文件控制和维护程序√

文件控制和维护程序
1 目的
对文件的编制、批准、发放、使用、更改、作废和回收等进行控制，确保试验室内所有及时得到并使用有效的版本，防止误用失效或作废的文件和资料。

2 适用范围
本程序适用于质量体系有关文件的控制。

3职责
3.1授权负责人负责批准发布质量手册和程序文件。

3.2 技术负责人负责审核质量体系文件和批准发布程序文件。

3.3 质量负责人负责批准作业指导书，负责对体系文件的定期评审。

3.4 资料员负责质量体系文件的管理。

3.5 各专业试验人员负责相关文件的编制、使用和管理。

4程序内容
4.1 文件的分类
本程序所提的文件按其性质可分为与质量有关的管理性文件、技术性文件。

文件可以呈多种形式出现，可以是纸张性文件，也可以是非纸张性文件。

4.1.1 与质量有关的管理性文件
(1) 质量体系文件（质量手册、程序文件、作业指导书、表格）；
(2) 公路建筑检测应遵循的法律法规；
4.1.2 与质量有关的技术性文件
(1) 公路建筑检测依据性文件（各种任务书、大纲、合同、协议等）；
(2) 外来的技术文件（技术标准、技术规范、技术资料等）；
(3) 计算机应用软件。

4.2 文件的编号
4.2.1 质量手册编号
□□□□-□□□□□□-□□□□□□-□□□□
4.2.2 程序文件编号
4.2.3 作业指导书编号 □□□□—□□□□□□—□□□□□□—□□□□
4.2.4 记录的编号按《记录和档案管理程序》执行。

4.2.5 外来文件编号按原各自的编号。

4.3 文件控制流程
本试验室内部文件或外部文件按如下图示进行控制：
内部文件控制流程图
文件登记 主管领导批阅 文件发放 签收、使用 文件管理 文件归档 作废文件回收 审批、销毁 年代号2018 作业指导书代码SYS003 项目代码JSZD1
质检机构代码BJZL 文件编制 文件审核 文件批准 文件发放 签收、使用 文件管理 文件归档 文件更改 作废文件回收 审批、销毁 外来文件控制流程图
4.4 文件编写和审批
4.4.1 质量手册由技术负责人主持编写，由试验室主任批准发布。

4.4.2 程序文件由各功能室负责人编写，由技术负责人批准发布。

4.4.3 质量文件由相关负责人员编制，由质量负责人批准发布。

4.4.4 质量体系文件试验资料员负责标识、分发登记、发布有效版本目录。

4.5 文件的发放
4.5.1 所有文件分发应由试验室主任批准后试验室全体人员执行。

4.5.2 试验室发放的文件为“受控”文件，在封面加盖“受控”印章。

向监督部门、业主或总监办和其他相关部门提供的文件为“非受控”文件，不盖印章。

4.5.3 当使用的文件严重破坏影响使用时，应到发放部门办理更换手续，补发新文件，仍沿用原文件分发号，破坏文件由资料员收回。

4.5.4 提供给认证机构和供方的文件，按内部受控文件处理。

4.5.5 资料员每年集中发布一次国家及行业标准、规程、规范等技术标准的有效版本目录，并根据需要随时公布新的有效及作废版本。

4.6 文件的更改
4.6.1 文件的更改分局部更改和换版更改两种。

4.6.2 质量体系文件的更改，由试验室技术负责人组织实施。

填写“文件更改单”，经试验室主任批准后实施。

4.6.3 文件更改时，要按规定做好记录，保存更改单，必要时收回相应作废文件。

4.6.4 文件更改的方式，如换版、换页、局部修改等，需在“文件更改单”中注明。

4.6.5 更改后的文件应按原发放范围发放。

局部更改，将修改页附在原文件中，被改页加盖“作废”印章。

换版更改应将原文件由资料员收回并销毁。

4.7 文件的管理
4.7.1 文件管理。

(1)试验室文件由试验资料员分类归档管理。

(2) 档案柜设置为质量体系文件、技术文件、公用性文件和试验检测资料。

(3) 资料员负责对文件的分类、登记、标识、保存。

4.7.2 所有文件原稿以及传阅记录都要保存。

4.7.3作废文件由资料员收集后，按规定统一销毁。

作废文件原稿加盖注明日期的“作废”印章，与有效受控文件隔离保存。

为法律或积累知识等目的所保留的任何作废文件和资料都应加盖作废印章并隔离存放。

4.7.4 凡属受控的体系文件、技术文件，未经授权负责人的批准，严禁借阅、摘录和复制。

4.7.5 资料员如有变动时应及时调整，必须做好文件和资料的移交。

4.7.6 文件的归档，由档案管理人员按《记录和档案管理程序》进行建档、标识、分类、编号。

4.8 电子文件控制
4.8.1 本试验室应对所用计算机提供保持正常运行所必需的环境和操作条件。

4.8.2 严格按照计算机的软件要求进行操作，以防止计算机病毒及错误操作破坏软件。

4.8.3 作好操作软件和数据库软件的备份工作，以防止数据资料的丢失、盗用及其它意外事故的发生。

4.8.4 电子文件应设密码保存，未经授权允许，任何人不得擅自修改计算机中的任何数据文件。