记; 由领用人在《领用登记表》上签字确认。⒈各种台帐⒉领用登记表