比价采购流程管理制度

比价采购流程管理制度

一、目的：

为了加强内部采购业务管理，降低采购成本，保证采购质量，统一采购渠道和价格，推进比质比价采购工作，特制定本管理办法。

二、实施范围：

公司的各类采购行为，包括物资及劳务均严格遵循本制度

1、生产经营所需的各类原辅材料、燃料、消耗性物料及需外购的劳务与服务等;

2、生产经营所需的机器设备、备品备件;

3、经营管理所需购置的办公设备及用具、消耗性的办公用品及涉及到的管理咨询、中介服务及媒体广告宣传合同等其他有偿采购及服务的项目；

4、公司的各项基建、技改工程所涉及到的建造合同、技术服务合同及工程物资购买合同项下的采购业务；

三、实施程序

1、采购职能与管理职能分开，强化财务管理职能。

2、各部门在做好台账的同时，每月提供物资需求计划，由采购部汇总编制公司物资采购计划月报表，并提供年采购平均价、上年采购平均价和最新采购价，协助财务部制定物资采购最高限价，以此作为日常比价审核的依据。

3、为确保采购物资质量达标、数量准确和价格合理，采购、质量和财务部分别对采购物资的审批、价格、质量等进行过程监督检查，并提供相应的检查报告。

4、为保证资金流出的安全性，财务必须加强对采购计划单、物资价格申报单和材料入库单的统一管理，购货发票更须严加审核，报销手续不齐全，财务部门坚决不予办理结算付款手续。

5、各相关部门应加强管理意识，本着一切从公司利益出发的原则，把好询价、比质、比价、定价、验收和付款这六道关。

6、付款应严格按照合同要求，对不符合相关合同的付款申请，财务部应从资金安全的角度出发，不予付款。

7、建立和完善激励与约束相结合的采购责任制。实行比价采购后，公司应对降低采购成本成绩突出者，年终按物资比价采购节约额的一定比例给予奖励。

四、操作流程

1、生产经营所需的原辅材料比价采购流程

细化流程：

销售任务→生产计划（物流、生产、采购）→采购订单（比价、确定渠道、签合同）→采购催货→到货保管接货→保管通知质量检验员检验→合格入库→不合格保管通知采购协调退货→采购协调后退货。

责任划分：（待定）

考核金额：（待定）

原辅材料的采购由物流部、生产部、采购协调下发周生产任务，日生产任务，采购部在接到生产任务后，依据库存情况，考虑安全库存和最佳采购量，提出采购申请，经采购部负责人核准，由总经理审批后依照程序实施采购行为。

（1）统一指定采购的物资，采购部应列明统一采购材料的名称、价格、供应商、联系方式等内容，经总经理签字确认后，报财务部材料会计处备案并参照合同监督执行；如

有变更，则在每月5日前报送财务。

（2）对于自行采购的物资，需通过招标或比价采购。由采购部联系三到五家供应商，向对方发出比价采购通知单，在质量同等的条件下选择价格最低的厂家。单年比采购量在200万元以上的需召集各供应商举行竞标会议，会议需由质量部、财务部参加。

（3）通过招标或比价确定的长期供货行为，必须签订供货合同，每次采购时应有书面订单。

（4）金额在2万元以上的物资采购须签订采购合同；

（5）采购金额在2000元以内，不经常使用的物资可不按比价采购程序办理。

（6）对于更换或新增的供应商，必须通过比价管理程序确定。

2、设备、备品备件的采购由设生产根据生产需要遵循

比价采购制度执行。

3、首次建立业务关系的，必须提供业务单位的营业执照、税务登记、开户资料等证照资料，以防资金结算及税务风险。

6、所有采购业务中相关审批，按照相应制度执行。

五、比价采购档案的建立

1、采购部建立《比价采购控制管理台帐》，详细记录供货单位的全称、所供货物的名称、规格、质量标准、价格、付款条件、联系方式等内容，随时备查。

2、采购部每年对供应商进行一次评估，并形成书面报告，报财务部作为下年度供应商选择的依据。评估的内容包括：供应商内部管理和对外服务水平；日产量；、产品质量、技术水平、；每月及全年能给予我司的供货量；、在行业所处的地位及信誉等。

3、财务部材料会计对采购部提供的供应商档案、评估资料、证照资料、报价资料、《比价采购审批单》、合同、订

货单等资料应进行分类整理，妥善保管。

六、比价采购管理考核办法

1、采购部门如因计划不当而造成积压的，对相关环节负责部门按经济损失的千分之一进行处罚。

2、采购部门对于不符合质量要求的必须负责退回厂家，无法退回的承担1%经济损失；对于价格高于同等性质物资的采购行为，高出金额部分由采购负责人进行承担。

3、不按比价采购程序进行采购的，不予入账付款，已形成事实的，对采购部每次按采购金额的1%罚款；

4、采取以次充好，缺斤少量（合理损耗除外）擅自降低材料物资质量、抬高物资采购价格的，采购部负责调换并追回差价，无法调换或追回的，由采购部门赔偿经济损失；

5、财务人员没有严格把关，在未履行比价采购程序的情况下擅自入库和付款的，每次罚10元，形成损失的，在采购部罚款的基础上负50%的连带责任。

6、采购物资中收取回扣的，按公司有关制度处理；

7、在比价采购过程中，没有认真进行市场调查，搞形式上的比价，给公司造成损失的采购部赔偿损失的，一经查实，按照采购金额的10%考核采购负责人；

8、按公司财务控制要求，应开具增值税发票，而未开具的；不予入账付款;

9、未按要求提供相关资料的，每发现一处，对采购部负责人负激励10元；

10、其他违反本规定的行为,按相关制度处理。

11、以上各项总经理特批放行的除外不做考核。

附件1: 比价采购审批单

附件2：比价采购控制管理台帐

附件一：

比价采购审批单

部门负责人：审核：审批：附件二：

比价采购控制管理台帐

部门负责人：制表人：