物资采购及管理办法.

物资采购及管理办法

一、总则

为加强物资的采购及管理,为使公司的采购工作走上制度化、规范化,合理控制成本,加强内部工作协调和提高工作效率,特制定本采购管理制度。

二、管理体制

1、总公司设立集中采购办公室,由公司总经理直接监督与管理,全面负责总公司及各分公司的各类物资采购工作。

2、各分公司行政部为物资的管理部门。

三、管理办法

(一总公司采购办公室物资采购管理办法

1、采购办公室工作规划

(1 总结各分公司物资采购规律,每年 6月份、 12月份形成下半年、上半年物资《采购预算规划》 (采购表单 1 。 (2 根据物资采购市场状况, 搜集供应厂商信息及资料, 每年 6月份、 12月份分别对各供应厂商进货渠道、供应渠道、物流状况、价格、品质、交期、交量、接洽人等做出对比及评估,提交《供应商统计分析表》(采购表单 2 。

(3 每年 6月份、 12月份总公司将对采购办公室的各项采购合同档案进行抽查,提交《采购合同管理审核报告书》 (采购

表单 3 。

2、采购范围

采购物资按类别划分为 A 类、 B 类两类,此分类标准由总公司采购办公室统一制定,备案《采购分类标准》 , (采购表单 4 。 3、物资采购计划的编制与申请

(1 各分公司于每月 26日 14:00之前将月《采购审批单》 (采购表单 5 及《采购商品申请表》 (采购表单 6 以传真和邮件的形式及时报采购办公室审核,逾期不予受理。 (2 临时采购需填写《临时采购单》 (采购表单 7 , 未能当日转采购办公室审批,次日须及时补交。

(3 所有物资的采购均由各分公司执行副总及公司总经理签字审核,审核通过后采购办公室方可根据采购预算向财务部借款。

3、采购的实施

(1 采购办公室采购计划通过审核后,立刻开展多方询价、比价、议价,按照货比三家的原则,尽可能直接与厂家签定供货合同,降低采购成本。

(2 对大宗、贵重、批量性的采购可采取公开竞价、招标、产品订货会等方式进行采购

(3 采用统一规范的《采购合同》 (采购表单 8 , 严格按照采购流程执行采购合同,合同文本须经总经理审批。

(4 对于月计划性采购可直接入各分公司小库,非计划性采购

入总公司大库。发票、原始凭证与实物相符方可办理入库手续,并建立《仓库管理台账》 (采购表单 9 。

(5 每月 2日之前采购办公室分别将物资送达各分公司库内, 由各分公司库管员根据实物及发票凭证填写《入库单》 (采购表单 10 对于不符合规格物资库管员有权拒绝接受。 4、物资的验收及报销

(1 采购办公室工作人员须对自己采购物资的价格和品质负责,尽量减少退货、换货等情况的发生。

(2 采购的物资因非质量问题需要调货、退货时,各分公司应自领取物资起三日之内填写《调 /退货单》 (采购表单 11 交采购办公室予以调货或退货。

(3 月采购结束后须一周之内持总经理审批后的费用报销单于财务部办理结算手续。

5、其他

(1 采购办公室应至少每季度对公司使用的各类物资价格及品质进行一次全面考察,及时同供应商调整价格。

(2 采购办公室必须对所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品登记归档并妥善保管,建立完整的供应商货品档案, 有人员变动时须将各表单工具完整列入移交。

(3 定期进行物资仓库的清点及盘点, 做到帐实相符、帐证 (原始凭证相符《进销存报表》 (采购表单 12 。

(4 采购办公室应负责跟进各协作厂商货款的及时签批支付事

宜,做好发票的保管核对工作。

(二分公司行政部物资管理办法

1、实物管理办法

(1 各分公司物资采购遵照各部门按需上报、行政部根据实际情况总量控制的原则进行统计汇总并上报执行副总审批, 经执行副总审批后上报总公司采购办公室。

(2 临时采购由使用部门填写《临时采购单》 (采购表单 7 经过本部门经理审核,行政部经理审核,上报执行副总审批后,报总公司采购办公室。

(3 临时采购根据采购物资的紧急情况,在总经理无法马上审批时,执行副总可通过电话在总经理同意后签字审批,采购结束后补办相关审批手序。采购办公室须对每月的临时采购物资种类、规格、价格、事由进行单独统计,以总结临时采购发生规律。

