文档一体化简答题缩印

三、名词解释
1．简述W ord中“模板”的作用。

模板是文档的布局或安排，它包含预定义的文字、图形、格式等，Word已精心设计了各种类型的模板文件，用户也可以自行设计特定的模板文件。

2．公文管理自动化
公文管理自动化是指对公文的生成、办理、存储、检索、传递、归档等项工作环节的现代化管理，即以现代化工具和方式替代手工操作。

3．公文工作（应包括全部工作）
各级、各类国家机构或社会组织的工作人员所从事的，自公文形成直至办理完毕的全部活动过程，包括公文的撰制、传递、处理等，直到最终向档案部分的移交。

4.虚拟办公室（狭义的理解）
将传统的办公室变成时间上是全天候；空间上是办公人员所能达到的一切场所；这种办公室可以在家庭、旅馆、道路和交通工具上。

5文件生命周期
是研究文件产生、运动、变化的过程和规律的理论，它是文件管理理论的核心部分，研究了文件从形成到最终销毁或永久保存的全过程。

6．网络服务器
网络服务器是网络上提供共享资源的站点。

它可以向其它入网计算机提供资源服务。

它安装并运行着多用户网络操作系统，以管理共享资源的使用。

按提供的服务不同，可分为文件服务器、打印服务器、通信服务器和仿真服务器。

7．档案
档案是指过去和现在的国家机构、社会组织和个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

8.热字
是在超文本方式中与上下文关联的单词，通过选择热字可以跳转到其它的文本信息。

9.电子文件
电子文件是指有被计算机识别、处理，存储在磁盘、磁带或光盘等介质上，并可在网络上传递的文件。

10.办公自动化
办公自动化(OFFICE AUTOMATION简称OA)，是一个以计算机和现代化通信技术为核心,由其他办公设备相配套而构成的综合性现代技术系统。

11. 计算机网络
计算机网络是指将分布在不同地理位置上的具有独立性能的多台计算机、终端及其附属设备，用通信线路连接起来，配有相应的网络软件，以实现计算机资源共享的系统。

四、简答题
1.试述Excel中三种单元格地址引用的区别。

（1）相对地址：当公式被复制或移动时，移动到新位置的公式中的地址随其位置改变而相应改变，并保持各个参数相对位置不变
（2）绝对地址：当公式被复制或移动时，移动到新位置的公式中的单元地址保持不变，其他表示方法是在相对地址的行和列代号前加"$"符号（3）混合地址：同一单元格地址的行和列既有相对地址又有绝对地址，绝对地址的行或列代号前加"$"，采用相对地址的行或列地址随位置改变而相应改变，而采用绝对地址的行或列的地址保持不变
2.文件、档案一体化管理的具体内容
文件、档案一体化管理的具体内容包括文件、档案生成的一体化、管理的一体化和利用的一体化。

3．简述Word段落排版的主要功能。

段落排版的主要功能有：（1）行宽设置；（2）改变行间距；（3）改变字间距；（4）段落对齐排版。

4．简述Excel中公式的“自动重算”与“手工重算”的区别。

自动重算：当公式所在的单元格内容改变时，系统自动重算，并自动更新单元格内容。

手工重算：当公式所在的单元格内容改变时，系统不进行自动重算，手工选择后才执行。

5.写出Excel常用函数名及其功能。

（写出四种即可）
（1）SUM：求和函数；（2）AVERAGE：求平均值函数；（3）COUNT：计数函数；（4）IF：条件函数；（5）MAX：最大值函数；（6）MIN：最小值函数；（7）ROUND：四舍五入函数
6.简述在Word表格中改变行高或列宽的几种方法。

（1）使用标尺
（2）使用鼠标
（3）使用“表格”菜单
7．什么是超文本，说明超文本的工作原理。

超文本是将菜单集成于文本信息之中的集成化菜单系统。

在超文本方式中，菜单以关联上下文的单词——“热字”形式出现在文体信息中，通过选择热字就可以跳转到其他文本信息。

8．简述公文管理信息系统开发中用户需求分析的主要内容。

公文管理信息系统开发中用户需求分析的主要内容：（1）开发公文管理信息系统的目的；（2）确定公文管理信息系统的功能；（3）公文管理信息系统运行环境的选择。

9．简述文档一体化计算机系统的含义，并说明它包括哪几个子系统?
文档一体化计算机系统是采用计算机系统实现的文书、档案一体化管理的系统，包括以下三个子系统：（1）公文子系统；（2）归卷子系统；（3）档案管理子系统。

