档案资料的建立管理

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一、档案资料的建立管理 0

一、档案资料的建立管理

1、档案的建立

1.项目部设立专门的档案室，由专人负责管理。

2.建档流程：收集→整理→分类→编号→登记→输入电脑→入柜。

3.档资料的分类：将收集到的资料整理后分类，做到条理清晰、分类合理、便于查阅。

2、档案资料的管理

1.档案室、使用部门双档管理制

为避免档案的损坏、遗失、使重要档案能永久性保存，而又方便经常使用，对使用频率较高的档案实行档案对重要原始档案进行严格管理，办公室保存复印件的存档管理制度。

2.管理要求

（1）建立标准化的档案资料室，配备档案专业人员，实行系统管理。

（2）采用多种形式信息贮存方式，如电脑磁盘、录像带、U盘或者光盘等。

（3）确保档案在使用过程中安全、不丢失、不泄密。

（4）坚持档案资料收集的系统化。

（5）做到档案组卷分类科学化，档案组卷按内容分类，逐一编号、登记造成册、编辑目录，按工作部门分柜保存。

（6）实行档案管理工作检查经常化，每季对档案文件的形式、积累、整理和归类要进行一次全面的检查。

（7）档案移交、接收、查阅、借用、复印均需办理手续。

3、档案管理制工作流程

3.1 立卷归档

档案室将文件材料收集整理分类——录入机读目录——将档案整理完毕——整理装订档案——制作检索工具——档案入库——分类上架。

3.2 借阅

1.本单位人员借阅档案

由本人提出书面申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找有关档案——借阅人填写借阅档案登记薄——借阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。

2.外单位人员查阅档案

查阅人持单位介绍信到单位档案室申请借阅档案审批单——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找——查阅人填写借阅档案登记薄——查阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。

3.3 收集、交接、整理、统计工作

1.立卷部门兼职档案员（资料员）根据单位制定的档案归档范围，平时做好文件材料的形成、收集、保存，确保归档文件材料完整。

2.兼职档案员（资料员）根据不同各类文件材料的特点，按规定的案卷类目归卷。

3.次年初，兼职档案员（资料员）对收集、积累的文件材料进行整理（初步立卷）

4.三月上旬档案室对各部门初步立卷的文件材料进行检查、指导。

5.兼职档案员（资料员）按立卷要求立卷。

6.兼职档案员（资料员）填写移交清单，并向单位档案室移交档案。

7.档案室对案卷进行分类、整理。

8.编制档号。

9.编制案卷目录等各种检索工具。

10.入库。

11.做好档案的统计

12.开展档案的利用

13.进行文件汇编，对档案信息进行二次、三次加工

4 鉴定销毁

档案销毁提出申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案鉴定小组（由主管领导、办公室主任、档案管理人员及相关部门业务人员共同组成）进行鉴定——档案管理人员及相关部门业务人员逐项照册登记——办公室主任签字批准——主管领导裁签字批准——总经理签字批准——档案室及相关部门到指定地点2人以上监销——档案室及相关部门办理销毁清册——档案室归档。

四、档案管理员岗位职责

1.负责收集公司分散在各部门和个人手中的文件、资料集中起来，经过整理、立卷、保存。

2.做好公司立卷档案的鉴定和保存期限。

3.负责对档案的收进、移交、保管、利用、销毁等情况随时以表册、数字形式，进行登记和统计。

4.负责保管档案系统完整和安全

5.负责编辑档案文件资料汇集、编制目录、卡片、索引等；

6.负责建立档案借阅管理制度；

7.遵守国家和公司的保密规定及有关规程；

8.定期清查档案，及时催讨借出的档案，做到账物相符。

9.每天做好档案室的清洁工作和温湿度记录，落实防盗、防火、防高温、防尘、防虫、防霉等安全措施，对损坏或变质的档案，及时进行修补和复制。

五、档案借阅

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。

3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。

5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。

7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。