(4 各部门每月 24日上报下月办公用品采购明细,经部门经理审核, 25日由行政部统一汇总,上报执行副总审批后于 26日下午 14:00之前将审批后《采购审批单》(采购表单 5 、《采购商品申请表》 (采购表单 6 以传真或邮件的形式报总公司采购办公室。

(5 各部门文员按照行政部下发的《各部门领取物资通知单》 (采购表单 13 中所列项目领用,并负责统计本部门办公

用品实际分配情况。

(6 库管员负责办公用品的出入库,于月末进行实物盘点后, 由库管员汇总并编制当月《进销存报表》 (采购表单 12 , 上报行政部经理并抄送财务部。

(7 库管员配合财务部进行一年 2次的办公用品的库盘点,盘点时间为每年的 6月和 12月,并提交《仓库盘点报告书》 (采购表单 14

(8 对盘盈,盘亏情况,报总经理批准后调整帐目;其中由于涉及库管员工作失误所造成的损失由其个人承担全部责任,同时提交《仓库盘亏责任书》 (采购表单 15 。

2、库房管理

A 、入库

(1 所有物资均应由库管员检验后方可入库。

(2 办理入库手续时,对照物资与相关单据所列的品名、型号、规格是否相符,不符合要求物资库管员有权拒绝接受。 (3 库管员物资入库后发现问题,应于 3日内反

馈采购办公室并填写《调 /退货单》 (采购表单 11 ,未及时报告处理的, 该物资视为合格。

(4 所有入库物资由库管员使用一式多联的《入库单》 (采购表单 10 造册登记。

B 、出库

(1 凡持各部门经理审批的《出库单》 (采购表单 16 可以领

吉林省成邦汽车贸易有限公司综合部料出库。（2）供领双方在确认出库物资的品种，规格，数量和质量后，均应在一式多联的《出库单》（采购表单 16）上签字，各联分送有关部门。（3）物资领取人于物资出库时发现问题，未及时当场处理的，该物资视为合格。（4）（5）物资出库提运过程中，禁止物资领取人随意进入库房。紧急事项见行政部经理审批的《出库单》（采购表单 16）。 A 类物资需由执行副总审批后方可领取。 C、保管（1）（2）（3）（4）（5）物资品种，规格，体积，重量等特征决定堆码方式及区位。库房物资堆放整齐，平稳，分类清楚。储物空间分区及编号，标示醒目，朝外，便于盘存和领取。仓储物资出库应遵照先进先出原则堆放和提取。库管员应加强对库房日常防火、防盗，防潮、防漏、防虫等工作，注意清洁卫生，定期实施安全检查。（6）（7）库房严禁吸烟，非库房人员，未经同意，不准入内。对盘点出的过期、变质不能使用物资应及时处理并分清责任。（8）库管员岗位调动时，由交接双方及监交人员办理清册移交及必要的物资清点。 6

吉林省成邦汽车贸易有限公司综合部附： 1、采购审批程序 2、采购办公室应定期向总经理提交的表单工具采购表单 1：《采购预算规划》采购表单 2：《供应商统计分析表》采购表单 3：《采购合同管理审核报告书》采购表单 4：《采购分类标准》采购表单 5：《采购审批单》采购表单 6：《采购商品申请表》采购表单 7：《临时采购单》采购表单 8：《采购合同》采购表单 9：《仓库管理台账》采购表单 10：《入库单》采购表单 11：《调/退货单》采购表单 12:《进