10.什么是Excel分类汇总？在分类汇总前必须做的操作是什么？
（1）将工作表中某一列已经排序的数据按关键字段进行分类统计，并显示结果。

（2）在分类汇总前必须按分类关键字段排序。

11．请分别写出“超文本”和“热字”的含义及二者之间的关系。

超文本是一种将菜单集成于文本信息之中的集成化的菜单系统；超文本中的热字是上下文关联的单词，选中热字可以跳转到它所代表的其它文本信息；超文本中包含热字，热字是超文本中上下文关联的单词。

12．什么是文档一体化，其模式主要有哪几种类型？
文档一体化就是从文书和档案工作全局出发，实现从文件生成制发到归档管理的全过程控制。

文档一体化的模式主要有以下三种：（1）机关内部文件、档案管理一体化；（2）机关之间从机构和职能上进行一体化；（3）建立有人、财、物和管理自主权的文件中心。

13.简述局域网的含义及其主要特点。

将有限范围内的计算机、终端与外部设备互连而成的网络称为局域网。

局域网的主要特点包括：
局域网覆盖有限的地理范围，一般属于一个单位所有，具有高数据传输速率。

14.简述办公自动化网络系统的优点。

（1）建立网络环境，使办公自动化超载了时空的限制，这是OA发展的必然趋势。

（2）通过网络系统满足集成化的要求，提高办公效率。

（3）通过网络系统可以实现软、硬件资源的共享，在达到同样办公效率的前提下，可以节约系统开支，提高设备利用率。

（4）促进办公系统各部门的标准化和规范化。

15．Excel提供哪几种运算符?写出在公式中运算符优先级从高到低的顺序。

Excel提供三种运算符，在公式中运算符优先级从高到低的顺序为：算术运算符、连接运算符和逻辑运算符。

五、综合题
1.设有一个学生数据表，其中有学号、姓名、性别、成绩等字段，要求汇总出男生和女生的平均成绩，试写出实现此操作的步骤。

1）将学生数据表按“性别”字段排序；（2）选择整个学生数据表，（或选择学生数据表中任意单元格）；（3）选择“数据”菜单的“分类汇总”项，打开“分类汇总”对话框；（4）在“分组汇总字段”框中，选择“性别”字段；（5）在“汇总方式”框中选择“求平均值”项；（6）在“增加分类汇总位置”框中选择“成绩”字段，单击“确定”按钮。

2．什么是超文本，说明超文本的工作原理。

超文本是将菜单集成于文本信息之中的集成化菜单系统。

在超文本方式中，菜单以关联上下文的单词——“热字”形式出现在文体信息中，通过选择热字就可以跳转到其他文本信息。

3．阐述实行文档一体化的可行性和必要性。

（1）办公自动化技术的应用提供了“文档一体化”的客观条件。

（2）档案馆自身发展的需求。

（3）文书立卷的改革是实现文档一体化管理的必然
（4）提高文档工作管理水平的有效途径
4.假设在Word编辑窗口中已创建了一个4×3的表格，要求实现在第2行前增加一行，并删除第3列，试写出操作步骤。

（1）选定表格的第2行；（2）选择“表格”菜单和“插入行”项；（3）选择“表格”菜单的“删除列”项。

5．简述构成对计算机网络系统的主要安全威胁以及解决计算机网络安全的措施。

（1）对计算机网络系统的主要安全威胁有：黑客入侵、计算机病毒、来自内部的攻击、保密信息泄露、修改网络关键数据。

（2）解决计算机网络安全的主要措施有：制订网络安全制度；采用防病毒技术；提供物理安全；构筑网络防火墙；采用数据加密；进行数据备份。

6．叙述当前我国文档一体化存在的主要问题。

（1）管理体制存在严重弊端
（2）技术层面存在问题
（3）电子文档存储时间问题
（4）计算机软硬件技术生命周期问题
（5）安全性问题没有得到解决
（6）法律、格式、标准等问题
（7）电子档案管理的人才匮乏
7.试述文档一体化的含义及其内容。

文档一体化就是从文书和档案工作全局出发，实现从文件生成制发到归档管理的全过程控制。

具体内容包括：（1）文档实体生成一体化，即对文档生成、流转、归档，真至销毁为止的整个生命周期进行全面管理；（2）文档管理一体化，从管理体制、组织机构、人员配备等方面保证一体化的实现。

（3）文档信息利用一体化。

（4）文档规范一体化。

8．阐述办公自动化与文档一体化结合的意义。

（1）发挥了计算机管理的优势
（2）发挥文档一体化管理的综合利用价值（3）提高电子文档处理的快捷性与可塑性（4）提高文档编目的准确性和案卷质量
（5）提高信息检索效率和质量。